Thema

Column

Thema

Hoe zat het ook alweer?

Het klinkt als een reclametekst voor de holding van twee grote Franse automerken, maar dat is het niet. PSA staat voor psychosociale arbeidsbelasting. Sinds er in 2007 een nadere invulling van het begrip “welzijn” in de arbowet is ingevoerd, wordt psychosociale arbeidsbelasting (PSA) gedefinieerd als onder meer discriminatie; seksuele intimidatie; agressie; werkdruk en pesten op de wekvloer. Als onderdeel van de zorgplicht stelt de arbowet dat de werkgever er alles aan moet doen om de PSA tot het uiterste minimum te beperken, liefst zelfs tot 0 te reduceren. Omdat de PSA een steeds belangrijkere rol speelt in de Risico Inventarisaties en Evaluaties (RI&E), hebben partijen binnen bedrijven steeds meer de plicht om aan deze “zachte” kant van de arbeidsomstandigheden (arbo) aandacht te besteden en maatregelen te nemen.

Onderzoek minister SZW

Nieuw is dit alles niet. Maar omdat de afgelopen week in het teken stond van de PSA is de belangstelling momenteel groot. Toeval of niet, maar in deze week ging de Tweede Kamer definitief akkoord met een zestal wijzigingen van de arbowet die per 1 januari 2017 van  kracht gaan worden. Een aantal wijzigingen hebben een rechtstreekse relatie met de PSA. Niet rechtstreeks gerelateerd, maar wel van belang is de verplichting voor bedrijven en instellingen om per 1 juli dit jaar een klokkenluidersregeling te hebben. En alsof dit nog niet alles was, kondigde minister Asscher (Sociale Zaken en Werkgelegenheid, SZW) gisteren aan een nader onderzoek te willen instellen naar de aard van het pesten op de werkvloer. Opvallend was het doel dat de minister hiermee wil beogen: Kijken hoe het management beter uitgerust kan worden om pesten op de werkvloer tegen te gaan. Een nobel streven?

Wat kan er aan gedaan worden?

Op het eerste gezicht is dit inderdaad een nobel streven van de minister. Wie kan daar immers tegen zijn? Maar misschien is het ook verstandig te kijken naar wat er is en wat er ontbreekt. Een samenvatting:

  • Als het gaat om het in kaart brengen van de PSA is er al vanaf 2007 een belangrijke rol weggelegd voor de medezeggenschap; het begrip welzijn werd strakker in PSA omschreven en maakte onderdeel uit van de RI&E’s. Als regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden waren en zijn RI&E’s onderworpen aan het instemmingsrecht volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR, artikel 27). Artikel 28, lid 2 WOR definieert zelfs het begrip PSA en stelt dat de medezeggenschap bovendien het toezicht heeft op de naleving van afspraken die op het gebied van de PSA gemaakt zijn. Zijn ze er niet, dan heeft de medezeggenschap de “bevorderende taak” ervoor te zorgen dat die afspraken gemaakt en verankerd worden.
  • Per 1 juli 2016 moeten bedrijven en instellingen gaan werken aan een klokkenluidersregeling. In de WOR is hiertoe artikel 27, lid 1m toegevoegd. Achtergrond van deze verplichting vormen de verschillende klokkenluiders die, terecht, misstanden aangekaart hebben maar die hiervan nadelige gevolgen hebben ondervonden. In het geval van de NZa heeft het een klokkenluider zelfs ertoe gebracht de hand aan zichzelf te slaan. Kern van de Wet op het Huis van de Klokkenluiders (de wet waaruit de verplichting tot het invoeren van regelingen is voortgekomen) is dat de medewerkers er wel eerst  alles aan gedaan moeten hebben om intern misstanden aan te kaarten. En hier zit een manco in de wetgeving. Het is namelijk nogal wat als je dat als medewerker doet. De mogelijkheid om het bij een vertrouwenspersoon aan te kaarten zou hier een grote dienst kunnen bewijzen. Probleem is echter dat de positie van de vertrouwenspersoon niet wettelijk is geregeld. Deze zou ook een belangrijke rol kunnen spelen in de meldingen met betrekking tot het pesten op de werkvloer.

 

Vertrouwenspersoon

Als iets de PSA en het melden van misstanden beter in de hand kan houden, zou dat de wettelijke verplichting moeten zijn om de vertrouwenspersoon in een organisatie of instelling te verankeren. Juist dat ontbreekt volledig en dat is een gemiste kans. Eén van de komende wijzigingen in de arbowet is het instemmingsrecht voor de medezeggenschap voor de benoeming en de bepaling van de plaats in de organisatie van de preventiemedewerker. Het zou de moeite waard zijn om op vergelijkbare wijze de positie van de vertrouwenspersoon wettelijk te verankeren. Of daarmee de PSA van tafel is geveegd, valt te betwijfelen. Maar dat hiermee de grip op dit probleem wordt versterkt is een ding dat zeker is.

Wilt u op de hoogte blijven van het laatste nieuws omtrent Medezeggenschap of een Ondernemingsraad training volgen? Neem dan contact op met Merlijn Groep.

Drs. Her Grimbergen

Trainer, coach en adviseur medezeggenschap
Zakenpartner Merlijn Groep
Amsterdam/ ‘s-Hertogenbosch, 12 december 2016

We weten het eigenlijk allemaal al van koffie? Koffie is een van de meest onderschatte pijlers van ons zakelijke netwerk. Even koffie drinken, overleg bij de koffie, het koffie uurtje, koffie pauze, wil je nog meer van die koffie drink momentjes?

Ervaring leert dat de meest belangrijke beslissingen worden genomen bij het drinken van een kopje koffie of thee. Je kan het zelfs traditie noemen! Maar hoe is de voorziening van dit ‘heilige’ drankje eigenlijk geregeld bij jullie op kantoor? Veelal is dit bij bedrijven een ondergeschoven kindje. Er is namelijk steeds meer een trend gaande naar het ambachtelijk zetten van een kopje koffie op kantoor. Hoe wordt deze trend bij jullie eigenlijk ingevuld?

Echte kwaliteitskoffie wordt gezet door een zogenaamd Barista, gebruik makend van een ‘piston’ machine zoals bekend uit de horeca. Veelal houden bedrijven het nog bij een Senseo of een vriesdroog koffie machine en daarvan houdt de kwaliteit veelal niet echt over. Hoeveel mooier zou het zijn de koffie beleving op het kantoor te introduceren en te genieten van een echt kopje kwaliteitskoffie. Er komen steeds meer bedrijven die dit aanbieden en daarmee andere bedrijven kunnen voorzien van een echt stukje koffie beleving op de werkvloer. Wat te denken van een piston koffie machine op kantoor met een bijbehorende Barista cursus of in ieder geval een verse bonen machine? Dat maakt het koffie halen weer leuk om nog maar te zwijgen van de smaak verbetering. Daar wordt toch iedere koffiedrinker vrolijk van!

Steeds vaker lees ik dat het secretaressevak door Het Nieuwe Werken overbodig gaat worden of zelfs gaat verdwijnen. Vaak wordt hierbij uitgegaan van een ‘eenvoudige’ secretaresse die de agenda beheert, de post doet en de telefoon aanneemt. Een secretaresse die afhankelijk is van haar manager. Maar is een secretaresse met deze benaming en in deze vorm niet achterhaald? En vraagt Het Nieuwe Werken niet om ‘De Nieuwe Secretaresse’?

De kern van Het Nieuwe Werken is dat medewerkers zelf bepalen hoe, waar en met wie ze hun werkzaamheden uitvoeren, aangestuurd worden op hun resultaten en steeds meer in tijdelijke netwerken en projecten functioneren. Dat vraagt juist om een flexibele, professionele spin in het web.

Daarbij komt dat uit de markt het signaal komt dat bekwame en zelfstandig functionerende secretaresses schaars zijn. Managers hebben behoefte aan een secretaresse in de functie van professioneel ondersteuner. Niet voor niets wordt bij werving- en selectiebureaus uitgebreidere competenties en, bij voorkeur, hbo-geschoolde secretaresses gevraagd. Daarnaast ben ik van mening dat het ook de taak van secretaresses is om managers te leren samenwerken met professionele ondersteuning. Hierdoor krijg je een intensivering en dus verbetering van de samenwerking.

Iemand beschreef dat zijn secretaresse een ‘filterfunctie’ (omdat ze weet wat hij/zij wel
en niet wil) en een meedenkfunctie (zou je dat wel doen of zou je dat en dat nog doen?) heeft en hem daarmee helpt zijn klussen voor elkaar te krijgen. Een manager en een secretaresse hebben allebei hun eigen vakmanschap en dat moet je op elkaar afstemmen. Ook heeft de secretaresse een belangrijke sociale functie binnen een organisatie. Zij weet wat er speelt binnen en kan eventuele signalen doorgeven aan haar manager om zo een brug te slaan tussen hem/haar en de collega’s. Dat rollen veranderen is duidelijk maar of de secretaresse verdwijnt? Ik denk het niet.

In tegendeel, Het Nieuwe Werken vraagt om ‘De Nieuwe Secretaresse’!

Dit artikel stond in het PAmagazine en is geschreven door Rasja Post  Eigenaar Professional Office Support.
www.rasjapost.nl

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Veel secretaresses zijn het waarschijnlijk met mij eens dat de functie van secretaresse verandert en blijft veranderen. Daarom valt het mij, eigenlijk al jaren, op dat het gevraagde profiel in vacatures hetzelfde blijft.

Een rondje internet leverde mij veel voor de hand liggende profieleisen op. Wie kent ze niet? De spin-in-´t-web, het visitekaartje, stressbestendig en flexibel, zelfstandig, betrouwbaar en zorgvuldig, een teamplayer, ruime ervaring met MS Office , accuraat, proactief, representatief, klantgericht en over een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal beschikken. Reageren secretaresses van de 21ste eeuw nog wel op vacatures met alleen klassieke eisen? Doe je jezelf daar niet te kort mee?

Is er dan niets nieuws onder de zon? Jawel, maar zeer beperkt. Er waren een aantal profieleisen die onderscheidend waren, zowel in positieve als in negatieve zin. Om een paar voorbeelden te noemen: een frisse wind om het team te versterken, prettig assertief, bevoegd zijn tot het nemen van initiatieven teneinde maximale support te leveren aan de manager, helemaal jezelf kunnen zijn bij dit kantoor, een organisatorisch talent zijn en je hebt het eigenaarschap door je bloed stromen.

Mijn vraag is dus waarom er zo weinig onderscheidende vacatureteksten voor secretaresses zijn? Organisaties en managementfuncties veranderen dus dan toch ook de functie van secretaresse? Waarom onderscheiden werkgevers zich juist niet hierin om een secretaresse te vinden die met haar tijd meegaat en daardoor beter bij hun organisatie past? Ik doe hierbij graag een voorzet voor het profiel van de secretaresse van de 21ste eeuw! De secretaresse van de 21ste eeuw blijft zich ontwikkelen en gaat actief op zoek naar waar zij haar professionele
bijdrage kan geven. Een leeromgeving past haar het beste zodat zij haar functie verder kan blijven uitbreiden en verbreden en werkzaamheden kan doen die beter passen bij haar persoonlijke competenties en het doel van een organisatie. Zij is een sparringpartner voor haar leidinggevende die haar actief betrekt bij zijn/haar werkzaamheden. Een secretaresse die weet hoe zij moet verbinden, hoe zij moet samenwerken en hoe zij een toegevoegde waarde kan creëren. Een secretaresse die gewend is tijd- en plaats onafhankelijk te werken en vanzelfsprekend ruime ervaring heeft met MS Office, Social Media, WordPress en Prezi. Ze opent deuren door een gezonde dosis humor en tact.

Mochten de klassieke taken en eisen niet binnenkort veranderen dan typeert het de secretaresse van de 21ste eeuw dat zij voor haar eigen profiel zorgt en haar functie meeneemt naar de 21ste eeuw. Laat de markt weten wat je secretariële X-factor is!

Deze column is geschreven door Rasja Post en stond het PA magazine, uitgave me 2012.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Het uit Amerika overgewaaide fenomeen ‘personal branding’ bestaat al een tijdje maar ik had me er tot vorig jaar eigenlijk nooit zo in verdiept. Het is een interessant fenomeen: ‘je persoonlijkheid, kennis en ervaring gebruiken om je te onderscheiden van anderen waarbij je positieve beelden en associaties oproept’. Eigenlijk niets anders dan het merk ‘IK’. Nu klinkt dat heel makkelijk het merk ‘IK’ maar hoe omschrijf je jouw merk? Het begint bij zelfkennis en de vraag of wat je uitstraalt ook klopt met wat je wilt bereiken. Een bewustwording. Jouw merk ‘IK’ is uniek en gebaseerd op jouw sterke kanten, talenten, vaardigheden en passies. Ik ben van mening dat er voor jou als secretaresse een inhaalslag te maken is om jezelf naar een hoger niveau te brengen. Wanneer je werk naar je toe
wilt trekken en je loopbaan op een bepaalde manier wilt vormgeven, is het van belang dat je zowel verbaal als non-verbaal dezelfde boodschap verwoord. Een goed hulpmiddel is de zogenaamde ‘elevator pitch’. Kun je in een paar zinnen duidelijk maken wie je bent en waar je voor staat?

Het uitdragen van het merk ‘IK’ kost tijd maar is wel ontzettend leuk om te doen! Als secretaresse kun je continu aan je digitale portfolio werken waarbij social media een handig instrument is. In dit digitale tijdperk willen mensen zich kunnen identifi ceren met een merk, in dit geval jouw merk ‘IK’. LinkedIn, Twitter, Facebook gebruik het actief. Niet alleen voor je zichtbaarheid maar ook om kennis en informatie op te doen die voor jou belangrijk zijn zodat je deze kennis vervolgens weer kunt delen met mensen die je ontmoet.

Ben je ZZP’er, denk dan goed na over je bedrijfsnaam, de inhoud van je website, de indeling en de kleuren die je hiervoor wilt gebruiken. Wat maakt jou uniek, wat is jouw waarde?

Neem deel aan workshops en netwerkborrels, schrijf weblogs, schrijf recensies, geef reacties op fora e.d. Ja, als secretaresse moet je dit juist doen! En wat dacht je van de ‘verpakking’ van je merk? Wat wil je zeggen met je kleding, je kapsel, je accessoires en je make-up?

Werk aan je zichtbaarheid zowel digitaal als fysiek. Wees hierin niet bescheiden, je bent je eigen reclamebureau! Vertel je werkgever of opdrachtgever wat zij in huis halen wanneer ze met jou in zee gaan. Uiteindelijk is wat je wilt dat zij jou als de beste oplossing voor hun probleem zien!

Deze column is geschreven door Rasja Post en stond het PA magazine, uitgave september 2011.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Het is alweer even geleden dat ik hier op kantoor geweest ben. Dankzij het Nieuwe Werken, dat mijn werkgever nu aan het invoeren is, heb ik in de kerstperiode heerlijk thuis kunnen werken. Laptopje open, op je gemak VPN inloggen en op het moment van vraag gewoon antwoord of oplossing aanleveren. Het kan bijna niet beter.

Toen vanmorgen de wekker ging en ik me realiseerde dat ik vandaag weer met de auto naar mijn werk zou gaan, werd ik overvallen door een mengeling van gevoelens. De werkdag thuis starten en uitvoeren of toch vóór een bepaald uur de auto in, vergt terdege een andere aanpak dan ik de afgelopen dagen gewend ben geweest. Dat zit hem dan nog niet zozeer in het op tijd aankleden en opmaken, maar meer in de angst om de warme huiskamer te moeten verruilen voor een stukje winterse vrieskou om dan tot overmaat van ramp ook nog de ruiten van de auto op primitieve manier te moeten ontdoen van de hardnekkige sporen van diezelfde winterse vrieskou, waarbij de gedachte aan de kou aan de handen en vingers het lijf meteen doet huiveren en rillen. Maar het plezier om in het nieuwe jaar terug aan de slag te gaan, maakt dat ik met opgeheven hoofd naar buiten ga om vrolijk aan mijn eerste lastige taak van de dag te beginnen.

Op het moment dat mijn oog met een soort aarzelende moed over de ruiten van de auto speurt naar een deken van witte vlokken of een laagje gehard ijs dat verwijderd moet worden, blijkt dat mijn man dat werk al voor mij heeft gedaan. Wat een geluk! Het nieuwe jaar, de eerste werkdag en dan meteen zo’n meevaller. Nog opgewekter dan eerst, stap ik in en herinner mij de woorden van mijn schoonvader over dieselmotoren in de kou; ik doe tot 2 keer toe de motor aan, even gloeien.. en na de tweede keer wacht ik 5 seconden om de motor pas daarna te starten. Op het gemak de glibberig gladde straat uit en vol goede moed de snelweg op. De ANWB kan vandaag wel een kwart meer personeel inzetten, maar deze dame gaan ze niet vangen. En mocht mijn auto er onverwachts toch mee willen stoppen, dan heb ik geen wanten en waxinelichtje bij…? Dan pak ik mijn mobieltje en bel ik toch gewoon mijn man

Deze column is geschreven door Daniëlla en stond het PA magazine, uitgave januari 2010.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!