Thema

Opleidingen

Thema

Hoewel we nog altijd spreken van het beroep secretaresse, wordt het eigenlijk tijd voor een nieuwe term om deze functie te omschrijven. Van oudsher is een secretaresse iemand die de telefoon aanneemt, brieven voor de baas opstelt en verstuurt, de binnenkomende post sorteert, enzovoort. Maar in de huidige situatie is dat allang niet meer zo. Sommige taken maken weliswaar nog steeds deel uit van het werk, maar er zijn veel taken bijgekomen en andere taken zijn vervallen, doordat we tegenwoordig op andere manieren met elkaar communiceren. Een goede vervangende term is echter nog steeds niet gevonden.

Assistant

De landelijke secretaressedag die wij in Nederland kennen, is ooit overgewaaid vanuit de Verenigde Staten. Het heette daar destijds National Secretaries Day, maar die naam is in de loop der tijd gewijzigd naar Administrative Professionals Day. Dit geeft al duidelijk aan dat ook de Amerikanen worstelden met de vraag of de vlag de lading nog wel dekte. In ons land grijpt men intussen ook steeds vaker naar de Engelse term Assistant om het beroep te omschrijven. Natuurlijk maakt het ook een verschil of je vanuit je werk te maken hebt met bijvoorbeeld overheidscommunicatie of dat je de administratieve rechterhand bent van een kleine zelfstandige. Ook de opleiding die je ervoor nodig hebt, kan verschillen. Dit is uiteraard geheel afhankelijk van de precieze omschrijving van je werkzaamheden. Met andere woorden: wat wordt er van je verwacht?

Duizendpoot

Wanneer je ooit een opleiding tot secretaresse hebt gevolgd en sindsdien al jaren op dezelfde plek zit, ben je waarschijnlijk met het bedrijf meegegroeid. Maar stel je voor dat dit bedrijf de deuren moet sluiten. Hoe ga je dan verder? Het kan geen kwaad om je alvast te oriënteren op de bestaande communicatieopleidingen. Waarom? Omdat een belangrijk deel van je werk waarschijnlijk nu ook al uit communicatie bestaat. En omdat je in het verlengde van je huidige baan met zo’n opleiding op zak ook prima ergens aan de slag kunt gaan als communicatiespecialist. Wat zo’n baan namelijk vooral met die van de traditionele secretaresse gemeen heeft, is dat je een echte duizendpoot bent. De communicatieadviseur van een organisatie speelt een belangrijke rol en ondersteunt het management, maar dan net weer op een andere manier.

Doorgroeien

Wanneer je als secretaresse goed bent in je vak, ben je eigenlijk al de perfecte kandidaat voor een communicatieopleiding. Een mooie kans om verder door te groeien!

Als directiesecretaresse is er geen dag gelijk. Er komen de hele dag allerlei klusjes op je af die zo snel mogelijk afgerond dienen te worden. Soms kom je echter zo’n klus tegen waarvan je niet precies weet wat je ermee moet. Een voorbeeld van zo’n klus is het verwerken van e-mails van niet-Nederlands sprekende contactpersonen. Wanneer jij bijvoorbeeld e-mails krijgt in een vreemde taal die jou niet eigen is, dan kan je heel lang bezig zijn met deze klus. Omdat dit regelmatig voorkomt geven we je in deze blog enkele tips die je kunnen helpen bij het uitvoeren van deze opdrachten!

Vreemde taal leren

Door de vreemde taal te leren ben je niet alleen sneller met het werk, maar verrijk je je eigen kennis ook nog eens enorm! Wanneer je regelmatig dit soort werkzaamheden dient uit te voeren dan kun je het beste even bij je baas aankloppen. Een taalcursus is in dit geval het minste wat de baas jou kan bieden. Dit omdat hij of zij hier onderaan de streep ook veel aan heeft. Jij kunt tenslotte je werkzaamheden voor haar of hem sneller uitvoeren! Een win-win situatie dus. Toch is dit in de meeste gevallen geen realistische oplossing. De e-mails die je dient te verwerken komen over het algemeen in meerdere vreemde talen binnen het het je eigen maken van al deze talen is een langdurig en lastig proces.

Inschakelen vertaalbureau

Door samen te werken met een vertaalbureau weet je zeker dat de te communiceren boodschap goed overkomt. Een vertaalbureau als Urgent Vertalen kan je helpen bij het vertalen van e-mails, maar ook bij het vertalen van officiële en belangrijke documenten. Het voordeel van de samenwerking met een vertaalbureau is dat je weet dat de vertaling altijd juist is. Let er hierbij wel op dat je samenwerkt met een beëdigd vertaalbureau. Deze vertaalbureaus voldoen aan specifieke voorwaarden en hebben in principe een kwaliteitsgarantie. Kies daarom ook altijd voor beedigd vertalen. Je weet dan zeker dat de vertaling juist is en dat er geen communicatiefouten plaatsvinden.

Tijdens je opleiding tot secretaresse heb je natuurlijk alle basisvaardigheden meegekregen. Maar wat als je jouw beroep nu binnen de transportsector uit wilt oefenen? Deze sector kent natuurlijk allerlei procedures en veiligheidsvoorschriften. Daarnaast krijg je te maken met medewerkers die verspreid over een groot geografisch gebied werken; en ook nog eens in allerlei wisselende diensten. Niet alleen maakt dit de functie als secretaresse een stuk uitdagender, het zorgt er ook voor dat de voorbereidingen tot deze job een stukje intensiever zijn. Maar wat moet je nu allemaal regelen wanneer je als secretaresse bij een transportbedrijf wilt werken?

  1. Je eigen kwalificaties

Ten eerste is het belangrijk om je eigen kwalificaties op orde te hebben. Het basistakenpakket van je functie blijft natuurlijk hetzelfde; ook al komt er ineens een stuk meer bij kijken. Probeer waar mogelijk specifieke kwalificaties te behalen die van pas kunnen komen in de transportsector, of vast een netwerk op te bouwen waar jij later in deze functie baat bij kunt hebben.

  1. De nascholing van medewerkers

De kans is groot dat je te maken krijgt met zaken als een code 95 nascholing voor medewerkers van het transportbedrijf. De regels en wetgeving binnen deze sector veranderen namelijk regelmatig, en om zeker te zijn dat alle medewerkers hun beroep goed en veilig uit kunnen voeren is nascholing nodig. Het is waarschijnlijk aan jou om contacten te leggen met opleiders zoals verkeersschoolwesseldijk.nl om de medewerkers van de organisatie hier de benodigde certificaten te laten behalen. Wel zo handig als dit soort contacten al onderdeel zijn van je netwerk!

  1. Ondersteuning projectmanager

In de transportsector staan projecten natuurlijk centraal; en ook de projectmanagers spelen dus een belangrijke rol. Door de secretariële en administratieve taken uit te voeren ondersteun jij deze projectmanagers. Je maakt onderdeel uit van een projectteam en zorgt ervoor dat de projectmanagers hun werkzaamheden goed uit kunnen voeren. Een goede kennis van de branche, projecten en misschien zelfs van de managers kan dus alleen maar baten.

  1. Ken je ICT

Als secretaresse moet je natuurlijk ICT-vaardig zijn; en in de transportsector is dit al helemaal belangrijk. Niet alleen moet je specifieke documenten weten voor te bereiden, maar je bent ook het aanspreekpunt wanneer er support nodig is bij vragen over de interne ondersteunende software applicaties. Je moet jezelf nieuwe systemen dus snel eigen kunnen maken.

  1. Offertes en vertrouwelijke documenten

Daarnaast gaan er ook veel offertes en vertrouwelijke documenten door jouw ‘vingers’. Dit betekent dat je weet hoe je met dit soort documenten om kunt gaan, en hier efficiënt en betrouwbaar mee te werk kan gaan.

Als directiesecretaresse bent u het eerste aanspreekpunt voor buitenlandse zakenrelaties. Daarbij maakt u natuurlijk graag een professionele indruk. Tijdens de driedaagse cursus Zakelijk Engels voor officemanagers leert u hoe u zich zowel telefonisch als per e-mail met de juiste toon en zonder taalfouten uitdrukt in ‘business English’. Deze Van Dale Taaltraining is ook beschikbaar als incompanytraining of als individuele training.

Meer informatie

De rustige zomerperiode is vaak een mooie gelegenheid om een training te volgen. Van Dale Taaltrainingen organiseert daarom in juli en augustus een aantal zomercursussen Correct Nederlands op onze trainingslocatie in Utrecht.

Spijker in één dag uw kennis van de Nederlandse spelling en grammatica weer helemaal bij. Inclusief Van Dale Taalsnacks, een slimme trainingstool waarmee u na de training gedurende 15 weken actief aan de slag gaat met uw opgefriste kennis.

  • Voor iedereen die zich in zijn werk onzeker voelt bij het schrijven en daarbij taalfouten maakt.
  • Met oefeningen tijdens de training om de regels in praktijk te brengen.
  • Van Dale Taalsnacks inclusief eindtoets en mogelijkheid een Van Dale-certificaat te behalen.
  • In kleine groepen voor optimaal leerrendement.

Inclusief gratis Van Dale Taalhandboek Nederlands en toegang tot de Dikke Van Dale Online.

Meer informatie | Direct aanmelden

Met alle concurrentie tegenwoordig is het belangrijk om te blijven investeren in jezelf! Je moet op de en of andere manier toch de concurrentie voor blijven. Maar een cursus of training volg je natuurlijk niet alleen voor een ander, maar ook voor jezelf. Kennis geeft je namelijk zelfvertrouwen en daar kom je verder mee!

Wij hebben daarom voor jullie een Top 4 gemaakt met handige cursussen.

  • Timemanagement: Loop je mailbox over of weet je niet meer wat je wanneer moet doen? Volg dan een cursus timemanagement en leer te werken zonder stress.
  • Zakelijk Engels: Steeds meer communicatie moet in het Engels. Zorg dat je weet hoe je foutloos kunt corresponderen in het Engels.
  • Evenementenorganisatie: Als evenementen organiseren nieuw voor je is, is een cursus geen overbodige luxe. Leer concrete doelen te formuleren, de juiste doelgroep te bepalen, een werkplan en draaiboek opstellen, een creatief programma te maken en alle logistieke zaken te regelen.
  • Presentatietechniek: Tijdens een presentatie ben jij het visitekaartje voor de organisatie. Jij moet het publiek informeren of overtuigen van jouw ideeën. Vind je het lastig om te presenteren of wil je succesvoller worden in presenteren. Volg dan de training presentatietechniek.