PA.NL Magazine Archives - directiesecretaresse

Column

Column De secretaresse verdwijnt?!

By Christel 30 juli 2013

Steeds vaker lees ik dat het secretaressevak door Het Nieuwe Werken overbodig gaat worden of zelfs gaat verdwijnen. Vaak wordt hierbij uitgegaan van een ‘eenvoudige’ secretaresse die de agenda beheert, de post doet en de telefoon aanneemt. Een secretaresse die afhankelijk is van haar manager. Maar is een secretaresse met deze benaming en in deze vorm niet achterhaald? En vraagt Het Nieuwe Werken niet om ‘De Nieuwe Secretaresse’?

De kern van Het Nieuwe Werken is dat medewerkers zelf bepalen hoe, waar en met wie ze hun werkzaamheden uitvoeren, aangestuurd worden op hun resultaten en steeds meer in tijdelijke netwerken en projecten functioneren. Dat vraagt juist om een flexibele, professionele spin in het web.

Daarbij komt dat uit de markt het signaal komt dat bekwame en zelfstandig functionerende secretaresses schaars zijn. Managers hebben behoefte aan een secretaresse in de functie van professioneel ondersteuner. Niet voor niets wordt bij werving- en selectiebureaus uitgebreidere competenties en, bij voorkeur, hbo-geschoolde secretaresses gevraagd. Daarnaast ben ik van mening dat het ook de taak van secretaresses is om managers te leren samenwerken met professionele ondersteuning. Hierdoor krijg je een intensivering en dus verbetering van de samenwerking.

Iemand beschreef dat zijn secretaresse een ‘filterfunctie’ (omdat ze weet wat hij/zij wel en niet wil) en een meedenkfunctie (zou je dat wel doen of zou je dat en dat nog doen?) heeft en hem daarmee helpt zijn klussen voor elkaar te krijgen. Een manager en een secretaresse hebben allebei hun eigen vakmanschap en dat moet je op elkaar afstemmen. Ook heeft de secretaresse een belangrijke sociale functie binnen een organisatie. Zij weet wat er speelt binnen en kan eventuele signalen doorgeven aan haar manager om zo een brug te slaan tussen hem/haar en de collega’s. Dat rollen veranderen is duidelijk maar of de secretaresse verdwijnt? Ik denk het niet.

In tegendeel, Het Nieuwe Werken vraagt om ‘De Nieuwe Secretaresse’!

Dit artikel stond in het PAmagazine en is geschreven door Rasja Post Eigenaar Professional Office Support.
www.rasjapost.nl

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Lifestyle

Verliefd op een stagiair

By Christel 23 juli 2013

Marieke (30): Ik werk nu 8 jaar bij een financieel administratiekantoor als receptioniste en ik heb het nog steeds erg naar mijn zin. De laatste tijd vind ik het zelfs nog leuker om naar mijn werk te gaan!

Een paar maanden geleden kwam er een nieuwe stagiair bij ons werken. Hij heet Tom en kwam bij ons op dezelfde verdieping terecht. Tom zit in het tweede jaar van de opleiding en is 19 jaar oud. Toen hij voor het eerst hier binnen kwam, was hij vrij onzeker. Mijn werkgever vroeg aan mij of ik hem wegwijs wilde maken binnen
ons bedrijf. Ik nam hem onder mijn hoede. Ik merkte dat hij steeds iets losser werd naarmate hij hier een paar weken werkte. En ik moet zeggen, hij ziet er echt goed uit! Toen ik hem beter leerde kennen, bleek hij best nog wel wat humor te hebben. Ik kan goed met hem lachen. Soms kwam Tom de maandagen wat versuft op kantoor. Dan had hij een ruig weekend gehad met zijn vrienden. Samen startten we de dag met een kop koffie en besproken we het weekend. Voor mij was het meestal een rustig weekend. Mijn vriendinnen zijn gesetteld met man en sommige ook met kinderen. Ik denk altijd nog met een fijn gevoel terug aan mijn tienerjaren, een heerlijk vrij leven zonder verantwoordelijkheden.

‘Ik droom soms over hem, hoe hij is in bed..’

Ook al zit er een groot leeftijdsverschil tussen Tom en mij, ik voel me jonger in zijn bijzijn. Laatst was ik een avondje thuis met vriendinnen, waar ik over Tom vertelde. Ze waarschuwden mij dat ik niks in mijn hoofd moest halen. “Hij is veel te jong voor jou”, “hij ziet toch niets in een vrouw die 11 jaar ouder is?” Ik stond perplex, ik had namelijk nog niets over mijn gevoel gezegd! Was het dan zo goed aan mij te zien? Want ja, ik krijg het af en toe wel warm van die jongen. Ik droom soms over hem, hoe hij is in bed. Zo’n mooie jonge man. Maar goed, mijn vriendinnen hebben gelijk. Wat zou hij in mij zien. Er lopen mooie twintigers rond, daar kan ik niet aan tippen. Als Tom soms vertelt hoe hij tot diep in de nacht heeft gefeest, dan voel ik soms een vlaag van jaloezie. Zou hij met een mooi meisje hebben gedanst, gezoend en.. Maar dat gevoel moet ik van me afzetten. Want verder luister ik graag naar zijn verhalen.

Soms heb ik het idee dat de interesse wederzijds is. Laatst vertelde Tom dat de meiden van zijn leeftijd zo kinderachtig over komen en dat hij maar geen leuke vrouw tegen komt waar hij echt verliefd op kan worden. Ik maak nog kans! Dacht ik stilletjes. Maar door de waarschuwingen van mijn vriendinnen ben ik daar verder
niet op in gegaan. Ik wil natuurlijk geen flater slaan. Laatst was het een hele mooie warme lentedag en ik had afgesproken met een vriendin in de stad. Helaas belde ze af omdat haar dochtertje tijdens het skeeleren was gevallen en ze naar de dokter moest. Ik besloot toch naar de stad te gaan. Na even gewinkeld te hebben nam ik plaats op een terrasje in de zon en bestelde een roseetje. Na de eerste paar glazen bedacht ik me dat Tom misschien wel eens in de stad zou kunnen zijn, dus ik sms’te hem. Ik ontving al vrij snel een antwoord en ik
voelde een lichte teleurstelling want hij was helaas niet in de stad.

Een minuut later ontving ik een bericht dat hij eventueel wel wilde komen als ik het niet erg vond om even te wachten. ‘Nee hoor, geen probleem’, sms’te ik terug ‘ik bestel nog wel een rosé’. Twintig minuten later nam Tom plaats bij mij aan het tafeltje en bestelde een biertje. Tom vertelde dat hij sinds kort de studentenflat heeft verlaten en nu een appartement huurt. Hij vertelde dat hij alles nog moest inrichten, maar dat hij het prettig vindt om nu alles voor zichzelf te hebben. De uren op het terras vlogen voorbij. Ik stelde voor om ergens wat te gaan eten. Tom kwam met het idee om bij hem thuis wat te eten en eventueel nog een filmpje te bekijken. Ik vond het prima, ik had toch geen plannen voor die avond.

Eenmaal aangekomen bij zijn appartement, vroeg Tom of ik even wilde wachten in de keuken. Na een paar minuten begeleidde hij mij de woonkamer in. Ik wist niet wat ik zag! De eetkamertafel was netjes gedekt en Tom had zojuist de kaarsen aangestoken. Het zag er heel romantisch uit. Ik stond helemaal perplex en ik wist even niet wat ik moest denken. Een date? Het eten was niet heel bijzonder, Tom excuseerde zich er al voor. Als hij eerder had geweten dat we zouden afspreken, dan had hij het beter voor kunnen bereiden. Maar ik vond dit al helemaal geweldig, ik had dit nooit verwacht. Eigenlijk had ik verwacht dat we met een pizza voor de televisie zouden zitten. Maar bij mij was natuurlijk de vraag waar ik dit aan te danken had. En toen kwam het hoge woord eruit. Tom vertelde dat hij een zwak voor mij heeft en dat hij dit gevoel nog nooit bij een ander heeft gehad. ‘De charmeur’, dacht ik even. Tegen hoeveel andere meisjes zou hij dit trucje hebben gebruikt. Maar toen begon hij opeens te stotteren en kwam hij niet meer uit zijn verhaal. Hij hakkelde dat hij het moeilijk vond om zijn gevoel te tonen aan iemand die al 11 jaar meer levenservaring heeft. Tom vroeg zich af hoe een vrouw van mijn leeftijd geïnteresseerd zou kunnen zijn in een puber. Ik vond het echt schattig en vleiend om te horen waarna ik vervolgens ook mijn betoog deed. Vervolgens pakte Tom mijn hand en begon me te zoenen. Het was nog beter dan in mijn droom. Het dessert heb ik niet meer aan tafel gehad..

‘Zo heb ik toch mijn eigen toyboy´

De maandag kwamen we elkaar weer tegen op kantoor, terwijl we de ochtend daarvoor nog naast elkaar wakker werden. We hebben afgesproken om er niets over te zeggen tegen onze collega’s. We moeten eerst zelf eens zien hoe het loopt. Ik zou het jammer vinden als Tom van de afdeling wordt verplaatst of ik op zoek moet naar
een andere baan. We hebben afgesproken om ieder ons eigen leven te blijven leiden en dat we wel zien hoe het loopt. Ik geniet ervan zolang het kan. Zo heb ik toch een beetje mijn eigen ‘toyboy’.

Heb jij ook een geheim dat je aan PA.NL wilt vertellen?
Stuur dan je verhaal naar info@pa.nl

Column

Het profiel van de secretaresse

By Christel 16 juli 2013

Veel secretaresses zijn het waarschijnlijk met mij eens dat de functie van secretaresse verandert en blijft veranderen. Daarom valt het mij, eigenlijk al jaren, op dat het gevraagde profiel in vacatures hetzelfde blijft.

Een rondje internet leverde mij veel voor de hand liggende profieleisen op. Wie kent ze niet? De spin-in-´t-web, het visitekaartje, stressbestendig en flexibel, zelfstandig, betrouwbaar en zorgvuldig, een teamplayer, ruime ervaring met MS Office , accuraat, proactief, representatief, klantgericht en over een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal beschikken. Reageren secretaresses van de 21ste eeuw nog wel op vacatures met alleen klassieke eisen? Doe je jezelf daar niet te kort mee?

Is er dan niets nieuws onder de zon? Jawel, maar zeer beperkt. Er waren een aantal profieleisen die onderscheidend waren, zowel in positieve als in negatieve zin. Om een paar voorbeelden te noemen: een frisse wind om het team te versterken, prettig assertief, bevoegd zijn tot het nemen van initiatieven teneinde maximale support te leveren aan de manager, helemaal jezelf kunnen zijn bij dit kantoor, een organisatorisch talent zijn en je hebt het eigenaarschap door je bloed stromen.

Mijn vraag is dus waarom er zo weinig onderscheidende vacatureteksten voor secretaresses zijn? Organisaties en managementfuncties veranderen dus dan toch ook de functie van secretaresse? Waarom onderscheiden werkgevers zich juist niet hierin om een secretaresse te vinden die met haar tijd meegaat en daardoor beter bij hun organisatie past? Ik doe hierbij graag een voorzet voor het profiel van de secretaresse van de 21ste eeuw! De secretaresse van de 21ste eeuw blijft zich ontwikkelen en gaat actief op zoek naar waar zij haar professionele
bijdrage kan geven. Een leeromgeving past haar het beste zodat zij haar functie verder kan blijven uitbreiden en verbreden en werkzaamheden kan doen die beter passen bij haar persoonlijke competenties en het doel van een organisatie. Zij is een sparringpartner voor haar leidinggevende die haar actief betrekt bij zijn/haar werkzaamheden. Een secretaresse die weet hoe zij moet verbinden, hoe zij moet samenwerken en hoe zij een toegevoegde waarde kan creëren. Een secretaresse die gewend is tijd- en plaats onafhankelijk te werken en vanzelfsprekend ruime ervaring heeft met MS Office, Social Media, WordPress en Prezi. Ze opent deuren door een gezonde dosis humor en tact.

Mochten de klassieke taken en eisen niet binnenkort veranderen dan typeert het de secretaresse van de 21ste eeuw dat zij voor haar eigen profiel zorgt en haar functie meeneemt naar de 21ste eeuw. Laat de markt weten wat je secretariële X-factor is!

Deze column is geschreven door Rasja Post en stond het PA magazine, uitgave me 2012.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

PA.NL Magazine

‘Mijn intuitie zei dat me dat er iets niet klopte’

By Christel 2 juli 2013

Femke (33): Al 3 jaar lang vraag ik me af hoe ik mijn beste vriendin Karin nog recht in haar ogen durf te kijken. Er is zoveel dat ze eigenlijk zou moeten weten. Toch kan ik het haar niet vertellen, want verder bevalt mijn leven mij prima zo.

Het begon allemaal 5 jaar geleden toen ik een nieuwe baan als management assistent bij een verzekeringsmaatschappij kreeg. Twee maanden later vond ons eerste personeelsfeest plaats. Met mijn baas Peter, een charmante zakenman klikte het vanaf het begin al erg goed. Die avond leerde ik ook zijn vrouw Karin, met wie hij net getrouwd was kennen. Een knappe vrouw van mijn leeftijd. We raakten aan de praat en bleken veel raakvlakken te hebben. Ik had een beetje tegen het feest opgezien, omdat ik toch een beetje een nieuweling was, maar mede dankzij haar werd het onverwachts toch een hele gezellige avond.

Ze kwam regelmatig langs op kantoor en in januari besloten we ons samen aan te melden bij een sportschool. Beiden hadden we het goede voornemen gezonder te gaan leven en daarbij hoorde natuurlijk ook meer bewegen.

Dit was het begin van een hechte vriendschap. We spraken niet vaak bij haar thuis af, omdat ik er niet zoveel voor voelde in mijn privéleven constant met mijn baas in aanraking te komen. Dat begreep ze. Natuurlijk hadden we het wel over Peter. Ze vertelde me vaak hoe lief en zorgzaam hij voor haar was en hoe vaak hij haar verraste met cadeaus. Ze was dolblij met hem en andersom leek dat ook zo te zijn. Na ongeveer twee jaar zag ik een verandering in Peters gedrag. Peter deed af en toe wat geheimzinnig over afspraken. Ik hield zijn agenda bij, maar steeds vaker ging hij tussendoor weg met een of ander vaag smoesje en had ik geen idee wat hij nou echt ging doen. Hij zei dat hij ging golfen, lunchafspraken had en ga zo maar door. Ik kende hem niet anders dan een echte workaholic, maar het leek net of hij stukje bij beetje steeds luchtiger met z’n werk omging. Nadat hij terugkwam van die geheimzinnige afspraakjes kwam hij vrolijk en fluitend binnen. Bovendien kreeg hij ook veel smsjes die hij vervolgens met een grote grijns op zijn gezicht las.

Mijn intuïtie zei me dat er iets niet klopte. Ik besloot hem goed in de gaten te houden. Toen zijn mobiel een keer onbemand op zijn bureau lag hoorde ik dat hij een smsje kreeg. Ik kon het niet laten om het te lezen. Hij was van ene Sanne. “Schatje ik kan niet wachten tot het 13.00 uur is! Kus Sann”. Ik wist niet wat ik zag! Op dat moment kwam hij binnen. Hij keek me betrapt aan en ik kon het niet laten om te vragen wat dit te betekenen had. Ik was woest, hoe kon hij mijn beste vriendin dit aandoen? Hij probeerde met mooie praatjes de boel te sussen. Om 2.45 uur ging hij doodleuk weg om te lunchen zei hij. Toen hij ’s middags terug kwam had hij een cadeautje voor me meegenomen, omdat ik zo’n fantastische secretaresse voor hem was. Ik moest weten dat hij mij enorm waardeerde. Het was een peperduur horloge! Bovendien zei hij dat het tijd werd voor opslag. Ik wist even niet wat ik moest zeggen of voelen. Het voelde niet goed, maar wie zegt er nou nee tegen een loonsverhoging? Vanaf dat moment ging dit zo door. Ik kreeg het ene na het andere dure geschenk van hem en ging langzaam steeds meer verdienen. Ik ben opgegroeid in een gezin dat moest leven van een uitkering en wist niet wat me nu overkwam. Zoveel geld en moois! Ondanks dat ik vanaf het begin af aan dondersgoed wist dat dit omkoperij was, kon ik er niet mee stoppen. Ik ben gek op dure dingen en krijg regelmatig complimentjes over alle mooie spullen die ik heb. Als mensen vragen waar ik het van doe, praat ik erover heen. Als ik mijn mond opendoe raak ik mijn baan kwijt. Ik heb inmiddels een belachelijk hoog salaris, wat ik elders nooit zou krijgen. Of Peter afspreekt met één of meerdere dames dat weet ik niet, maar ik vermoed het tweede. Karin heeft niets in de gaten. Ze is nog steeds dolgelukkig met hem. Ondanks alles komt ze niets te kort bij hem. Ook wij zijn nog steeds erg goede vriendinnen. Toch vraag ik me steeds vaker af hoe ik haar nog in haar ogen durf te kijken. Ze zou eens moeten weten wat er allemaal speelt. Ik voel me zo egoïstisch, maar van de andere kant denk ik, zij is gelukkig, hij is gelukkig en ik ook. Doe ik mijn mond open, dan verlies ik niet alleen mijn baan, maar maak ik ook nog eens een huwelijk kapot en niet te vergeten een vriendschap. Of houd ik vooral mezelf voor de gek en moet ik me afvragen hoe ik mijzelf nog recht in de spiegel kan aankijken?

Om privacyredenen zijn de namen in dit artikel gefingeerd.

Heb jij ook een verhaal dat je (anoniem) met ons wilt delen? Mail dan naar redactie@pa.nl. Heb jij iets soortgelijks meegemaakt? Ga dan naar PA.NL/anoniem

Column

Eerste Hulp Bij Opstarten

By Christel 1 juli 2013

Het is alweer even geleden dat ik hier op kantoor geweest ben. Dankzij het Nieuwe Werken, dat mijn werkgever nu aan het invoeren is, heb ik in de kerstperiode heerlijk thuis kunnen werken. Laptopje open, op je gemak VPN inloggen en op het moment van vraag gewoon antwoord of oplossing aanleveren. Het kan bijna niet beter.

Toen vanmorgen de wekker ging en ik me realiseerde dat ik vandaag weer met de auto naar mijn werk zou gaan, werd ik overvallen door een mengeling van gevoelens. De werkdag thuis starten en uitvoeren of toch vóór een bepaald uur de auto in, vergt terdege een andere aanpak dan ik de afgelopen dagen gewend ben geweest. Dat zit hem dan nog niet zozeer in het op tijd aankleden en opmaken, maar meer in de angst om de warme huiskamer te moeten verruilen voor een stukje winterse vrieskou om dan tot overmaat van ramp ook nog de ruiten van de auto op primitieve manier te moeten ontdoen van de hardnekkige sporen van diezelfde winterse vrieskou, waarbij de gedachte aan de kou aan de handen en vingers het lijf meteen doet huiveren en rillen. Maar het plezier om in het nieuwe jaar terug aan de slag te gaan, maakt dat ik met opgeheven hoofd naar buiten ga om vrolijk aan mijn eerste lastige taak van de dag te beginnen.

Op het moment dat mijn oog met een soort aarzelende moed over de ruiten van de auto speurt naar een deken van witte vlokken of een laagje gehard ijs dat verwijderd moet worden, blijkt dat mijn man dat werk al voor mij heeft gedaan. Wat een geluk! Het nieuwe jaar, de eerste werkdag en dan meteen zo’n meevaller. Nog opgewekter dan eerst, stap ik in en herinner mij de woorden van mijn schoonvader over dieselmotoren in de kou; ik doe tot 2 keer toe de motor aan, even gloeien.. en na de tweede keer wacht ik 5 seconden om de motor pas daarna te starten. Op het gemak de glibberig gladde straat uit en vol goede moed de snelweg op. De ANWB kan vandaag wel een kwart meer personeel inzetten, maar deze dame gaan ze niet vangen. En mocht mijn auto er onverwachts toch mee willen stoppen, dan heb ik geen wanten en waxinelichtje bij…? Dan pak ik mijn mobieltje en bel ik toch gewoon mijn man

Deze column is geschreven door Daniëlla en stond het PA magazine, uitgave januari 2010.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Column

‘Kleur bekennen’ Column Rasja Post

By Christel 28 juni 2013

Met ruim 15 jaar aan ervaring als directiesecretaresse,managementassistente, PA en office manager weet ik dat je je in dit beroep continu aan het ontwikkelen bent. In mijn geval is het zo dat hoe langer ik dit vak uitoefen, hoe meer bedrijven en managers ik heb leren kennen en daardoor steeds weer iets anders leer en ervaar. Eigenlijk ben je als secretaresse net een kameleon. Is je baas groen, word jij ook groen. Is hij rood dan word jij dat ook. Totdat je steeds beter kunt bepalen welke kleur je het beste staat.

Wie herkent het niet dat je bij je manager de knoop in zijn stropdas net iets te strak wilt aantrekken omdat hij wéér zijn afspraken zelf heeft gemaakt. Of dat je een onvriendelijke boodschap op zijn voicemail wilt achterlaten omdat hij alweer slecht bereikbaar is terwijl je hem net nodig hebt. Het laat aanleveren van werk, het liefst rond vijven terwijl hij vrolijk naar je roept bij het verlaten van zijn kamer: ‘fijne avond’! De vraag of je zijn e-mailberichten wilt printen omdat dat makkelijker leest. Mijn laatste manager vroeg mij of ik de potloodteksten op kartonnen mapjes kon uitgummen zodat we deze konden hergebruiken! Ik keek hem glimlachend aan en heb de kartonnen mapjes met een elegante zwaai in de prullenbak gegooid. Deze laatste kleur stond mij dus niet zo goed.

Helaas is het zo dat weinig managers zich realiseren dat een goede secretaresse goud waard is. Niet alle managers durven zaken uit handen te geven en erop te vertrouwen dat het goed komt. Ik ben er van overtuigd dat een goede secretaresse hem of haar veel werk uit handen neemt waarbij zij aan een half woord genoeg heeft en zijn/haar werk verbeterd. Vertrouwen, goede communicatie en continu afstemming zijn hierbij onmisbaar.

Secretaresse zijn is een vak en om mij verder te ontwikkelen ga ik dit doen vanuit een ander perspectief. Ik heb besloten van mijn vak mijn onderneming te maken. Ik ga mijn eigen ‘baas’ worden! Vanuit deze ambitie verwacht ik nog veel nieuwe kleuren te gaan ondersteunen!

Dit artikel van Rasja Post stond het PA magazine, uitgave november 2010.
Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!