Thema

Tips & Tools

Thema

Tijdens je opleiding tot secretaresse heb je natuurlijk alle basisvaardigheden meegekregen. Maar wat als je jouw beroep nu binnen de transportsector uit wilt oefenen? Deze sector kent natuurlijk allerlei procedures en veiligheidsvoorschriften. Daarnaast krijg je te maken met medewerkers die verspreid over een groot geografisch gebied werken; en ook nog eens in allerlei wisselende diensten. Niet alleen maakt dit de functie als secretaresse een stuk uitdagender, het zorgt er ook voor dat de voorbereidingen tot deze job een stukje intensiever zijn. Maar wat moet je nu allemaal regelen wanneer je als secretaresse bij een transportbedrijf wilt werken?

  1. Je eigen kwalificaties

Ten eerste is het belangrijk om je eigen kwalificaties op orde te hebben. Het basistakenpakket van je functie blijft natuurlijk hetzelfde; ook al komt er ineens een stuk meer bij kijken. Probeer waar mogelijk specifieke kwalificaties te behalen die van pas kunnen komen in de transportsector, of vast een netwerk op te bouwen waar jij later in deze functie baat bij kunt hebben.

  1. De nascholing van medewerkers

De kans is groot dat je te maken krijgt met zaken als een code 95 nascholing voor medewerkers van het transportbedrijf. De regels en wetgeving binnen deze sector veranderen namelijk regelmatig, en om zeker te zijn dat alle medewerkers hun beroep goed en veilig uit kunnen voeren is nascholing nodig. Het is waarschijnlijk aan jou om contacten te leggen met opleiders zoals verkeersschoolwesseldijk.nl om de medewerkers van de organisatie hier de benodigde certificaten te laten behalen. Wel zo handig als dit soort contacten al onderdeel zijn van je netwerk!

  1. Ondersteuning projectmanager

In de transportsector staan projecten natuurlijk centraal; en ook de projectmanagers spelen dus een belangrijke rol. Door de secretariële en administratieve taken uit te voeren ondersteun jij deze projectmanagers. Je maakt onderdeel uit van een projectteam en zorgt ervoor dat de projectmanagers hun werkzaamheden goed uit kunnen voeren. Een goede kennis van de branche, projecten en misschien zelfs van de managers kan dus alleen maar baten.

  1. Ken je ICT

Als secretaresse moet je natuurlijk ICT-vaardig zijn; en in de transportsector is dit al helemaal belangrijk. Niet alleen moet je specifieke documenten weten voor te bereiden, maar je bent ook het aanspreekpunt wanneer er support nodig is bij vragen over de interne ondersteunende software applicaties. Je moet jezelf nieuwe systemen dus snel eigen kunnen maken.

  1. Offertes en vertrouwelijke documenten

Daarnaast gaan er ook veel offertes en vertrouwelijke documenten door jouw ‘vingers’. Dit betekent dat je weet hoe je met dit soort documenten om kunt gaan, en hier efficiënt en betrouwbaar mee te werk kan gaan.

De bedrijfsvoering moet overzichtelijker zijn en de communicatie tussen de verschillende afdelingen hoort efficiënter te verlopen. Daarop komt de directeur bij jou aankloppen. Of je niet even enkele offertes kan opvragen bij ERP-leveranciers die volgens jou geschikt lijken? Een moeilijkere taak dan het lijkt, want hoe kies je nu net het juiste ERP-systeem voor het bedrijf? Via onderstaand stappenplan wordt het alvast eenvoudiger.

# 1. Kies voor branchespecifieke ERP-systemen

Als het gaat over ERP-systemen, kunnen we de opdeling maken tussen algemene software en branchespecifieke systemen. Over het algemeen zijn branchespecifieke ERP-systemen een duurdere maar betere keuze. Dat is ook logisch. ERP-systemen voor groothandelaars zijn bijvoorbeeld gericht op voorraadbeheer, terwijl men in de bouwsector ook rekening moet houden met urenregistratie, certificaten en projectrapportages.

# 2. Stem af op de manier van werken

Een tweede opdeling die we kunnen maken, is deze tussen ERP-systemen die werken in de cloud en de varianten die hardwarematig worden geïntegreerd. Wanneer men ook op locatie of extern werken uitvoert en met het systeem moet communiceren, dan verkies je uiteraard een ERP-systeem in de cloud. Zorg er dan wel voor dat het systeem voldoende veilig is: vraag de ERP-leverancier hoe men een veilige opslag in de cloud kan garanderen. Lijkt een hardwarematige integratie jou interessanter? Spreek er dan eerst even over met de IT-afdeling. Mogelijks zijn structurele aanpassingen nodig waarvoor al dan niet budget beschikbaar is.

# 3.  Spreek met de toekomstige gebruikers

Als alles goed is, heb je nu nog steeds een waslijst van bekende en minder bekende ERP-leveranciers. Maak een overzicht van wat de systemen kunnen en niet kunnen. Ga vervolgens het gesprek aan met de eindgebruikers van het ERP-systeem. Zij kennen meer dan wie anders de huidige praktijkproblemen en belemmeringen waarop het ERP-systeem een oplossing moet bieden. Op basis van hun input zal je waarschijnlijk al een groot aantal systemen kunnen schrappen. Ga verder met de verkregen shortlist.

# 4. Schakel externe expertise in

In principe zouden er nu nog een handvol aanbieders over mogen blijven. Tot op dit punt is de keuze volledig intern gebleven waardoor onjuiste sturing door belangengroepen werd voorkomen. In een volgende fase zal je nu trachten om de shortlist verder te verfijnen. Hiervoor kan je ook externe expertise aanboren. Het is echter wel belangrijk om objectieve informatie vergaren.

Dit kan je op verschillende manieren doen. Zo kan je bij andere bedrijven naar hun ervaringen polsen of kan je reviews lezen op het internet. Ook kan je gebruikmaken van vergelijkingswebsites voor ERP software. De verkregen informatie koppel je tot slot best nog even terug naar de belangrijkste belangengroepen die later met het ERP-systeem zullen werken. Zij kunnen jou helpen met het opstellen van een top 3.

# 5. Vraag offertes op

Na de laatste terugkoppeling zal je over een lijstje beschikken met daarop de beste ERP-systemen voor het bedrijf. Giet het in een overzichtelijk rapport en noteer de voor- en nadelen van elk systeem. Vraag vervolgens offertes op en noteer ook de totale kostprijs van het systeem op korte en lange termijn.

Het verkregen rapport kan nu aan de beslissingsmakers worden doorgegeven die, op basis van de input en de verschillende offertes, de uiteindelijke keuze zullen maken.

Een aansprakelijkheidsverzekering vergoedt schade die je toebrengt aan iemand. Misschien denk je dat je voorzichtig genoeg bent, maar een ongeluk schuilt in een klein hoekje. Soms is het ook niet met opzet dat je schade toebrengt. Het kan je kind zijn of je huisdier en omdat zij onder jou vallen moet jij de kosten van de schade dekken. Materiële schade kun je nog dekken, maar denk ook aan lichamelijke schade. Dit kan flink in de kosten oplopen. Natuurlijk wil je voorbereid zijn op dit soort ongevallen en niet opeens een groot geldbedrag uitgeven. Maar ook als je een bedrijf hebt is het belangrijk dat jij en je medewerkers verzekerd zijn.

Waarom een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering?

Elke ondernemer kan weleens een schadeclaim krijgen. Het is dan een prettig gevoel als je kunt terugvallen op je verzekering. Zo een verzekering wordt ook wel een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering genoemd. Zo een verzekering is niet verplicht om aan te sluiten. Toch kan het handig uitkomen om het wel aan te sluiten, vooral als je over personeel beschikt. De kans op een schadeclaim is misschien heel klein, maar het kan een grote impact op jou bedrijf hebben.  Een flinke schadeclaim kan zelfs ertoe leiden dat het bedrijf failliet gaat. Een particuliere aansprakelijkheidsverzekering biedt dan geen uitkomst. Veel ondernemers hebben daarom een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Die biedt dekking in  verschillende situaties.

Soorten bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen

Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is een goede manier om ervan verzekerd te zijn dat je de schade kunt betalen. Hieronder volgen er twee soorten verzekeringen:

  • Algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

Een algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt meestal meerdere soorten schade. Het gaat hier om schade die door jou als ondernemer of door de personeelsleden zijn veroorzaakt. Je hebt ook dekking die werknemers beschermd op de werkvloer. Denk hierbij aan schade die een medewerker lijdt vanwege een ongeval in verband met het werk, bijvoorbeeld een zakenreis of een activiteit onder personeelsleden.

  • Verkeersschadeverzekering

Een verkeersschadeverzekering kun je afsluiten in aanvulling op een algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Hiermee worden de werknemers verzekerd als zij tijdens hun werkzaamheden in het verkeer een ongeval krijgen. Als de schade wordt veroorzaakt met of door motorrijtuigen, dan wordt dit niet gedekt door de  algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

Deze soorten verzekeringen kunnen er dus voor zorgen dat de schade van ongevallen gedekt wordt. Als werknemers namelijk een ongeluk krijgen is het ook prettig voor hen dat die schade gedekt wordt. Zorg dus ook voor een veilige werkplek, zo kun je de kans op ongelukken verminderen.

Als je als bedrijf op de beurs gaat staan, dan is het belangrijk dat je opvalt. Dit is niet altijd even makkelijk. Er zijn verschillende manieren om op te vallen. Maar we delen graag drie belangrijke tips die essentieel zijn voor een succesvolle stand die opvalt.

Open en uitnodigende stand

Tijdens een beurs wil je natuurlijk dat jouw stand makkelijk toegankelijk is. Kies voor een open en uitnodigende stand waarmee je de bezoekers uitnodigt om even langs te komen en een praatje te maken. Zorg voor het volgende:

  • Een proactieve houding bij de standhouders
  • Verzorgde kleding en nette schoenen.
  • Makkelijk aanspreekbaar met een naambadge
  • Zorg dat bezoekers vanaf meerdere kanten de stand kunnen binnenlopen

Een open houding zorgt dat je veel meer opvalt tijdens een beurs. Vergeet hiermee ook niet dat de stand én standhouders ambassadeurs zijn van het bedrijf.

Zorg dat de stand voor jouw werkt

Zoals we hierboven al zeiden, de stand is een ambassadeur van je bedrijf. Zorg er dan ook voor dat de stand voor jou werkt om op te vallen in plaats van dat jij moet werken om je stand te laten opvallen. Hieronder een aantal tips waarmee je jouw stand kan laten opvallen:

  • Zorg voor een logo of bedrijfsnaam dat opvalt
  • Zorg voor voldoende flyers
  • Zorg voor goodiebags
  • Promoot van te voren via social media
  • Betrek je bestaande bezoekers bij de aanloop naar het evenement
  • Zorg dat de bezoekers je eenvoudig kunnen volgen
  • Zorg dat presentaties online te verkrijgen zijn
  • Promoot je stand bij bloggers en journalisten

Consistentie is de sleutel

Om te zorgen dat je opvalt en jouw stijl herkenbaar wordt is het belangrijk om consistent te zijn in alle uitingen. Zowel de stand, marketing/promotie voorafgaand en tijdens het evenement moeten dezelfde stijl hebben. Gebruik dezelfde huisstijl, afbeeldingen en slogans om te zorgen dat je een herkenbaar merk opbouwt. De merkbekendheid zal groeien en bezoekers zullen sneller een stand bezoeken die ze herkennen.

Een rijtje met tips voor leads genereren tijdens een beurs

Naast de drie bovenstaande tips delen we graag ook een aantal eenvoudige tips voor meer leads genereren tijdens een beurs:

  • Kies een slimme positie voor je stand, denk bijvoorbeeld dicht bij de catering of op een druk kruispunt
  • Zorg dat USP’s en slogans duidelijk aanwezig zijn
  • Presenteer de best verkopende producten en diensten en zorg dat hier de aandacht op komt
  • Organiseer een prijsvraag om de aandacht te trekken
  • Presenteer een unieke aanbieding die alleen bezoekers van de beurs kunnen gebruiken

Voor meer tips voor meer leads genereren tijdens een beurs kijk dan eens hier.

Als je sollicitatiebrief al één fout of leugen bevat kun je het al vergeten. Een taalfout, een foute interpretatie van een vacature of een niet wervende brief kunnen al je kansen in een keer verloren laten gaan. Om te voorkomen dat jullie een van de meest gemaakte fouten in jullie brief opnemen heb ik ze hieronder op een rijtje gezet.

Jezelf niet verkopen: In je c.v. zet je alle ervaring die je opgedaan hebt. Je sollicitatiebrief is een aanvullen op je c.v. en hier hoef je dus niet weer je hele c.v. te benoemen. Verkoop jezelf in je sollicitatiebrief en leg uit waar jij dé geschikte kandidaat bent. Je mag natuurlijk wel elementen uit je c.v. benoemen, zoal je maar uitlegt waarom het van toepassing is. Misschien wel het aller belangrijkst, vergeet niet duidelijk naar voren te laten komen dat je enthousiast bent om bij het bedrijf te komen werken.  Tip: Een video c.v. is een slimme manier om jezelf  te verkopen.

Spelfouten: Niets staat zo onprofessioneel als spelfouten! Is je sollicitatiebrief klaar, haal dan direct de spellingscontrole er overheen, lees je brief niet één, niet twee maar wel tien keer door. Ben je nog niet helemaal zeker van je brief, laat hem dan door iemand anders nalezen.

Contactgegevens niet benoemen in de sollicitatiebrief: Als een bedrijf enthousiast is over jouw sollicitatiebrief moeten ze direct contact met jou op kunnen nemen.  Zet je contactgegevens daarom niet alleen maar in de c.v. maar ook zeker in je sollicitatiebrief/mail. Ben je op bepaalde momenten niet bereikbaar, zet dat er dan ook bij.

Vergeten te vermelden voor welke functie je solliciteert: Veel bedrijven hebben meerdere vacatures direct uitstaan. Hierdoor moet een bedrijf meerdere sollicitaties verwerken. Het kan knap lastig zijn als mensen er niet bij zetten voor welke functie zij solliciteren en kost de organisatie veel tijd om dit uit te zoeken.

Liegen over je kennis en ervaring: Sinds de werkloosheid flink gestegen is liegen veel mensen over de kennis en ervaring die zij bezitten. Men denkt meer kans op een baan te hebben als ze kennis en ervaring ‘verzinnen’. Je kunt natuurlijk de kans op een gesprek vergroten door te liegen, maar tijdens je gesprek zal je uiteindelijk toch wel tegen de lamp lopen. En dan is het natuurlijk meteen einde gesprek. Wees altijd eerlijk wat je in je sollicitatiebrief vermeldt. Natuurlijk mag je sommige aspecten best wat rooskleuriger benoemen, zolang de informatie die je benoemd klopt.

 

We schrijven al sinds de prehistorie om informatie met elkaar te delen. Iedereen heeft een uniek en verschillend handschrift. Net zoals je vingerafdruk. Zelfs identieke tweelingen hebben een afwijkend handschrift.

Op papier schrijven is een speciale en vaak bijna therapeutische belevenis. Het zijn jouw gedachten in jouw unieke handschrift. Een getypt dagboek heeft niet dezelfde intimiteit als een geschreven dagboek. Een handgeschreven brief of uitnodiging is een authentiek en persoonlijk gebaar dat veel warmer overkomt dan een digitale variant.

Vandaag de dag wordt er steeds minder met de hand geschreven. De wereld van computers, tablets en smartphones nemen steeds meer tijd en ruimte in beslag. Toch blijft er meer dan genoeg plaats voor het geschreven woord.

Maar, als een handschrift niet goed leesbaar is, gaat de boodschap compleet verloren. Wat kun je doen om je handschrift te verbeteren en mooier te maken om zo een goede indruk achter te laten?

Eigenschappen

Het is vooraf van belang om de verschillende elementen van een handschrift te kunnen onderscheiden:

  • letterdikte
  • lettergrootte
  • de ruimte tussen woorden en letters
  • de inclinatie van letters
  • de druk op het papier tijdens het schrijven
  • de vorm van de letters (bv. rond of scherp)

Kies de juiste pen

Voordat je überhaupt begint met schrijven heb je een pen en papier nodig. Denk niet dat een willekeurige pen hetzelfde resultaat oplevert. De grip op de pen is heel belangrijk. Een wat dikkere pen is beter voor mensen met een erg stevige grip. Kies een pen waarbij je je lekker voelt en het makkelijk schrijven is. Experimenteer met verschillende diktes en soorten pennen. Voor een breed assortiment pennen in vele formaten kun je bijvoorbeeld op maxilia.nl kijken.

Kies het juiste papier

Nadat je een goede pen hebt gevonden kun je het papier uitkiezen. Lijntjespapier is het makkelijkst en beste om netjes mee te schrijven. Let op dat de lijntjes niet te dicht bij elkaar staan. Zeker in het begin is het aan te raden om groter dan normaal te schrijven. Nadat je verbetering in je handschrift ziet optreden, kun je kleiner gaan schrijven.

Let op je postuur

Ga rechtop zitten en houd je benen recht, met je voeten plat op de vloer. Zorg voor relaxte schouders en handen. Laat je voorarm op de tafel rusten, zodat je voornamelijk je arm beweegt, in plaats van je pols. Adem rustig en neem de tijd om langzaam te schrijven.

Analyseer je handschrift

Schrijf het alfabet (bij voorkeur aan elkaar) en analyseer de letters. Zijn er letters waar je moeite mee hebt? Zijn er letters die moeilijk van elkaar te onderscheiden zijn? Bestudeer welke richting je letters leunen. Een westerns traditioneel handschrift leunt een beetje naar rechts.

Controleer de hoogte van de letters

Letters moeten de juiste hoogte in relatie tot elkaar hebben. Als bepaalde letters niet de juiste hoogte hebben zal het geheel moeilijk te lezen zijn. Let daarom goed op de hoogte van je letters als je de tendens hebt oneven te schrijven. Het komt vaak voor dat de letters g en j iets te lang zijn.

Krabbel er op los

Krabbel rustig op een kladblaadje. Verzin vormen en laat de pen als het ware over het papier glijden. Op deze manier oefen je op een relaxte wijze de oog-hand coördinatie.

Kopieer handschrift wat je mooi vindt

Vind je een bepaald handschrift mooi? Met wat overschrijf papier kopieer je het zo. Hoe vaker je het imiteert, hoe meer elementen je in jouw handschrift kan incorporeren.

Begin een dagboek

Met een dagboek heb je elke dag een reden om je handschrift te oefenen. Ook al besteed je maar 5 minuten per dag aan het dagboek, elke beetjes helpen.

De aanhouder wint

Oefening baart kunst. Dat is zeker het geval voor een mooi handschrift. Tijdens het oefenen kan je handschrift soms lelijker worden voordat het mooier wordt. Maak je dan niet ongerust, dit is normaal. Begin bij het begin, schrijf langzaam in grote letters, zo creëer je een goede basistechniek. De verbeteringen zullen daarna vanzelf verschijnen.