Personeelszaken Archives - directiesecretaresse

Arbeidsverband

Mediation: hoe maak je van ik en jij weer wij

By Redacteur 20 mei 2019

En ineens is daar een conflict op de werkvloer; tussen jou en een collega of ben je getuige van een conflict tussen een collega en je leidinggevende. Een stemmetje zegt je – als directiesecretaresse en dus altijd een baken van rust en regelmaat- vooral rustig te blijven en te proberen een goed gesprek aan te gaan. Maar hoe doe je dat, nu je ook bij jezelf emoties voelt opspelen?

Neem afstand

Een conflict is snel geboren. Je weet dat je in dergelijke gevallen moet proberen eerst tot tien te tellen om zo even afstand van de situatie te nemen. Door afstand te nemen kun je namelijk objectiever naar het conflict kijken. Hoe moeilijk ook, probeer deze zaken ook als een conflict ontstaat ter harte te nemen. Analyseer wat nou eigenlijk de kern van het conflict is en probeer daarna op een rustige manier het gesprek aan te gaan. Hoe moeilijk ook.

Vat het niet te persoonlijk op

Boem! Tijdens een conflict kunnen woorden je heel hard raken. Probeer ook nu afstand te bewaren en probeer de woorden vooral niet te persoonlijk op te vatten. Misschien ben je zo helder om bepaalde kritiekpunten op te slaan en mee te nemen. Besef dat tijdens een woordenwisseling vooral woorden gezegd worden over je gedrag, niet over hoe jij als persoon bent. Probeer dat meteen te scheiden. Het is tijdens een conflict niet erg kritiek op je gedrag te erkennen, zonder dat je uiteraard zomaar alles wat er gezegd wordt hoeft te accepteren.

Niet ik of jij, maar wij

Het erkennen van bepaalde gedragingen of foutjes kan meteen een opening in het conflict betekenen. Meestal wordt je ‘opponent’ rustiger als je heel rustig bepaalde onderdelen van de kritiek erkent en zegt eraan te zullen gaan werken. Want daar rekent de tegenpartij vaak niet op. Je kunt – als de rust enigszins is teruggekeerd – aangeven dat je het vreemd vindt dat er zo lang gewacht is met het spuien van deze kritiek en dat je voortaan liever hebt dat er eerder over gesproken wordt om te voorkomen dat de zaak zoals nu escaleert. Ondertussen probeer jij je ook, hoe moeilijk soms ook, in de ander te verplaatsen en stelt vervolgens de belangrijkste vraag: hoe lossen wij dit probleem op. Dus niet ik of jij, maar wij. Door in de wij-vorm te praten wordt de kloof tussen jou en de tegenpartij vrijwel direct kleiner.

Professional inschakelen

Vaak los je conflicten op deze manier al voor een groot deel op. Soms echter, kom je er niet uit. Is er veel te veel gezegd en zijn de emoties veel te hoog opgelopen. Is een onwerkbare situatie ontstaan. In dat geval doe je er verstandig aan een professionele arbeidsmediator in te schakelen. Een partij als bijvoorbeeld Merlijn Groep geldt als specialist op alle vlakken van mediation en is ook aanbieder van verschillende mediation opleidingen. Ook opleidingen kunnen voor directiesecretaresses toegevoegde waarde bieden, omdat bewezen is dat zij ongewild vaker met conflicten op de werkvloer te maken krijgen en in de toekomst dus binnen het bedrijf de rol van mediator op zich kunnen nemen.

Personeelszaken

Waarom een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering zo belangrijk is

By redactie 11 december 2018

Een aansprakelijkheidsverzekering vergoedt schade die je toebrengt aan iemand. Misschien denk je dat je voorzichtig genoeg bent, maar een ongeluk schuilt in een klein hoekje. Soms is het ook niet met opzet dat je schade toebrengt. Het kan je kind zijn of je huisdier en omdat zij onder jou vallen moet jij de kosten van de schade dekken. Materiële schade kun je nog dekken, maar denk ook aan lichamelijke schade. Dit kan flink in de kosten oplopen. Natuurlijk wil je voorbereid zijn op dit soort ongevallen en niet opeens een groot geldbedrag uitgeven. Maar ook als je een bedrijf hebt is het belangrijk dat jij en je medewerkers verzekerd zijn.

Waarom een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering?

Elke ondernemer kan weleens een schadeclaim krijgen. Het is dan een prettig gevoel als je kunt terugvallen op je verzekering. Zo een verzekering wordt ook wel een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering genoemd. Zo een verzekering is niet verplicht om aan te sluiten. Toch kan het handig uitkomen om het wel aan te sluiten, vooral als je over personeel beschikt. De kans op een schadeclaim is misschien heel klein, maar het kan een grote impact op jou bedrijf hebben. Een flinke schadeclaim kan zelfs ertoe leiden dat het bedrijf failliet gaat. Een particuliere aansprakelijkheidsverzekering biedt dan geen uitkomst. Veel ondernemers hebben daarom een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Die biedt dekking in verschillende situaties.

Soorten bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen

Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is een goede manier om ervan verzekerd te zijn dat je de schade kunt betalen. Hieronder volgen er twee soorten verzekeringen:

Algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

Een algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt meestal meerdere soorten schade. Het gaat hier om schade die door jou als ondernemer of door de personeelsleden zijn veroorzaakt. Je hebt ook dekking die werknemers beschermd op de werkvloer. Denk hierbij aan schade die een medewerker lijdt vanwege een ongeval in verband met het werk, bijvoorbeeld een zakenreis of een activiteit onder personeelsleden.

Verkeersschadeverzekering

Een verkeersschadeverzekering kun je afsluiten in aanvulling op een algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Hiermee worden de werknemers verzekerd als zij tijdens hun werkzaamheden in het verkeer een ongeval krijgen. Als de schade wordt veroorzaakt met of door motorrijtuigen, dan wordt dit niet gedekt door de algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

Deze soorten verzekeringen kunnen er dus voor zorgen dat de schade van ongevallen gedekt wordt. Als werknemers namelijk een ongeluk krijgen is het ook prettig voor hen dat die schade gedekt wordt. Zorg dus ook voor een veilige werkplek, zo kun je de kans op ongelukken verminderen.

HRM / P&O

Er werd mij een ontslagvoorstel gegeven! Wat nu?

By redactie 4 juni 2018

Er zijn talloze redenen voor ontslag denkbaar: zo kan jouw functie wegvallen door herstructureringen, pas je volgens de werkgever niet langer in het team of vindt deze dat je onvoldoende functioneert. In dergelijke gevallen zal de werkgever er dan voor kiezen om jouw arbeidsovereenkomst te beëindigen en jou een ontslagvoorstel te overhandigen. Dit voorstel hoef je uiteraard niet zomaar te aanvaarden: een goede onderhandelaar kan immers meer halen uit dat voorstel. Onthoud wel: een constructieve oplossing is meestal het beste voor alle partijen.

Ontslag met wederzijds goedvinden: de vaststellingsovereenkomst

Wanneer jouw werkgever de arbeidsovereenkomst wenst te beëindigen, zal hij dat dus meestal doen aan de hand van een ontslagvoorstel. Het doel is om uiteindelijk een overeenkomst te bereiken tussen beide partijen. Deze overeenkomst noemen we de vaststellingsovereenkomst. Slechts nadat alle partijen hun handtekening hebben gezet, zullen jullie wegen scheiden. Het ontslag met wederzijds goedvinden noemen we het daarom ook wel eens.

Bij deze vaststellingsovereenkomst heb je als werknemer ruimte om te onderhandelen. Zo zijn er zeker enkele aandachtspunten. Denk maar aan de ontslagvergoeding en de gevolgen voor een eventuele WW-uitkering. Indien nodig schakel je daarom best externe hulp in. Vaak zal de werkgever (een deel van de) juridische kosten willen betalen indien dat uiteindelijk kan resulteren in een gezamenlijk akkoord.

Aandachtspunten bij de vaststellingsovereenkomst

In de eerste plaats zal je uiteraard het ontvangen voorstel goed moeten bestuderen of win je hier het nodige advies voor in. Zelfs al lijkt het jou op het eerste gezicht een goed voorstel: wacht toch nog maar even met het ondertekenen ervan!

Terwijl jij misschien voornamelijk aandacht hebt voor de volledigheid en de juistheid van de ontslagvergoeding en de opzegtermijn, zijn er immers ook talloze andere aandachtspunten die je best meeneemt bij de verdere onderhandelingen. Zo kunnen er regelingen getroffen worden omtrent de niet opgenomen vakantiedagen. Misschien wil de werkgever toch maar gewoon afstand doen van dat concurrentiebeding? En wat met die smartphone, de laptop of de leasewagen: mag je die dan behouden? Ook dergelijke elementen kunnen een onderdeel vormen van de vaststellingsovereenkomst. Opdat je later niet meer voor ongewenste verrassingen komt te staan, dring je best ook aan op de toevoeging van een finale kwijting.

Wanneer heb ik recht op WW-uitkering?

Na het ontslag kan een onzekere financiële periode dreigen. Daarom ben je best maar zeker van jouw WW-uitkering. Om recht te hebben op zo’n WW-uitkering moet de vaststellingsovereenkomst aandacht hebben voor onderstaande punten.

Zo moet aangegeven worden dat je niet ontslagen werd omwille van dwingende redenen én dat het initiatief afkomstig was van de werkgever. Ook dient de correcte opzegtermijn te worden gerespecteerd. Indien dat laatste niet het geval is, loop je mogelijks het risico op een periode zonder inkomen. Wanneer je ziek of zwanger bent, zijn er nog enkele andere risico’s voor jouw uitkering. In dergelijke gevallen win je daarom altijd professioneel advies in bij een specialist.

Komen jullie tot slot niet tot een overeenkomst? Dan hoeft dat nog niet te betekenen dat het bestaande contract gewoon blijft gelden. De werkgever kan nu via de kantonrechter of het UWV toch nog het ontslag proberen af te dwingen. Dat is risicovol voor zowel jou als jouw werkgever. Misschien toch maar kiezen voor een goede vaststellingsovereenkomst?

Personeelszaken

De perfecte werknemer

By Christel 15 september 2017

Elke werkgever zoekt naar dé perfecte werknemer. Hoe kun jij die perfecte werknemer zijn? Hieronder staat beschreven waar je aan moet voldoen, zodat jouw werkgever niet meer zonder jou wil.

‘De perfecte werknemer is minimaal fulltime beschikbaar, nooit ziek en blijft altijd gemotiveerd en productief.’ (©FME) We weten allemaal dat dit niet mogelijk is. Iedereen heeft wel eens een dipje of wordt geplaagd door een griepje. Gelukkig weten de meeste managers dat en zijn de verwachtingen al wat lager gesteld.

Missie
Wat een werkgever belangrijk vindt, is dat de werknemer vanuit dezelfde missie als het bedrijf handelt. Dit betekent dat de werknemer het bedrijf moet snappen. Oftewel, Je weet je weg in het bedrijf, staat achter het concept en handelt binnen en buiten het bedrijf zoals jouw werkgever dat wilt.

Vaardigheden
Heb jij de vaardigheden die nodig zijn om jouw functie uit te voeren? Jouw werkgever vindt het belangrijk dat jij bekwaam bent. Laat maar eens zien wat jij kunt, dan kan jouw werkgever niet meer zonder je!

Hart voor de zaak
Eigenlijk moet je doen alsof het jouw zaak is. Dit betekent dat jij ontzettend gemotiveerd bent om het bedrijf te laten groeien. Jij gaat voor dezelfde businessdoelstellingen als jouw werkgever. Overuren, geen probleem. Jij doet wat nodig is. Dat is wat de werkgever wil, toch? Zoek jouw manier om te laten zien dat jij echt achter het bedrijf staat, zonder jezelf overspannen te werken. Een hart voor de zaak hebben, daar wordt elke werkgever enthousiast van.

Zelfstandigheid
De ideale werknemer weet hoe hij/zij zelfstandig moet werken. Je plant alles, werkt gestructureerd en staat niet elke 5 minuten aan het bureau van de werkgever met ‘nutteloze’ vragen. Jij bent een zelfstandige werknemer. Jij bent de ideale werknemer.

Flexibiliteit
Ook een belangrijke eigenschap is flexibiliteit. Dit gaat samen met de vorige punten. Je moet bereid zijn om eens een andere taak op te pakken dan normaal. Of eens een keer wat langer te blijven werken. Misschien ineens op een andere dag werken? Het komt een beetje neer op het hebben van een hart voor de zaak. Andere zaken kunnen aan de kant, omdat het bedrijf op dit moment even voor gaat.

De perfecte werknemer bestaat niet, maar we kunnen uiteraard doen alsof. Op deze manier kan jouw werkgever niet meer zonder jou. Geniet ervan, perfecte werknemer!

Personeelszaken

Hoe breng jij de pauze door?

By Christel 20 februari 2017

Wat doe jij in je pauze? Ga je gezellig pauze houden met je collega’s? Of kom je om in het werk en werk je de pauze door om meer gedaan te krijgen op een dag? Maar weet je eigenlijk wel wat jouw rechten zijn als het gaat om het houden van een pauze.

Het nemen van een half uurtje pauze is goed voor je. Even iets anders doen dan werken. Even je hoofd leegmaken en vervolgens weer met de volle 100% aan het werk gaan. Echter blijkt uit onderzoek van BUPA dat 1/3 nooit lunchpauze neemt. De grote reden hiervan blijkt de druk van managers te zijn.

Het overslaan van de pauze lijkt wellicht een goed plan, maar werkt averechts. Rond het middaguur begin je het toch aardig te voelen, waardoor de productiviteit afneemt. Dit is uiteindelijk duurder dan het houden van een half uur pauze.

Rechten
Als het om pauze gaat heb je als werknemer een aantal rechten

Bij een werkdag langer dan 5,5 uur heb je recht op minimaal 30 minuten pauze per dag. Wel mag dit opgesplitst worden in 2 keer een kwartier
Bij een werkdag van meer dan 10 uur heb je recht op een pauze van minimaal 45 minuten. Ook dit mag opgesplitst worden in blokken van 15 minuten
De regels bij collectieve arbeidsvoorwaarden wijken hier vanaf, dan heb je per 5,5 uur recht op minimaal 15 minuten pauze
De werkgever is niet verplicht door te betalen in de pauze, dit staat namelijk buiten de werktijd

Houd jij je aan het minimum aangegeven minuten pauze per dag? Zo nee, hoe zit het met jouw productiviteit halverwege de middag?

Personeelszaken

Bedrijfskleding: hier moet je op letten

By Suzan Waalders 22 december 2016

Vooral bij MKB-bedrijven is de directiesecretaresse vaak verantwoordelijk voor de bedrijfskleding van de medewerkers. Is dat ook bij jou het geval? Dan geven we je graag vijf tips om aan te denken bij het ontwerpen en bestellen hiervan.

Allereerst nog maar eens even de voordelen van bedrijfskleding:
1) Medewerkers zijn gemakkelijk herkenbaar voor (potentiële) klanten;
2) Bedrijfskleding vergroot de naamsbekendheid van de organisatie;
3) Het zorgt voor een opvallend, onderscheidend, professioneel en representatief uiterlijk;
4) Betere samenwerking omdat het personeel zich meer een team voelt;
5) Het vergroot de veiligheid en bij het seizoen passende werkkleding is onontbeerlijk voor mensen die buiten werken; en
6) Het draagt ook bij aan verlaging van het ziekteverzuim.

En waar moet je dan allemaal aan denken?

Representatieve en / of functionele bedrijfskleding
Ten eerste is het nodig om na te gaan aan welke eisen de kleding moet voldoen in de desbetreffende branche. Wil je enkel kleding die een professionele uitstraling geeft, of zijn er in de branche of voor een bepaalde beroepsgroep eisen op het gebied van veiligheid en bescherming? Zo moet werkkleding in functies waarin zwaar lichamelijke arbeid wordt verricht uiteraard goed passen, en stevig en duurzaam zijn. Medewerkers moeten goed kunnen bewegen en niet beperkt worden in hun bewegingsvrijheid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werkbroeken met extra kniestukken of een broek met extra veel zakken. Ook zijn er kledingmaterialen die waterafstotend, brandvertragend of is extra hygiënisch werken. Wanneer er met voedsel wordt gewerkt moet de kleding heet gewassen kunnen worden bijvoorbeeld.

Welke info op de kleding?
Over wat er allemaal op bedrijfskleding bedrukt zou mogen staan, daar verschillen de meningen nogal over. Bedrijfskleding met logo en bedrijfsnaam zijn algemeen geaccepteerd, maar over contactgegevens is men het nog niet zo eens. Vroeger ging het om het telefoonnummer omdat dit het meest gebruikte communicatiemiddel was, nu is een url van een website effectiever. Laat in ieder geval adresgegevens en email achterwege, anders is er een overdaad aan info. Zeker weten dat de bedrijfskleding de aandacht trekt? Plaats dan op de achterzijde een pakkende slogan.

Ordergroottes en assortiment
Natuurlijk is het fijn als er goedkoop grote aantallen t-shirts of andere kleding snel geleverd kunnen worden. Binnen een bedrijf zijn er echter altijd personeelswisselingen waardoor later nog eens kleding nabesteld moet worden, en zal er op enig moment ook kleding vervangen moeten worden. Kijk daarom altijd of er sprake is van een minimale ordergrootte of dat het mogelijk is ook kleding per enkel stuk na of bij te bestellen, zonder eventuele extra bijkomende kosten. Om zo eenvoudig mogelijk overzicht te kunnen houden in je toch al zeer afwisselende functie, is het natuurlijk ook gemakkelijk als je een drukker met een ruim assortiment zoekt zodat je alles daar kunt bestellen.

Welke eisen stelt de Belastingdienst aan bedrukkingen?
Natuurlijk wil je niet dat het personeel hoeft te betalen voor de bedrijfskleding. Wil je bedrijfskleding onbelast aan medewerkers ter beschikking stellen, dan stelt de Belastingdienst enige voorwaarden aan de kleding en de bedrukking. Zo moet de kleding bijvoorbeeld voorzien zijn van minimaal een beeldkenmerk zoals een logo of de bedrijfsnaam. Ook voor de grootte hiervan zijn regels opgesteld. Het totaal aantal vierkante centimeters van de bedrukking(en) moet opgeteld minimaal 70 cm² bedragen.

Tips voor het lettertype en de grootte van de bedrukking
Bedrijfskleding wordt vaak slechts onbewust waargenomen door mensen. Belangrijk is dat de bedrukking goed zichtbaar en leesbaar zijn, dit vergroot de kans op een bewuste waarneming door de hersenen. Gebruik dus liever geen lettertype met haakjes of krullen, en vervorm dit horizontaal of verticaal ook niet te erg. Dit komt vooral bij bedrukkingen met glitters of pailletten de leesbaarheid zeker niet ten goede.

Succes met het bestellen van bedrijfskleding de volgende keer, met deze tips komt dat zeker goed!