Werk & studie Archives - directiesecretaresse

Werk & studie

Efficiënt met je tijd omgaan: zo doe je dat

By Redacteur 17 maart 2022

Als directiesecretaresse ben jij de spin in het web. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat er geen zaken door elkaar gaan lopen in het bedrijf. Maar hoe ziet jouw eigen agenda er eigenlijk uit? Lukt het je om goed te plannen en je eigen tijd zo efficiënt mogelijk in te delen? Hieronder geven wij je een paar tips om extra efficiënt met je tijd om te gaan.

1. Houd ook je eigen agenda bij

De verleiding is groot om je alleen bezig te houden met de bedrijfsagenda. Maar vergeet niet dat je zelf ook een agenda hebt om je tijd te verdelen. Een agenda bijhouden kan echt helpen om je tijd efficiënt in te delen. Lukt jou dit niet? Dan kun je altijd een cursus time management overwegen. Dat is voor jou een handig opstapje om beter met je tijd om te gaan.

2. Bepaal je ritme

Zeker de laatste jaren was het moeilijk om je aan je ritme te houden. Wanneer je op kantoor bepaalde patronen hebt ontwikkeld, zijn die thuis soms volledig weg. En dat terwijl thuiswerken steeds meer het nieuwe normaal lijkt te worden. Ook thuiswerken moet je leren. Kun jij er maar niet aan wennen? Dan is een cursus thuiswerken een aanrader.

3. Werk samen met je collega’s

Collega’s zijn er niet voor niets. Jullie vormen met zijn allen de basis van het bedrijf. Wanneer je veel overlegt met je collega’s en jullie bezigheden goed op elkaar afstemmen, dan kun je een stuk efficiënter te werk gaan. Het verlaagt vaak de werkdruk en zorgt ervoor dat er duidelijkheid is. En juist duidelijkheid is belangrijk als het om efficiency gaat.

4. Las regelmatig pauzes in

Misschien heb je wel heel veel te doen vandaag en wil je het allemaal zo snel mogelijk afgerond hebben. Maar zo werkt het niet. Een mens heeft af en toe rust nodig om efficiënt door te kunnen werken. Wanneer je pauze hebt genomen, zal je merken dat je daarna weer veel geconcentreerder door kunt werken. Het is dus echt belangrijk om regelmatig even tijd voor jezelf te nemen en bijvoorbeeld van een koffiemoment met je collega’s te genieten. Daarna kun je met frisse energie weer verder en gebruik jij je tijd optimaal.

5. Zeg vaker nee

Het is ook wel eens goed om te zeggen dat je even geen tijd hebt. Natuurlijk moet je als directiesecretaresse alle ballen in de lucht houden, maar het is ook belangrijk om je eigen grenzen aan te geven. Anders zal het werk zich op blijven stapelen en beseft niemand dat jouw agenda overloopt. Laat het dus zeker ook merken als je het druk hebt en durf nee te zeggen wanneer je eens geen tijd hebt.

6. Begin met de lastigste klus

Als jij een uitsteller bent, dan weet je het: de lastigste klus komt meestal als laatste. Terwijl het veel beter is om die als eerste te doen. Wanneer je de lastigste klus als eerste afwerkt, hoef je er niet meer de hele dag tegenaan te kijken, en zal je de rest van je taken ook met meer plezier doen.

Werk & studie

Hoe vind ik een goed internet marketing bureau?

By Suzan Waalders 7 februari 2022

Het hebben van een onderneming betekent niet da tje automatisch succesvol bent. Je moet actief aan de slag gaan met klanten werven om zo je diensten en/of producten te kunnen verkopen en omzet te maken.

De grens van de 2 miljoen bedrijven in Nederland is namelijk al een tijdje gepasseerd. De kans is dus groot dat je binnen jouw branche te maken hebt met veel concurrentie die allemaal op zoek zijn naar nieuwe klanten. Gelukkig kun je daar zelf ook het één en ander aan doen, bijvoorbeeld het inschakelen van een goed internet marketing bureau. Met de tips in dit artikel vind jij binnen no time een marketing bureau dat bij je past.

Ga voor een internet marketing bureau met expertise

Net als bij andere branches zijn er de laatste jaren, logischerwijs, ook alsmaar meer internet marketing bureaus bijgekomen. Dat maakt de zoektocht naar een passende partner nog niet zo eenvoudig. Daarom is het aan te raden om goed te letten op een match wat betreft expertise. Kijk vooraf wat je denkt nodig te hebben. Ben je op zoek naar een internet marketing bureau dat je complete marketing overneemt of heb je hulp nodig bij een specifiek onderdeel binnen de marketing? Omdat je naar alle waarschijnlijkheid een samenwerking voor langere tijd aangaat, is het belangrijk om een écht goede match te vinden. Denk dus vooraf al aan de samenwerking die je in gedachten hebt.

Vergelijk meerdere bureaus met elkaar voor beste match

Heb je een aantal internet marketing bureaus verzameld dat wel wat zou kunnen betekenen voor jouw onderneming? Dan is het tijd om een uiteindelijke keuze te maken. Dat doe je door de batch voor je met elkaar te vergelijken. Wat krijg je waar voor welk geld en hoe gaat ieder bureau te werk? Vind je het bijvoorbeeld fijn om een persoonlijke samenwerking te hebben of wil je het liever zakelijk houden? Het belangrijkste doel is natuurlijk dat je groeit met je bedrijf én dat je meer klanten scoort door de hulp van een internet marketing bureau. Let dus goed op deze aspecten in je zoektocht naar een echte match en kijk naar eventuele extra wensen die je misschien hebt.

Kijk altijd naar eerdere samenwerkingen van bureau

Waar je natuurlijk ook naar kunt kijken, zijn eerdere samenwerkingen en projecten van het bureau waarmee je eventueel samen zou willen werken. De meeste internet marketing bureaus vertellen online maar al te graag wat ze zoal eerder hebben gedaan en welke successen ze hebben behaald met andere bedrijven in jouw branche. Beschik je bijvoorbeeld over een incassobureau of een ander financieel bedrijf dan is het aan te raden om in die categorie op zoek te gaan naar eerdere samenwerkingen. Op die manier kun je zien of een internet marketing wel of niet bij je past en of je dus de samenwerking aan wilt gaan of niet. Dit geldt natuurlijk voor andere branches ook zo.

Bekijk de prijs van een online marketing bureau

Wanneer je wilt scoren met je onderneming is het logisch dat daar een prijskaartje tegenover staat. Dat betekent natuurlijk niet dat je zomaar met het eerste het beste aanbod akkoord moet gaan. Maar: onthoud wel dat je in vrijwel de meeste gevallen waar krijgt voor je geld. We zijn geneigd om op een offerte direct naar het prijskaartje te kijken. Dat is heel normaal, maar je moet eigenlijk verder kijken dan dat. Kijk bij het vergelijken van meerdere online marketing bureaus en hun prijzen ook vooral naar wat je ervoor terugkrijgt. De kans is groot dat een duurder marketing bureau meer voor je kan betekenen dan een bureau dat hele lage prijzen heeft. Probeer om elkaar hierin tegemoet te komen zonder dat jij of het bureau te veel over jullie grenzen gaan.

Zorg altijd voor open communicatie

Heb je eenmaal een match gevonden? Dan ben je er eigenlijk nog niet. Het liefst behoud je een zo goed mogelijke band om de samenwerking tot wanneer dat nodig is plaats te laten vinden. Wat hierbij in ieder geval helpt, is open communicatie. Wees vanaf de start duidelijk en eerlijk tegen elkaar. Zo is het fijn als er regelmatig contact is tussen beide partijen om te kijken wat de actuele ontwikkelingen zijn en wat er zoal gedaan gaat worden. Bepaal vooraf al hoe dit contact gaat zijn: willen jullie elkaar fysiek zien of komen jullie wekelijks per Skype of Zoom samen? Open communicatie tussen jou als ondernemer en een internet marketing bureau is de basis voor een succesvolle samenwerking.

Secretaressetraining

Zo word je directiesecretaresse

By Redacteur 29 juli 2021

Organiseer je graag dingen, kun je goed overzicht houden, ben je proactief en ligt een dienstbare instelling aan alles dat je doet ten grondslag? Dan past de functie van directiesecretaresse wellicht goed bij je. Als directiesecretaresse ben je het eerste aanspreekpunt van het management, de directie of directeur van een organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda, en verzorgt dus de dagelijkse planning. Verder ondersteun je het management, de directeur of de directie zowel bij gesprekken en vergaderingen (eventueel als notulist), als telefonisch. Ook kun je bij werkzaamheden binnen deze functie denken aan het organiseren van afspraken, evenementen of meetings. Maar hoe kun je eigenlijk directiesecretaresse worden?

Opleidingen waarmee je directiesecretaresse kunt worden

Secretaressewerk kan niet zomaar iedereen uitvoeren. Tegenwoordig heb je er meestal minimaal een MBO-opleiding op niveau 3 voor nodig. Wil je doorgroeien naar de functie van directiesecretaresse? Dat is mogelijk door ervaring en bijscholing. Opleidingen tot directiesecretaresse worden gegeven op MBO-4- en HBO-niveau. Hierbij zijn er diverse vereisten, zoals het spreken en schrijven van tenminste drie talen.

Omdat de functie van secretaresse of directiesecretaresse erg veelzijdig is, kun je je onderscheiden door je breed te laten bijscholen. Met uiteenlopende competenties heb je echt een plus bij een sollicitatie. Hierbij kun je denken aan notuleren, speciale typ- of computervaardigheden, timemanagement, projectmanagement of zelfs marketing en communicatie of HR.

Geld lenen voor een opleiding tot directiesecretaresse

Wil je een opleiding gaan volgen om directiesecretaresse te worden? Dan moet je rekening houden met een behoorlijke investering. De kosten van diverse opleidingen variëren van een paar duizend euro tot wel bijna tienduizend euro in het geval van een opleiding die meerdere jaren duurt. Heb je niet genoeg spaargeld, en verdien je niet genoeg om snel het geld bij elkaar te krijgen? Dan kun je ook geld lenen om je studie mee te bekostigen. Een persoonlijke lening kun je gemakkelijk en snel online aanvragen. De looptijd en het bedrag dat je maandelijks betaalt ervoor staan vast. Je weet dus precies waar je financieel aan toe bent.

Tegemoetkoming studiekosten verandert per 1 januari 2022

Betaal je de opleiding tot directiesecretaresse zelf? Dan is het goed om te weten dat de tegemoetkoming in de studiekosten vanuit de overheid gaat veranderen in 2022. Nu in 2021 kun je nog tot vijftig procent van je studiekosten aftrekken van je inkomstenbelasting. Hierbij geldt een maximum van 15.000 euro. Vanaf 2022 kun je nog maar slechts 1.000 euro per jaar STAP-budget bij het UWV aanvragen. Deze subsidie kan alleen worden aangevraagd als je je hebt aangemeld voor een STAP-opleiding.

Administratie

Ben jij al baas over je eigen toekomst?

By Suzan Waalders 7 februari 2019

Initiatief nemen en creatief denken en werken, dat zijn de vaardigheden die de administratief medewerker nodig heeft om het werk in de toekomst te kunnen blijven doen. CrossOver pleit voor meer inspraak van administratief personeel in het reilen en zeilen van organisaties.

Volgens de overheid moet Nederland digitaal koploper in de wereld worden. De grote digitalisering die al jaren gaande is, is aan de ene kant een mooie kans, maar er verdwijnen ook banen door. Binnen tien jaar verdwijnt het merendeel van de 1,2 miljoen administratieve functies. Digitalisering en robotisering gaan deze functies veranderen. De meeste administratieve functies worden geautomatiseerd. De receptioniste wordt een robot en de secretaresse wordt een app. Fijn vooruitzicht: je functie gaat verdwijnen en als je niets doet zit je de rest van je leven op de bank.

Wij vinden dat administratief medewerkers zelf het heft in eigen hand moeten nemen: zorg dat je de juiste vaardigheden hebt om om te kunnen gaan met de veranderingen en dat je actief meedenkt over jouw werk van de toekomst. Juist de mensen van wie functies verdwijnen moeten nú geprikkeld worden in hun eigen creativiteit en initiatief, want deze social skills zijn nodig voor het werk van de toekomst.

Daarom organiseert Project CrossOver sinds begin 2018 de Administratieve CrossOver: een traject waar management assistenten, secretaresses en financieel administratief ondersteuners van verschillende organisaties aan de slag gaan om te leren van elkaar. Gedurende drie dagen, bij drie verschillende bedrijven, kijken ze hoe ze hun werk slimmer en leuker kunnen maken en voorbereid zijn op het werk van de toekomst. Want wij geloven dat je samen meer kunt, en vooral ook meer leert dan alleen!

De administratieve CrossOver

In dit CrossOvertraject ga je samen met administratief medewerkers van verschillende organisaties aan de slag om te leren van elkaar. Je werkt drie dagen aan een belangrijk thema voor je vak én aan je eigen vaardigheden: zoals samenwerken, digitale skills, communiceren, projectmanagement en inventiviteit. Je leert om zelf aan te geven wat je nodig hebt om je werk zo optimaal mogelijk te blijven doen in tijden van digitalisering en robotisering én je gaat hierover het gesprek aan met je leidinggevende.

Wat kun je verwachten?

Dag 1
Op de eerste dag komt er een inspirerende spreker die vertelt hoe het administratief werk verandert. Hoe kun jij voorbereid zijn op het werk van de toekomst? Je krijgt een workshop waarbij stil wordt gestaan bij de gevoelens die veranderend werk teweeg kan brengen en je maakt een talentenkaart over jouw vaardigheden van nu en de toekomst.

Dag 2
Op de tweede dag laat Deloitte vernieuwende administratieve tools zien die zij al gebruiken. Vervolgens ga je onderzoeken welke tools/technologieën jij kan inzetten in je eigen werk. Op basis hiervan maak je een handleiding over modern werken met praktische tips & tools voor jouw organisatie.

Dag 3
Op dag 3 leer je hoe je de opgedane kennis kan terugkoppelen naar je eigen bedrijf, zodat de kennis niet in een rapport in de la verdwijnt!

Heb jij zin om klaargestoomd te worden voor de toekomst?

Lees dan hier meer over de Administratieve CrossOver en schrijf je in.
Of neem contact op met programmamanager Marlous Roelofs voor meer informatie (marlous@projectcrossover.nl / 06-29020538)

Deadline inschrijvingen voor dit traject is 1 maart 2019. Kan je een dag niet of komt het momenteel even niet uit in verband met andere cursus? Laat ons je interesse sowieso weten en we houden je op de hoogte van toekomstige trajecten.

Arbeidsverband

Secretaresse worden? 5 tips!

By redactie 26 september 2018

Misschien droomde je als klein meisje al van een baan als secretaresse bij een groot bedrijf, of misschien is je droom nog redelijk nieuw. Nu heb je waarschijnlijk al besloten een secretaresse opleiding te volgen; maar wat kun je nog meer doen om je kansen op een baan te vergroten? Hoe lang je deze beroepskeuze ook al overweegt; iedereen kan wel wat tips gebruiken!

1. Begin bij de basis

Begin bijvoorbeeld met het volgen van een cursus of opleiding tot secretaresse. Of je nu een 4-jarige opleiding volgt, of jezelf onderwijst met tientallen cursussen naast je fulltime baan; het gaat om het aantoonbare bewijs dat jij weet hoe deze job werkt, en wat je werkzaamheden zijn. Het is dan ook belangrijk dat je duidelijk aan kan geven welke resultaten je met deze cursus of opleiding behaalt hebt. Heb je geen tijd of geld voor een fulltime opleiding of het volgen van cursussen? Kijk dan eens of er een mogelijkheid is in de omgeving voor een (on)betaalde stage: zie ook punt 3.

2. Breid je netwerk uit

Of je de opleiding al afgerond hebt of niet; je kan nooit te vroeg beginnen met het uitbreiden van je netwerk. Doe eens wat onderzoek in social groepen op LinkedIn en Facebook, en kijk of er verenigingen of netwerken zijn in je omgeving waar je jezelf al bij aan kunt sluiten. Hoe meer collega’s en mogelijke werkgevers je in je netwerk hebt, hoe groter je kans op een baan.

3. Doe wat ervaring op

Een secretaresse met 10 jaar ervaring kan er voor sommige werkgevers aantrekkelijker uitzien dan een secretaresse die net van haar opleiding komt. Probeer dan ook zoveel mogelijk ervaring op te doen en reflecteer deze ervaring op je CV. Denk bijvoorbeeld aan een (on)betaalde stage, maar ook vakantie- en weekendwerk.

4. Houd vast aan een stageplaats

Heb je een goede stageplaats gevonden? Probeer de contacten hier dan zo sterk mogelijk te maken. Het zou zomaar eens kunnen zijn dat je na je opleiding een plaatsje vindt binnen dit bedrijf. Ook wanneer je niet direct na je stage terecht kan, zou het zomaar eens kunnen zijn dat er bij een toekomstige positie aan jou wordt gedacht.

5. Maak je beroepskeuze openbaar

Deel je passie voor dit vak zoveel mogelijk en maak je beroepskeuze openbaar en zichtbaar. Plaats een leuke oproep op LinkedIn en Facebook, en houdt je netwerk op de hoogte van je vorderingen. Vermeld bijvoorbeeld ook de leuke sollicitaties die je achter de rug hebt, of die ene geweldige cursus die je net met goede beoordeling afgesloten hebt.

Solliciteren

5 Meest gemaakte fouten in een sollicitatiebrief

By Christel 17 november 2017

Als je sollicitatiebrief al één fout of leugen bevat kun je het al vergeten. Een taalfout, een foute interpretatie van een vacature of een niet wervende brief kunnen al je kansen in een keer verloren laten gaan. Om te voorkomen dat jullie een van de meest gemaakte fouten in jullie brief opnemen heb ik ze hieronder op een rijtje gezet.

Jezelf niet verkopen: In je c.v. zet je alle ervaring die je opgedaan hebt. Je sollicitatiebrief is een aanvullen op je c.v. en hier hoef je dus niet weer je hele c.v. te benoemen. Verkoop jezelf in je sollicitatiebrief en leg uit waar jij dé geschikte kandidaat bent. Je mag natuurlijk wel elementen uit je c.v. benoemen, zoal je maar uitlegt waarom het van toepassing is. Misschien wel het aller belangrijkst, vergeet niet duidelijk naar voren te laten komen dat je enthousiast bent om bij het bedrijf te komen werken. Tip: Een video c.v. is een slimme manier om jezelf te verkopen.

Spelfouten: Niets staat zo onprofessioneel als spelfouten! Is je sollicitatiebrief klaar, haal dan direct de spellingscontrole er overheen, lees je brief niet één, niet twee maar wel tien keer door. Ben je nog niet helemaal zeker van je brief, laat hem dan door iemand anders nalezen.

Contactgegevens niet benoemen in de sollicitatiebrief: Als een bedrijf enthousiast is over jouw sollicitatiebrief moeten ze direct contact met jou op kunnen nemen. Zet je contactgegevens daarom niet alleen maar in de c.v. maar ook zeker in je sollicitatiebrief/mail. Ben je op bepaalde momenten niet bereikbaar, zet dat er dan ook bij.

Vergeten te vermelden voor welke functie je solliciteert: Veel bedrijven hebben meerdere vacatures direct uitstaan. Hierdoor moet een bedrijf meerdere sollicitaties verwerken. Het kan knap lastig zijn als mensen er niet bij zetten voor welke functie zij solliciteren en kost de organisatie veel tijd om dit uit te zoeken.

Liegen over je kennis en ervaring: Sinds de werkloosheid flink gestegen is liegen veel mensen over de kennis en ervaring die zij bezitten. Men denkt meer kans op een baan te hebben als ze kennis en ervaring ‘verzinnen’. Je kunt natuurlijk de kans op een gesprek vergroten door te liegen, maar tijdens je gesprek zal je uiteindelijk toch wel tegen de lamp lopen. En dan is het natuurlijk meteen einde gesprek. Wees altijd eerlijk wat je in je sollicitatiebrief vermeldt. Natuurlijk mag je sommige aspecten best wat rooskleuriger benoemen, zolang de informatie die je benoemd klopt.