Thema

Werk & studie

Thema

Initiatief nemen en creatief denken en werken, dat zijn de vaardigheden die de administratief medewerker nodig heeft om het werk in de toekomst te kunnen blijven doen. CrossOver pleit voor meer inspraak van administratief personeel in het reilen en zeilen van organisaties.

Volgens de overheid moet Nederland digitaal koploper in de wereld worden. De grote digitalisering die al jaren gaande is, is aan de ene kant een mooie kans, maar er verdwijnen ook banen door. Binnen tien jaar verdwijnt het merendeel van de 1,2 miljoen administratieve functies. Digitalisering en robotisering gaan deze functies veranderen. De meeste administratieve functies worden geautomatiseerd. De receptioniste wordt een robot en de secretaresse wordt een app. Fijn vooruitzicht: je functie gaat verdwijnen en als je niets doet zit je de rest van je leven op de bank.

Wij vinden dat administratief medewerkers zelf het heft in eigen hand moeten nemen: zorg dat je de juiste vaardigheden hebt om om te kunnen gaan met de veranderingen en dat je actief meedenkt over jouw werk van de toekomst. Juist de mensen van wie functies verdwijnen moeten nú geprikkeld worden in hun eigen creativiteit en initiatief, want deze social skills zijn nodig voor het werk van de toekomst.

Daarom organiseert Project CrossOver sinds begin 2018 de Administratieve CrossOver: een traject waar management assistenten, secretaresses en financieel administratief ondersteuners van verschillende organisaties aan de slag gaan om te leren van elkaar. Gedurende drie dagen, bij drie verschillende bedrijven, kijken ze hoe ze hun werk slimmer en leuker kunnen maken en voorbereid zijn op het werk van de toekomst. Want wij geloven dat je samen meer kunt, en vooral ook meer leert dan alleen!

De administratieve CrossOver

In dit CrossOvertraject ga je samen met administratief medewerkers van verschillende organisaties aan de slag om te leren van elkaar. Je werkt drie dagen aan een belangrijk thema voor je vak én aan je eigen vaardigheden: zoals samenwerken, digitale skills, communiceren, projectmanagement en inventiviteit. Je leert om zelf aan te geven wat je nodig hebt om je werk zo optimaal mogelijk te blijven doen in tijden van digitalisering en robotisering én je gaat hierover het gesprek aan met je leidinggevende.

Wat kun je verwachten?

CrossOvertraject

Dag 1
Op de eerste dag komt er een inspirerende spreker die vertelt hoe het administratief werk verandert. Hoe kun jij voorbereid zijn op het werk van de toekomst? Je krijgt een workshop waarbij stil wordt gestaan bij de gevoelens die veranderend werk teweeg kan brengen en je maakt een talentenkaart over jouw vaardigheden van nu en de toekomst.

Dag 2
Op de tweede dag laat Deloitte vernieuwende administratieve tools zien die zij al gebruiken. Vervolgens ga je onderzoeken welke tools/technologieën jij kan inzetten in je eigen werk. Op basis hiervan maak je een handleiding over modern werken met praktische tips & tools voor jouw organisatie.

Dag 3
Op dag 3 leer je hoe je de opgedane kennis kan terugkoppelen naar je eigen bedrijf, zodat de kennis niet in een rapport in de la verdwijnt!

Heb jij zin om klaargestoomd te worden voor de toekomst?

Lees dan hier meer over de Administratieve CrossOver en schrijf je in.
Of neem contact op met programmamanager Marlous Roelofs voor meer informatie (marlous@projectcrossover.nl / 06-29020538)

Deadline inschrijvingen voor dit traject is 1 maart 2019. Kan je een dag niet of komt het momenteel even niet uit in verband met andere cursus? Laat ons je interesse sowieso weten en we houden je op de hoogte van toekomstige trajecten.

Misschien droomde je als klein meisje al van een baan als secretaresse bij een groot bedrijf, of misschien is je droom nog redelijk nieuw. Nu heb je waarschijnlijk al besloten een secretaresse opleiding te volgen; maar wat kun je nog meer doen om je kansen op een baan te vergroten? Hoe lang je deze beroepskeuze ook al overweegt; iedereen kan wel wat tips gebruiken!

 1. Begin bij de basis

Begin bijvoorbeeld met het volgen van een cursus of opleiding tot secretaresse. Of je nu een 4-jarige opleiding volgt, of jezelf onderwijst met tientallen cursussen naast je fulltime baan; het gaat om het aantoonbare bewijs dat jij weet hoe deze job werkt, en wat je werkzaamheden zijn. Het is dan ook belangrijk dat je duidelijk aan kan geven welke resultaten je met deze cursus of opleiding behaalt hebt. Heb je geen tijd of geld voor een fulltime opleiding of het volgen van cursussen? Kijk dan eens of er een mogelijkheid is in de omgeving voor een (on)betaalde stage: zie ook punt 3.

2. Breid je netwerk uit

Of je de opleiding al afgerond hebt of niet; je kan nooit te vroeg beginnen met het uitbreiden van je netwerk. Doe eens wat onderzoek in social groepen op LinkedIn en Facebook, en kijk of er verenigingen of netwerken zijn in je omgeving waar je jezelf al bij aan kunt sluiten. Hoe meer collega’s en mogelijke werkgevers je in je netwerk hebt, hoe groter je kans op een baan.

3. Doe wat ervaring op

Een secretaresse met 10 jaar ervaring kan er voor sommige werkgevers aantrekkelijker uitzien dan een secretaresse die net van haar opleiding komt. Probeer dan ook zoveel mogelijk ervaring op te doen en reflecteer deze ervaring op je CV. Denk bijvoorbeeld aan een (on)betaalde stage, maar ook vakantie- en weekendwerk.

4. Houd vast aan een stageplaats

Heb je een goede stageplaats gevonden? Probeer de contacten hier dan zo sterk mogelijk te maken. Het zou zomaar eens kunnen zijn dat je na je opleiding een plaatsje vindt binnen dit bedrijf. Ook wanneer je niet direct na je stage terecht kan, zou het zomaar eens kunnen zijn dat er bij een toekomstige positie aan jou wordt gedacht.

5. Maak je beroepskeuze openbaar

Deel je passie voor dit vak zoveel mogelijk en maak je beroepskeuze openbaar en zichtbaar. Plaats een leuke oproep op LinkedIn en Facebook, en houdt je netwerk op de hoogte van je vorderingen. Vermeld bijvoorbeeld ook de leuke sollicitaties die je achter de rug hebt, of die ene geweldige cursus die je net met goede beoordeling afgesloten hebt.

 

Als je sollicitatiebrief al één fout of leugen bevat kun je het al vergeten. Een taalfout, een foute interpretatie van een vacature of een niet wervende brief kunnen al je kansen in een keer verloren laten gaan. Om te voorkomen dat jullie een van de meest gemaakte fouten in jullie brief opnemen heb ik ze hieronder op een rijtje gezet.

Jezelf niet verkopen: In je c.v. zet je alle ervaring die je opgedaan hebt. Je sollicitatiebrief is een aanvullen op je c.v. en hier hoef je dus niet weer je hele c.v. te benoemen. Verkoop jezelf in je sollicitatiebrief en leg uit waar jij dé geschikte kandidaat bent. Je mag natuurlijk wel elementen uit je c.v. benoemen, zoal je maar uitlegt waarom het van toepassing is. Misschien wel het aller belangrijkst, vergeet niet duidelijk naar voren te laten komen dat je enthousiast bent om bij het bedrijf te komen werken.  Tip: Een video c.v. is een slimme manier om jezelf  te verkopen.

Spelfouten: Niets staat zo onprofessioneel als spelfouten! Is je sollicitatiebrief klaar, haal dan direct de spellingscontrole er overheen, lees je brief niet één, niet twee maar wel tien keer door. Ben je nog niet helemaal zeker van je brief, laat hem dan door iemand anders nalezen.

Contactgegevens niet benoemen in de sollicitatiebrief: Als een bedrijf enthousiast is over jouw sollicitatiebrief moeten ze direct contact met jou op kunnen nemen.  Zet je contactgegevens daarom niet alleen maar in de c.v. maar ook zeker in je sollicitatiebrief/mail. Ben je op bepaalde momenten niet bereikbaar, zet dat er dan ook bij.

Vergeten te vermelden voor welke functie je solliciteert: Veel bedrijven hebben meerdere vacatures direct uitstaan. Hierdoor moet een bedrijf meerdere sollicitaties verwerken. Het kan knap lastig zijn als mensen er niet bij zetten voor welke functie zij solliciteren en kost de organisatie veel tijd om dit uit te zoeken.

Liegen over je kennis en ervaring: Sinds de werkloosheid flink gestegen is liegen veel mensen over de kennis en ervaring die zij bezitten. Men denkt meer kans op een baan te hebben als ze kennis en ervaring ‘verzinnen’. Je kunt natuurlijk de kans op een gesprek vergroten door te liegen, maar tijdens je gesprek zal je uiteindelijk toch wel tegen de lamp lopen. En dan is het natuurlijk meteen einde gesprek. Wees altijd eerlijk wat je in je sollicitatiebrief vermeldt. Natuurlijk mag je sommige aspecten best wat rooskleuriger benoemen, zolang de informatie die je benoemd klopt.

 

Schade tijdens werkzaamheden terwijl je rijdt met je eigen auto: wie is er dan aansprakelijk? Jij of je werkgever? De wet zegt dat de werkgever aansprakelijk is voor schade die ontstaat tijdens uitvoering van werkzaamheden. Wel zijn er een aantal uitzonderingen te noemen. En ook is er een verschil tussen woon-werkverkeer en ritten tijdens het werk voor de werkgever. Hoe zit het met schade, de verzekering en boetes als je jouw eigen auto ook zakelijk gebruikt?

Bepalen wie schade betaalt
Als je tijdens het uitvoeren van werkzaamheden voor de werkgever schade veroorzaakt aan je auto, dan is de werkgever hier aansprakelijk voor. Het gaat hierbij niet alleen om leaseauto’s, auto’s van de zaak of de werkgever, maar ook om de auto van de werknemer zelf. Zelfs als je van de werkgever een verklaring hebt moeten tekenen waarin staat dat je als werknemer zelf aansprakelijk bent voor autoschade tijdens het uitvoeren van werkzaamheden, hoeft het niet zo te zijn dat jouw werkgever hier toch niet voor opdraait.

Organisatie bedrijf
Wanneer jij en wanneer de werkgever aansprakelijk gesteld zal worden, hangt af van de organisatie van het bedrijf. Hierbij wordt gekeken naar wat de zeggenschappen van de werkgever zijn en naar welke verplichtingen een werknemer heeft. Hierdoor zullen dergelijke schadegevallen altijd per situatie bekeken worden. Verplicht een bedrijf een werknemer bijvoorbeeld om de eigen auto te gebruiken voor werktaken en wordt er geen alternatief geboden? Dan zal de Hoge Raad waarschijnlijk sneller beslissen in het voordeel van een werknemer.

Roekeloos of opzettelijk
Rij je roekeloos, of is de schade opzettelijk veroorzaakt en kan de werkgever dit aantonen? Dan zullen de kosten wel voor jou als werknemer zijn. Al is het vaak wel moeilijk om aan te tonen. Maar is er bijvoorbeeld alcohol of drugs in het spel bij het veroorzaken van een ongeluk, dan is het wel aantoonbaar. Ook kan uit onderzoek blijken dat je te hard reed.

Derde partij
Als er autoschade wordt veroorzaakt door een andere automobilist, dan is het niet de werknemer of werkgever, maar deze derde partij die voor de schadekosten een beroep moet doen op zijn of haar autoverzekering.

Geef door dat je de privéauto voor werk gebruikt
Het kan handig zijn om de autoverzekeraar op de hoogte te stellen van het gebruik van je privéauto. Voornamelijk als je veel zakelijke ritten maakt. Zul je de auto waarschijnlijk maar een aantal keer zakelijk inzetten, dan hoef je dit niet door te geven. De verzekering die jij hebt afgesloten is waarschijnlijk uitsluitend voor privégebruik en niet voor zakelijk gebruik. Tenzij je de verzekering anders hebt afgesloten. Geef je niet door dat je de wagen ook zakelijk gebruikt, dan kan het zijn dat je de schade niet vergoed krijgt, of dat je de vergoeding in z’n geheel of voor een deel terug moet betalen. Het kan wel zijn dat de autopremie stijgt doordat je de auto niet alleen meer voor privédoeleindes gebruikt.

Woon-werkverkeer
Als je de auto gebruikt om naar en van werk te komen, dan gelden er wel andere regels. Op die momenten ben je zelf aansprakelijk en zijn de schadekosten voor jou zelf. Toch zijn er uitzonderingen die door omstandigheden worden veroorzaakt. Zoals wanneer de werkgever voor de werknemer bepaalt hoe deze moet rijden. Als een werkgever een werknemer weinig keuze laat, dan zal de werkgever sneller aansprakelijk gesteld worden.

Voor wie zijn de boetes?
Net als bij woon-werkverkeer en rijden voor de werkgever, zijn er wat betreft boetes uitzonderingen te noemen. Al zou je eigenlijk verwachten dat als jij je niet aan de regels houdt, je hier ook zelf voor gestraft zult worden. En dus niet de werkgever. In een aantal gevallen kan de werkgever de boete ontvangen, namelijk als er sprake is van een heel hoge werkdruk bij de werknemer en als een auto te vol is geladen en de werkgever de werknemer hierover niet heeft ingelicht. De boete komt in de meeste gevallen wel bij de werknemer te liggen.

Als je een goed idee voor een webwinkel hebt, dan heb je een plan nodig om deze webwinkel op een sterke manier neer te zetten. Zonder goede inzet van jouw kant wordt de webwinkel nooit meer dan een gevulde URL waar niemand iets vanaf weet. Zonde, want je hebt er natuurlijk een heel ander beeld van. Volg onderstaande stappen om je webwinkel sterk te beginnen.

Je domeinnaam en design
Je begint natuurlijk met het kiezen van een sterke domeinnaam waar niemand omheen kan. Tegenwoordig zien we veel webwinkels met een Engelse naam op een wel heel trendy manier geschreven. Leuk natuurlijk, maar wel moeilijk om mee gevonden te worden. Kies voor een heldere en doeltreffende domeinnaam. Start je webwinkel en geeft er een uniek design aan. Controleer welke kleuren goed bij je product passen en zorg voor een effectief logo waaraan mensen je later gemakkelijk kunnen herkennen.

Pas lanceren als alles in orde is
Zorg dat alle content online staat. Hierbij kun je denken aan product- en categorieteksten, maar denk ook aan een actief blog, aan een servicepagina en een sterke homepage. Als je assortiment compleet is en online staat, zorg dan voor de aanleg van een goede voorraad en een oplossing betreffende voorraadbeheer. Er zijn mensen die zich direct storten op bijvoorbeeld affiliate marketing zonder al een voorraad te hebben. Als je moet starten zonder te kunnen leveren, dan gaat dit direct ten koste van je professionaliteit. Lanceer je webwinkel pas als alles in orde is.

Tijd om inkomsten te genereren
Als alles in orde is, dan kun je je webwinkel lanceren. Spreek hiervoor meerdere kanalen aan, zoals bijvoorbeeld sociale netwerken, en kies voor goede affiliate marketing. Je kunt je laten inspireren door de vele tutorialvideo’s die online te vinden zijn, bijvoorbeeld op YouTube. Presenteer je nieuwe webwinkel groots op LinkedIn en start wat online campagnes voor de lancering. Het is goed om meteen met een doeltreffende actie of aanbieding te starten. Bezoekers die eenmaal binnen zijn geweest komen voor een tweede keer gemakkelijker terug. Maak het dus aantrekkelijk en indrukwekkend, zodat ze je niet meer vergeten.

De functie van secretaresse heeft een wat oubollig en suf imago. De tijd dat secretaresses echter vaak oudere dames waren die zich voornamelijk bezig houden met koffie halen voor de baas en verder vooral veel glimlachten zijn voorbij. De moderne invulling van de functie van secretaresse is veelzijdig en zeker iets om trots op te zijn. Benieuwd? Hier tien redenen waarom het leuk is om secretaresse te zijn.

Afwisselende functie

Het bijhouden van de correspondentie. Vergaderingen organiseren, deze voorbereiden, bijwonen en notuleren en vervolgens uitwerken en de vervolgacties uitzetten. Need to say more? Het ontvangen van klanten, afhandelen van telefonische vragen, nieuwe medewerkers zoeken en begeleiden, evenementen organiseren, jaarverslagen schrijven, budgetten controleren, projectmanagement. Eventueel ook agendabeheer, al doet een zichzelf respecterende baas dat tegenwoordig ook wel zelf. Geen dag hetzelfde dus.

Mensenwerk

Secretarieel werk lijkt soms voornamelijk administratief. Maar bedenk wel dat je bij het ontvangen van klanten representatief, vriendelijk en professioneel moet zijn. Je bent echt het visitekaartje van de organisatie. Daarnaast staan bazen of managers vaak onder grote druk en ben jij er om zijn werk te verlichten. Tact en weten waarmee je iemand wel of niet moet lastig vallen is dus belangrijk.

Niet gebonden aan een branche of sector

Als secretaresse kun je inhoud van de functie koppelen aan een organisatie in een branche die je interesseert. Of het nu om een ziekenhuis, reclamebureau, bank of makelaarskantoor is, je kunt zo bij veel verschillende organisaties aan de slag. Dat ze ook altijd nodig zijn, blijkt wel uit het feit dat er zelfs tijdens de crises bijvoorbeeld veel receptioniste vacatures waren.

Niet alleen taken uitvoeren, maar ook meedenken

Als secretaresse zit je zeker niet de hele dag maar opdrachten van je baas uit te voeren. Vaak vorm je ook een klankbord voor hem of haar en ondersteun je hen zelfs bij het nemen van beslissingen.

Contact met mensen binnen en buiten de organisatie

Een uitvoerende functie houdt vaak in dat iemand alleen met mensen binnen de organisatie contact heeft. Bij een secretaresse is dat juist helemaal niet het geval. Doordat jij verantwoordelijk bent voor het eerste telefonische contact kom je zo al met veel mensen buiten de organisatie in contact. Omdat het vaak nodig zal zijn telefoon door te verbinden naar collega’s, is het juist ook belangrijk om iedereen binnen te organisatie te kennen.

Goede carrièremogelijkheden

Dacht jij dat het niet mogelijk is om door te groeien en carrière te maken als secretaresse? Fout! Binnen de functie kun je vaak opklimmen en bijvoorbeeld assistent van een topmanager of de directie worden. Ook is het mogelijk binnen de organisatie op een andere afdeling zoals marketing, HR of communicatie aan de slag te gaan. Een moderne secretaresse houdt zich vaak bezig met diverse projecten waardoor andere afdelingen en de werkzaamheden daar al bekend zijn, wat de overstap vergemakkelijkt.

Sleutelrol in de organisatie

Een secretaresse vormt echt de spil binnen een organisatie. Je weet wat er speelt op diverse niveaus binnen de organisatie en op verschillende afdelingen, zeker als je ook wordt ingezet bij projecten.

Zelfstandig werken

Omdat je ook niet ieder telefoontje naar je baas kunt doorverbinden, is het belangrijk dat je weet wat er speelt zodat je zelf vragen kunt beantwoorden.

Goede beloning

Secretaresse word je niet zomaar, tegenwoordig is meestal minimaal een MBO-opleiding 3 vereist. Voor een directiesecretaresse is dit zelfs een MBO-opleiding 4, en moet je minimaal drie talen spreken. Opleiding en ervaring worden beloond. Voor de functie directiesecretaresse geldt een startsalaris van €1.800 bruto, maar naarmate er meer jaren werkervaring zijn opgedaan kan dit oplopen tot € 4.000 per maand.

Uitgebreide bijscholingsmogelijkheden

Door de veelzijdige functie is het nodig uiteenlopende competenties te hebben, en hier ook voor te worden bijgeschoold. Denk maar eens aan algemene typ- en computervaardigheden, notuleren, projectmanagement, timemanagement en afhankelijk van de invulling van de functie ook wel HR of bijvoorbeeld marketing- en communicatie.

Je ziet het: een functie waarin dienstbaarheid centraal staat, maar die erg veelzijdig is!