Liever precies weten hoe het moet, in plaats van twijfelen over ‘een aantal is/zijn’ en Engelse werkwoorden? Met onze Taaltraining Correct Nederlands heb je binnen één dag de belangrijkste spelling- en grammaticaregels weer onder de knie. Je wordt je bewust van je valkuilen en je schrijft weer correct Nederlands. Jouw winst: een professionele indruk op je lezers.

We zien je graag op vrijdag 11 december 2020 via Zoom of op locatie in Utrecht!

Als directiesecretaresse ben jij de spin in het web. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat er geen zaken door elkaar gaan lopen in het bedrijf. Maar hoe ziet jouw eigen agenda er eigenlijk uit? Lukt het je om goed te plannen en je eigen tijd zo efficiënt mogelijk in te delen? Hieronder geven wij je een paar tips om extra efficiënt met je tijd om te gaan.

1. Houd ook je eigen agenda bij

De verleiding is groot om je alleen bezig te houden met de bedrijfsagenda. Maar vergeet niet dat je zelf ook een agenda hebt om je tijd te verdelen. Een agenda bijhouden kan echt helpen om je tijd efficiënt in te delen. Lukt jou dit niet? Dan kun je altijd een cursus time management overwegen. Dat is voor jou een handig opstapje om beter met je tijd om te gaan.

2. Bepaal je ritme

Zeker de laatste jaren was het moeilijk om je aan je ritme te houden. Wanneer je op kantoor bepaalde patronen hebt ontwikkeld, zijn die thuis soms volledig weg. En dat terwijl thuiswerken steeds meer het nieuwe normaal lijkt te worden. Ook thuiswerken moet je leren. Kun jij er maar niet aan wennen? Dan is een cursus thuiswerken een aanrader.

3. Werk samen met je collega’s

Collega’s zijn er niet voor niets. Jullie vormen met zijn allen de basis van het bedrijf. Wanneer je veel overlegt met je collega’s en jullie bezigheden goed op elkaar afstemmen, dan kun je een stuk efficiënter te werk gaan. Het verlaagt vaak de werkdruk en zorgt ervoor dat er duidelijkheid is. En juist duidelijkheid is belangrijk als het om efficiency gaat.

4. Las regelmatig pauzes in

Misschien heb je wel heel veel te doen vandaag en wil je het allemaal zo snel mogelijk afgerond hebben. Maar zo werkt het niet. Een mens heeft af en toe rust nodig om efficiënt door te kunnen werken. Wanneer je pauze hebt genomen, zal je merken dat je daarna weer veel geconcentreerder door kunt werken. Het is dus echt belangrijk om regelmatig even tijd voor jezelf te nemen en bijvoorbeeld van een koffiemoment met je collega’s te genieten. Daarna kun je met frisse energie weer verder en gebruik jij je tijd optimaal.

5. Zeg vaker nee

Het is ook wel eens goed om te zeggen dat je even geen tijd hebt. Natuurlijk moet je als directiesecretaresse alle ballen in de lucht houden, maar het is ook belangrijk om je eigen grenzen aan te geven. Anders zal het werk zich op blijven stapelen en beseft niemand dat jouw agenda overloopt. Laat het dus zeker ook merken als je het druk hebt en durf nee te zeggen wanneer je eens geen tijd hebt.

6. Begin met de lastigste klus

Als jij een uitsteller bent, dan weet je het: de lastigste klus komt meestal als laatste. Terwijl het veel beter is om die als eerste te doen. Wanneer je de lastigste klus als eerste afwerkt, hoef je er niet meer de hele dag tegenaan te kijken, en zal je de rest van je taken ook met meer plezier doen.

Hoewel we nog altijd spreken van het beroep secretaresse, wordt het eigenlijk tijd voor een nieuwe term om deze functie te omschrijven. Van oudsher is een secretaresse iemand die de telefoon aanneemt, brieven voor de baas opstelt en verstuurt, de binnenkomende post sorteert, enzovoort. Maar in de huidige situatie is dat allang niet meer zo. Sommige taken maken weliswaar nog steeds deel uit van het werk, maar er zijn veel taken bijgekomen en andere taken zijn vervallen, doordat we tegenwoordig op andere manieren met elkaar communiceren. Een goede vervangende term is echter nog steeds niet gevonden.

Assistant

De landelijke secretaressedag die wij in Nederland kennen, is ooit overgewaaid vanuit de Verenigde Staten. Het heette daar destijds National Secretaries Day, maar die naam is in de loop der tijd gewijzigd naar Administrative Professionals Day. Dit geeft al duidelijk aan dat ook de Amerikanen worstelden met de vraag of de vlag de lading nog wel dekte. In ons land grijpt men intussen ook steeds vaker naar de Engelse term Assistant om het beroep te omschrijven. Natuurlijk maakt het ook een verschil of je vanuit je werk te maken hebt met bijvoorbeeld overheidscommunicatie of dat je de administratieve rechterhand bent van een kleine zelfstandige. Ook de opleiding die je ervoor nodig hebt, kan verschillen. Dit is uiteraard geheel afhankelijk van de precieze omschrijving van je werkzaamheden. Met andere woorden: wat wordt er van je verwacht?

Duizendpoot

Wanneer je ooit een opleiding tot secretaresse hebt gevolgd en sindsdien al jaren op dezelfde plek zit, ben je waarschijnlijk met het bedrijf meegegroeid. Maar stel je voor dat dit bedrijf de deuren moet sluiten. Hoe ga je dan verder? Het kan geen kwaad om je alvast te oriënteren op de bestaande communicatieopleidingen. Waarom? Omdat een belangrijk deel van je werk waarschijnlijk nu ook al uit communicatie bestaat. En omdat je in het verlengde van je huidige baan met zo’n opleiding op zak ook prima ergens aan de slag kunt gaan als communicatiespecialist. Wat zo’n baan namelijk vooral met die van de traditionele secretaresse gemeen heeft, is dat je een echte duizendpoot bent. De communicatieadviseur van een organisatie speelt een belangrijke rol en ondersteunt het management, maar dan net weer op een andere manier.

Doorgroeien

Wanneer je als secretaresse goed bent in je vak, ben je eigenlijk al de perfecte kandidaat voor een communicatieopleiding. Een mooie kans om verder door te groeien!