Thema

Archiveren

Thema

Een leven zonder troep en chaos – dat klinkt heerlijk. Maar hoe krijg je het voor elkaar? Van je boekenkast tot je takenlijsten, van de keukenla tot je Dropbox map – ontdek hoe je het allemaal altijd opgeruimd houdt.

Het lijkt nooit op te houden
Gek op organiseren? Spullen van hun plek halen en bedenken hoe het praktischer kan. Alles lekker gestroomlijnd in speciale bakjes voor specifieke categorieën – liefst met labels. Want iedereen is gek op labels.

Organiseren is een heerlijk control-freak karweitje. Als je klaar bent met opruimen dan staat alles netjes op zijn plek, en is de wereld even perfect.
En dan, het leven. Haast, kabeltje nodig, je gris het uit het speciaal toegewezen ‘kabels-allerlei’ bakje. En omdat je zo druk bezig ben, blijk je te lui om het kabeltje na gebruik terug in zijn bakje te leggen. En dat is het begin van het einde. Het ene luie moment stapelt op het andere en voor je het weet is het weer een rommel en kan je weer aan de slag met je opruim vaardigheden.

Opruimen lijkt een eindeloze bezigheid. Wat zou het fijn zijn als je gewoon eenmalig kunt opruimen, en dan gewoon klaar kunt zijn.

Ik zal je wat zeggen: dat kan. En het is makkelijker dan je denkt.

Maak het steeds simpeler
Start niet met organiseren. Trek niet meteen je label printer uit de kast. Start met minimaliseren. Hoe minder er te organiseren valt, des te minder je hoeft te organiseren.

Vind je het lastig om je keukenspullen te organiseren? Verminder dan het aantal keukenspullen.
Wordt de lade met verzorgingsproducten altijd een zooi? Gooi dan de helft eruit.
Lukt het je niet om 10 vriendschappen te onderhouden? Richt je dan op minder mensen zodat je de relaties echt betekenis kunt geven.
Word je gek van het systeemonderhoud van je gadgets? Werk dan met minder apparaten en besteed minder tijd aan updates, upgrades, notificaties, backups, bugs en opladen.
Ligt het hele huis vol met speelgoed? Selecteer dan samen met je kind zijn of haar favorieten die in één doos passen, en doneer de rest.
Word je gestrest van de hoeveelheid taken op je takenlijst? Probeer dan minder te doen. Schrap alles behalve de essentie.
Puilt je kruidenkastje uit? Selecteer de paar kruiden die je dagelijks of wekelijks gebruikt, en dump de rest.
Word je moe van de stortvloed aan informatie op social media? Ontvolg dan alles en iedereen, behalve de mensen en organisaties die je leven verrijken.
Een keukenkast met drie pannen blijft automatisch opgeruimd. Een kastje met negen pannen vraagt continu om aandacht. Een lege zolder is altijd opgeruimd. Een volle zolder blijft chaotisch, hoeveel zaterdagen je ook besteedt tussen de plastic opbergdozen.

Opruimen en organiseren lossen je probleem niet op. Hoe netjes je de dozen ook labelt. Het is een taak die terug blijft komen, keer op keer op keer.

Pas als je stopt met organiseren en begint met minimaliseren kun je je leven voor altijd ontdoen van chaos en rommel.
Minder spullen. Minder onderdelen in het systeem. Zo houd je je leven echt altijd opgeruimd.

Bron: SoChicken.nl

Zit jouw mailbox ook altijd vol, is het overzicht kwijt of zou je wel wat meer overzicht willen hebben? Dat is niet zo gek, waar e-mail jaren geleden nog lang niet zo veel gebruikt werd, weet nu iedereen je te vinden.

Is het archiveren van jouw e-mail nou echt nodig? Het antwoord is ja. De belastingdienst verplicht je namelijk om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Onder administratie vallen onder andere afspraken en facturen. Behalve voor de Belastingdienst is het voor jou zelf ook erg handig om documenten en mails snel terug te vinden.

Houd door middel van de volgende tips je mailbox overzichtelijk.

  • Check op vaste tijden je mailbox
  • Verwijder mails die niet relevant zijn
  • Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je toch niet leest
  • Beantwoord mails die beantwoord moeten worden
  • Archiveer mails die je moet bewaren

Maar hoe archiveer je jouw e-mail het beste. Bijvoorbeeld door ze te archiveren op:

  • Kleur
  • Code
  • Alfabet

Of maak mappen aan:

  • Map per project
  • Map voor alle nieuwsbrieven
  • Map met documenten en rapporten
  • Map voor facturen

Waarschijnlijk archiveer je jouw e-mail al wel. Zo niet dan zal het in het begin heel wat van je tijd innemen, maar uiteindelijk zal je veel profijt hebben van het overzicht!

Er zijn veel manieren waarop je overzichtelijk kan archiveren. Hieronder vind je de meest gebruikelijke.

Alfabetisch Archiveren
Je sorteert hier de bedrijf/persoonsnamen op alfabet.

Voordelen:
Overzichtelijk;
Makkelijk terug te vinden;
Voor iedereen direct duidelijk.

Nadelen:
Bij meerdere namen kun je hem bij meerdere letters opbergen. Vb: Hotel de Fietswereld. Deze kun je opbergen bij de “H” van Hotel of bij de “F” van Fietswereld. Hierover moeten goede afspraken worden gemaakt.

Op datum archiveren
Je sorteert hier op de datum. Dit kan verschillen op ingangsdatum van een contract, datum van een binnen gekomen brief, geboortedatum etc.

Voordelen:
Je kan in een mapje meerdere dingen archiveren;
Je hebt een goed overzicht per maand/ jaar.

Nadelen:
In een mapje kunnen meerdere documenten voorkomen, je hebt geen overzicht in het mapje meer. Pakt iemand een document eruit en legt deze het document niet goed terug dan is je structuur al snel weg;
Bij het zoeken moet je altijd de juiste datum weten.

Op adres archiveren
Je kunt je archief ook indelen op adres. Dit wordt veel gedaan door huisartsen.

Voordelen:
Als achternamen vaker voorkomen, heb je met het adres gelijk de goede. Vb: de naam Jansen.

Nadelen:
Je moet altijd het adres weten;
Bij grote gezinnen kunnen het erg brede mappen worden.

Op code archiveren
Je kunt je archief ook op code archiveren. Hierbij geef je elke klant / instelling een code. Je kunt bijvoorbeeld beginnen bij 0001 en doorgaan tot 1000. Deze codes kun je zo zelf zo ver uit breiden als je zelf wilt.

Voordelen:
Je hebt een duidelijk structuur.

Nadelen:
Je moet altijd een back – up systeem hebben waarin je kan herleiden waarover het gaat. En aan welke klant / instelling welke code hangt;
Als er een klant / instelling stopt dan moet je het hele systeem verbouwen.

Op kleur archiveren
Naast het op code archiveren kun je het ook op kleur archiveren. Je kunt hierbij je klanten verdelen in kleuren. Vb: klanten uit Gelderland zijn Geel, Klanten uit Noord – Holland zijn blauw etc.

Voordeel:
Als je iets opbergt zie je gelijk of er iets fout ligt.

Nadelen:
Structuur is snel weg;
Je moet aan iedereen een duidelijke uitleg geven;
Het is snel te ingewikkeld.

Er moet altijd een hoop bewaard blijven aan gemaakte documenten. Hieronder een makkelijk overzicht met een aantal tips.In de regel hoef je algemene gegevens uit een dossier slechts 2 jaar bewaren. Dit geldt niet voor alle gegevens!

Personeelsgegevens
Gegevens die een bewaarplicht hebben van 7 jaar:

  • Persoonlijke gegevens; naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat;
  • Datum van indiensttreding;
  • Salarisadministratie.

Let op: ook als een werknemer niet meer bij je in dienst is ben je verplicht deze gegevens te bewaren tot de periode van 7 jaar is afgelopen!

Gegevens die een bewaarplicht hebben van 5 jaar ná het einde van de dienstbetrekking:

  • Loonbelastingverklaring of gegevens voor loonheffingen (Let op: dit geldt ook voor loonbelastingverklaringen/loonheffingen die zijn vervangen voor nieuwe).
  • Kopie van het identiteitsbewijs.
  • Bijlagen studenten- en scholierenregeling.

Administratie
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren. De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms een kortere bewaartermijn. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op. De basisgegevens zijn:

Het grootboek

  • De debiteuren – en crediteurenadministratie
  • De in – en verkoopadministratie
  • De loonadministratie
  • De voorraadadministratie
  • Voor de overige gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere bewaartermijn.
  • Let op: de kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kun je dus nog steeds te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
  • Documenten die te maken hebben met de koop of verkoop van een bedrijfspand moet u echter 10 jaar bewaren.
  • De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden.

Controle
Bij controle wordt er aansluiting gezocht tussen de aangiften, de jaaropgaven en de administratie. Om de controle te versnellen is het raadzaam om je berekeningen te bewaren die je hebt gemaakt bij het opstellen van de aangiften en de jaaropgaven.

Tegenwoordig word je overdonderd door de hoeveelheid aan verschillende opbergsystemen. Maar hoe weet je nou welke de meest functionele is in de praktijk en welke voldoet aan jouw eisen? Hieronder vindt je de voor – en nadelen van verschillende opbergsystemen!

Archiefstelling 

Voordelen:
Relatief goedkoop dossier;
Geen speciaal meubilair;
Veel rijen boven elkaar tot gijphoogte;
Per 50 mm verstelbaar;
Draagvermogen ca. 75 kg per legbord;
Nadelen:
Dossiers vallen om c.q. leunen tegen elkaar;
Moeilijke toegankelijkheid;
Altijd 2 handen nodig voor uitnemen/toevoegen;
Neemt veel ruimte in beslag.

De frontale hangmap

Voordelen:
Goed overzicht in een lade;
Documenten met of zonder binnenmap archiveren;
Mappen zijn makkelijk hanteerbaar;
Goed systeem voor bureaulade.
Nadelen:

Neemt veel ruimte in beslag;
Geen oplossing voor oud archief.

Schuine ladeverdelers

Voordelen:
Goed overzicht in de lade;
Geen hangmappen aanwezig die kapot kunnen gaan;
Goed systeem voor bureaulade;
De ladeverdelers zijn op gewenst punt aan elkaar te koppelen;
De laderverdelers zijn verkrijgbaar in verpakkingen van 3,4,5,6,7 of 8 stuks.
Nadelen:

Prijzig;
Geen oplossing voor oud archief;
Documenten zitten niet stevig vast, als de la te hard opengaat kunnen ze los waaien.

Opbergboxen

Voordelen:

Neemt weinig ruimte in beslag;
Makkelijk te vervoeren;
Goedkoop;
Verkrijgbaar met trolley;
Geschikt voor hangmappen A4 en A4 ordners.
Nadelen:

Je hebt geen goed overzicht op de inhoud van de boxen;
Geen lange duurzaamheid.

Ordners

Voordelen:
Overzichtelijk;
Makkelijk doorbladeren;
Documenten makkelijk te sorteren;
Papierwerk komt niet door elkaar.
Nadelen:
Mappen zitten snel vol;
Bij intensief gebruik, is het mechanisme snel aan vervanging toe.

Het online delen en opslaan van bestanden is populair, zowel bij consumenten als binnen het bedrijfsleven.

Overal en altijd toegang tot bestanden is de norm geworden en door het groeiende aantal mobiele devices op de werkvloer is de vraag naar datastorage in de cloud in een stroomversnelling terecht gekomen. Op de werkvloer worden steeds meer consumenten apps gebruikt voor het delen van bestanden. Medewerkers omzeilen hiermee de corporate guidelines zonder zich te realiseren dat zij de organisatie op deze wijze mogelijk beschadigen.

Lees verder:’Vijf vragen die je moet stellen om bestanden veilig op te slaan in de cloud‘, Managersonline.nl, augustus 2012