Zij die zich teveel bezig houden met het werk zelf, denken vaak niet na over wat zij daarmee uitstralen. ‘Hard werken’ maakt vermoeid, maar die vermoeide uitstraling levert niet altijd veel succes op. Uit sociaal-psychologisch onderzoek blijkt namelijk dat mensen die er vermoeid uitzien, als minder succesvol worden aangezien. Gek genoeg blijkt dit ook zo te zijn. Niet omdat ze niet goed zijn in hun werk, weinig werk kunnen verzetten of het werk eigenlijk ’te moeilijk’ voor hen is, maar omdat het lastiger voor hun is om klanten te werven. Mensen die een energieke en onvermoeide uitstraling hebben, worden vaak ook als ‘onvermoeibaar’ aangezien en als mensen die hun werk (en dus de klantvraag) uitstekend aan kunnen.

Dit artikel gaat niet over de inhoud van onze werkzaamheden, maar over hoe onze uiterlijke presentatie een grote bijdrage kan leveren aan (en zelfs soms bepalend kan zijn voor) het succes van je organisatie. Zoals de succesvolle makelaar in de met Oscar bekroonde film in American Beauty al zegt: “In order to be successfull, one must project an image of succes. At all times!”

Hoe straal je succes en georganiseerdheid uit?

We zien er niet elke dag hetzelfde uit, hoe graag we ook zouden willen. Iedere directiesecretaresse heeft zo soms haar ‘off-day’. Make-up en een goede kleding maken dan veel goed, maar een echt goede dag is het niet. Gelukkig is er veel in onze werkomgeving om een representatieve, succesvolle en georganiseerde indruk op anderen achter te laten, waar we ons niet elke dag opnieuw over hoeven te bekommeren. Dat is de inrichting van onze kantoorruimten. Die ruimten worden namelijk ook gezien door belangrijke gasten en potentiële klanten, die op deze wijze een indruk verkrijgen van onze organisatie. Ook als ze er maar heel even zijn.

Het belang van drukwerk

Om je eigen werkzaamheden als directiesecretaresse goed te kunnen blijven organiseren, is het natuurlijk van groot belang dat je zaken op een goede en overzichtelijke manier kunt blijven archiveren. Dit biedt een geweldige bijkans om alle ringbanden en mappen in zijn geheel te laten drukken in de huis- en bedrijfsstijl van je eigen organisatie. Het biedt jouw overzicht, maar het geeft klanten ook nog eens een geweldige indruk. Indien klanten – wanneer ze bijvoorbeeld door de directie worden ontvangen – langs een lange rij kasten lopen waarin multomappen (gedrukt in de bedrijfsstijl) gepresenteerd zijn, geef je daarmee twee impliciete boodschappen af. In de eerste plaats straalt het succes uit: er is blijkbaar veel te archiveren, dus er zijn veel klanten. Die boodschap straal je zelfs uit als de ringbanden van binnen leeg zijn, want dat ziet de klant niet. In de tweede plaats straalt het georganiseerdheid uit. Veel klanten hechten daar in toenemende mate waarde aan. Het geeft aan dat opdrachten zorgvuldig worden uitgevoerd. Vooral klanten die veel te maken hebben met wetgeving, kan dat van enorm belang zijn. Klanten waarderen een zorgvuldige administratie, zeker nu er onlangs een strenge wet in het leven is geroepen, die dit ook verlangt.

Representativiteit bepaalt succes

Drukwerk dat bijdraagt aan de doorvoer van een consequente huisstijl en die voldoet aan bovengenoemde voorwaarden, kan succesbepalend zijn op de manier zoals een sollicitatiegesprek succesbepalend kan zijn. “Een eerste indruk maak je maar een keer, dus zorg ervoor dat die goed is”, aldus Kevin Vonk van De Voogt Systemen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de eerste vijftien seconden bepalend zijn voor het vormen van een indruk.  Zorg er dus voor dat je dat voortaan goed doet!