Thema

Solliciteren

Thema

Misschien droomde je als klein meisje al van een baan als secretaresse bij een groot bedrijf, of misschien is je droom nog redelijk nieuw. Nu heb je waarschijnlijk al besloten een secretaresse opleiding te volgen; maar wat kun je nog meer doen om je kansen op een baan te vergroten? Hoe lang je deze beroepskeuze ook al overweegt; iedereen kan wel wat tips gebruiken!

 1. Begin bij de basis

Begin bijvoorbeeld met het volgen van een cursus of opleiding tot secretaresse. Of je nu een 4-jarige opleiding volgt, of jezelf onderwijst met tientallen cursussen naast je fulltime baan; het gaat om het aantoonbare bewijs dat jij weet hoe deze job werkt, en wat je werkzaamheden zijn. Het is dan ook belangrijk dat je duidelijk aan kan geven welke resultaten je met deze cursus of opleiding behaalt hebt. Heb je geen tijd of geld voor een fulltime opleiding of het volgen van cursussen? Kijk dan eens of er een mogelijkheid is in de omgeving voor een (on)betaalde stage: zie ook punt 3.

2. Breid je netwerk uit

Of je de opleiding al afgerond hebt of niet; je kan nooit te vroeg beginnen met het uitbreiden van je netwerk. Doe eens wat onderzoek in social groepen op LinkedIn en Facebook, en kijk of er verenigingen of netwerken zijn in je omgeving waar je jezelf al bij aan kunt sluiten. Hoe meer collega’s en mogelijke werkgevers je in je netwerk hebt, hoe groter je kans op een baan.

3. Doe wat ervaring op

Een secretaresse met 10 jaar ervaring kan er voor sommige werkgevers aantrekkelijker uitzien dan een secretaresse die net van haar opleiding komt. Probeer dan ook zoveel mogelijk ervaring op te doen en reflecteer deze ervaring op je CV. Denk bijvoorbeeld aan een (on)betaalde stage, maar ook vakantie- en weekendwerk.

4. Houd vast aan een stageplaats

Heb je een goede stageplaats gevonden? Probeer de contacten hier dan zo sterk mogelijk te maken. Het zou zomaar eens kunnen zijn dat je na je opleiding een plaatsje vindt binnen dit bedrijf. Ook wanneer je niet direct na je stage terecht kan, zou het zomaar eens kunnen zijn dat er bij een toekomstige positie aan jou wordt gedacht.

5. Maak je beroepskeuze openbaar

Deel je passie voor dit vak zoveel mogelijk en maak je beroepskeuze openbaar en zichtbaar. Plaats een leuke oproep op LinkedIn en Facebook, en houdt je netwerk op de hoogte van je vorderingen. Vermeld bijvoorbeeld ook de leuke sollicitaties die je achter de rug hebt, of die ene geweldige cursus die je net met goede beoordeling afgesloten hebt.

 

Zij die zich teveel bezig houden met het werk zelf, denken vaak niet na over wat zij daarmee uitstralen. ‘Hard werken’ maakt vermoeid, maar die vermoeide uitstraling levert niet altijd veel succes op. Uit sociaal-psychologisch onderzoek blijkt namelijk dat mensen die er vermoeid uitzien, als minder succesvol worden aangezien. Gek genoeg blijkt dit ook zo te zijn. Niet omdat ze niet goed zijn in hun werk, weinig werk kunnen verzetten of het werk eigenlijk ‘te moeilijk’ voor hen is, maar omdat het lastiger voor hun is om klanten te werven. Mensen die een energieke en onvermoeide uitstraling hebben, worden vaak ook als ‘onvermoeibaar’ aangezien en als mensen die hun werk (en dus de klantvraag) uitstekend aan kunnen.

Dit artikel gaat niet over de inhoud van onze werkzaamheden, maar over hoe onze uiterlijke presentatie een grote bijdrage kan leveren aan (en zelfs soms bepalend kan zijn voor) het succes van je organisatie. Zoals de succesvolle makelaar in de met Oscar bekroonde film in American Beauty al zegt: “In order to be successfull, one must project an image of succes. At all times!”

Hoe straal je succes en georganiseerdheid uit?

We zien er niet elke dag hetzelfde uit, hoe graag we ook zouden willen. Iedere directiesecretaresse heeft zo soms haar ‘off-day’. Make-up en een goede kleding maken dan veel goed, maar een echt goede dag is het niet. Gelukkig is er veel in onze werkomgeving om een representatieve, succesvolle en georganiseerde indruk op anderen achter te laten, waar we ons niet elke dag opnieuw over hoeven te bekommeren. Dat is de inrichting van onze kantoorruimten. Die ruimten worden namelijk ook gezien door belangrijke gasten en potentiële klanten, die op deze wijze een indruk verkrijgen van onze organisatie. Ook als ze er maar heel even zijn.

Het belang van drukwerk

Om je eigen werkzaamheden als directiesecretaresse goed te kunnen blijven organiseren, is het natuurlijk van groot belang dat je zaken op een goede en overzichtelijke manier kunt blijven archiveren. Dit biedt een geweldige bijkans om alle ringbanden en mappen in zijn geheel te laten drukken in de huis- en bedrijfsstijl van je eigen organisatie. Het biedt jouw overzicht, maar het geeft klanten ook nog eens een geweldige indruk. Indien klanten – wanneer ze bijvoorbeeld door de directie worden ontvangen – langs een lange rij kasten lopen waarin multomappen (gedrukt in de bedrijfsstijl) gepresenteerd zijn, geef je daarmee twee impliciete boodschappen af. In de eerste plaats straalt het succes uit: er is blijkbaar veel te archiveren, dus er zijn veel klanten. Die boodschap straal je zelfs uit als de ringbanden van binnen leeg zijn, want dat ziet de klant niet. In de tweede plaats straalt het georganiseerdheid uit. Veel klanten hechten daar in toenemende mate waarde aan. Het geeft aan dat opdrachten zorgvuldig worden uitgevoerd. Vooral klanten die veel te maken hebben met wetgeving, kan dat van enorm belang zijn. Klanten waarderen een zorgvuldige administratie, zeker nu er onlangs een strenge wet in het leven is geroepen, die dit ook verlangt.

Representativiteit bepaalt succes

Drukwerk dat bijdraagt aan de doorvoer van een consequente huisstijl en die voldoet aan bovengenoemde voorwaarden, kan succesbepalend zijn op de manier zoals een sollicitatiegesprek succesbepalend kan zijn. “Een eerste indruk maak je maar een keer, dus zorg ervoor dat die goed is”, aldus Kevin Vonk van De Voogt Systemen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de eerste vijftien seconden bepalend zijn voor het vormen van een indruk.  Zorg er dus voor dat je dat voortaan goed doet!

 

Er zijn talloze redenen voor ontslag denkbaar: zo kan jouw functie wegvallen door herstructureringen, pas je volgens de werkgever niet langer in het team of vindt deze dat je onvoldoende functioneert. In dergelijke gevallen zal de werkgever er dan voor kiezen om jouw arbeidsovereenkomst te beëindigen en jou een ontslagvoorstel te overhandigen. Dit voorstel hoef je uiteraard niet zomaar te aanvaarden: een goede onderhandelaar kan immers meer halen uit dat voorstel. Onthoud wel: een constructieve oplossing is meestal het beste voor alle partijen.

Ontslag met wederzijds goedvinden: de vaststellingsovereenkomst

Wanneer jouw werkgever de arbeidsovereenkomst wenst te beëindigen, zal hij dat dus meestal doen aan de hand van een ontslagvoorstel. Het doel is om uiteindelijk een overeenkomst te bereiken tussen beide partijen. Deze overeenkomst noemen we de vaststellingsovereenkomst. Slechts nadat alle partijen hun handtekening hebben gezet, zullen jullie wegen scheiden. Het ontslag met wederzijds goedvinden noemen we het daarom ook wel eens.

Bij deze vaststellingsovereenkomst heb je als werknemer ruimte om te onderhandelen. Zo zijn er zeker enkele aandachtspunten. Denk maar aan de ontslagvergoeding en de gevolgen voor een eventuele WW-uitkering. Indien nodig schakel je daarom best externe hulp in. Vaak zal de werkgever (een deel van de) juridische kosten willen betalen indien dat uiteindelijk kan resulteren in een gezamenlijk akkoord.

Aandachtspunten bij de vaststellingsovereenkomst

In de eerste plaats zal je uiteraard het ontvangen voorstel goed moeten bestuderen of win je hier het nodige advies voor in. Zelfs al lijkt het jou op het eerste gezicht een goed voorstel: wacht toch nog maar even met het ondertekenen ervan!

Terwijl jij misschien voornamelijk aandacht hebt voor de volledigheid en de juistheid van de ontslagvergoeding en de opzegtermijn, zijn er immers ook talloze andere aandachtspunten die je best meeneemt bij de verdere onderhandelingen. Zo kunnen er regelingen getroffen worden omtrent de niet opgenomen vakantiedagen. Misschien wil de werkgever toch maar gewoon afstand doen van dat concurrentiebeding? En wat met die smartphone, de laptop of de leasewagen: mag je die dan behouden? Ook dergelijke elementen kunnen een onderdeel vormen van de vaststellingsovereenkomst. Opdat je later niet meer voor ongewenste verrassingen komt te staan, dring je best ook aan op de toevoeging van een finale kwijting.

Wanneer heb ik recht op WW-uitkering?

Na het ontslag kan een onzekere financiële periode dreigen. Daarom ben je best maar zeker van jouw WW-uitkering. Om recht te hebben op zo’n WW-uitkering moet de vaststellingsovereenkomst aandacht hebben voor onderstaande punten.

Zo moet aangegeven worden dat je niet ontslagen werd omwille van dwingende redenen én dat het initiatief afkomstig was van de werkgever. Ook dient de correcte opzegtermijn te worden gerespecteerd. Indien dat laatste niet het geval is, loop je mogelijks het risico op een periode zonder inkomen. Wanneer je ziek of zwanger bent, zijn er nog enkele andere risico’s voor jouw uitkering. In dergelijke gevallen win je daarom altijd professioneel advies in bij een specialist.

Komen jullie tot slot niet tot een overeenkomst? Dan hoeft dat nog niet te betekenen dat het bestaande contract gewoon blijft gelden. De werkgever kan nu via de kantonrechter of het UWV toch nog het ontslag proberen af te dwingen. Dat is risicovol voor zowel jou als jouw werkgever. Misschien toch maar kiezen voor een goede vaststellingsovereenkomst?

Als je sollicitatiebrief al één fout of leugen bevat kun je het al vergeten. Een taalfout, een foute interpretatie van een vacature of een niet wervende brief kunnen al je kansen in een keer verloren laten gaan. Om te voorkomen dat jullie een van de meest gemaakte fouten in jullie brief opnemen heb ik ze hieronder op een rijtje gezet.

Jezelf niet verkopen: In je c.v. zet je alle ervaring die je opgedaan hebt. Je sollicitatiebrief is een aanvullen op je c.v. en hier hoef je dus niet weer je hele c.v. te benoemen. Verkoop jezelf in je sollicitatiebrief en leg uit waar jij dé geschikte kandidaat bent. Je mag natuurlijk wel elementen uit je c.v. benoemen, zoal je maar uitlegt waarom het van toepassing is. Misschien wel het aller belangrijkst, vergeet niet duidelijk naar voren te laten komen dat je enthousiast bent om bij het bedrijf te komen werken.  Tip: Een video c.v. is een slimme manier om jezelf  te verkopen.

Spelfouten: Niets staat zo onprofessioneel als spelfouten! Is je sollicitatiebrief klaar, haal dan direct de spellingscontrole er overheen, lees je brief niet één, niet twee maar wel tien keer door. Ben je nog niet helemaal zeker van je brief, laat hem dan door iemand anders nalezen.

Contactgegevens niet benoemen in de sollicitatiebrief: Als een bedrijf enthousiast is over jouw sollicitatiebrief moeten ze direct contact met jou op kunnen nemen.  Zet je contactgegevens daarom niet alleen maar in de c.v. maar ook zeker in je sollicitatiebrief/mail. Ben je op bepaalde momenten niet bereikbaar, zet dat er dan ook bij.

Vergeten te vermelden voor welke functie je solliciteert: Veel bedrijven hebben meerdere vacatures direct uitstaan. Hierdoor moet een bedrijf meerdere sollicitaties verwerken. Het kan knap lastig zijn als mensen er niet bij zetten voor welke functie zij solliciteren en kost de organisatie veel tijd om dit uit te zoeken.

Liegen over je kennis en ervaring: Sinds de werkloosheid flink gestegen is liegen veel mensen over de kennis en ervaring die zij bezitten. Men denkt meer kans op een baan te hebben als ze kennis en ervaring ‘verzinnen’. Je kunt natuurlijk de kans op een gesprek vergroten door te liegen, maar tijdens je gesprek zal je uiteindelijk toch wel tegen de lamp lopen. En dan is het natuurlijk meteen einde gesprek. Wees altijd eerlijk wat je in je sollicitatiebrief vermeldt. Natuurlijk mag je sommige aspecten best wat rooskleuriger benoemen, zolang de informatie die je benoemd klopt.

 

Ben je uitgenodigd voor een speeddate! Van harte gefeliciteerd, de eerste stap om het bedrijf binnen te komen is gelukt! Maar wat moet je je eigenlijk voorstellen bij een speeddate? Ik ben op zoek gegaan naar wat de reden is dat bedrijven speeddates houden wat hoe jij jezelf er het beste op voor kunt bereiden.

Een speeddate is een aanvulling op de traditionele manier. Bedrijven krijgen per vacature vaak wel een paar honderd reacties van kandidaten. Nadat de eerste selectie is gemaakt op basis van c.v. en de sollicitatiebrief blijven en vaak veel kandidaten over de op papier binnen de organisatie lijken te passen.

De speeddate is een manier om het aantal sollicitanten terug te brengen. Het is geen vervanger van het ‘normale’ sollicitatiegesprek, het sollicitatiegesprek vind plaats met de kandidaten die overgebleven zijn na de speeddates.

Tijdens de speeddate heb je vaak meerdere gesprekken met diverse bazen, leidinggevende, hr medewerker of andere belanghebbenden. Een gesprek duurt tussen de 5 en 15 minuten.

Met deze tips kom je de speeddate goed door!
Een speeddate is spannend, maar de vragen die ze jou stellen komen vaak overeen met de vragen die gesteld worden tijdens een ‘gewoon’ sollicitatiegesprek. Het verschil, je hebt minder tijd en je krijgt waarschijnlijk meerdere keren dezelfde vragen.

  1. De tijd is per kandidaat is kort, daarom ga je snel door zo’n gesprek heen. Het is belangrijk om niet te lang na te denken over je antwoorden, maar om direct te zeggen wat er in je opkomt.
  2. Verdiep je in het bedrijf en in de bedrijfscultuur. Laat tijdens het gesprek merken dat je enige kennis hebt van het bedrijf, de cultuur en de sector.
  3. Bedenk van tevoren wat jou sterke en zwakke punten zijn. Let er op dat je je sterke punten benadrukt en je zwakke punten wat afzwakt.
  4. Waarom ben jij geschikt voor deze functie en wat is jouw toegevoegde waarde voor het bedrijf? Lukt het jou om dit binnen 20 seconden te vertellen?
  5. Krijg je de vraag waarom je weg wil bij jou huidige werkgever? Vertel dit kort en bondig, en benadruk niet alleen de negatieve punten. Let er ook op dat je je huidige werkgever niet afkraakt. Want als je dat bij je huidige werkgever doet, wie zegt dan dat jij dit ook niet bij jou nieuwe werkgever zal doen.
  6. Hou een referent paraat, bij meerdere kandidaten hebben ze geen tijd om te wachten tot iedereen zijn/haar referent na een week pas bereikt heeft.
  7. Wees niet té zenuwachtig, tijdens een speeddate kijken ze er vooral naar of er een klik is. Wees daarom vooral jezelf.

 

Laatst kwam ik een interessante sollicitatievraag tegen die ik graag met jullie wil delen: ‘Welke innovatie is het gevolg van jouw initiatief?’  

Om je zenuwen onder controle te houden en wat ‘relaxter’ het gesprek in te gaan is het slim om je sollicitatiegesprek voor de spiegel te oefenen. Geef jezelf eens antwoord op de volgende vragen:

  • Je sterke punten met onderbouwing/voorbeeld
  • Je zwakke punten met onderbouwing
  • Waarom ben jij van toegevoegde waarde voor de organisatie?
  • Waarom wil jij bij deze organisatie werken
  • Geef wat feiten waaruit blijkt dat jij kennis van de sector hebt.
  • Waarom moeten wij jou aannemen?

Heb vertrouwen in jezelf!

Misschien vindt u het ‘gewoon’ tijd voor eens iets anders of moet u noodgedwongen op zoek naar een andere baan. Wat de reden ook is, voor het eerste sollicitatiegesprek sinds tijden heeft u vast wat gezonde kriebels. 

Bij welk bedrijf u ook solliciteert of voor welke functie de vacature ook is, het gesprek moet u altijd goed voorbereiden.

  • Bedenk goed wat uw sterke en zwakke punten zijn en heb hiervan een goed voorbeeld. Let wel op, uw ‘zwakke punten’ moeten in principe niet ‘zwak’zijn. Kies hiervoor punten die je momenteel aan het ontwikkelen bent of voor een punt dat in eerste instantie ‘zwak’ klinkt, maar dat eigenlijk niet is.
  • Bereid een elevetor pitch voor. Een korte pitch waarin jij een ander overtuigt van jouw sterke punten en toegevoegde waarde binnen de organisatie.
  • Lees voor het gesprek uw sollicitatiebrief nogmaals door, zodat u goed weet wat erin staat.
  • Lees de website van het bedrijf goed door. Let ook goed op de missie en visie en laat tijdens het gesprek blijken dat u deze kent.
  • Kijk goed naar de organisatie, waar staat de organisatie voor, wat is zijn/haar positie/historie/ concurrentie e.d.
  • Laat de organisatie weten dat u een bewuste keuze maakt voor dit bedrijf en deze vacature door zelf vragen te stellen. Stel vragen over het bedrijf, over de functie en koppel uw ambities aan de normen en waarden van het bedrijf.
  • Bedenk alvast wat u gaat antwoorden als ze vragen ‘waarom solliciteert u bij dit bedrijf’ en ‘waarom zouden wij u aan moeten nemen’.

Kortom, het voorbereiden kost best wat tijd. Maar u zult zien dat een goede voorbereiding ervoor zorgt dat u soepeler door het gesprek heen komt. Succes!