Thema

Uit ons netwerk

Thema

Zakelijk verleiden leidt tot resultaat. Je krijgt iets net even makkelijker of sneller voor elkaar bij bijvoorbeeld de repro, de helpdesk, de catering of de servicedesk. En als secretaresse is dit nu juist één van je meerwaardes waardoor je je kunt onderscheiden.

Bij zakelijk verleiden ga je op zoek naar de ‘chemie’ met je gesprekspartner… Door enthousiast te zijn, kan je een ander op een positieve wijze verleiden tot het aannemen van je boodschap. Het betekent dus niet je collega verleiden bij de koffieautomaat! Het gaat erom dat je je lichaamstaal optimaal gebruikt zodat je een energieke en enthousiaste indruk maakt. Door het verleiden als gereedschap te gebruiken creëer je aantrekkingskracht zodat je succesvoller bent in je werk. Als je als secretaresse deze vaardigheden beheerst leg je belangrijke contacten, haal je ander werk binnen en bouw je langdurige relaties op.

Het werkt heel simpel. Tijdens een gesprek glimlachen, geeft positieve energie en een betere sfeer. Toon interesse in de ander maar ga niet halverwege het verhaal van je collega over zijn nieuwe leaseauto naar buiten staan kijken. Laat merken dat je actief luistert. Oprechte interesse is verleidelijk. Kijk je gesprekspartner tijdens het gesprek regelmatig aan. Met oogcontact dwing je aandacht af. Maar ga niet eindeloos zitten staren in die mooie blauwe ogen van je knappe collega. En geef complimenten, maar doe dit op het juiste moment, subtiel en gemeend.

Geef geen compliment over de nieuwe outfit van je collega terwijl je er eigenlijk niets aan vindt. Ook het onthouden van details is een compliment. Je collega na het weekend vragen hoe het etentje was, werkt positief.
Hanteer een open houding. Door je naar de ander toe te keren, stel je je open en krijg je belangstelling! Mensen die met gesloten armen praten, stralen uit dat ze weinig interesse hebben. Mensen die levenslustig zijn en vol zelfvertrouwen, tonen een krachtigere lichaamshouding. En als laatste gebruik humor. Maak eens een grapje, laat je collega’s lachen. Lachen vermindert stress, zorgt voor een positieve stemming en zorgt voor verbinding.

Maak het zakelijk verleiden eigen en je bent onweerstaanbaar!

Deze column van Rasja Post stond het PA magazine, uitgave maart 2012.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Steeds vaker lees ik dat het secretaressevak door Het Nieuwe Werken overbodig gaat worden of zelfs gaat verdwijnen. Vaak wordt hierbij uitgegaan van een ‘eenvoudige’ secretaresse die de agenda beheert, de post doet en de telefoon aanneemt. Een secretaresse die afhankelijk is van haar manager. Maar is een secretaresse met deze benaming en in deze vorm niet achterhaald? En vraagt Het Nieuwe Werken niet om ‘De Nieuwe Secretaresse’?

De kern van Het Nieuwe Werken is dat medewerkers zelf bepalen hoe, waar en met wie ze hun werkzaamheden uitvoeren, aangestuurd worden op hun resultaten en steeds meer in tijdelijke netwerken en projecten functioneren. Dat vraagt juist om een flexibele, professionele spin in het web.

Daarbij komt dat uit de markt het signaal komt dat bekwame en zelfstandig functionerende secretaresses schaars zijn. Managers hebben behoefte aan een secretaresse in de functie van professioneel ondersteuner. Niet voor niets wordt bij werving- en selectiebureaus uitgebreidere competenties en, bij voorkeur, hbo-geschoolde secretaresses gevraagd. Daarnaast ben ik van mening dat het ook de taak van secretaresses is om managers te leren samenwerken met professionele ondersteuning. Hierdoor krijg je een intensivering en dus verbetering van de samenwerking.

Iemand beschreef dat zijn secretaresse een ‘filterfunctie’ (omdat ze weet wat hij/zij wel
en niet wil) en een meedenkfunctie (zou je dat wel doen of zou je dat en dat nog doen?) heeft en hem daarmee helpt zijn klussen voor elkaar te krijgen. Een manager en een secretaresse hebben allebei hun eigen vakmanschap en dat moet je op elkaar afstemmen. Ook heeft de secretaresse een belangrijke sociale functie binnen een organisatie. Zij weet wat er speelt binnen en kan eventuele signalen doorgeven aan haar manager om zo een brug te slaan tussen hem/haar en de collega’s. Dat rollen veranderen is duidelijk maar of de secretaresse verdwijnt? Ik denk het niet.

In tegendeel, Het Nieuwe Werken vraagt om ‘De Nieuwe Secretaresse’!

Dit artikel stond in het PAmagazine en is geschreven door Rasja Post  Eigenaar Professional Office Support.
www.rasjapost.nl

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Vak projectmanagement in praktijk gebracht met organiseren van evenementen

Houten – juni 2013 – Studenten van Schoevers hebben zich ook in 2013 weer van hun beste kant laten zien door € 43.453,93 in te zamelen voor verschillende Nederlandse goede doelen. In het kader van het vak projectmanagement organiseren de studenten zelf evenementen van A tot Z. Zo brengen ze de geleerde theorie in de praktijk en steunen ze ook nog eens een zelfgekozen goed doel. Als afsluiting van het project presenteerden ze hun case in Brussel voor een internationale vakjury van de European School of Assistants.

Projectmanagement
Projectmanagement wordt gevolgd door alle hbo-studenten Associate Degree Officemanagement en Bachelor Commercieel Communicatiemanagement. Het vak bestaat uit theorie, maar er is vooral veel tijd voor de praktijk waarbij de studenten in een groep aan de slag gaan om sponsorevenementen te organiseren.

Met deze projecten haalden de studenten van verschillende Schoevers vestigingen uit Amsterdam, Arnhem, Eindhoven, Rotterdam en Utrecht samen het hoge bedrag van € 43.453,93 op voor Kika (Arnhem en Eindhoven), Plan Nederland (Amsterdam en Utrecht) en Make a Wish foundation (Rotterdam). Eerder in het jaar zijn de cheques al op feestelijke wijze overhandigd door de studenten.

Internationale vakjury
Om het vak af te sluiten kwamen alle studenten projectmanagment bij elkaar in Brussel. Deze 2-daagse trip is een jaarlijks terugkerend evenement waar de studenten erg naar uitkijken. Maar ze komen hier niet alleen voor hun plezier. Ze zijn vooral gekomen om hun projecten – in het Engels – te presenteren aan elkaar en aan een internationale vakjury. Om een inkijkje in het leven van een Schoevers student te geven ging er bovendien een cameraploeg mee naar de Belgische hoofdstad om enkele studentes te volgen tijdens dit evenement. Deze video is hier te bekijken.

Allerlei typen evenementen passeerden de revue, van modeshows en lunches tot feesten en een theatershows. Uiteindelijk werd het project van Karin, Kristel, Daya en Esmee uit Eindhoven het beste bevonden. Zij haalden in maart meer dan duizend euro op met een zelfgeorganiseerde wijnproeverij.

Schoevers-logo-klein

Als je iets wilt bereiken heb je vaak een mooi beeld hierover in je hoofd. Maar is het een droom of een doel?

Er is niks mis met dromen over dingen die je wilt bereiken. Dat is zelfs erg leuk. En als je met slechts het droombeeld tevreden bent, is dat ook prima. Maar als je vindt dat je een doel hebt, wees er dan zeker van dat dit niet alleen droom is.

Het verschil zit hem erin, dat je bij een doel een plan hebt. Je doel zal namelijk niet zomaar op je pad komen. Je plan moet bestaan uit realistische subdoelen, met het liefst een tijdsindicatie voor wanneer je het subdoel bereikt wilt hebben. Daarnaast bevat het plan ook ideeën over hoe je de subdoelen gaat aanpakken. Zie ook Hoe maak je je dromen waar?

De franse schrijver Antoine de Saint-Exupéry schreef in de vorige eeuw al: “Een doel zonder een plan is slechts een wens.” En dat is precies het verschil tussen een droom en een doel.

Wees eerlijk tegen jezelf over of je een doel hebt of een droom. Als je een droom hebt en je weet dat hij onmogelijk werkelijkheid kan worden, benoem het dan niet als doel. Dat bespaart je een teleurstelling. Maar als het wel een doel van je is, werk er dan aan. Vanzelf gebeurt er meestal niks maar jij kunt wel zelf je leven bepalen. Door er zelf aan te werken kun je je dromen waarmaken.

Je mag best hulp van anderen vragen, maar jij bent de bepalende factor. Jij bepaalt jouw wereld.

Als je meerdere dromen hebt, of al concrete doelen, is het goed om je plannen naast elkaar te leggen. Hierdoor kun je snel zien of het wel mogelijk is om al deze dromen te laten uitkomen. Zo niet, beslis dan welke dromen echte doelen zijn. Door je daar nu op te focussen, heb je een grotere slagingskans dan wanneer je alles tegelijk wilt zonder dat dat mogelijk is.

Dus, heb je een droom of een doel? En als het een droom is, moet het dan geen doel worden?

www.SoChicken.nl

Zoals ik al eens eerder schreef typeert het de secretaresse van de 21ste eeuw dat zij haar functie meeneemt naar deze eeuw. Organisaties veranderen, managementfuncties veranderen en de traditionele secretaresse maakt plaats voor de ‘assistant professional’. In deze tijd waarin het vinden of zelfs al het behouden van je baan moeilijk is en waarin het aanbod groter is dan de vraag moet je weten hoe je je marktwaarde behoudt en uitbreidt.

Om je marktwaarde te bepalen, is het noodzakelijk om eens kritisch naar je persoonlijke ontwikkeling
te kijken. Hoe staat het met jouw secretariële kennis en vaardigheden? Zijn deze nog up-to-date? Houd je vast aan je oude manier van werken of ga je met de tijd mee? Door actief te investeren in jouw ontwikkeling behoud je de gedrevenheid en/of passie voor het secretaressevak en maak je jezelf interessant voor je werkgever of opdrachtgever.

Wat zijn de ‘must have’ vaardigheden?

Taal
Vanzelfsprekend zijn je schriftelijke vaardigheden uitmuntend. Foutloos Nederlands schrijven is een ‘must’. Ook een goede vaardigheid van het Engels is geen overbodige luxe. Mocht je twijfelen aan je Nederlandse of Engelse vaardigheden dan zijn er talloze talentests die je op internet kunt doen.

MS Office
Word, Excel en PowerPoint kennen voor jou geen geheimen meer. Misschien werk je ook al met MS
Lync (instant messenger-programma).

Archief
Jouw archief is overzichtelijk, toegankelijk en bij voorkeur digitaal. Het is niet altijd de leukste klus maar wel een belangrijke. Schoon je archief regelmatig op en zorg bij vernietiging voor goedkeuring van de vernietigingslijst. Vergeet niet om rekening te houden met de wettelijke bewaartermijnen.

Actielijst
Notulen uitwerken is een tijdrovende klus zelfs als je deze al op je laptop maakt tijdens de vergadering. Vaak blijken deze notulen ook nog eens niet of nauwelijks gelezen te worden. Wanneer dit ook binnen jouw organisatie het geval is, stel dan voor om met een actielijst te werken en ga hier actief mee om. Attendeer collega’s op uitstaande actiepunten na de vergadering en herinner hen aan het verlopen van hun deadline.
Voor secretaresses die houden van gadgets is er een zogenaamde ‘smart pen’ op de markt. Een notuleerpen die digitaal opslaat wat je ermee schrijft maar ook geluidsopnamen maakt.

Presentaties en nieuwsbrieven
Naast PowerPoint kun je ook gebruik maken van andere presentatietools. De gekozen presentatietool
moet natuurlijk wel passen bij degene die de presentatie geeft. Voor nieuwsbrieven kun je gebruik maken MS Word maar er zijn ook veel websites die het mogelijk maken om gratis en eenvoudig een nieuwsbrief online te maken. Je hebt dan vaak ook al keuze uit een aantal fraaie sjablonen die je nieuwsbrief een mooie en professionele uitstraling kunnen geven.

Audio Visuele middelen
Zorg dat je weet hoe je een beamer aansluit en hoe je een videoconferentie opzet. Veel secretaresses blijken techniek ‘eng’ te vinden, zorg dat je hierin je ‘mannetje’ staat.

Social media
Maak jezelf wegwijs in de diverse sociale media en zet deze op een handige en actieve manier in. Niet alleen voor je zichtbaarheid maar ook om kennis en informatie te halen die voor jou belangrijk zijn om je vakkennis op peil te houden. Volg de juiste personen, sluit je aan bij groepen en let op events die worden georganiseerd.

Netwerken
Sluit je aan bij (secretariële) netwerkverenigingen, bezoek congressen/beurzen, lees en deel je ervaringen of vragen op secretaressewebsites. Zet jezelf in de markt en zorg dat je een gunfactor creëert.

Time Management
Ontwikkel je timemanagementvaardigheden. Stel je doelen en prioriteiten vast om zo effectiever en efficiënter met je tijd om te gaan.

Literatuur
Lees boeken over het secretaressevak of boeken die raakvlakken hebben met het werk dat een secretaresse doet.

Smartphone apps
Zorg dat je op de hoogte bent van handige zakelijke apps. Maak hiervan gebruik of geef ze als tip aan je manager voor zijn/haar smartphone. Er zijn apps in overvloed! Bijvoorbeeld: een app die munteenheden, temperaturen en afstanden omzet, een app die zakelijke bestanden opslaat,een app om visitekaartjes te digitaliseren, een app om notities centraal te beheren, een app voor handtekeningen, een app voor het boeken van hotels, een app om zakelijke ritten bij te houden. Misschien zijn bovenstaande vaardigheden niet volledig. Mocht dit zo zijn, dan hoor ik graag van jou wat volgens jou de ‘must have’ vaardigheden van een ‘assistant professional’ zijn.De sociale vaardigheden heb ik hier overigens bewust buiten beschouwing gelaten.

Blijf geïnspireerd, blijf jezelf ontwikkelen en creëer daardoor je eigen meerwaarde.

Dit artikel is geschreven door Rasja Post voor het PA magazine, uitgave maart 2013.
Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Wat gebeurt er met je als je een onzekere periode tegemoet gaat? Bijvoorbeeld als er een reorganisatie aangekondigd is en de kans aanwezig is dat je je baan verliest? Hoe kan je in zo’n hectische periode toch je hoofd koel houden?

Een persoonlijk verhaal
Marina Kooijman kreeg in 2011 te horen dat ze haar baan ging verliezen. Zij werkte als financieel administratief medewerker bij een grote Nederlandse bank. Op het moment dat ze hoorde dat ze overtollig was overheerste vooral gevoelens als boosheid, verdriet en ongeloof. Dit kon haar toch niet overkomen? Er is vast en zeker een fout gemaakt! Helaas ging het niet om een fout. Marina realiseerde zich dat zij een van de velen was die haar baan bij de bank ging verliezen. Ze piekerde over allerlei zaken: hoe moet de hypotheek betaald worden? Ik ben
niet de jongste meer, hoe kom ik aan een nieuwe baan? Om van de hectiek te bekomen en om alles even op een rij te zetten, had ze even een paar dagen van rust nodig.

Na een week van rust realiseerde Marina zich dat de mineurstemming haar niet verder hielp. Door somber te blijven, wordt de hypotheek echt niet betaald! Het besef van het ontslag drong langzaam tot haar door. Ze wilde bezig zijn en positieve afleiding hebben. Die instelling bracht haar nieuwe mogelijkheden en kansen. Marina besloot verschillende opleidingen te volgen, zoals: een opleiding Boekhouding, Basisvaardigheden voor de secretaresse en een workshop Social Media. Ze bleef opgewekt solliciteren en schreef zich in bij verschillende vacaturebanken. Ze heeft al diverse gesprekken achter de rug. Verder heeft ze haar LinkedIn profiel ge-updatet en zich aangesloten bij diverse groepen om zo haar netwerk te vergroten. En met succes, want ze is  redeorganisator van Ervaren-Talent Amsterdam. Een event dat als doel heeft werkzoekenden verder te helpen bij het vinden van een geschikte baan.

Marina Kooijman heeft dankzij haar positieve instelling allerlei mooie perspectieven in het vooruitzicht.  Ondanks dat ze nog geen baan heeft, blijft ze optimistisch.

De impact van een reorganisatie
Een reorganisatie wordt door iedereen op een andere manier ervaren en beleefd. Sommige medewerkers zien het als een uitdaging en een kans, terwijl andere medewerkers onzekerheid en spanning ervaren. Verschillende kenmerken hebben invloed op deze beleving. De duur van de verandering,  de mogelijke impact, maar ook hoe je er zelf instaat, zijn factoren die meespelen. Veelvuldig onderzoek laat zien dat deze onzekerheid grote effecten heeft. Mensen ervaren al snel een verminderd welzijn, tevredenheid en binding met de organisatie. Zij die de kans hebben zullen ook eerder weg gaan. Voor velen speelt het ‘niet weten’ een grote rol in het gevoel van  nmacht. En zelfs als het hoge woord er dan uit is, komen alle andere vragen. Wat nu? Hoe nu verder? Vind ik weer iets anders en zo ja, wanneer? We willen de touwtjes in handen hebben en sturing geven aan ons leven. Dit gevoel controle over ons leven te hebben, is ontzettend belangrijk. Misschien wel een van de belangrijkste voorwaarden om te functioneren. Zonder een gevoel van controle wordt de wereld onvoorspelbaar en wordt het moeilijk keuzes te maken. Om die reden zijn onze hersenen er ook op gebrand om de wereld om ons heen zo voorspelbaar mogelijk te houden. We zoeken naar herkenbare patronen waar we op kunnen acteren. Op basis van deze patronen vormen we verwachtingen en op basis van deze verwachtingen voorspellen we de toekomst en sturen we ons gedrag. Dit gebeurt voor een heel groot deel volledig onbewust.

Maar dan komt er de reorganisatie en alles staat op de kop. De eens zo voorspelbare wereld is er niet meer. In ons brein gaat het signaal op rood. Onze hersenen zijn maar met één ding bezig: overleven en het voorkomen van psychologische of lichamelijke dreiging. En toch wordt er van je gevraagd te blijven functioneren en zelfs mee te denken aan de toekomst van de organisatie of het team. Iets waar jij straks misschien geen onderdeel meer van uitmaakt. Een hele lastige opgave. We zien dan ook vaak hele instinctieve reacties zoals vechten, vluchten of bevriezen. Diegenen die een goede baankans elders hebben, maken zich al snel uit de voeten. Anderen komen in opstand door bijvoorbeeld te staken. Maar het vaakst zien we mensen die bevriezen. Iedereen blijft zitten waar hij zit en verroert zich niet. Dit in de hoop dat het misschien wel goed komt.

Welke reactie er wordt getriggerd verschilt per persoon. Het
hangt af hoe ernstig de dreiging wordt ervaren. Uit neuropsychologisch onderzoek blijkt dat mensen vaak  reageren op vijf factoren: status, zekerheid, autonomie, verbondenheid en eerlijkheid. Voor de een is het  verlies van status en autonomie een grote dreiging. Voor een ander spelen eerlijkheid of verbondenheid een grotere rol.

Hoe houd jij je hoofd koel?
De vraag is nu: Hoe houd je je hoofd koel in een reorganisatie? Hoe krijg je weer echt oog voor de kansen en mogelijkheden?

Drijfveren
Allereerst is het goed om voor jezelf te bepalen wat belangrijk is. Of, waarin zit het mogelijke verlies en wat is voor jouw belangrijk? Stel je zit straks zonder werk thuis. Waar zit dan de ‘frustratie’? Het gevoel een  werkloze’ te zijn en misschien geen bijdrage te leveren, of het gevoel geen onderdeel meer van een team uit te maken? Of voel je het als onrechtvaardig? Het verschilt voor iedereen, maar het komt terug op de eerder
benoemde vijf factoren status, zekerheid, autonomie, verbondenheid en eerlijkheid. Als je weet wat voor jou belangrijk is, dan kan je op zoek gaan naar alternatieven die deze behoefte vervullen. En dan kan je het weer wat positiever inzien.

angst

Piekeren
Een tweede aandachtspunt zit in het moment van onzekerheid. Je bent aan het werk en je hoort dat er gereorganiseerd wordt. Wat er gaat gebeuren weet niemand, maar het zal ingrijpend zijn. Het is logisch dat dit je grijpt en bezig houdt. Je zult merken dat je er niet helemaal met je hoofd bij bent. Het is moeilijk focus te houden. Logisch, want je wilt controle over de situatie. We denken vooruit, wegen mogelijke scenario’s af en
blikken terug. En dit scenario denken heeft vaak niet eens zoveel met de realiteit te maken, maar kost enorm veel energie. We zijn vaak overal, behalve in het hier en nu. Onderzoek van Harvard laat zien dat dit afdwalen ons gevoel van geluk op een negatieve manier beïnvloedt.

Mindfulness
Om toch die focus te houden en in het hier en nu te blijven helpen methodieken als mindfulness. We hebben de neiging om te denken: “O nee, nu dwaal ik weer af. Houd je hoofd er toch eens bij.” Het forceren van niet afdwalen heeft een averechts effect. De gedachte komt net zo hard weer terug (probeer maar eens niet aan roze beren te denken).

Drie tips om je focus te houden wanneer je merkt dat je
afdwaalt:
1) Erken de gedachte. Geef het even aandacht en ga vervolgens weer terug naar de taak. In het begin zal dit switchen wat energie kosten, maar het wordt steeds makkelijker. Het is belangrijk om hierbij een ‘vriendelijke’ discipline te hebben. Straf jezelf niet af, wees mild naar jezelf.

2) Doorbreek patronen. Ga iets anders doen. Als je de mogelijkheid hebt, ga wandelen. Beweging is een van de meest effectieve methoden tegen stress. Beweging stimuleert de aanmaak van een stofje genaamd dopamine. Dit stofje zorgt er in jouw brein voor dat je onder andere gevoelens van plezier en beloning ervaart. Het geeft je de energie om iets op te pakken en aan de slag te gaan.

3) Wanneer de gedachten wat hardnekkiger zijn kan een korte oefening helpen. Kijk gedurende 3 minuten naar een (blanco) muur. Noteer gedurende die drie minuten, zonder er naar te kijken, jouw gedachten op papier. Alles wat er in je opkomt. Op deze manier krijgen ze een plek. Deze oefening kan je ook helpen focus en zicht te krijgen op de vijf factoren die voor jou de voornaamste dreiging vormen bij onzekerheid. Ondanks dat je in een stressvolle periode zit, leer je met dergelijke tips om vanuit rust zelf richting te geven aan je leven. Het verhaal van Marina is hier een prachtig voorbeeld van. Door je gericht te focussen op het hier en nu, voorkom je veel stress en beleef je meer plezier aan het leven.

Dit artikel geschreven door Jan-Willem Bouwmeester en Emilie Broeze voor het PA magazine, uitgave maart 2013.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!