Thema

Vergaderingen & Notuleren

Thema

Bij het schrijven van een briefing is het belangrijk om te weten wat je verwachtingen zijn. Als je een ander iets laat ontwikkelen is het belangrijk dat je alle informatie verstrekt in een kort document.

Een goede briefing maken kan erg lastig zijn, maar door hier veel tijd in te steken en de briefing in een keer compleet te maken, weet de andere partij waar hij aan toe is. Dit zal beide partijen uiteindelijk veel tijd besparen en voorkomt teleurstellingen. Mocht er achteraf iets missen of niet goed zijn aan het eindresultaat dan kan je verwijzen naar de briefing.

Bekijk onderstaande checklist voor een goede briefing.

  • Achtergrond: Wat is de reden van de opdracht en waarom wil je deze nieuwe informatie op een bepaalde manier gecommuniceerd hebben.
  • Doelstelling: Je kunt niks ondernemen of communiceren zonder doelstelling. Stel daarom een SMART-doelstelling op (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden). Om je doelstelling te behalen is het raadzaam om op het moment dat de opdracht van start gaat eerst een nulmeting uit te voeren.
  • Doelgroep: Om de juiste boodschap te communiceren moet er een duidelijke doelgroep omschrijving aanwezig zijn. Om de doelgroep van alle kanten te belichten kan de DESTEP-methode een nuttige methode zijn (demografisch, economisch, sociaal-juridisch, technologisch, ecologisch en politiek-juridisch).
  • Benodigde informatie: Om tot het juiste eindresultaat te komen heeft het bedrijf waarschijnlijk bepaalde informatie nodig. Geef duidelijk aan waar en bij wie ze deze informatie kunnen verkrijgen. Zo voorkom je een langdurig zoekproces, waardoor er meer tijd in de opdracht gestoken kan worden.
  • Ideeën: Waarschijnlijk hebben jullie zelf al wat ideeën van hoe jullie willen dat het nieuwe product/dienst eruit komt te zien. Omschrijf deze ideeën zo specifiek mogelijk zodat het eindresultaat zo goed mogelijk van jullie ideeën aansluit en de uitvoerder een idee krijgt van de verwachtingen.
  • Boodschap: Omschrijf duidelijk welke belofte je wilt doen naar de doelgroep en waar deze belofte vandaan komt, ook wel de strategie genoemd.
  • Afspraken: Leg afspraken duidelijk vast, denk aan budget en mijlpalen.
  • Verwachtingen: Om bij het eindresultaat teleurstellingen te voorkomen is het uiterst belangrijk dat je vastlegt wat er verwacht wordt en wees hier zeer specifiek mee.

Tot slot, neem de tijd om de briefing te maken. Maak de briefing, laat hem eventueel nog door een collega lezen en zorg ervoor dat je geen belangrijk dingen vergeet.

Klinkt papierloos vergaderen ook als muziek in je oren? Niet alleen goed voor het milieu maar ook nog eens super handig en overzichtelijk. Om papierloos vergaderen wat gemakkelijker te maken zijn wij op zoek gegaan naar 2 handige app’s die je hierbij ondersteunen. Een handige app om documenten gemakkelijk te verspreiden en een app om gemakkelijk en snel te notuleren.

Gemakkelijk notulen maken met de Notuleren HD app
Met deze app kun je makkelijk notulen maken en delen met de juiste personen. Door de zoekfunctie zijn ook andere documenten makkelijk te vinden. Enkele voordelen: informatie is te koppelen aan agendapunten, to-do lijsten kunnen gemaakt worden, e-mailadressen kunnen gekoppeld worden en je bent achteraf weinig tijd kwijt aan het uitwerken van notulen. Geschikt voor Apple.

Veilig papierloos vergaderen met SharePoint
Met deze app kan je makkelijk stukken verspreiden, alles staat op een plek, te gebruiken met intranet en documenten kunnen gekoppeld worden aan agendapunten. Bekijk hieronder het filmpje. Geschikt voor Apple.

Misschien wordt het nog niet bij ieder bedrijf even hardop uitgesproken, maar iedereen heeft een aantal voorkeuren waar een vergadering toch wel aan moet voldoen. Wij zijn eens even in alle vergaderwensen gedoken en hebben hier een top 5 van gemaakt!

  1. Betrouwbaar internet met een grote bandbreedte is toch niet meer te missen. Alle deelnemers van een vergadering willen met 2 a 3 apparaten gratis op de WiFi kunnen werken.
  2. Vergadering buiten de deur. De behoefte aan vergaderingen buiten de deur nemen toe, even een andere omgeving voor nieuwe ideeën.  Voordeel is ook dat je je helemaal op de vergadering kan concentreren, doordat je niet door iedereen gestoord wordt voor met kleine vragen.
  3. Unieke locaties, bijvoorbeeld vergaderen in een kasteel,voetbalstadion of op een boot. Een beleving moet bij een vergadering centraal staan. Een locatie waar nog lang over nagepraat wordt.
  4. Teambuilding is belangrijk en wordt steeds belangrijker. Door een vergadering te combineren met een teambuildingsactiviteit heb je behalve een leuke en creatieve break waarbij je wel veel energie opdoet, maar versterk je ook de onderlinge contacten.
  5. Bewuste hapjes en drankjes. Gezond en verantwoord eten en drinken spelen een steeds belangrijkere rol, niet alleen in het dagelijks leven, maar ook tijdens vergaderingen. Bedrijven willen tijdens een professionele bijeenkomst gezonde tussendoortjes en een gezonde lunch.

 

Bent u op zoek naar een vergaderlocatie die aan deze vergadertrends voldoen? Neem dan eens een kijkje op www.vergaderen.nl 

Zit er een grote vergadering aan te komen, waar jij voor moet notuleren? Het is nergens voor nodig om zenuwachtig te zijn, met deze handige tips verloopt alles volgens plan en kom je niet voor grote verrassingen te staan.

Voorbereiding
1.  Bestudeer de agenda en alle stukken en zorg dat je weet wat het doel is van de vergadering.
2. Neem van tevoren de belangrijskte punten door met de voorzitter en spreek af hoe jij aan kan geven als er iets niet duidelijk is.
3. Zorg dat je de agenda op tijd binnen hebt
4. Bespreek van tevoren de verslagvorm

De vergadering
1. Zorg ervoor dat je naast de voorzitter zit
2. Maak een duidelijke lijst met wat er per persoon van iemand verwacht wordt
3. Krijg je iets niet mee of snap je iets niet, vraag om toelichting of vraag of het herhaald kan worden.

Na de vergadering
1. Werk alles binnen 2 werdagen uit
2. Is duidelijk wie er aanwezig waren en wie wat gezegt heeft
3. Zorg voor een duidelijke lay-out
4. Maak een duidelijk overzicht wat er van wie verwacht wordt
5. Verspreid de notulen naar de deelnemers

 

De tijd van alles met de hand vastleggen, hebben we tegenwoordig ver achter ons gelaten. Dus ook het met de hand vastleggen van de notulen van de vergadering. Buiten dat u tijdens de vergadering een deel van de informatie misloopt, omdat u driftig aan het mee schrijven bent, kost de verwerking van de vergadering u ook nog eens heel veel tijd.

Tegenwoordig is het mogelijk om digitaal te notuleren door middel van een paar handige app’s voor op de iPad.

Minute Taker
De Minute Taker is een eenvoudige app om te notuleren die je kan vergelijken met een e-mailapplicatie. Links in het scherm is een overzicht te zien van de beschikbare vergaderingen, in het rechterdeel van het scherm kan je notulen maken, lezen of bewerken. Op het moment dat je een onderdeel klaar hebt, gaat hij automatisch naar het volgende onderdeel. Automatisch wordt er een cijfer aan elk onderdeel vastgezet en ontstaat er een overzichtelijk geheel.

Evernote
De Evernote app is voor zowel IOS als android. De kracht van Evernote zit hem in zijn veelzijdigheid. Evernote is niet specifiek bedoelt voor het vastleggen van vergaderingen, maar je kan wel een vergadering aanmaken en daar de tekst invoegen. Het toevoegen van afbeeldingen, aantekeningen en audio-opnames zijn geen probleem. Aangezien de app synchroniseert met het online account dat aangemaakt wordt voor de app, zijn de notulen direct na afloop van de vergadering beschikbaar kan zetten op je desktop.

Meeting minutes
Met de Meeting minutes app kan je visueel samenvoegen met tekst. Naast het schrijven van wat er gezegd is, kan gemakkelijk benodigde informatie zoals notities, tekeningen, geluidsopnames en een lijst met actiepunten toegevoegd worden. Bij het aanmaken van de vergadering kan je met een top-down weergave de vergadertafel namaken en aangeven wie waar zit. Op deze manier kan je makkelijk aangeven wie wat gezegd heeft tijdens de vergadering en kan je actiepunten toewijzen aan de specifieke personen.

Door het gebruik van een van deze app’s kan je gemakkelijk notulen maken van een vergadering en deze delen. Het voordeel van aantekeningen maken op een laptop tegenover aantekeningen op de iPad is dat er geen typ geluid is waar iemand last van heeft.

Midden in de stad Nijmegen, fraai gelegen in het oude Jonkerbos, zal deze zeer eigentijdse spa en business vergaderlocatie u verrassen. U kunt hier vergaderen in een prettige, luxe ambiance. Met alles onder één dak heeft u gegarandeerd succes!

Bij dit 8-uurs Jamie Oliver vergaderarrangement in Nijmegen is inbegrepen:
– Vergaderzaal met telefoon en daglicht (2 dagdelen)
– Schrijfblok met pen, mintjes en naamkaartjes
– Projectiescherm
– Beamer / LCD Projector
– Flipover
– Kosteloos High Speed Glasvezel (draadloos) Internet in de zaal
– Onbeperkt koffie en thee
– Sanad’eau water uit eigen bron
– Ontvangst met Jamie Oliver’s Fruity Flapjack (energiereep)
– Jamie Oliver’s ‘Soup’s up’ lunch
– Middagbreak met Jamie Oliver’s Fruit Salad (fruitsalade met diversiteit aan toppings)
Prijs: € 65,00 per persoon.

Daarnaast bieden wij ook de volgende arrangementen aan:
4 uurs vergaderarrangement à € 26,50 p.p.
4 uurs vergaderarrangement inclusief lunch à € 48,50 p.p.
12 uur vergaderarrangement à € 95,00 p.p.

Bij een groep van minimaal10 personen.
Wanneer u met minder dan 10 personen bent, kunt u gebruik maken van dit arrangement maar berekenen wij u een zaalhuur van € 100,00 per dag extra.
Uw persoonlijke wensen realiseren
Uiteraard kunnen wij het vergaderarrangement naar uw wensen uitbreiden. Vraag ons naar de mogelijkheden.
– Frisdranken in de zaal op basis van nacalculatie
– Aansluitende borrel op basis van nacalculatie
– Hand- of revermicrofoon à € 90,00
– Laptop à € 175,00
– Subzalen op basis van aanvraag
– Gebruik thermenlandschap 10% korting op reguliere entreeprijs
Wij kunnen ook verscheidene groepsactiviteiten voor u organiseren zoals de workshops Stretch & Relax, Stoelmassage, Tai Chi, Cocktail shaken, Make Up & Advies, Colour Matching, Manicure. Informeer naar de mogelijkheden.

De prijzen van dit 8-uurs vergaderarrangement in Nijmegen zijn geldig tot en met 1 augustus 2013.

De prijs is exclusief € 7,50 reserveringskosten.
Meer informatie over dit arrangement.