Thema

Administratie

Thema

Initiatief nemen en creatief denken en werken, dat zijn de vaardigheden die de administratief medewerker nodig heeft om het werk in de toekomst te kunnen blijven doen. CrossOver pleit voor meer inspraak van administratief personeel in het reilen en zeilen van organisaties.

Volgens de overheid moet Nederland digitaal koploper in de wereld worden. De grote digitalisering die al jaren gaande is, is aan de ene kant een mooie kans, maar er verdwijnen ook banen door. Binnen tien jaar verdwijnt het merendeel van de 1,2 miljoen administratieve functies. Digitalisering en robotisering gaan deze functies veranderen. De meeste administratieve functies worden geautomatiseerd. De receptioniste wordt een robot en de secretaresse wordt een app. Fijn vooruitzicht: je functie gaat verdwijnen en als je niets doet zit je de rest van je leven op de bank.

Wij vinden dat administratief medewerkers zelf het heft in eigen hand moeten nemen: zorg dat je de juiste vaardigheden hebt om om te kunnen gaan met de veranderingen en dat je actief meedenkt over jouw werk van de toekomst. Juist de mensen van wie functies verdwijnen moeten nú geprikkeld worden in hun eigen creativiteit en initiatief, want deze social skills zijn nodig voor het werk van de toekomst.

Daarom organiseert Project CrossOver sinds begin 2018 de Administratieve CrossOver: een traject waar management assistenten, secretaresses en financieel administratief ondersteuners van verschillende organisaties aan de slag gaan om te leren van elkaar. Gedurende drie dagen, bij drie verschillende bedrijven, kijken ze hoe ze hun werk slimmer en leuker kunnen maken en voorbereid zijn op het werk van de toekomst. Want wij geloven dat je samen meer kunt, en vooral ook meer leert dan alleen!

De administratieve CrossOver

In dit CrossOvertraject ga je samen met administratief medewerkers van verschillende organisaties aan de slag om te leren van elkaar. Je werkt drie dagen aan een belangrijk thema voor je vak én aan je eigen vaardigheden: zoals samenwerken, digitale skills, communiceren, projectmanagement en inventiviteit. Je leert om zelf aan te geven wat je nodig hebt om je werk zo optimaal mogelijk te blijven doen in tijden van digitalisering en robotisering én je gaat hierover het gesprek aan met je leidinggevende.

Wat kun je verwachten?

CrossOvertraject

Dag 1
Op de eerste dag komt er een inspirerende spreker die vertelt hoe het administratief werk verandert. Hoe kun jij voorbereid zijn op het werk van de toekomst? Je krijgt een workshop waarbij stil wordt gestaan bij de gevoelens die veranderend werk teweeg kan brengen en je maakt een talentenkaart over jouw vaardigheden van nu en de toekomst.

Dag 2
Op de tweede dag laat Deloitte vernieuwende administratieve tools zien die zij al gebruiken. Vervolgens ga je onderzoeken welke tools/technologieën jij kan inzetten in je eigen werk. Op basis hiervan maak je een handleiding over modern werken met praktische tips & tools voor jouw organisatie.

Dag 3
Op dag 3 leer je hoe je de opgedane kennis kan terugkoppelen naar je eigen bedrijf, zodat de kennis niet in een rapport in de la verdwijnt!

Heb jij zin om klaargestoomd te worden voor de toekomst?

Lees dan hier meer over de Administratieve CrossOver en schrijf je in.
Of neem contact op met programmamanager Marlous Roelofs voor meer informatie (marlous@projectcrossover.nl / 06-29020538)

Deadline inschrijvingen voor dit traject is 1 maart 2019. Kan je een dag niet of komt het momenteel even niet uit in verband met andere cursus? Laat ons je interesse sowieso weten en we houden je op de hoogte van toekomstige trajecten.

Waar in 2015 nog voorspeld werd dat de administratieve sector overgenomen zou worden door robots, lijkt het er steeds meer op dat het gaat om aanpassen en het adaptief vermogen van de administratief medewerkers. Er zijn veel geautomatiseerde processen ontwikkeld en ongetwijfeld zijn er banen verloren gegaan, maar de echte sterren op administratief gebied zijn onmisbaar. De menselijke hand is niet zo makkelijk weg te denken uit de administratie. Maar om ervoor te zorgen dat dit ook in de toekomst het geval is, is het tijd om te kijken naar hoe de administratie van de toekomst eruitziet en wat belangrijk is om in de gaten te houden.

Het overzicht bewaren

Eerder plaatsten we een stuk over het overzichtelijk werken. Dit wordt nóg belangrijker in de toekomst. Wanneer er gewerkt wordt met geautomatiseerde processen, online boekhoudprogramma’s, agenda’s in de cloud en messageboards om te communiceren, dan moet de administratie het overzicht kunnen houden om alle medewerkers op elk moment toegang te kunnen verlenen. Het maken van een lijst met platformen en software waar gebruik van gemaakt wordt, dat is een sterk begin. Vergeet niet de lijst bij te werken wanneer er bepaalde platformen toegevoegd of juist verwijderd worden en link de accounts altijd aan een centraal mailadres zodat meldingen niet verloren gaan. De administratief medewerker doet er verstandig aan om goede software te kiezen voor het opslaan van alle gebruikersnamen en wachtwoorden, aangezien ook dat een drempel kan zijn bij het overzichtelijk werken.   

Meer dan werken in de cloud

Opslag van data kost ruimte en tijd. Opslag van heel erg veel data kost op dit moment een flinke hap uit het budget van grotere ondernemingen. Maar dat gaat veranderen in de toekomst. De blockchainontwikkelaars zijn hard aan het werk om dataopslag in de cloud overbodig te maken omdat de blockchain zelf betere opties biedt. Met private keys om mensen toegang te verlenen, met lagere kosten voor de opslag van gegevens en met de veiligheid die een grotere onderneming wil.

Overigens gebeurt er nog veel meer op de blockchain. De kans is groot dat de administratieve medewerkers in de toekomst te maken krijgen met cryptovaluta. Verschillende ondernemingen in Nederland verkennen op dit moment de mogelijkheden al. Hoe wenselijk is het wanneer er betaald kan worden in vijf, tien of maar liefst vijftien verschillende valuta? Dat wordt geen probleem voor de administratief medewerker die kiest voor de beste cryptocurrency wallet. Een goede wallet kan namelijk gebruikt worden om veel verschillende munten op te slaan, zoals Bitcoin, Ethereum en Ripple. Handig wanneer het overzicht bewaard moet blijven én betalingen op elk moment gedaan moeten kunnen worden door welke medewerker dan ook.

Bron: Pixabay

Administratie van de toekomst is niet zo ver weg

We denken vaak dat de ontwikkelingen onze tijd wel duren. Maar in dit geval is wachten geen optie. De administratieve medewerkers die binnen een bedrijf willen groeien, moeten een voortrekkersrol kiezen en zich nu alvast verdiepen in de mogelijkheden die nu nog de toekomst genoemd worden, maar veel dichterbij zijn dan de meeste mensen denken.

Bron hoofdfoto: Pixabay

Heeft u ook last van slecht betalende klanten? Staan rekeningen lange tijd open, terwijl u het idee heeft dat de klant deze wel zou kunnen betalen? Dan is het wellicht tijd om eens te kijken naar het inschakelen van een incassobureau en of deurwaarden.

Meestal willen bedrijven deze stap zo lang mogelijk uitstellen, omdat het vaak niet ten goede komt aan de relatie tussen organisatie en klant, maar soms is er geen andere keus om toch uw geld te krijgen.

Wilt u ook de stap maken om de niet betaalde facturen onder te brengen bij een incassobureau dan is het nodig dat u een dossier aanmaakt van de openstaande facturen van een bepaalde klant, een overzicht van de gestuurde aanmaningen en eventuele overige correspondentie. Het incassobureau of ook wel deurwaarderskantoor gaat dan voor u aan de slag.

U zult ervaren dat uw lang openstaande facturen uiteindelijk toch betaald worden en u zelf de vervelende gesprekken met de klant niet meer hoeft aan te gaan.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden en de kosten die er verbonden zijn aan het inschakelen van een Deurwaarderskantoor informeer dan eens bij Huyer incasso. Zij incasseren in heel Nederland, u kunt dus ook al uw incassovorderingen buiten de regio bij ons uit handen geven.

Is de financiële kant van je onderneming ook eigenlijk niets voor jou? En zie je het wel zitten dat een groot deel van de administratie automatisch gaat? Gelukkig zijn er vandaag de dag diverse mogelijkheden te vinden waarmee jij aan de slag kan om zelf zo min mogelijk te hoeven doen aan je administratie. Wist je bijvoorbeeld dat je automatisch facturen kunt versturen? Met diverse facturatie software op internet of je laptop kun je ervoor kiezen om geautomatiseerde facturen op maat te versturen. Op die manier kun jij je tijd steken in dat wat echt belangrijk is: je onderneming!

Hoe automatisch facturen versturen?
Wanneer je bijvoorbeeld een maandelijkse dienstverlening bij een bedrijf hebt is het handig om iedere maand dezelfde factuur automatisch te kunnen versturen. Je kunt dit bij veel facturatie software instellen zodat je zelf niet meer hoeft te denken om je facturen te versturen. Op die manier steek je dus geen extra tijd in de administratie en word je als het ware ‘slapend rijk’ (natuurlijk wel pas nadat je je werk af hebt!). Je kunt zelfs vaak vanuit het boekhoudprogramma kiezen voor de optie ‘factuur versturen’ zonder dat je daarbij apart een factuur hoeft aan te maken.

Waarom kiezen voor automatisch facturen versturen?
Wie wil er nou niet slapend rijk worden? Zonder grappen: het automatisch versturen van facturen heeft veel voordelen. Je bent bijvoorbeeld minder tot geen tijd kwijt aan je boekhouding waardoor je meer tijd over houdt voor dat wat er echt toe doet: het werk zelf. Daarnaast vergeet je het nooit om facturen op tijd de deur uit te doen, omdat ze automatisch worden verstuurd. Dit geldt ook voor herinneringen en eventuele aanmaningen voor de opdrachtgever. Op die manier heb je je administratie per maand of zelfs week tot in de puntjes goed geregeld. Wat wil je nog meer als ondernemer (die niet van boekhouding houdt?)?

Online systemen: meer dan alleen facturatie tools
Daarnaast kun je bij online systemen zoals Yanomo profiteren van nog meer voordelen omdat dergelijke systemen vaak een stuk uitgebreider zijn dan alleen facturatie. Zo kun je er vaak je uren mee bijhouden, kun je je bonnetjes scannen, kun je ritten registreren en kun je je agenda synchroniseren met gemaakte uren en op die manier taken afstrepen. Zo’n volledig systeem is ideaal voor iedere ondernemer die zo weinig mogelijk tijd kwijt wilt zijn aan zijn of haar administratie. Je weet zeker dat de boekhouding gebeurt en je hoeft er verder niet naar om te kijken.

Facturen automatisch in boekhouding
Met dergelijke systemen worden bijvoorbeeld facturen ook direct vanuit je boekhouding verstuurd. Dat wil zeggen dat de facturen die zijn aangemaakt en verstuurd meteen zichtbaar zijn in je administratie waarbij je ook direct ziet wat de omzet en marges per klant zijn. Op die manier krijg je een goed overzicht van wat er in en uit gaat wat betreft geld (de cashflow) en waar je eventueel nog extra geld zou kunnen verdienen. Hierdoor kun je tevens je btw-aangifte een stuk sneller en gemakkelijker doen. Wat dat betreft zijn er alleen maar voordelen te vinden dus bij het automatisch facturen versturen via een facturatie tool.

Kortom: bekijk voor jouw onderneming eens hoeveel tijd en uiteindelijk geld het je zal schelen wanneer je aan de slag gaat met een facturatie tool waarmee je onder andere automatisch facturen kunt versturen. Profiteer direct van de andere voordelen om op die manier meer tijd over te houden voor je eigen werk.

Bijna dagelijks komen er papieren binnen. Rekeningen die betaald moeten worden, loonstrookjes, afschriften van bank en giro en andere zaken waarop actie moet worden ondernomen. Nu gaat het vaak een hele tijd goed, maar wanneer je ook nog andere taken hebt dan alleen de administratie kunnen bepaalde zaken er nog wel eens bij in schieten.

Dit is natuurlijk niet de bedoeling. Belangrijk is het dan ook om deze zaken geordend en gestructureerd te houden. Mocht het ontbreken aan tijd om dit allemaal in goede banen te leiden dan is het wellicht tijd om eens te kijken om financiële zaken uit te besteden of om zelf een administratieve tijger in dienst te nemen.

Mocht u voor deze laatste optie willen kiezen dan is het handig om een finance vacature op te stellen met uw wensen en taken die gedaan moeten worden. Deze kunt u dan op verschillende plekken uitzetten om zo de juiste kandidaat te bereiken.

U zult merken dat de juiste persoon op deze functie u geen geld kost, maar juist geld gaat opleveren!



Bij het schrijven van een briefing is het belangrijk om te weten wat je verwachtingen zijn. Als je een ander iets laat ontwikkelen is het belangrijk dat je alle informatie verstrekt in een kort document.

Een goede briefing maken kan erg lastig zijn, maar door hier veel tijd in te steken en de briefing in een keer compleet te maken, weet de andere partij waar hij aan toe is. Dit zal beide partijen uiteindelijk veel tijd besparen en voorkomt teleurstellingen. Mocht er achteraf iets missen of niet goed zijn aan het eindresultaat dan kan je verwijzen naar de briefing.

Bekijk onderstaande checklist voor een goede briefing.

  • Achtergrond: Wat is de reden van de opdracht en waarom wil je deze nieuwe informatie op een bepaalde manier gecommuniceerd hebben.
  • Doelstelling: Je kunt niks ondernemen of communiceren zonder doelstelling. Stel daarom een SMART-doelstelling op (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden). Om je doelstelling te behalen is het raadzaam om op het moment dat de opdracht van start gaat eerst een nulmeting uit te voeren.
  • Doelgroep: Om de juiste boodschap te communiceren moet er een duidelijke doelgroep omschrijving aanwezig zijn. Om de doelgroep van alle kanten te belichten kan de DESTEP-methode een nuttige methode zijn (demografisch, economisch, sociaal-juridisch, technologisch, ecologisch en politiek-juridisch).
  • Benodigde informatie: Om tot het juiste eindresultaat te komen heeft het bedrijf waarschijnlijk bepaalde informatie nodig. Geef duidelijk aan waar en bij wie ze deze informatie kunnen verkrijgen. Zo voorkom je een langdurig zoekproces, waardoor er meer tijd in de opdracht gestoken kan worden.
  • Ideeën: Waarschijnlijk hebben jullie zelf al wat ideeën van hoe jullie willen dat het nieuwe product/dienst eruit komt te zien. Omschrijf deze ideeën zo specifiek mogelijk zodat het eindresultaat zo goed mogelijk van jullie ideeën aansluit en de uitvoerder een idee krijgt van de verwachtingen.
  • Boodschap: Omschrijf duidelijk welke belofte je wilt doen naar de doelgroep en waar deze belofte vandaan komt, ook wel de strategie genoemd.
  • Afspraken: Leg afspraken duidelijk vast, denk aan budget en mijlpalen.
  • Verwachtingen: Om bij het eindresultaat teleurstellingen te voorkomen is het uiterst belangrijk dat je vastlegt wat er verwacht wordt en wees hier zeer specifiek mee.

Tot slot, neem de tijd om de briefing te maken. Maak de briefing, laat hem eventueel nog door een collega lezen en zorg ervoor dat je geen belangrijk dingen vergeet.