Thema

Presenteren

Thema

Een beursdeelname kan natuurlijk ontzettend belangrijk zijn voor het bedrijf; het is een moment waarop je zowel de cultuur als de service van het bedrijf even kunt promoten onder een groot publiek. De beurs is dan voor velen ook dé locatie om nieuwe contacten te leggen en potentiële klanten te benaderen. Een evenement waar de nodige voorbereiding zeker voor nodig is, en waar opvallen ineens erg belangrijk wordt. Met deze handige tips zorg je ervoor dat ook jouw onderneming op de juiste manier vertegenwoordigd is, en een blijvende indruk achter laat.

  1. De uitstraling van het team

Zorg dat de juiste mensen de onderneming representeren op de beurs en zorg dat ze op de juiste manier gekleed zijn. Uniformiteit straalt professionaliteit uit, en zo kan iedere bezoeker direct zien bij welke stand het team hoort. Denk bijvoorbeeld aan een specifieke dresscode (in de kleuren van de huisstijl bijvoorbeeld) of andere leuke items zoals promotiepetjes of een specifieke kleur accessoires. Herkenbaarheid is ontzettend belangrijk en consistentie is de sleutel!

  1. De manier van presenteren

Naast de uitstraling van het team is natuurlijk ook de uitstalling van je promotiematerialen een erg belangrijk onderdeel van je algehele presentatie. Hoe presenteer je de onderneming aan de bezoekers? Biedt bezoekers voldoende variatie aan presentatievormen. Leg bijvoorbeeld brochures op de tafel en zorg dat er een medewerker klaar staat om vragen te beantwoorden, maar denk ook aan andere presentatie vormen. Een geanimeerde infographic of een andere videopresentatie zal de aandacht sneller trekken dan een standaard stapel brochures.

  1. De inrichting van de stand

Zorg dat bezoekers direct weten waar ze moeten zijn om alles te weten te komen over jouw onderneming. Bekijk de inrichting van de stand bij alles wat je doet even vanuit de ogen van de bezoeker. Kan de bezoeker direct zien wie jullie zijn, en wat jullie doen? Hoe zit het met bezoekers die van een afstand naar de stand kijken, of met de bezoeker die achteraan in de rij staat? De inrichting van de stand moet vanuit ieder oogpunt overzichtelijk, informatief en aantrekkelijk zijn.

  1. De give-away

Als laatste kun je stilstaan bij een leuke give-away. Welke give-away je kiest hangt natuurlijk af van de branche waarin je onderneming zich bevindt. Maar waar je ook voor kiest; een give-away zorgt ervoor dat je niet alleen een opvallende indruk achterlaat, maar ook een blijvende indruk. Van inspirerende spreuken met het logo van de onderneming tot een USB stick met natuurlijk een strakke presentatie.

Vandaag de dag is de concurrentie moordend. Wanneer je bij een aanvraag of opdracht iets te laat reageert is je concurrent je voor en is je kans verkeken op de opdracht binnen te halen en dit kan natuurlijk behoorlijk wat omzet schelen.

Belangrijk dus om in deze tijden snel en accuraat te werken, maar net zo belangrijk is de manier waarop je je bedrijf presenteert aan de potentiële opdrachtgever. Hoe onderscheidt je je van de concurrent, maar beloof je geen zaken die je niet waar kunt maken. Wij hebben een aantal tips op een rijtje gezet voor een perfecte bedrijfspresentatie:

  • Zorg voor passend presentatiemateriaal. Vaak wordt er tijdens een bedrijfspresentatie in ieder geval gebruik gemaakt van een powerpoint met slides die het verhaal van de presentator ondersteunen, maar uiteraard kan dit ondersteund worden met ander presentatiemateriaal. Zo kun je een reclame banner maken via reclameland, gadgets passend bij het bedrijf of bijvoorbeeld voorbeelden van apparatuur die er binnen het bedrijf gebruikt worden. Visualisatie bij het verhaal is heel belangrijk. Uit onderzoek is gebleken dat een verhaal dat visueel ondersteund wordt 60% beter wordt onthouden dan een verhaal zonder visuele ondersteuning.
  • Start de presentatie met een krachtige en pakkende intro. Het gezegde luidt: De eerste klap is een daalder waard en dit geldt ook wanneer je een groep moet toespreken. Wanneer de start van je verhaal niet goed is zullen ze afhaken en de rest van het verhaal niet meer volgen. Begin de presentatie bijvoorbeeld met een interessante stelling, waar je tijdens je verdere presentatie weer op terugkomt. Om je verhaal goed over te brengen is een goede voorbereiding dan ook van groot belang.
  • Zorg er wel voor dat je presentatie wel flexibel blijft. Niet iedere groep toehoorders is hetzelfde. Bereidt je goed voor en zorg dat je weet wie er bij de presentatie aanwezig zijn. Op deze manier kun je bepaalde punten in je presentatie naar voren halen die deze doelgroep zeker zullen aanspreken. Niet alleen het vooraf laten aansluiten van je presentatie op de doelgroep is van belang, maar probeer ook tijdens de presentatie zelf flexibel te blijven. Merk je dat je met de presentatie niet het juiste doel bereikt, probeer dan tussentijds je presentatie aan te passen.
  • Maak de presentatie niet te lang. Less is More! Ongeacht hoe interessant je verhaal is, is de spanningsboog van de toehoorders niet onbeperkt. De spanningsboog bij volwassenen is gemiddeld 45 minuten. Dus zorg dat je de presentatie binnen deze tijd afgerond hebt. En geef duidelijk aan wanneer er og ruimte is voor het stellen van vragen.
  • Tot slot is het belangrijk dat de techniek die je gebruikt ook werkt. Er is niets zo vervelend dat tijdens je presentatie de laptop of beamer er mee ophoudt.

Neem deze tips ter harte en je kunt met een gerust hart je presentatie houden.

Zij die zich teveel bezig houden met het werk zelf, denken vaak niet na over wat zij daarmee uitstralen. ‘Hard werken’ maakt vermoeid, maar die vermoeide uitstraling levert niet altijd veel succes op. Uit sociaal-psychologisch onderzoek blijkt namelijk dat mensen die er vermoeid uitzien, als minder succesvol worden aangezien. Gek genoeg blijkt dit ook zo te zijn. Niet omdat ze niet goed zijn in hun werk, weinig werk kunnen verzetten of het werk eigenlijk ‘te moeilijk’ voor hen is, maar omdat het lastiger voor hun is om klanten te werven. Mensen die een energieke en onvermoeide uitstraling hebben, worden vaak ook als ‘onvermoeibaar’ aangezien en als mensen die hun werk (en dus de klantvraag) uitstekend aan kunnen.

Dit artikel gaat niet over de inhoud van onze werkzaamheden, maar over hoe onze uiterlijke presentatie een grote bijdrage kan leveren aan (en zelfs soms bepalend kan zijn voor) het succes van je organisatie. Zoals de succesvolle makelaar in de met Oscar bekroonde film in American Beauty al zegt: “In order to be successfull, one must project an image of succes. At all times!”

Hoe straal je succes en georganiseerdheid uit?

We zien er niet elke dag hetzelfde uit, hoe graag we ook zouden willen. Iedere directiesecretaresse heeft zo soms haar ‘off-day’. Make-up en een goede kleding maken dan veel goed, maar een echt goede dag is het niet. Gelukkig is er veel in onze werkomgeving om een representatieve, succesvolle en georganiseerde indruk op anderen achter te laten, waar we ons niet elke dag opnieuw over hoeven te bekommeren. Dat is de inrichting van onze kantoorruimten. Die ruimten worden namelijk ook gezien door belangrijke gasten en potentiële klanten, die op deze wijze een indruk verkrijgen van onze organisatie. Ook als ze er maar heel even zijn.

Het belang van drukwerk

Om je eigen werkzaamheden als directiesecretaresse goed te kunnen blijven organiseren, is het natuurlijk van groot belang dat je zaken op een goede en overzichtelijke manier kunt blijven archiveren. Dit biedt een geweldige bijkans om alle ringbanden en mappen in zijn geheel te laten drukken in de huis- en bedrijfsstijl van je eigen organisatie. Het biedt jouw overzicht, maar het geeft klanten ook nog eens een geweldige indruk. Indien klanten – wanneer ze bijvoorbeeld door de directie worden ontvangen – langs een lange rij kasten lopen waarin multomappen (gedrukt in de bedrijfsstijl) gepresenteerd zijn, geef je daarmee twee impliciete boodschappen af. In de eerste plaats straalt het succes uit: er is blijkbaar veel te archiveren, dus er zijn veel klanten. Die boodschap straal je zelfs uit als de ringbanden van binnen leeg zijn, want dat ziet de klant niet. In de tweede plaats straalt het georganiseerdheid uit. Veel klanten hechten daar in toenemende mate waarde aan. Het geeft aan dat opdrachten zorgvuldig worden uitgevoerd. Vooral klanten die veel te maken hebben met wetgeving, kan dat van enorm belang zijn. Klanten waarderen een zorgvuldige administratie, zeker nu er onlangs een strenge wet in het leven is geroepen, die dit ook verlangt.

Representativiteit bepaalt succes

Drukwerk dat bijdraagt aan de doorvoer van een consequente huisstijl en die voldoet aan bovengenoemde voorwaarden, kan succesbepalend zijn op de manier zoals een sollicitatiegesprek succesbepalend kan zijn. “Een eerste indruk maak je maar een keer, dus zorg ervoor dat die goed is”, aldus Kevin Vonk van De Voogt Systemen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de eerste vijftien seconden bepalend zijn voor het vormen van een indruk.  Zorg er dus voor dat je dat voortaan goed doet!

 

Een mindmap zorgt voor structuur in één oogopslag. De mindmap is namelijk een visueel schema van alle ideeën, kennis en informatie die bekend zijn over één onderwerp. Maak met een methode van jullie chaotische brainstormsessie een gestructureerde bijeenkomst.

De reden dat een mindmap goed werkt is omdat beide hersenhelften gebruikt worden. Verder gebruik je in mindmap geen zinnen, maar slechts woorden.  Door alle woorden in een mindmap samen te zien, kan jouw creatieve brein lekker zijn gang gaan.  Een mindmap wordt gebruikt als samenvatting of als creatieve manier om tot nieuwe ideeën te komen/ te brainstormen.

 

Voordelen van mindmappen

  • Door het organisch geheel kunnen de hersenen alle informatie zien als een geheel. Verbanden worden overzichtelijker en duidelijker
  • Door alle verbinden die je kan zien in een mindmap, is alle informatie makkelijker te onthouden. Er kunnen zelfs nog beelden/foto’s toegevoegd worden om het visueel te maken.
  • Denk in verbanden, overzichten en sleutelwoorden. Doordat beide hersenhelften gebruikt worden ben je in staat om logisch te denken.
  • Door het gebruik van kleur, woorden en beeld is het maken van een mindmap is natuurlijk ook hartstikke leuk.
  • Een mindmap is ook goed te gebruiken voor een presentatie. Door alleen de mindmap als ‘beeld’ te gebruiken laat u de lezer direct alle verbindingen zien. En doordat er alleen woorden staan en geen hele zinnen, kan je de presentatie aanpassen aan het publiek. Er is meer tijd voor oogcontact doordat je minder naar het ‘beeld’ hoeft te kijken.

Je kan ervoor kiezen om zelf een mindmap uit te tekenen met gekleurde stiften en pennen. Wil je het toch wat strakker hebben en direct op de computer, dan kunnen onderstaande websites jou helpen om een mindmap te maken.

Stemgebruik is een van de belangrijkste onderdelen van een presentatie. Jouw stem is namelijk een van de onderdelen die de luisteraars doen beslissen of ze een presentatie interessant vinden of niet. Maar hoe komt dat nu?

Nou dat is heel makkelijk, jouw stem laat namelijk jouw zelfvertrouwen, enthousiasme, betrokkenheid en spanning horen. Praat je de hele presentatie op een monotone toon, dan straal jij weinig betrokkenheid en enthousiasme uit en ben je je publiek snel kwijt. Praat je op verschillende toonhoogtes, met een enthousiaste ondertoon en weet je de spanning goed op te bouwen, dan heb je de grondslagen van een goede presentatie te pakken!

Om je stem tijdens een presentatie zoveel mogelijk kracht te geven zijn er 5 belangrijke onderdelen waar je rekening mee moet houden.

Voorbereiding
Niet alleen de presentatie, maar ook jouw stem moet je voorbereiden op de presentatie. Zo voorkom je een schorre start van de presentatie. Probeer zo min mogelijk tot geen alcohol te drinken en roken de dag voor je presentatie. Zo voorkom je dat je slijmvliezen geprikkeld worden en je een droge mond krijgt en last krijgt van taai slijm. Tijdens de presentatie is het slim om een glas water bij de hand te hebben. Ga de avond van te voren ook vroeg naar bed, zodat je stem goed uitgerust is en de volgende dag uitgerust en ontspannen klinkt.

Lichaamshouding
Tijd om te presenteren? Ga dan op de plek staan, haal even rustig adem en neem een juiste houding aan. Door rechtop te staan en een rustige buikademhaling toe te passen straal je rust en zelfvertrouwen uit en versterk je je stemgeluid.

Articuleren
Door goed te articuleren kan het publiek je goed verstaan. Je praat duidelijk, slikt geen letters of klanken in en gaat niet binnensmonds praten. Zorg er wel voor dat je niet gaat overdrijven met articuleren, je wil natuurlijk wel dat je geloofwaardig overkomt. Wil je de nadruk leggen op een bepaald woord en een bepaald stuk uit een zin? Vertel hetgeen wat je wil vertellen, neem een seconden rust en spreek dan de woorden uit waar je de nadruk op wil leggen. Neem vervolgens weer een seconden rustig, voordat je verder gaat met je verhaal.

Juiste geluid
De mensen voorin de zaal moeten niet doof worden, maar de mensen achterin de zaal moeten je wel kunnen verstaan. Het juiste geluid vinden is dus van essentieel belang. Hiervoor hoef je niet overdreven hard te praten. Als je ervoor zorgt dat je duidelijk spreekt, het volume iets hoger legt dan je normaal doet en een juiste ademhaling toepast zal waarschijnlijk iedereen je kunnen verstaan.

Weg met die monotone stem
Niks is zo saai en slaapverwekkend om naar te luisteren als naar een monotone stem. Voorkom dat je jouw luisteraars kwijtraakt door van hoogte en tempo te variëren. Geef belangrijke onderdelen meer kracht door iets rustiger te praten en een extra adempauze in te lassen.

Tot slot, geloof in jezelf en sta achter je verhaal!

De start van een presentatie bepaalt het succes van de rest van de presentatie. Trek directie de aandacht door met iets belangrijks te beginnen. Begin je zakelijk met het voorstellen van jezelf en overige huishoudelijke mededelingen, dan is de kans groot dat je al snel een deel van het publiek kwijtraakt. Het is daarom erg belangrijk om goed na te denken over de start van de presentatie.

Om jullie hierbij te helpen, hebben wij enkele punten op een rij gezet die helpen om een presentatie sterk te beginnen:

  • Kijk rustig het publiek in, om te bepalen wat voor soort publiek je voor je hebt
  • Speel in op situaties die op dat moment plaatsvinden
  • Gebruik humor
  • Inspireer het publiek met een leuke anekdote of quote
  • Zorg voor interactie en stel het publiek een vraag
  • Verras de luisteraars
  • Gebruik stiltes om belangrijke informatie kracht te geven

Erg belangrijk is om goed te kijken hoe het publiek reageert op jouw verhaal. Iedere doelgroep dient namelijk anders benaderd te worden. Heb je bijvoorbeeld de marketingmedewerkers voor je, dan zal de toon van de presentatie er heel anders uitzien dan als je de directie van een bedrijf voor je hebt!

You can do it!