Als directiesecretaresse weet je dat geen enkele dag hetzelfde is. Het is een open deur, maar elke dag brengt nieuwe uitdagingen, een overvloed aan deadlines en prioriteiten en vaak heb je ook nog het gevoel dat je opnieuw het wiel moet uitvinden. Dan mag je je gelukkig prijzen als de mensen voor wie je werkt zelf heel gestructureerd zijn. Maar in de praktijk blijkt dat juist jij degene bent die deze structuur aan zal moeten brengen. Het maakt je werk ook zo uitdagend. Daarvoor heb je wel rust in je hoofd nodig, zodat je gefocust kunt blijven. Wat je beslist niet wilt, is een onoverzichtelijke werkplek. Heb je behoefte aan wat tips om je werkplek georganiseerd te houden en daarbij juist meer overzicht te krijgen?
Een aantal handige tips voor organisatietalenten:
Breng rust aan op je werkplek. Foto’s van je kinderen, een leuk plantje of een lief relatiegeschenk, ze geven je een goed gevoel, maar kunnen de aandacht afleiden. Hou je werkplek persoonlijk, maar zorg voor voldoende werkruimte.
Ken je de cartoons uit het verleden nog? Misschien heb je vroeger wel gezien hoeveel waarheid ze bevatten. Het beeldscherm van een secretaresse met veel taken was beplakt met gele Post-It-notities. Als jij veel zaken tegelijkertijd in de gaten moet houden, schaf dan een prikbord aan en deel de informatie daarop zo in, dat het jou duidelijkheid en overzicht geeft. Je bureau lijkt zo een stuk leger.
Deel je bureau zo in dat je alle accessoires die je dagelijks nodig hebt een vaste plek geeft. Bij wijze van spreken moet je jouw spullen in het donker kunnen terugvinden. Hiermee worden je bewegingen automatisch en dat schept rust in je hoofd.
Werk je voor meerdere personen of ben je betrokken bij een aantal projecten? Deel je werkplek zo in dat elke persoon of elk project zijn vaste plek heeft. Je weet dan waar je je aandacht op moet richten en wordt niet afgeleid door andere prioriteiten.
Hoe zit het met je kastruimte? Berg je alles op in dezelfde soort en kleur mappen? Als je per persoon of project een eigen kleur kiest, hoef je nooit meer te zoeken. Bovendien fleurt het je werkplek op. Juist in periodes met grote piekbelasting zul je de voordelen van een goed ingerichte werkplek aan je lijf en leden voelen.
Directiesecretaresse, het is een mooi beroep. Met deze tips maak je het nog mooier.
