Tag

werk

Browsing

Als secretaresse van de directeur of van personeelszaken heb je te maken met bepaalde verantwoordelijkheden. Naar je baas maar ook naar de werknemers. Het maakt even niet uit of je werkt in het midden- of kleinbedrijf of dat je verantwoordelijk bent voor een personeelsbestand van duizenden. Vroeg of laat krijg je te maken met arbeidsverzuim, meestal door ziekte. Bij kortdurend verzuim kun je vaak door werk ad hoc te herverdelen je bedrijfsprocessen in gang houden. Heb je te maken met langdurig verzuim, dan is de kans groot dat je extra kosten moet maken door externen in te huren. Daarnaast krijg je te maken met de wettelijke vereisten van re-integratie in het eerste en eventueel het tweede spoor. Dit kan jouw baas en de organisatie veel tijd en moeite, en dus geld gaan kosten.

Met welke bedreigingen heb je als ondernemer te kampen?

De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt heeft jouw baas vast hoofdbrekens opgeleverd. Het is niet meer zo gemakkelijk om bij deze arbeidskrapte aan voldoende gekwalificeerde medewerkers te komen. De coronapandemie en de regels ten aanzien van gedwongen isolatie hebben er ongetwijfeld ingehakt. Het is niet vreemd als je lange tijd met te weinig personeel te veel werk hebt moeten verzetten. Daarnaast maak je je terecht zorgen om medewerkers die nu te kampen hebben met long-covid. Als deze zaken zetten de organisatie blijvend onder druk. Korte piekbelasting kan iedereen wel aan, maar continue piekbelasting is uiteindelijk een beproefd recept voor langdurige uitval, waarbij het maar de vraag is of re-integratie kan helpen. De situatie in de zorgsector mag je als voorbeeld nemen. Jij en je baas willen er alles aan doen om dit zoveel mogelijk te voorkomen.

Hoe voer je re-integratie op correcte wijze uit?

In geval van langdurig arbeidsverzuim is goede re-integratie op de eigen werkplek een eerste vereiste. Dit vereist goede communicatie en het maken van duidelijke en controleerbare afspraken. De afdeling HR, je direct leidinggevenden en je arbodienst zijn hierbij je aanspreekpunten. Ook de verzuimende medewerkers heeft naast rechten bepaalde plichten. Is het duidelijk dat re-integratie in het eerste spoor er niet in zit, dan is het van belang om zo snel mogelijk een tweedespoor-traject uit te zetten. De wetgever eist op gezette tijden bepaalde stappen en een goede verslaglegging. Kampt je organisatie met meerdere gevallen van langdurig verzuim, dan betekent dit dat je medewerkers hier veel tijd aan kwijt zijn. Tijd die ze niet aan andere werkzaamheden kunnen besteden.

Adequate ondersteuning bij re-integratie

Goede verslaglegging is cruciaal. Dit geldt ook voor de wettelijk verplichte stappen tijdens re-integratie. Als je verstandig bent, zorg je ervoor dat je organisatie beschikt over een verzuimvolgsysteem waarin alle acties en afspraken vastgelegd zijn. Een goed verzuimvolgsysteem heeft zich in de praktijk bij talloze bedrijven en organisaties bewezen. Bedenk wel dat een verzuimvolgsysteem geen oplossing, maar wel een bijna noodzakelijke ondersteuning is. Het voorkomt onduidelijkheid, tijdverlies en eventueel zelfs wettelijke boetes. Uiteindelijk zullen jij, je medewerkers en je ketenpartners als UWV en arbodienst samen met verzuimende medewerkers moeten zorgen dat re-integratie succesvol is. Met een goed verzuimsysteem kan iedereen zich concentreren op de hoofdzaak: verzuimende medewerkers zo adequaat mogelijk re-integreren, in je eigen organisatie of elders.

En ineens is daar een conflict op de werkvloer; tussen jou en een collega of ben je getuige van een conflict tussen een collega en je leidinggevende. Een stemmetje zegt je – als directiesecretaresse en dus altijd een baken van rust en regelmaat- vooral rustig te blijven en te proberen een goed gesprek aan te gaan. Maar hoe doe je dat, nu je ook bij jezelf emoties voelt opspelen?

Neem afstand

Een conflict is snel geboren. Je weet dat je in dergelijke gevallen moet proberen eerst tot tien te tellen om zo even afstand van de situatie te nemen. Door afstand te nemen kun je namelijk objectiever naar het conflict kijken. Hoe moeilijk ook, probeer deze zaken ook als een conflict ontstaat ter harte te nemen. Analyseer wat nou eigenlijk de kern van het conflict is en probeer daarna op een rustige manier het gesprek aan te gaan. Hoe moeilijk ook.

Vat het niet te persoonlijk op

Boem! Tijdens een conflict kunnen woorden je heel hard raken. Probeer ook nu afstand te bewaren en probeer de woorden vooral niet te persoonlijk op te vatten. Misschien ben je zo helder om bepaalde kritiekpunten op te slaan en mee te nemen. Besef dat tijdens een woordenwisseling vooral woorden gezegd worden over je gedrag, niet over hoe jij als persoon bent. Probeer dat meteen te scheiden. Het is tijdens een conflict niet erg kritiek op je gedrag te erkennen, zonder dat je uiteraard zomaar alles wat er gezegd wordt hoeft te accepteren.

Niet ik of jij, maar wij

Het erkennen van bepaalde gedragingen of foutjes kan meteen een opening in het conflict betekenen. Meestal wordt je ‘opponent’ rustiger als je heel rustig bepaalde onderdelen van de kritiek erkent en zegt eraan te zullen gaan werken. Want daar rekent de tegenpartij vaak niet op. Je kunt – als de rust enigszins is teruggekeerd – aangeven dat je het vreemd vindt dat er zo lang gewacht is met het spuien van deze kritiek en dat je voortaan liever hebt dat er eerder over gesproken wordt om te voorkomen dat de zaak zoals nu escaleert. Ondertussen probeer jij je ook, hoe moeilijk soms ook, in de ander te verplaatsen en stelt vervolgens de belangrijkste vraag: hoe lossen wij dit probleem op. Dus niet ik of jij, maar wij. Door in de wij-vorm te praten wordt de kloof tussen jou en de tegenpartij vrijwel direct kleiner.

Mediation

Professional inschakelen

Vaak los je conflicten op deze manier al voor een groot deel op. Soms echter, kom je er niet uit. Is er veel te veel gezegd en zijn de emoties veel te hoog opgelopen. Is een onwerkbare situatie ontstaan. In dat geval doe je er verstandig aan een professionele arbeidsmediator in te schakelen. Een partij als bijvoorbeeld Merlijn Groep geldt als specialist op alle vlakken van mediation en is ook aanbieder van verschillende mediation opleidingen. Ook opleidingen kunnen voor directiesecretaresses toegevoegde waarde bieden, omdat bewezen is dat zij ongewild vaker met conflicten op de werkvloer te maken krijgen en in de toekomst dus binnen het bedrijf de rol van mediator op zich kunnen nemen.

Mag jij graag een gokje wagen? Dan doe je dit waarschijnlijk geregeld. De meeste mensen vinden het echter ‘not done’ om op hun werk te gokken. Daarbij komt dat de kans best groot is dat iemand je betrapt. Wanneer dit je baas is, loop jij natuurlijk het risico ontslagen te worden. Je wilt echter ook niet betrapt worden door je collega’s, want niet iedereen hoeft te weten dat jij gokt. Daarom haal jij het waarschijnlijk niet in je hoofd te gokken tijdens werktijd. Kun jij het echter toch niet laten? Doe het dan zo onopvallend mogelijk. Wij vertellen je in deze tekst precies hoe je dat doet.

Kies een strategische plek
De meeste mensen die kantoorwerk doen, hebben een vaste plek. Het is in dat geval te hopen dat jij met je beeldscherm(en) richting de muur zit. Waarom? Omdat er zo niemand met je mee kan kijken. Op deze manier is de kans betrekkelijk klein dat je betrapt wordt. Hebben jullie geen vaste plekken binnen jouw bedrijf? Kies dan natuurlijk een strategische plek uit. Ga bijvoorbeeld niet met je beeldschermen naar een glazen wand zitten. Passanten kunnen het in dat geval namelijk direct zien wanneer jij op een gokwebsite zit. Denk dus altijd goed na over de plek waar jij gaat zitten wanneer je wilt gokken op het werk.

Maak gebruik van je telefoon
Gok jij doorgaans via de computer? Dan is de kans betrekkelijk groot dat jij op je werk een keer betrapt wordt. Hier zit jij absoluut niet op te wachten. Je wilt natuurlijk niet dat je baas ziet dat je net een jackpot pakt bij Leo Vegas. Gelukkig beschikt tegenwoordig nagenoeg iedereen ook over een smartphone. Hiermee kun jij ook internetten en dus ook gokken. Wanneer jij wilt gokken onder werktijd, doe je er goed aan dit via je smartphone te doen. Deze kun je bijvoorbeeld tussen je benen op de stoel leggen. Op deze manier kan er niemand meekijken op jouw scherm. Pas in dat geval wel op dat je niet te lang naar je scherm tuurt, want dat wekt natuurlijk argwaan bij je baas of je collega’s. Is het risico in jouw ogen alsnog te groot? Dan kun jij je natuurlijk ook even terugtrekken op de wc om te gokken. Zorg er dan alleen wel voor dat je niet te vaak gaat en niet te lang wegblijft. Dit gaat op den duur namelijk ook opvallen.

Automatisch gokken
Speel jij vaak gokkasten? Dan kun je betrekkelijk eenvoudig gokken onder werktijd. Bij de meeste gokkasten heb je namelijk de optie om automatisch te spelen. Jij selecteert zelf hoeveel beurten de kast voor jou mag draaien. Hierdoor hoef jij dus niet zelf iedere keer op de ‘spin’-button te drukken. Je hoeft zo dus ook niet iedere keer de goksite op de voorgrond te hebben staan. Deze kun je rustig ergens op de achtergrond laten. Bang dat je op deze manier een bonusgame mist? Dat is niet nodig. In dat geval stopt de kast namelijk met spelen. Zorg dus dat je nog wel af en toe onopvallend kijkt. Anders kun je op zoek naar een advocaat gespecialiseerd in arbeidsrecht.

Doe een oortje in
De meeste online casino’s werken tegenwoordig met geluid. Wanneer jij op de werkvloer aan het gokken bent, heb je dit natuurlijk uit staan. Het is echter makkelijk om juist op je werk met het geluid aan te gokken. Doe dit echter alleen wanneer jij een oortje in hebt. Je kunt dan aan de geluiden precies horen of jij wat gewonnen hebt. Zeker wanneer jij een spel vaak speelt, kun je de geluiden makkelijk van elkaar onderscheiden. In combinatie met automatisch spelen is dit een goede manier om onopvallend te gokken op de werkvloer. Je hoeft zo immers vrijwel nooit de goksite te openen. Dit is namelijk alleen het geval wanneer jouw beurten op zijn of je een bonusgame moet spelen. Zo kun jij zonder al te veel problemen dus prima gokken onder werktijd!

Werken op kantoor, omringd door je collega´s, kan ontzettend leuk zijn. Maar soms moet je gewoon even je neus uit je werk halen om je energie te hernieuwen. Met deze vijf tips zorg je ervoor dat je collega´s kunnen ontspannen én dat de productiviteit omhoog schiet!

Voetbaltafel

Een voetbal- of tafeltennistafel als je de ruimte hebt en anders gewoon een dartbord: even wat afleiding van je werk en daarnaast een perfecte manier om je collega´s even de baas te zijn! Tal van bedrijven hebben er één. Sommige kantoren hebben zelfs een bedrijfscompetitie georganiseerd. Het zorgt voor saamhorigheid, afleiding én ontspanning, wat resulteert in een goede werksfeer en een verhoogde productiviteit.

Source: Pexels

Fitness

Toegegeven: niet elk bedrijf heeft de financiële of logistieke middelen om een fitnessruimte aan te leggen. Maar er zijn tal van sportscholen die bedrijfsabonnementen aanbieden. Wie actief bezig is, zet zijn hersenen in beweging. Een uurtje sporten voor het werk kan daarom gunstige effecten hebben op het humeur, de concentratie en productiviteit van een werknemer. En als je fitness te duur vindt, kan je altijd nog met zijn allen gaan hardlopen, toch?

Computerspelletjes

Velen van ons vinden ontspanning in het spelen van videospelletjes op de Playstation of Xbox. Even afleiding zoeken in een computerspelletje kan goed werken om je even af te sluiten van het werk, zoals je hier kunt zien. Videospelletjes stimuleren daarnaast de hersenen op dezelfde manier als sporten dat doet. Daarnaast kan je het met een systeem als de Wii ook nog eens combineren met beweging, en je kan ook hierbij een bedrijfscompetitie organiseren.

Source: Pexels

Bedrijfshond

Voordat je nu vol enthousiasme je Sint Bernard mee naar kantoor sleept, is het handig om even te checken of niet een van je collega´s allergisch is voor huisdieren. Maar als iedereen ermee kan leven, valt het zeker te overwegen om je hond (of kat) eens mee te nemen naar kantoor. Bewezen is dat honden stress bij mensen kunnen verlagen: zo zijn er zelfs luchthavens waar mensen met vertraging op hun vlucht hun frustraties kunnen laten wegebben door het knuffelen van een hond. En zo komt je hond ook nog eens de deur uit!

VrijMiBo

Een goede tip voor ontspanning en afleiding, maar zorg ervoor dat je deze voor het laatste moment van de week bewaart. De vrijdagmiddagborrel is een traditie bij veel bedrijven en een uitstekende manier voor collega´s om nader tot elkaar te komen en elkaar op een wat lossere manier te leren kennen. Het zal je productiviteit niet gelijk vergroten, maar een goede verstandhouding met collega´s zorgt voor een betere sfeer op kantoor – en dat zorgt weer voor betere resultaten.

Source: Pexels

Als directiesecretaresse weet je dat geen enkele dag hetzelfde is. Het is een open deur, maar elke dag brengt nieuwe uitdagingen, een overvloed aan deadlines en prioriteiten en vaak heb je ook nog het gevoel dat je opnieuw het wiel moet uitvinden. Dan mag je je gelukkig prijzen als de mensen voor wie je werkt zelf heel gestructureerd zijn. Maar in de praktijk blijkt dat juist jij degene bent die deze structuur aan zal moeten brengen. Het maakt je werk ook zo uitdagend. Daarvoor heb je wel rust in je hoofd nodig, zodat je gefocust kunt blijven. Wat je beslist niet wilt, is een onoverzichtelijke werkplek. Heb je behoefte aan wat tips om je werkplek georganiseerd te houden en daarbij juist meer overzicht te krijgen?

Een aantal handige tips voor organisatietalenten:

Breng rust aan op je werkplek. Foto’s van je kinderen, een leuk plantje of een lief relatiegeschenk, ze geven je een goed gevoel, maar kunnen de aandacht afleiden. Hou je werkplek persoonlijk, maar zorg voor voldoende werkruimte.

Ken je de cartoons uit het verleden nog? Misschien heb je vroeger wel gezien hoeveel waarheid ze bevatten. Het beeldscherm van een secretaresse met veel taken was beplakt met gele Post-It-notities. Als jij veel zaken tegelijkertijd in de gaten moet houden, schaf dan een prikbord aan en deel de informatie daarop zo in, dat het jou duidelijkheid en overzicht geeft. Je bureau lijkt zo een stuk leger.

Deel je bureau zo in dat je alle accessoires die je dagelijks nodig hebt een vaste plek geeft. Bij wijze van spreken moet je jouw spullen in het donker kunnen terugvinden. Hiermee worden je bewegingen automatisch en dat schept rust in je hoofd.

Werk je voor meerdere personen of ben je betrokken bij een aantal projecten? Deel je werkplek zo in dat elke persoon of elk project zijn vaste plek heeft. Je weet dan waar je je aandacht op moet richten en wordt niet afgeleid door andere prioriteiten.

Hoe zit het met je kastruimte? Berg je alles op in dezelfde soort en kleur mappen? Als je per persoon of project een eigen kleur kiest, hoef je nooit meer te zoeken. Bovendien fleurt het je werkplek op. Juist in periodes met grote piekbelasting zul je de voordelen van een goed ingerichte werkplek aan je lijf en leden voelen.

Directiesecretaresse, het is een mooi beroep. Met deze tips maak je het nog mooier.

Een eerste indruk, daar gaat het altijd om. Het is dan ook de kracht om te weten hoe je een eerste indruk kunt beïnvloeden. Om jullie hierbij te helpen heb ik 6 trucjes op een rij gezet om de eerste indruk die jij achterlaat te beïnvloeden.

Wees jezelf
Veel mensen voelen zich in een andere omgeving minder comfortabel. Probeer daarom als het mogelijk is iemand voor de eerste keer te ontmoeten op een plaats waar jij echt jezelf bent. Dit simuleert de kwaliteit van het gesprek en zorgt voor minder zenuwen.

Jouw handdruk spreekt boekdelen
De handdruk die jij geeft laat zien wat voor persoon jij bent. Mensen die een ‘slap’ handje geven laten een onzekere, onderdanige en introverte indruk achter. Natuurlijk is dit niet de boodschap die jij achter wil laten. Geef voor een stevige handdruk.

Oogcontact maken
De ogen zijn het venster van de ziel. Kijk iemand in de ogen aan en geef de ander ‘toegang’ tot u. Wanneer u naar beneden kijkt of langs de persoon heen kijkt geeft dit een onzekere en ongeïnteresseerde houding weer

Herinner de naam van de persoon
Door de naam van de persoon te onthouden kan je laten zien dat je geïnteresseerd bent in de ander. Laat blijken dat je zijn of haar naam onthouden hebt door de naam 3 keer te herhalen tijdens het eerste gesprek

Stel vragen
Laat zien dat je open staat voor de andere persoon en dat je oprecht gedesinteresseerd bent door vragen te stellen aan de andere persoon. Extra pluspunten als jij tijdens een volgend gesprek kort laat weten waar het de vorige keer over ging.

Blijf positief
Mensen brengen graag tijd door met mensen die positief zijn en lachen. Natuurlijk heeft iedereen wel eens een slechte dag, maar stap hier overheen wanneer je iemand voor de eerste keer ziet. Niemand zit te wachten op problemen van wild vreemden.

Maak indruk met je kleding
Natuurlijk hoef je niet in designer kleding te lopen om indruk te maken, maar door op je uiterlijk te letten en goede hygiëne te hebben straal je kwaliteit uit.