Tag

nieuws

Browsing

Als secretaresse van de directeur of van personeelszaken heb je te maken met bepaalde verantwoordelijkheden. Naar je baas maar ook naar de werknemers. Het maakt even niet uit of je werkt in het midden- of kleinbedrijf of dat je verantwoordelijk bent voor een personeelsbestand van duizenden. Vroeg of laat krijg je te maken met arbeidsverzuim, meestal door ziekte. Bij kortdurend verzuim kun je vaak door werk ad hoc te herverdelen je bedrijfsprocessen in gang houden. Heb je te maken met langdurig verzuim, dan is de kans groot dat je extra kosten moet maken door externen in te huren. Daarnaast krijg je te maken met de wettelijke vereisten van re-integratie in het eerste en eventueel het tweede spoor. Dit kan jouw baas en de organisatie veel tijd en moeite, en dus geld gaan kosten.

Met welke bedreigingen heb je als ondernemer te kampen?

De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt heeft jouw baas vast hoofdbrekens opgeleverd. Het is niet meer zo gemakkelijk om bij deze arbeidskrapte aan voldoende gekwalificeerde medewerkers te komen. De coronapandemie en de regels ten aanzien van gedwongen isolatie hebben er ongetwijfeld ingehakt. Het is niet vreemd als je lange tijd met te weinig personeel te veel werk hebt moeten verzetten. Daarnaast maak je je terecht zorgen om medewerkers die nu te kampen hebben met long-covid. Als deze zaken zetten de organisatie blijvend onder druk. Korte piekbelasting kan iedereen wel aan, maar continue piekbelasting is uiteindelijk een beproefd recept voor langdurige uitval, waarbij het maar de vraag is of re-integratie kan helpen. De situatie in de zorgsector mag je als voorbeeld nemen. Jij en je baas willen er alles aan doen om dit zoveel mogelijk te voorkomen.

Hoe voer je re-integratie op correcte wijze uit?

In geval van langdurig arbeidsverzuim is goede re-integratie op de eigen werkplek een eerste vereiste. Dit vereist goede communicatie en het maken van duidelijke en controleerbare afspraken. De afdeling HR, je direct leidinggevenden en je arbodienst zijn hierbij je aanspreekpunten. Ook de verzuimende medewerkers heeft naast rechten bepaalde plichten. Is het duidelijk dat re-integratie in het eerste spoor er niet in zit, dan is het van belang om zo snel mogelijk een tweedespoor-traject uit te zetten. De wetgever eist op gezette tijden bepaalde stappen en een goede verslaglegging. Kampt je organisatie met meerdere gevallen van langdurig verzuim, dan betekent dit dat je medewerkers hier veel tijd aan kwijt zijn. Tijd die ze niet aan andere werkzaamheden kunnen besteden.

Adequate ondersteuning bij re-integratie

Goede verslaglegging is cruciaal. Dit geldt ook voor de wettelijk verplichte stappen tijdens re-integratie. Als je verstandig bent, zorg je ervoor dat je organisatie beschikt over een verzuimvolgsysteem waarin alle acties en afspraken vastgelegd zijn. Een goed verzuimvolgsysteem heeft zich in de praktijk bij talloze bedrijven en organisaties bewezen. Bedenk wel dat een verzuimvolgsysteem geen oplossing, maar wel een bijna noodzakelijke ondersteuning is. Het voorkomt onduidelijkheid, tijdverlies en eventueel zelfs wettelijke boetes. Uiteindelijk zullen jij, je medewerkers en je ketenpartners als UWV en arbodienst samen met verzuimende medewerkers moeten zorgen dat re-integratie succesvol is. Met een goed verzuimsysteem kan iedereen zich concentreren op de hoofdzaak: verzuimende medewerkers zo adequaat mogelijk re-integreren, in je eigen organisatie of elders.

Als directiesecretaresse ben jij de spin in het web. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat er geen zaken door elkaar gaan lopen in het bedrijf. Maar hoe ziet jouw eigen agenda er eigenlijk uit? Lukt het je om goed te plannen en je eigen tijd zo efficiënt mogelijk in te delen? Hieronder geven wij je een paar tips om extra efficiënt met je tijd om te gaan.

1. Houd ook je eigen agenda bij

De verleiding is groot om je alleen bezig te houden met de bedrijfsagenda. Maar vergeet niet dat je zelf ook een agenda hebt om je tijd te verdelen. Een agenda bijhouden kan echt helpen om je tijd efficiënt in te delen. Lukt jou dit niet? Dan kun je altijd een cursus time management overwegen. Dat is voor jou een handig opstapje om beter met je tijd om te gaan.

2. Bepaal je ritme

Zeker de laatste jaren was het moeilijk om je aan je ritme te houden. Wanneer je op kantoor bepaalde patronen hebt ontwikkeld, zijn die thuis soms volledig weg. En dat terwijl thuiswerken steeds meer het nieuwe normaal lijkt te worden. Ook thuiswerken moet je leren. Kun jij er maar niet aan wennen? Dan is een cursus thuiswerken een aanrader.

3. Werk samen met je collega’s

Collega’s zijn er niet voor niets. Jullie vormen met zijn allen de basis van het bedrijf. Wanneer je veel overlegt met je collega’s en jullie bezigheden goed op elkaar afstemmen, dan kun je een stuk efficiënter te werk gaan. Het verlaagt vaak de werkdruk en zorgt ervoor dat er duidelijkheid is. En juist duidelijkheid is belangrijk als het om efficiency gaat.

4. Las regelmatig pauzes in

Misschien heb je wel heel veel te doen vandaag en wil je het allemaal zo snel mogelijk afgerond hebben. Maar zo werkt het niet. Een mens heeft af en toe rust nodig om efficiënt door te kunnen werken. Wanneer je pauze hebt genomen, zal je merken dat je daarna weer veel geconcentreerder door kunt werken. Het is dus echt belangrijk om regelmatig even tijd voor jezelf te nemen en bijvoorbeeld van een koffiemoment met je collega’s te genieten. Daarna kun je met frisse energie weer verder en gebruik jij je tijd optimaal.

5. Zeg vaker nee

Het is ook wel eens goed om te zeggen dat je even geen tijd hebt. Natuurlijk moet je als directiesecretaresse alle ballen in de lucht houden, maar het is ook belangrijk om je eigen grenzen aan te geven. Anders zal het werk zich op blijven stapelen en beseft niemand dat jouw agenda overloopt. Laat het dus zeker ook merken als je het druk hebt en durf nee te zeggen wanneer je eens geen tijd hebt.

6. Begin met de lastigste klus

Als jij een uitsteller bent, dan weet je het: de lastigste klus komt meestal als laatste. Terwijl het veel beter is om die als eerste te doen. Wanneer je de lastigste klus als eerste afwerkt, hoef je er niet meer de hele dag tegenaan te kijken, en zal je de rest van je taken ook met meer plezier doen.

Het hebben van een onderneming betekent niet da tje automatisch succesvol bent. Je moet actief aan de slag gaan met klanten werven om zo je diensten en/of producten te kunnen verkopen en omzet te maken.

De grens van de 2 miljoen bedrijven in Nederland is namelijk al een tijdje gepasseerd. De kans is dus groot dat je binnen jouw branche te maken hebt met veel concurrentie die allemaal op zoek zijn naar nieuwe klanten. Gelukkig kun je daar zelf ook het één en ander aan doen, bijvoorbeeld het inschakelen van een goed internet marketing bureau. Met de tips in dit artikel vind jij binnen no time een marketing bureau dat bij je past.

Ga voor een internet marketing bureau met expertise

Net als bij andere branches zijn er de laatste jaren, logischerwijs, ook alsmaar meer internet marketing bureaus bijgekomen. Dat maakt de zoektocht naar een passende partner nog niet zo eenvoudig. Daarom is het aan te raden om goed te letten op een match wat betreft expertise. Kijk vooraf wat je denkt nodig te hebben. Ben je op zoek naar een internet marketing bureau dat je complete marketing overneemt of heb je hulp nodig bij een specifiek onderdeel binnen de marketing? Omdat je naar alle waarschijnlijkheid een samenwerking voor langere tijd aangaat, is het belangrijk om een écht goede match te vinden. Denk dus vooraf al aan de samenwerking die je in gedachten hebt.

Vergelijk meerdere bureaus met elkaar voor beste match

Heb je een aantal internet marketing bureaus verzameld dat wel wat zou kunnen betekenen voor jouw onderneming? Dan is het tijd om een uiteindelijke keuze te maken. Dat doe je door de batch voor je met elkaar te vergelijken. Wat krijg je waar voor welk geld en hoe gaat ieder bureau te werk? Vind je het bijvoorbeeld fijn om een persoonlijke samenwerking te hebben of wil je het liever zakelijk houden? Het belangrijkste doel is natuurlijk dat je groeit met je bedrijf én dat je meer klanten scoort door de hulp van een internet marketing bureau. Let dus goed op deze aspecten in je zoektocht naar een echte match en kijk naar eventuele extra wensen die je misschien hebt.

Kijk altijd naar eerdere samenwerkingen van bureau

Waar je natuurlijk ook naar kunt kijken, zijn eerdere samenwerkingen en projecten van het bureau waarmee je eventueel samen zou willen werken. De meeste internet marketing bureaus vertellen online maar al te graag wat ze zoal eerder hebben gedaan en welke successen ze hebben behaald met andere bedrijven in jouw branche. Beschik je bijvoorbeeld over een incassobureau of een ander financieel bedrijf dan is het aan te raden om in die categorie op zoek te gaan naar eerdere samenwerkingen. Op die manier kun je zien of een internet marketing wel of niet bij je past en of je dus de samenwerking aan wilt gaan of niet. Dit geldt natuurlijk voor andere branches ook zo.

Bekijk de prijs van een online marketing bureau

Wanneer je wilt scoren met je onderneming is het logisch dat daar een prijskaartje tegenover staat. Dat betekent natuurlijk niet dat je zomaar met het eerste het beste aanbod akkoord moet gaan. Maar: onthoud wel dat je in vrijwel de meeste gevallen waar krijgt voor je geld. We zijn geneigd om op een offerte direct naar het prijskaartje te kijken. Dat is heel normaal, maar je moet eigenlijk verder kijken dan dat. Kijk bij het vergelijken van meerdere online marketing bureaus en hun prijzen ook vooral naar wat je ervoor terugkrijgt. De kans is groot dat een duurder marketing bureau meer voor je kan betekenen dan een bureau dat hele lage prijzen heeft. Probeer om elkaar hierin tegemoet te komen zonder dat jij of het bureau te veel over jullie grenzen gaan.

Zorg altijd voor open communicatie 

Heb je eenmaal een match gevonden? Dan ben je er eigenlijk nog niet. Het liefst behoud je een zo goed mogelijke band om de samenwerking tot wanneer dat nodig is plaats te laten vinden. Wat hierbij in ieder geval helpt, is open communicatie. Wees vanaf de start duidelijk en eerlijk tegen elkaar. Zo is het fijn als er regelmatig contact is tussen beide partijen om te kijken wat de actuele ontwikkelingen zijn en wat er zoal gedaan gaat worden. Bepaal vooraf al hoe dit contact gaat zijn: willen jullie elkaar fysiek zien of komen jullie wekelijks per Skype of Zoom samen? Open communicatie tussen jou als ondernemer en een internet marketing bureau is de basis voor een succesvolle samenwerking.

Wanneer we tegenwoordig op kantoor komen is de kans groot dat je de merk- of bedrijfsnaam van jouw bedrijf al tien keer hebt gezien, voordat je überhaupt plaatsneemt op een stoel. Zijn het niet de auto’s van je collega, dan is het wel de grote vlaggenmast waar de naam van het bedrijf op gedrukt staat. Bedrijven moeten opvallen om onder de aandacht van potentiele klanten te komen. Daarnaast oogt het professioneel, wanneer het bedrijf overal waar je kijkt zichtbaar is. Een van de populairste manier van een bedrijf om iets te laten bedrukken is op een pen. Maar even eerlijk. Pennen bedrukken: is dit nu ouderwets of juist handig?

Wat kun je zoal met een pen qua bedrukking?

Je hebt het zelf ongetwijfeld al talloze keren gezien. Een pen die bedrukt is met een bepaalde merknaam. Waarom zouden bedrijf dit nu precies doen? Het laten bedrukken van pennen gebeurt meestal ter promotie voor een bedrijf. Dit kan een aantal grote voordelen hebben ten opzichte van andere relatiegeschenken. Pennen zijn namelijk goedkoop, zeker als je het met andere voorwerpen of producten vergelijkt.

Daarnaast zijn ze erg gemakkelijk uit te delen op bijvoorbeeld een beurs. Wanneer je dit doet als bedrijf versterk je letterlijk jouw merk. Daarnaast geef je iets weg, wat meestal ook een vorm van goodwill met zich meebrengt. Mensen houden ervan iets te krijgen, ook al zouden ze er niets mee doen. Gulheid wordt gewaardeerd.

Voordelen van bedrukte pennen

Het laten bedrukken van pennen kan ouderwets overkomen. Toch heeft het nog steeds veel voordelen ten opzichte van andere producten. Hieronder volgen een aantal voorbeelden, waar uit blijkt dat het bedrukken van een pen nog steeds goed aantrekkelijk is:

Goedkoop

Het laten bedrukken van een pen is goedkoop. Doordat het om zo’n klein voorwerp gaat dat zoveel wordt gebruikt is het makkelijk op te hoesten. En aangezien mensen al heel snel blij zijn als je überhaupt iets krijgen, is een pen een prima optie.

Grote oplage

Of je nu een kleine of grote oplage wilt bestellen, het is allebei mogelijk. Meestal worden ze in grote getalen besteld, wat de prijs natuurlijk ook weer ten goede komt. Bij het uitdelen bij een beurs of op een markt heeft een bedrijf natuurlijk ook gewoon veel pennen nodig. 

Vergroten naamsbekendheid

Doordat de pennen overal te zien zijn, groeit de naamsbekendheid. Of mensen de pen uiteindelijk wel of niet gebruiken, maakt niet zo heel veel uit. Ze hebben de pen hoe dan ook gezien. En daarbij valt altijd de naam op. Wanneer jij als bedrijf naast een goede bedrijfsnaam ook een leuk logo hebt, dan zullen potentiele klanten ook dit onthouden. Je zou zelfs het telefoonnummer of emailadres op de ben kunnen laten bedrukken. Dit maakt het alleen maar makkelijker voor de klant om contact op te nemen.

Snel leverbaar

Het laten bedrukken van een pen is een fluitje van een cent. Het duurt daarom ook helemaal niet lang voor er een grote hoeveelheid pennen is bedrukt. Heb je bijvoorbeeld last-minute iets nodig? Ook dan is het laten bedrukken van een pen een prima oplossing. 

Effectieve reclame

De bedrukte pen is prima geschikt als relatiegeschenk. Daarbij valt het dus relatief eenvoudig binnen het beschikbare budget. Elke keer wanneer deze pen gebruikt wordt springt de naam van jouw bedrijf weer in het oog. Ook als mensen de pen niet gebruiken en deze ligt ergens op een bureau. Een pen met een naam valt nu eenmaal op en vind al snel een plekje in onze overvolle hersenpan. 

Het is hierom erg raadzaam hoe dan ook iets te doen met bedrukte pennen. Het is zeer efficiënt, goedkoop en je kunt het inzetten op talloze verschillende plekken. Er hoeven vaak maar een of twee klanten worden binnen gehaald en je bent qua pennen allang weer uit de kosten. Het kan daarnaast ook nog een idee zijn om een duurdere pen te laten bedrukken met iemand zijn naam erop. Wanneer je indruk wilt maken op een potentiele klant, dan kan dit nog wel eens de uitgelezen oplossing zijn.

Bedrukte pennen zijn nog hartstikke nuttig

Je hebt in dit artikel gelezen over het nut van bedrukte pennen. Het is erg makkelijk te regelen, marketingtechnisch erg efficiënt en daarnaast goed te betalen. Op deze manier wordt de naamsbekendheid voor de volle 100% vergroot. De mensen hoeven de pen alleen maar te zien liggen. Op de vraag of het laten bedrukken van een pen nu ouderwets of juist handig is, kunnen we dus meer dan duidelijk zijn. Het laten bedrukken van een pen is nog steeds hartstikke nuttig! Ook voor jouw bedrijf.

Hoewel we nog altijd spreken van het beroep secretaresse, wordt het eigenlijk tijd voor een nieuwe term om deze functie te omschrijven. Van oudsher is een secretaresse iemand die de telefoon aanneemt, brieven voor de baas opstelt en verstuurt, de binnenkomende post sorteert, enzovoort. Maar in de huidige situatie is dat allang niet meer zo. Sommige taken maken weliswaar nog steeds deel uit van het werk, maar er zijn veel taken bijgekomen en andere taken zijn vervallen, doordat we tegenwoordig op andere manieren met elkaar communiceren. Een goede vervangende term is echter nog steeds niet gevonden.

Assistant

De landelijke secretaressedag die wij in Nederland kennen, is ooit overgewaaid vanuit de Verenigde Staten. Het heette daar destijds National Secretaries Day, maar die naam is in de loop der tijd gewijzigd naar Administrative Professionals Day. Dit geeft al duidelijk aan dat ook de Amerikanen worstelden met de vraag of de vlag de lading nog wel dekte. In ons land grijpt men intussen ook steeds vaker naar de Engelse term Assistant om het beroep te omschrijven. Natuurlijk maakt het ook een verschil of je vanuit je werk te maken hebt met bijvoorbeeld overheidscommunicatie of dat je de administratieve rechterhand bent van een kleine zelfstandige. Ook de opleiding die je ervoor nodig hebt, kan verschillen. Dit is uiteraard geheel afhankelijk van de precieze omschrijving van je werkzaamheden. Met andere woorden: wat wordt er van je verwacht?

Duizendpoot

Wanneer je ooit een opleiding tot secretaresse hebt gevolgd en sindsdien al jaren op dezelfde plek zit, ben je waarschijnlijk met het bedrijf meegegroeid. Maar stel je voor dat dit bedrijf de deuren moet sluiten. Hoe ga je dan verder? Het kan geen kwaad om je alvast te oriënteren op de bestaande communicatieopleidingen. Waarom? Omdat een belangrijk deel van je werk waarschijnlijk nu ook al uit communicatie bestaat. En omdat je in het verlengde van je huidige baan met zo’n opleiding op zak ook prima ergens aan de slag kunt gaan als communicatiespecialist. Wat zo’n baan namelijk vooral met die van de traditionele secretaresse gemeen heeft, is dat je een echte duizendpoot bent. De communicatieadviseur van een organisatie speelt een belangrijke rol en ondersteunt het management, maar dan net weer op een andere manier.

Doorgroeien

Wanneer je als secretaresse goed bent in je vak, ben je eigenlijk al de perfecte kandidaat voor een communicatieopleiding. Een mooie kans om verder door te groeien!

Word jij regelmatig door je baas gevraagd om zaken op de website van het bedrijf te plaatsen? Dan is het belangrijk om rekening te houden met Search Engine Optimization (SEO), oftewel zoekmachine optimalisatie. Dit is van groot belang om je website hoog in de zoekresultaten van Google te krijgen bij zoekwoorden waarop je als bedrijf gevonden wil worden. Daarom investeren veel bedrijven in de diensten van een professioneel zoekmachine optimalisatie bureau als Digital Monks, die er telkens weer in slagen om zelfs in de meest competitieve markten websites op de eerste pagina van de zoekresultaten te krijgen. Maar ook zelf kun je het een en ander doen om met SEO rekening te houden. We bespreken een aantal belangrijke punten daarvoor.

Afbeeldingen

Ook bij het plaatsen van afbeeldingen, moet je rekening houden met de SEO. Dat doe je door alle velden in te vullen die je kunt aanpassen bij geüploade afbeeldingen. Ten eerste is het belangrijk om het relevante zoekwoord op te nemen in de bestandsnaam van de afbeelding. In de alt-tags van de afbeeldingen gebruik je zo veel mogelijk relevantie zoekwoorden. De titel van de afbeelding moet beschrijvend zijn. Vul vervolgens ook nog een onderschrift in. Nu heb je je afbeelding van alle informatie voorzien die Google van je verlangt.

Titel en tussenkopjes

Titels en kopjes zijn heel belangrijk voor SEO. Deze zijn makkelijk te scannen voor Google, en moeten daarom zeker geoptimaliseerd worden. De titel moet het belangrijkste zoekwoord bevatten, het liefst zo ver vooraan als mogelijk. Houd je titel korter dan 60 tekens (inclusief spaties). Zorg je titel beschrijvend is en origineel, dus wees creatief. Laat de titel ook terugkomen in de URL van de pagina. Gebruik ook tussenkopjes waarin zoekwoorden terugkomen en je ook synoniemen gebruikt waar iemand óók op zou kunnen zoeken.

Titel en tussenkopjes

Hoofdtekst

De hoofdtekst moet de zoekwoorden bevatten waarop je gevonden wil worden. Deze komen bij voorkeur een aantal keer terug in de tekst. Controleer of dit ook het geval is bij de tekst die je moet plaatsen. Tegelijkertijd moet het toevoegen van zoekwoorden niet ten koste gaan van de leesbaarheid van de tekst. Gebruik het belangrijkste zoekwoord al in de eerste alinea van de tekst.

Vergeet als je je afbeeldingen en tekst ingevoerd niet om ook een meta-description van maximaal 160 tekens in te vullen. Dit is de tekst die in Google onder de titel van de pagina komt te staan. Ook hier moeten zoekwoorden in verwerkt worden, én ze moeten voldoende beschrijvend en uitnodigend zijn om de pagina aan te klikken.