Administratie, het is veel, chaotisch en lastig om structuur in te houden. Ligt dat aan jou? Nee, iedereen heeft er last van. Gelukkig zijn er een aantal manieren om je administratie overzichtelijk te houden. Om je op weg te helpen naar een gestructureerde administratie zijn er 5 handige tips voor je opgesteld.
Bewaren
Belangrijk is om te weten wat je wel of niet moet bewaren. Vaak wordt alles bewaard, in de hoop dat alles belangrijk blijkt te zijn.
Wat moet er nu echt bewaard worden?
- Denk als eerste aan de zaken met een officieel aangeduide bewaartermijn, zoals de financiële administratie. De basisgegevens, aangegeven door de fiscus, moeten maar liefst zeven jaar bewaard worden.
- Denk ook aan voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie.
- Belastingpapieren.
- Verzekeringspapieren.
- Garantiebewijzen.
- Brieven waar je op moet reageren.
- (Arbeids)contracten.
Bewaarplicht
Zoals hierboven al gemeld, is er bij een aantal onderdelen in je administratie, sprake van bewaarplicht. Houd je hieraan! Je bent wettelijk verplicht om je hieraan te houden. Dus, wil je geen fikse boete krijgen, houd je dan netjes aan de bewaarplicht van 7 jaar en houd goed in de gaten welke onderdelen van je administratie zo lang bewaard moeten worden. Deze bewaarplicht-dossiers, hoef je echt niet in je eigen bureau op te slaan. Zorg voor een archiefkast en zorg voor een duidelijke structuur. Heb je dit voor elkaar, dan hoef je 7 jaar lang niet meer naar die administratie om te kijken. Tenzij je inspectie krijgt uiteraard.
Reageren
Een van de belangrijkste zaken, reageer op belangrijke post. Zorg dat er op tijd belastingaangifte gedaan wordt, etcetera. Sommige zaken hebben nou eenmaal een deadline als het om reageren gaat. First things first. Deadlines gaan voor.
Tools
Hoofdrekenen en stapels bonnetjes bewaren hoeft tegenwoordig niet meer. Kijk maar eens online. Er zijn behoorlijk wat applicaties en systemen te vinden die het bijhouden van je administratie een stuk makkelijker en sneller maken.
Begin op tijd
Met een vleugje ironie, is dit de laatste tip die u gegeven wordt. Begin op tijd. Van uitstel komt afstel. Hoe eerder je met je administratie start, hoe beter. Anders stapelt al het werk zich alleen maar op. En van opgestapeld werk houdt niemand, waardoor het werk weer wordt uitgesteld.
