Er moet altijd een hoop bewaard blijven aan gemaakte documenten. Hieronder een makkelijk overzicht met een aantal tips.In de regel hoef je algemene gegevens uit een dossier slechts 2 jaar bewaren. Dit geldt niet voor alle gegevens!
Personeelsgegevens
Gegevens die een bewaarplicht hebben van 7 jaar:
- Persoonlijke gegevens; naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat;
- Datum van indiensttreding;
- Salarisadministratie.
Let op: ook als een werknemer niet meer bij je in dienst is ben je verplicht deze gegevens te bewaren tot de periode van 7 jaar is afgelopen!
Gegevens die een bewaarplicht hebben van 5 jaar ná het einde van de dienstbetrekking:
- Loonbelastingverklaring of gegevens voor loonheffingen (Let op: dit geldt ook voor loonbelastingverklaringen/loonheffingen die zijn vervangen voor nieuwe).
- Kopie van het identiteitsbewijs.
- Bijlagen studenten- en scholierenregeling.
Administratie
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren. De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms een kortere bewaartermijn. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op. De basisgegevens zijn:
Het grootboek
- De debiteuren – en crediteurenadministratie
- De in – en verkoopadministratie
- De loonadministratie
- De voorraadadministratie
- Voor de overige gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere bewaartermijn.
- Let op: de kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kun je dus nog steeds te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
- Documenten die te maken hebben met de koop of verkoop van een bedrijfspand moet u echter 10 jaar bewaren.
- De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden.
Controle
Bij controle wordt er aansluiting gezocht tussen de aangiften, de jaaropgaven en de administratie. Om de controle te versnellen is het raadzaam om je berekeningen te bewaren die je hebt gemaakt bij het opstellen van de aangiften en de jaaropgaven.
