Tag

home

Browsing

En ineens is daar een conflict op de werkvloer; tussen jou en een collega of ben je getuige van een conflict tussen een collega en je leidinggevende. Een stemmetje zegt je – als directiesecretaresse en dus altijd een baken van rust en regelmaat- vooral rustig te blijven en te proberen een goed gesprek aan te gaan. Maar hoe doe je dat, nu je ook bij jezelf emoties voelt opspelen?

Neem afstand

Een conflict is snel geboren. Je weet dat je in dergelijke gevallen moet proberen eerst tot tien te tellen om zo even afstand van de situatie te nemen. Door afstand te nemen kun je namelijk objectiever naar het conflict kijken. Hoe moeilijk ook, probeer deze zaken ook als een conflict ontstaat ter harte te nemen. Analyseer wat nou eigenlijk de kern van het conflict is en probeer daarna op een rustige manier het gesprek aan te gaan. Hoe moeilijk ook.

Vat het niet te persoonlijk op

Boem! Tijdens een conflict kunnen woorden je heel hard raken. Probeer ook nu afstand te bewaren en probeer de woorden vooral niet te persoonlijk op te vatten. Misschien ben je zo helder om bepaalde kritiekpunten op te slaan en mee te nemen. Besef dat tijdens een woordenwisseling vooral woorden gezegd worden over je gedrag, niet over hoe jij als persoon bent. Probeer dat meteen te scheiden. Het is tijdens een conflict niet erg kritiek op je gedrag te erkennen, zonder dat je uiteraard zomaar alles wat er gezegd wordt hoeft te accepteren.

Niet ik of jij, maar wij

Het erkennen van bepaalde gedragingen of foutjes kan meteen een opening in het conflict betekenen. Meestal wordt je ‘opponent’ rustiger als je heel rustig bepaalde onderdelen van de kritiek erkent en zegt eraan te zullen gaan werken. Want daar rekent de tegenpartij vaak niet op. Je kunt – als de rust enigszins is teruggekeerd – aangeven dat je het vreemd vindt dat er zo lang gewacht is met het spuien van deze kritiek en dat je voortaan liever hebt dat er eerder over gesproken wordt om te voorkomen dat de zaak zoals nu escaleert. Ondertussen probeer jij je ook, hoe moeilijk soms ook, in de ander te verplaatsen en stelt vervolgens de belangrijkste vraag: hoe lossen wij dit probleem op. Dus niet ik of jij, maar wij. Door in de wij-vorm te praten wordt de kloof tussen jou en de tegenpartij vrijwel direct kleiner.

Mediation

Professional inschakelen

Vaak los je conflicten op deze manier al voor een groot deel op. Soms echter, kom je er niet uit. Is er veel te veel gezegd en zijn de emoties veel te hoog opgelopen. Is een onwerkbare situatie ontstaan. In dat geval doe je er verstandig aan een professionele arbeidsmediator in te schakelen. Een partij als bijvoorbeeld Merlijn Groep geldt als specialist op alle vlakken van mediation en is ook aanbieder van verschillende mediation opleidingen. Ook opleidingen kunnen voor directiesecretaresses toegevoegde waarde bieden, omdat bewezen is dat zij ongewild vaker met conflicten op de werkvloer te maken krijgen en in de toekomst dus binnen het bedrijf de rol van mediator op zich kunnen nemen.

Tijdens je opleiding tot secretaresse heb je natuurlijk alle basisvaardigheden meegekregen. Maar wat als je jouw beroep nu binnen de transportsector uit wilt oefenen? Deze sector kent natuurlijk allerlei procedures en veiligheidsvoorschriften. Daarnaast krijg je te maken met medewerkers die verspreid over een groot geografisch gebied werken; en ook nog eens in allerlei wisselende diensten. Niet alleen maakt dit de functie als secretaresse een stuk uitdagender, het zorgt er ook voor dat de voorbereidingen tot deze job een stukje intensiever zijn. Maar wat moet je nu allemaal regelen wanneer je als secretaresse bij een transportbedrijf wilt werken?

  1. Je eigen kwalificaties

Ten eerste is het belangrijk om je eigen kwalificaties op orde te hebben. Het basistakenpakket van je functie blijft natuurlijk hetzelfde; ook al komt er ineens een stuk meer bij kijken. Probeer waar mogelijk specifieke kwalificaties te behalen die van pas kunnen komen in de transportsector, of vast een netwerk op te bouwen waar jij later in deze functie baat bij kunt hebben.

  1. De nascholing van medewerkers

De kans is groot dat je te maken krijgt met zaken als een code 95 nascholing voor medewerkers van het transportbedrijf. De regels en wetgeving binnen deze sector veranderen namelijk regelmatig, en om zeker te zijn dat alle medewerkers hun beroep goed en veilig uit kunnen voeren is nascholing nodig. Het is waarschijnlijk aan jou om contacten te leggen met opleiders zoals verkeersschoolwesseldijk.nl om de medewerkers van de organisatie hier de benodigde certificaten te laten behalen. Wel zo handig als dit soort contacten al onderdeel zijn van je netwerk!

  1. Ondersteuning projectmanager

In de transportsector staan projecten natuurlijk centraal; en ook de projectmanagers spelen dus een belangrijke rol. Door de secretariële en administratieve taken uit te voeren ondersteun jij deze projectmanagers. Je maakt onderdeel uit van een projectteam en zorgt ervoor dat de projectmanagers hun werkzaamheden goed uit kunnen voeren. Een goede kennis van de branche, projecten en misschien zelfs van de managers kan dus alleen maar baten.

  1. Ken je ICT

Als secretaresse moet je natuurlijk ICT-vaardig zijn; en in de transportsector is dit al helemaal belangrijk. Niet alleen moet je specifieke documenten weten voor te bereiden, maar je bent ook het aanspreekpunt wanneer er support nodig is bij vragen over de interne ondersteunende software applicaties. Je moet jezelf nieuwe systemen dus snel eigen kunnen maken.

  1. Offertes en vertrouwelijke documenten

Daarnaast gaan er ook veel offertes en vertrouwelijke documenten door jouw ‘vingers’. Dit betekent dat je weet hoe je met dit soort documenten om kunt gaan, en hier efficiënt en betrouwbaar mee te werk kan gaan.

Moet u binnenkort een kick-off presentatie geven over 2019 of staat er een presentatie op de planning voor een belangrijke klant? Zorg dan dat u onderstaande tips in ogenschouw neemt om de presentatie zo vlekkeloos te laten verlopen.

Zorg dat u zich goed voorbereid. Dus neem de presentatie van te voren goed door en zorg desnoods voor een generale repetitie voor een aantal toeschouwers. Zij kunnen dan nog wat tips geven over zaken die wel of niet duidelijk zijn tijdens de presentatie en ook of bepaalde stukken niet te langdradig zijn en natuurlijk of die leuke grap die u in de presentatie had verwerkt wel zo grappig is.

Belangrijk is ook dat u de apparatuur die u tijdens de presentatie wilt gebruiken getest is. Er is niets zo vervelend dan klaar staan voor uw presentatie en dat dan de laptop niet opstart. Voorkom dit door ruim op tijd aanwezig te zijn, zodat u alles nog kunt testen. Zorg ook dat uw presentatie goed is opgeslagen. Of beter nog zorg voor een extra kopie. Mocht de één dan niet werken heeft u altijd nog een back-up. Wanneer uw bestanden over meerdere USB-sticks zijn opgeslagen is het verstandig om de USB-sticks ook te laten bedrukken. Op deze manier weet u zeker dat u de juiste stick heeft en er geen haperingen zijn tijdens de presentatie. U kunt de usb sticks bedrukken bij b55.nl

Wanneer vooraf alles geregeld is. Dan is het natuurlijk nog belangrijk dat het verhaal op het moment suprême ook goed gaat. Zorgt u ervoor dat er voldoende (oog)contact is tussen u en het publiek. Het verhaal wordt door de luisteraar veel beter opgenomen wanneer hij of zij het gevoel heeft dat het ook echt tegen hem of haar verteld wordt. Durf tijdens uw presentatie ook te improviseren. Soms is dit toch noodzakelijk omdat zich onverwachte zaken voordoen.

Houd tijdens de presentatie rekening met de 10-20-30 regel: Apple Fellow Guy Kawasaki definieerde de 10-20-30 regel voor presentaties. Deze houdt in: maximaal 10 dia’s, niet langer dan 20 minuten presenteren en tekst niet kleiner dan een 30 pt. lettertype. Of het nu gaat om een droog rapport of om een revolutionair idee dat u wilt delen; presentaties kunnen prima worden afgedaan in enkele sheets met niet al teveel tekst.

Tot slot zorg er voor dat er aan het einde nog ruimte is voor vragen. Dit is gelijk een goede test voor uzelf of de boodschap is overgekomen.

Heb je last van droge ogen? Dat is ontzettend vervelend. Het jeukt, brandt, traant en irriteert. Veel mensen hebben hiermee te maken. Niet alleen mensen die contactlenzen dragen, maar ook mensen die veel beeldschermwerk doen.

Het is niet prettig om last te hebben van droge ogen. Veelgehoorde klachten zijn: jeuk, pijn, steken, druk, irritatie, en branderigheid. Daarnaast kun je gevoeliger zijn voor licht, wazig zien en ’s morgens bij het opstaan vastgeplakte oogleden hebben.

Reflextranen

Het lijkt niet logisch: je hebt last van droge ogen, maar je hebt ook last van tranende ogen. Hoe dan? Dit worden zogenaamde reflextranen genoemd. Helaas helpen dit soort tranen niet voor droge ogen, want ze hebben een andere samenstelling. Daarom lopen ze meteen over je wangen.

Hoe ontstaan droge ogen?

Er zijn verschillende oorzaken die kunnen zorgen voor droge ogen. De meest voorkomende oorzaken zijn verwarmingen, airconditioning, computerschermen, ziekte, medicatie en een oogoperatie. Ook het dragen van contactlenzen kan resulteren in droge ogen, zeker in combinatie met computerwerk en de verwarming die in deze tijd van het jaar hoog staat. De verwarming zorgt voor een lagere luchtvochtigheid en door het staren naar een beeldscherm knipper je minder. Allebei dus niet handig voor je ogen.

De oplossing: knipper wat meer met je ogen, neem af en toe een computerpauze en hang bakjes water aan de verwarming of zet een luchtbevochtiger neer.

Kunsttranen

Blijft het een probleem? Maak dan gebruik van kunsttranen. De huisarts kan dit aan je voorschrijven. Helaas gaan sommige kunsttranen niet goed samen met contactlenzen. Misschien is het dan een idee om na te gaan denken over ooglaseren? Dan ben je van je contactlenzen en je droge ogen af. Word je blij van!

Het ziekteverzuim was in het eerste kwartaal van 2018 hoger dan het in jaren is geweest. Het ziekteverzuimpercentage was 4,9. Dat betekent dat van elke duizend te werken dagen 49 zijn verzuimd wegens ziekte. Dit meldt het CBS op basis van nieuwe cijfers.

Als werkgever zijn dit slechte signalen. Uiteraard wil je dat je medewerkers zo min mogelijk afwezig zijn door ziekte. Veel bedrijven zijn dan ook bezig met het creëren van goede en gezonde werkomstandigheden, zodat dit geen reden kan zijn waarom medewerkers ziek thuis komen te zitten.

Zo kiezen steeds meer bedrijven er voor om bijvoorbeeld een eigen fitness te creëren op kantoor, zodat medewerkers voor of na het werk gemakkelijk even een uurtje kunnen sporten. Sporten zorgt er voor dat medewerkers fitter zijn, een hogere weerstand hebben en zich ook gelukkiger voelen. Ook wordt overgewicht zo tegengegaan. Iets wat ook heel gevaarlijk is voor de gezondheid.

Naast de fitheid van medewerkers zijn ook de werkomstandigheden belangrijk. Zorg dat het meubilair waar men meerdere uren per dag aan moet werken ergonomisch goed is. Zo moet het bureau verstelbaar zijn in hoogte, zodat de ideale hoogte bij de lengte van de desbetreffende medewerker kan worden ingesteld. Ook een mooie bureaustoel is belangrijk. Ook deze moet in hoogte verstelbaar zijn en op de juiste punten ondersteunen. Hieronder een aantal punten waar een goede bureaustoel aan zou moeten voldoen:

  1. Zorg dat de positie ten opzichte van het beeldscherm klopt. Uw ogen moeten op dezelfde hoogte zijn als de bovenkant van uw scherm. op deze manier hoeft u uw nek niet te buigen bij het kijken naar het scherm. Ook de afstand tot het scherm is belangrijk. De ideale afstand van het scherm is 45-70 cm.
  2. De bovenrug moet voldoende steun krijgen van de stoel en zorg dat schouders ontspannen zijn.
  3. Ook armen en polsen moeten voldoende ondersteuning krijgen en moeten in een hoek van 90 graden zijn ten opzichte van het lichaam. Op deze manier heeft u een ontspannen zithouding
  4. Onderrug: zit volledig tegen de rugleuning om ook de onderrug te ondersteunen.
  5. Heupen en onderlichaam: ‘plak’ jezelf als het ware volledig tegen de rugleuning aan voor een rechte houding.
  6. Knieën en onderbenen: knieën mogen het zitvlak van de stoel niet raken en moeten in een hoek van 90 tot 110 graden gebogen zijn.
  7. Zithoogte en voeten: voeten moeten plat op de grond kunnen rusten.

Tot slot is ook het klimaat en de ventilatie op kantoor belangrijk. Een ruimte moet goed geventileerd kunnen worden, zodat er voldoende zuurstof binnenkomt. Is dit niet het geval zullen medewerkers sneller last hebben van hoofdpijn, maar ook kan dit er voor zorgen dat ze vatbaarder zijn voor ziektes.

Een gezonde medewerker kan u op jaarbasis veel kosten besparen! De investering in bovenstaande punten heb je dan ook zo terugverdiend.

Visitekaartjes zijn onmisbaar voor een bedrijf. Het geeft namelijk een eerste indruk aan contacten en/of potentiële klanten. Over het algemeen hebben mensen maar een paar seconden nodig om een mening over iets of iemand te vormen. Met een mooi en duidelijk visitekaartje verhogen ondernemingen hun kans op succes. Je moet er iemand nieuwsgierig mee maken. Gebruik de zeven tips in dit artikel om een visitekaartje van hoge kwaliteit te laten drukken.

Tip 1 – Zorg ervoor dat een visitekaartje er professioneel uitziet
Misschien heb je als directiesecretaresse de taak om visitekaartjes en gepersonaliseerde huisstijl producten, zoals notitieblokken en bedankkaartjes, te laten drukken. We hebben goed nieuws: je hoeft daar het kantoor niet meer voor te verlaten. Je kunt visitekaartjes tegenwoordig heel eenvoudig online laten drukken. Je kunt zelf het ontwerp van een visitekaartje bepalen. Zorg ervoor dat alles er zo professioneel mogelijk uitziet. Zo is het niet de bedoeling dat een telefoonnummer en/of e-mailadres is doorgestreept. Controleer altijd uitvoerig of alle gegevens kloppen. Je maakt niet bepaald een goede indruk op klanten wanneer er een fout op een visitekaartje staat. Hij of zij denkt dan misschien wel: ‘als er al geen moeite wordt gedaan voor een visitekaartje, hoe zit het dan met het bedrijf?’

Tip 2 – Kies voor een online drukkerij
Natuurlijk is het mogelijk om zelf een visitekaartje te drukken. Het is kostenbesparend, maar of het op de lange termijn goed uitpakt is de vraag. Bij een online drukkerij zoals Drukzo werken specialisten die weten wat ze doen. Neem alleen al het logo van het bedrijf. Je kunt het zelf maken met simpele software voor visitekaartjes, maar een grafisch vormgever zorgt pas echt voor een krachtig en indrukwekkend logo. Maak de vormgever goed duidelijk wat jouw wensen zijn, voor het beste resultaat. We raden aan om een visitekaartje met een professionele foto te gebruiken. Dit is namelijk een stuk persoonlijker dan alleen een logo. Bovendien herinneren mensen zich een bedrijf waarschijnlijk beter omdat ze er een gezicht aan kunnen kopen.

Tip 3 – Kies voor een ontwerp dat past bij jouw huisstijl
Heeft het bedrijf een opvallend logo en gebruikt de huisstijl bepaalde kleuren? Laat dit dan terug komen in het ontwerp van jouw visitekaartjes. Dit zorgt voor eenheid en herkenbaarheid. Je contacten weten meteen dat het om een bepaald bedrijf, merk of ondernemer gaat.

Tip 4 – Maak een naam en bedrijf zo opvallend mogelijk
De naam het beroep dat wordt uitgeoefend zijn een belangrijk onderdeel van het visitekaartje. Daar draait het immers allemaal om: jezelf verkopen. Bedenk goed waar potentiële klanten online naar zoeken. Mensen zoeken steeds vaker online informatie over een bedrijf. Google wordt wel eens
de vervanger van het visitekaartje’ genoemd, maar dat is niet helemaal waar. Op een bedrijfsevenement is het wel zo handig om een kaartje te kunnen geven. Online zoeken de meeste mensen naar een bepaald beroep, zoals een ‘schilder’ die ze nodig hebben tijdens een verbouwing. Maak het beroep op een visitekaartje dan ook zo opvallend mogelijk om een visitekaartje het gewenste effect te laten hebben.

Tip 5 – Laat visitekaartjes drukken in een standaard formaat
Niet alleen de foto en het logo, maar ook het formaat is belangrijk wanneer je een online visitekaartjes wil laten drukken. Kies altijd voor een standaardformaat, zodat mensen het kaartje gemakkelijk kunnen bewaren. Sommige ondernemers gebruiken een uitklapbaar kaartje. Deze optie is doorgaans duurder. Gebruik dit formaat dan ook alleen wanneer het echt iets toevoegt.

Tip 6 – Gebruik een vast nummer in plaats van een 06-nummer
Sommige ondernemers zetten hun 06 nummer op een visitekaartje. Dit is niet verstandig, omdat ze daardoor ook op ongewenste momenten kunnen worden gebeld. Niet iedereen heeft zin om te bellen in het weekend of in de avonduren. Gebruik zodoende altijd het nummer van het bedrijf. Bovendien komt een onderneming een stuk professioneler over met een vast telefoonnummer. 

Tip 7 – Kies voor gelamineerd en sterk papier
Heb je goed nagedacht over het ontwerp van het visitekaartje, inclusief logo, foto en tekst? Dan is het tijd voor de volgende stap: het papier. Kies voor stevig papier, zodat de visitekaartjes nooit stuk gaan. Over het algemeen zorgt gelamineerd papier voor een professionele uitstraling. Laat zowel de voor- als achterkant van een visitekaartje bedrukken. Op die manier benut je alle ruimte en kun je bedrijfsgegevens goed kwijt. Zet bijvoorbeeld op de voorkant het logo of de foto van het bedrijf inclusief contactgegevens. De achterkant biedt ruimte voor een andere foto of de slogan van het bedrijf.