Tag

administratie

Browsing

Waar in 2015 nog voorspeld werd dat de administratieve sector overgenomen zou worden door robots, lijkt het er steeds meer op dat het gaat om aanpassen en het adaptief vermogen van de administratief medewerkers. Er zijn veel geautomatiseerde processen ontwikkeld en ongetwijfeld zijn er banen verloren gegaan, maar de echte sterren op administratief gebied zijn onmisbaar. De menselijke hand is niet zo makkelijk weg te denken uit de administratie. Maar om ervoor te zorgen dat dit ook in de toekomst het geval is, is het tijd om te kijken naar hoe de administratie van de toekomst eruitziet en wat belangrijk is om in de gaten te houden.

Het overzicht bewaren

Eerder plaatsten we een stuk over het overzichtelijk werken. Dit wordt nóg belangrijker in de toekomst. Wanneer er gewerkt wordt met geautomatiseerde processen, online boekhoudprogramma’s, agenda’s in de cloud en messageboards om te communiceren, dan moet de administratie het overzicht kunnen houden om alle medewerkers op elk moment toegang te kunnen verlenen. Het maken van een lijst met platformen en software waar gebruik van gemaakt wordt, dat is een sterk begin. Vergeet niet de lijst bij te werken wanneer er bepaalde platformen toegevoegd of juist verwijderd worden en link de accounts altijd aan een centraal mailadres zodat meldingen niet verloren gaan. De administratief medewerker doet er verstandig aan om goede software te kiezen voor het opslaan van alle gebruikersnamen en wachtwoorden, aangezien ook dat een drempel kan zijn bij het overzichtelijk werken.   

Meer dan werken in de cloud

Opslag van data kost ruimte en tijd. Opslag van heel erg veel data kost op dit moment een flinke hap uit het budget van grotere ondernemingen. Maar dat gaat veranderen in de toekomst. De blockchainontwikkelaars zijn hard aan het werk om dataopslag in de cloud overbodig te maken omdat de blockchain zelf betere opties biedt. Met private keys om mensen toegang te verlenen, met lagere kosten voor de opslag van gegevens en met de veiligheid die een grotere onderneming wil.

Overigens gebeurt er nog veel meer op de blockchain. De kans is groot dat de administratieve medewerkers in de toekomst te maken krijgen met cryptovaluta. Verschillende ondernemingen in Nederland verkennen op dit moment de mogelijkheden al. Hoe wenselijk is het wanneer er betaald kan worden in vijf, tien of maar liefst vijftien verschillende valuta? Dat wordt geen probleem voor de administratief medewerker die kiest voor de beste cryptocurrency wallet. Een goede wallet kan namelijk gebruikt worden om veel verschillende munten op te slaan, zoals Bitcoin, Ethereum en Ripple. Handig wanneer het overzicht bewaard moet blijven én betalingen op elk moment gedaan moeten kunnen worden door welke medewerker dan ook.

Bron: Pixabay

Administratie van de toekomst is niet zo ver weg

We denken vaak dat de ontwikkelingen onze tijd wel duren. Maar in dit geval is wachten geen optie. De administratieve medewerkers die binnen een bedrijf willen groeien, moeten een voortrekkersrol kiezen en zich nu alvast verdiepen in de mogelijkheden die nu nog de toekomst genoemd worden, maar veel dichterbij zijn dan de meeste mensen denken.

Bron hoofdfoto: Pixabay

Is de financiële kant van je onderneming ook eigenlijk niets voor jou? En zie je het wel zitten dat een groot deel van de administratie automatisch gaat? Gelukkig zijn er vandaag de dag diverse mogelijkheden te vinden waarmee jij aan de slag kan om zelf zo min mogelijk te hoeven doen aan je administratie. Wist je bijvoorbeeld dat je automatisch facturen kunt versturen? Met diverse facturatie software op internet of je laptop kun je ervoor kiezen om geautomatiseerde facturen op maat te versturen. Op die manier kun jij je tijd steken in dat wat echt belangrijk is: je onderneming!

Hoe automatisch facturen versturen?
Wanneer je bijvoorbeeld een maandelijkse dienstverlening bij een bedrijf hebt is het handig om iedere maand dezelfde factuur automatisch te kunnen versturen. Je kunt dit bij veel facturatie software instellen zodat je zelf niet meer hoeft te denken om je facturen te versturen. Op die manier steek je dus geen extra tijd in de administratie en word je als het ware ‘slapend rijk’ (natuurlijk wel pas nadat je je werk af hebt!). Je kunt zelfs vaak vanuit het boekhoudprogramma kiezen voor de optie ‘factuur versturen’ zonder dat je daarbij apart een factuur hoeft aan te maken.

Waarom kiezen voor automatisch facturen versturen?
Wie wil er nou niet slapend rijk worden? Zonder grappen: het automatisch versturen van facturen heeft veel voordelen. Je bent bijvoorbeeld minder tot geen tijd kwijt aan je boekhouding waardoor je meer tijd over houdt voor dat wat er echt toe doet: het werk zelf. Daarnaast vergeet je het nooit om facturen op tijd de deur uit te doen, omdat ze automatisch worden verstuurd. Dit geldt ook voor herinneringen en eventuele aanmaningen voor de opdrachtgever. Op die manier heb je je administratie per maand of zelfs week tot in de puntjes goed geregeld. Wat wil je nog meer als ondernemer (die niet van boekhouding houdt?)?

Online systemen: meer dan alleen facturatie tools
Daarnaast kun je bij online systemen zoals Yanomo profiteren van nog meer voordelen omdat dergelijke systemen vaak een stuk uitgebreider zijn dan alleen facturatie. Zo kun je er vaak je uren mee bijhouden, kun je je bonnetjes scannen, kun je ritten registreren en kun je je agenda synchroniseren met gemaakte uren en op die manier taken afstrepen. Zo’n volledig systeem is ideaal voor iedere ondernemer die zo weinig mogelijk tijd kwijt wilt zijn aan zijn of haar administratie. Je weet zeker dat de boekhouding gebeurt en je hoeft er verder niet naar om te kijken.

Facturen automatisch in boekhouding
Met dergelijke systemen worden bijvoorbeeld facturen ook direct vanuit je boekhouding verstuurd. Dat wil zeggen dat de facturen die zijn aangemaakt en verstuurd meteen zichtbaar zijn in je administratie waarbij je ook direct ziet wat de omzet en marges per klant zijn. Op die manier krijg je een goed overzicht van wat er in en uit gaat wat betreft geld (de cashflow) en waar je eventueel nog extra geld zou kunnen verdienen. Hierdoor kun je tevens je btw-aangifte een stuk sneller en gemakkelijker doen. Wat dat betreft zijn er alleen maar voordelen te vinden dus bij het automatisch facturen versturen via een facturatie tool.

Kortom: bekijk voor jouw onderneming eens hoeveel tijd en uiteindelijk geld het je zal schelen wanneer je aan de slag gaat met een facturatie tool waarmee je onder andere automatisch facturen kunt versturen. Profiteer direct van de andere voordelen om op die manier meer tijd over te houden voor je eigen werk.

Bijna dagelijks komen er papieren binnen. Rekeningen die betaald moeten worden, loonstrookjes, afschriften van bank en giro en andere zaken waarop actie moet worden ondernomen. Nu gaat het vaak een hele tijd goed, maar wanneer je ook nog andere taken hebt dan alleen de administratie kunnen bepaalde zaken er nog wel eens bij in schieten.

Dit is natuurlijk niet de bedoeling. Belangrijk is het dan ook om deze zaken geordend en gestructureerd te houden. Mocht het ontbreken aan tijd om dit allemaal in goede banen te leiden dan is het wellicht tijd om eens te kijken om financiële zaken uit te besteden of om zelf een administratieve tijger in dienst te nemen.

Mocht u voor deze laatste optie willen kiezen dan is het handig om een finance vacature op te stellen met uw wensen en taken die gedaan moeten worden. Deze kunt u dan op verschillende plekken uitzetten om zo de juiste kandidaat te bereiken.

U zult merken dat de juiste persoon op deze functie u geen geld kost, maar juist geld gaat opleveren!



Een bonnetje hier en een bonnetje daar… Iedereen kent het wel, het declareren van onkosten. Voordat je het weet ben je alweer een bonnetje kwijt. Expensify is een handige app om je te helpen je onkosten te declareren. Deze app heeft een scan-functie waardoor hij het bonnetje in kan lezen. Direct nadat het bonnetje ingelezen is worden de gegevens verwerkt. Deze app is zowel (gratis) beschikbaar voor IOS als Android.

Ook is Expensify handig voor het declareren van je reiskosten. Je kan namelijk de route die je rijd naar je werk invoeren in Google Maps, Expensify zet deze route snel en gemakkelijk zodat je deze kan declareren.

Buiten het inlezen en verwerken kan  Expensify ook rapportages maken van de onkosten die je gemaakt hebt. De rapportage kan vervolgens gemakkelijk omgezet worden naar een factuur die je dan weer via bijvoorbeeld de mail kan verzenden naar je opdrachtgever.

Bekijk hier hoe deze app werkt!

Administratie, het is veel, chaotisch en lastig om structuur in te houden. Ligt dat aan jou? Nee, iedereen heeft er last van. Gelukkig zijn er een aantal manieren om je administratie overzichtelijk te houden. Om je op weg te helpen naar een gestructureerde administratie zijn er 5 handige tips voor je opgesteld.

Bewaren
Belangrijk is om te weten wat je wel of niet moet bewaren. Vaak wordt alles bewaard, in de hoop dat alles belangrijk blijkt te zijn.

Wat moet er nu echt bewaard worden?

  • Denk als eerste aan de zaken met een officieel aangeduide bewaartermijn, zoals de financiële administratie. De basisgegevens, aangegeven door de fiscus, moeten maar liefst zeven jaar bewaard worden.
  • Denk ook aan voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie.
  • Belastingpapieren.
  • Verzekeringspapieren.
  • Garantiebewijzen.
  • Brieven waar je op moet reageren.
  • (Arbeids)contracten.

Bewaarplicht
Zoals hierboven al gemeld, is er bij een aantal onderdelen in je administratie, sprake van bewaarplicht. Houd je hieraan! Je bent wettelijk verplicht om je hieraan te houden. Dus, wil je geen fikse boete krijgen, houd je dan netjes aan de bewaarplicht van 7 jaar en houd goed in de gaten welke onderdelen van je administratie zo lang bewaard moeten worden. Deze bewaarplicht-dossiers, hoef je echt niet in je eigen bureau op te slaan. Zorg voor een archiefkast en zorg voor een duidelijke structuur. Heb je dit voor elkaar, dan hoef je 7 jaar lang niet meer naar die administratie om te kijken. Tenzij je inspectie krijgt uiteraard.

Reageren
Een van de belangrijkste zaken, reageer op belangrijke post. Zorg dat er op tijd belastingaangifte gedaan wordt, etcetera. Sommige zaken hebben nou eenmaal een deadline als het om reageren gaat. First things first. Deadlines gaan voor.

Tools
Hoofdrekenen en stapels bonnetjes bewaren hoeft tegenwoordig niet meer. Kijk maar eens online. Er zijn behoorlijk wat applicaties en systemen te vinden die het bijhouden van je administratie een stuk makkelijker en sneller maken.

Begin op tijd
Met een vleugje ironie, is dit de laatste tip die u gegeven wordt. Begin op tijd. Van uitstel komt afstel. Hoe eerder je met je administratie start, hoe beter. Anders stapelt al het werk zich alleen maar op. En van opgestapeld werk houdt niemand, waardoor het werk weer wordt uitgesteld.

Het bijhouden van een goede kilometerregistratie is van groot belang, vooral als je een ‘Verklaring geen privégebruik auto hebt’. 

Het kan namelijk zo zijn dat je je kilometerregistratie moet tonen aan de belastingdienst. Het is mogelijk om voor het bijhouden van de rit gegevens een ritregistratiesysteem te gebruiken, maar je kan het ook zelf doen.

Zie hier onze 4 tips voor een goede kilometeradministratie

  • Werk je ritgegevens dagelijks of wekelijks uit. Zo voorkom je dat je aan het einde van het jaar ineens alles nog uit moet werken.
  • Bewaar alles waar uit blijkt dat je ritadministratie klopt, denk hierbij aan je agenda met afspraken, tankbonnen, parkeerbonnen e.d.
  • Is de weg afgesloten en moet je hierdoor een behoorlijk stuk omrijden? Schrijf dit bij de ritgegevens, stel dat de belastingdienst zich af gaat vragen waarom de route ineens dubbel zo lang is als normaal, dan heb je hier een goede onderbouwing voor.
  • Vermeld ook duidelijk de privé gereden kilometers. Rij je dagelijks enkele kilometers om, om bijvoorbeeld even langs de bakker te gaan, vermeld dit dan ook (maximaal 500 km per jaar)!

Mocht je werkgever dit niet hebben, maak dan voor jezelf aan het begin van ieder nieuw jaar een overzichtelijk format in Excel, waar je gemakkelijk en snel dagelijks of wekelijks je kilometeradministratie in kan vullen.

De belastingdienst wil per rit het volgende van je weten:

  • Merk, type en kenteken auto (als dit iedere keer hetzelfde is deze gegevens slechts een keer benoemen)
  • Datum
  • Begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Adres van vertrek en aankomst
  • Of het een privé of zakelijke rit is
  • Mits u niet de standaard route gereden heeft, de route die je gereden hebt

Geen zin om dit op de computer uit te werken of doe je dit net zo lief op je telefoon. Voor zowel IOS als Android zijn er handige app’s om je kilomterregistratie bij te houden. IOS gebruiks kunnen gebruik maken van de Ritmeter, RitCloud of Jalema KM Registratie app. Android gebruiks kunnen gebruik maken van CTA Rit Registratie of de Ritregistratie app.