Thema

Presenteren

Thema

Je bent lekker op stap met een vriendin. Jullie hebben zin om een hapje te gaan eten en stappen in de lift naar de bovenste etage. Plots staat hij daar, de man van ‘het bedrijf’ waar jij zo graag wilt werken. Slik, ik heb 1 minuut de tijd om mezelf te verkopen, om hem te overtuigen dat ik een aanwinst ben voor het bedrijf!

Het kan je zomaar eens overkomen dat je iemand tegenkomt of dat je voorgesteld wordt aan de directeur van jouw droombedrijf. Om hem te overtuigen van jou toegevoegde waarde binnen zijn bedrijf moet je jezelf in een korte tijd goed weten te presenteren. Deze 60-seconden pitch wordt ook wel een elevator pitch genoemd.

De elevator pitch is een kort verhaal om jezelf of jouw idee voor te stellen. Tijdens deze pitch vertel je het volgende:

  • Wie je bent
  • Wat heb je te bieden (Jezelf of jouw idee)
  • Wat zijn de voordelen
  • Waar ben je naar op zoek

Verspil geen tijd aan onbelangrijke zaken. Noem je naam en vertel direct wat je te bieden hebt. Leeftijd, hobby’s en al dat soort informatie is tijdens een elevator pitch totaal niet van belang.

Schrijf je elevator pitch
Het uitschrijven van je pitch is niet makkelijk. Schrijf je pitch en schrap net zo lang informatie uit je pitch tot alleen het belangrijkste overblijft. Zorg in je pitch in ieder geval voor een goed voorbeeld, waar je een vaardigheid of competentie beschrijft. Tip: Gebruik de STAR-Methode. 

Oefen je pitch net zo vaak voor de spiegel totdat hij er vloeiend uitkomt!

Inspiratie nodig?
Zo maak je een elevator pitch

Prezi bestaat al weer heel wat jaren. Toch zien wij dat veel mensen nog PowerPoint gebruiken als het gaat om ondersteuning voor een presentatie. Maar waarom eigenlijk? PowerPoint is namelijk super saai en eigenlijk niet meer van deze tijd.

Wat is Prezi
Prezi is een online presentatieprogramma met allerlei verschillende mogelijkheden. Je kunr Prezi het beste zien als een heel groot vel papier met daarop de verschillende presentatie onderdelen. Door middel van inzoomen kan je van het ene naar het andere deel overgaan.

Voordelen Prezi
Het handige van Prezi is dat je er heel gemakkelijk websites, filmpjes, foto’s en andere ondersteunende middelen in kan zetten. Verder kan je Prezi overal gebruiken zolang je maar internet hebt. Eenmaal je presentatie gedownload kan je hem ook offline gebruiken.

Benieuwd naar Prezi, bekijk het filmpje.

Handig: Prezi is gratis en ook beschikbaar voor iPhone, iPad en Android. Ontdek Prezi zelf!

Presenteren? Laat dat maar aan een ander over! Uit eigen ervaren kan ik zeggen dat jij of een van jouw collega’s niet de enige zijn die er zo over denken. Maar gelukkig, goed en boeiend presenteren kan je leren. Lees hier onze 3 gouden tips die jou helpen zelfverzekerd voor een groep mensen te staan en boeiend te presenteren.

Tip 1: Trek de aandacht van je publiek
Om mensen te laten luisteren naar jouw presentatie moet je ze vanaf het begin af aan weten te boeien. Sta daarom even stil bij het begin van de presentatie. Je kan hier beter iets meer aandacht aan besteden dan zo snel mogelijk met de rest van je verhaal te willen beginnen. Probeer bijvoorbeeld een verhaal te vertellen waar het publiek zich mee kan identificeren. Een oud verhaal, voorkomende situatie of een raadsel, daar heeft hebben de luisteraars vaak wel oren naar. Als je de aandacht van je publiek vanaf het begin weet te trekken, is de kans groot dat ze tot aan het einde blijven luisteren naar je presentatie.

Tip 2: Maak het beeldend
Beeld zegt meer dan woorden alleen. Laat mensen zien wat je bedoelt door ‘iets’ mee te nemen in je presentatie. Wellicht een raar, maar zeker een duidelijk voorbeeld. Heb jij een goed plan waarmee veel geld kan worden bespaart? Print dan wat ‘nep’ geld uit en laat dit zien aan je luisteraars. Nu zien ze wat ze met jouw plan kunnen bereiken. Laten de luisteraars dit plan aan zich voorbij gaan, dan lopen ze al dit geld mis. Zet dan papierversnipperaar op het podium en versnipper al het nep geld. Wedden dat jij hun aandacht hebt getrokken!

Tip 3: Interactie
Door interactie kan het publiek zijn aandacht beter bij de presentatie houden. Stel bijvoorbeeld tussendoor een vraag. “Wie is het eens met de volgende stelling …?” Laat vervolgens een aantal mensen ook toelichten waarom zij er zo over denken. Of begin de presentatie met de vraag “Wat hoopt u aan het eind geleerd te hebben?”. Op deze manier kan je voldoen aan de verwachting van de luisteraar.

Sluit kort maar krachtig af. Vat in enkele kernwoorden samen wat mensen hebben gehad aan jouw presentatie.

Het belangrijkste tijdens een presentie is dat je de aandacht probeert te trekken en interactie toepast. Laat mensen niet het gevoel krijgen dat jij daar staat omdat jij het allemaal zo goed weet. Maar laat mensen het gevoel hebben dat zij iets met jouw verhaal kunnen.

Zenuwachtig?
Zenuwachtig voor een presentatie? Zorg dan dat je je presentatie in steekwoorden uitgeschreven hebt. Oefen hem vervolgens een aantal keer voor bijvoorbeeld de spiegel op je partner. Is de presentatie bij iedere keer oefenen anders? Geen probleem, niemand zegt namelijk iedere keer exact hetzelfde. Bij de oefening gaat het erom dat je in grote lijnen weet wat je moet zeggen.

Aandacht, beeldend en interactie!

Presenteren kan heel spannend zijn, maar met deze tips is het appeltje eitje. Hieronder vind je de tips en trucs zodat jij op iedereen indruk kunt maken met een geweldige presentatie.

Voorbereiding
De voorbereiding van een presentatie is ontzettend belangrijk.

  • Improviseren mag altijd, maar zorg er wel voor dat je altijd iets hebt om op terug te vallen.
  • Zorg dat je de achtergrond van jouw publiek kent, zo weet je precies in welke stijl je moet presenteren.
  • Plan de onderwerpen. Zet voor jezelf vast hoelang je aan elk onderwerp wilt besteden, op deze manier verminder je de kans dat jouw presentatie te lang duurt.
  • Heb je apparatuur nodig? Zorg ervoor dat deze apparatuur klaar staat en dat je weet hoe de apparatuur werkt.
  • Zorg dat je er te vroeg bent. Op deze manier heb je alle tijd om te wennen aan de presentatieruimte en voel jij je meer op je gemak tijdens het presenteren.
  • Oefen de presentatie. Doe dit voor een bekend én kritisch publiek. Ook kun jij jezelf opnemen, zodat je zelf kunt zien hoe je presenteert.

De presentatie

  • Begroeting. Begroet de mensen die binnenkomen, op deze manier breek je het ijs.
  • Rust. Zorg voor een rustige presentatie, spreek rustig én duidelijk. Let goed op jouw articulatie, je wilt geen onverstaanbare presentatie.
  • Stiltes. Korte stiltes zijn niet erg, maar zorgen juist voor een versterkend effect van jouw presentatie. Mensen krijgen dan kort de tijd om na te denken over wat jij net gezegd hebt. Op deze manier dringt het juist beter binnen.
  • Zorg voor een glas water. Op deze manier is een nerveus en droge mond zo te verhelpen.
  • Let op jouw intonatie. Hier kun je goed gebruik van maken om jouw presentatie wat meer kracht te geven.
  • Vat jouw verhaal aan het eind van de presentatie even samen. Op deze manier herrinnert het publiek zich de belangrijkste punten van jouw verhaal.

Lichaamshouding

  • Zorg voor een interactieve houding richting het publiek. Vermijdt het scherm zo veel mogelijk, zo voorkom je de ‘voorleeshouding’.
  • Gebruik ondersteunende gebaren om het contact met jouw publiek te verhogen. Let op dat je niet te enthousiast wordt met de gebaren, het kan al snel ‘too much’ zijn.
  • Denk aan de plek waar je staat. Zorg voor een centrale plaats waar iedereen jou goed ziet.
  • Zorg voor oogcontact. Hierdoor krijg je meer interactie.
  • Nerveuze gebaren kun je beter achterwege laten. Het friemelen aan een armbandje of aan kleding is not-done. Ook het klikken van een pen kan erg storend zijn. Let op wat voor signalen je naar jouw publiek stuurt!

Structuur

  • Structuur is belangrijk, zorg voor een inleiding, een kern en een afsluiting.
  • Een inhoudsopgave is ook belangrijk, zo weet jouw publiek waar ze aan toe zijn.
  • Zorg er voor dat je ingewikkelde stof afwisselt met wat makkelijkere informatie. Op deze manier houd je jouw presentatie interessant.
  • Een rode draad in jouw verhaal is ook belangrijk. Het is een soort element in jouw verhaal die op meerdere plekken in jouw presentatie terug komt.

Interactie

  • Belangrijk is om de interactie aan te passen aan de grootte van jouw publiek. Bij een grote groep kun je mensen handen op laten steken. Bij kleine groepen kun je mensen kort aan het woord laten.
  • Let op, niet iedereen vindt het prettig om in het middelpunt van belangstelling te staan. Wees voorzichtig met jouw keuze.
  • Non-verbale signalen zijn er om zo nu en dan op te reageren, zo weet jouw publiek dat jij echt wel aandacht voor ze hebt.
  • Zorg voor wat natuurlijke humor. Hiermee zorg je voor ontspanning en breng jij jouw publiek dichterbij.

Vaak ben je als secretaresse de eerste persoon die klanten ontvangt en dus ook de persoon die een eerste indruk geeft van het bedrijf. Daarom is het belangrijk om je aan wat gedragsregels te houden. Enkele gedragsregels voor secretaresses vind je hier.

De secretaresse ‘moet’:

  • Efficiënt, discreet en respectvol te werk gaan.
  • Zich goed kleden, vriendelijk zijn en gewaagde en extravagante kleding mijden.
  • Subtiele make up dragen.
  • Informele relaties hebben, maar een iets meer formele relatie met haar baas.
  • Sympathie hebben voor haar collega’s, maar niet te persoonlijke relaties op het werk hebben die anders geïnterpreteerd kunnen worden.
  • Zakenlunches/diners met haar baas en collega’s moeten gaan over het werk, tenzij het een lunch of diner is met een informele sfeer.
  • Discreet en voorzichtig zijn, geen gesprekken of andere informatie doorspelen naar derden.

Citaten zeggen vaak onverbloemd waar het op staat en bieden een nieuwe frisse kijk op bepaalde zaken. Laat je inspireren door de leukste business citaten.

“Gebruikmakend van mijn fijne taalgevoel, zei ik niets.”
Robert C. Benchley, humorist

“Het geniale van communicatie is gelegen in het tegelijkertijd volledig eerlijk en volledig vriendelijk te zijn.”
John Powell

“Het belangrijkste in communicatie is te horen wat er niet wordt gezegd.”
Peter F. Drucker 1909-, Amerikaanse management goeroe

“Het is een vreemde zaak dat hoewel we het allemaal met elkaar oneens zijn, we toch allemaal gelijk hebben.”
Logan P. Smith

“Ik wil geen “ja-mensen” rondom mij. Ik wil dat iedereen mij de waarheid zegt, zelfs ook al kost hen dit hun baan.”
Samuel Goldwyn 1882-1974, Amerikaans filmproducent

“Ondernemen is als een auto: het zal niet vanzelf gaan lopen, behalve bergafwaarts.”
Amerikaans gezegde

“Vertel het mij en ik zal het vergeten, laat het mij zien en ik zal het mij herinneren, betrek mij erin en ik zal het begrijpen.”
Chinees spreekwoord

“Uit chaos ontstaat vaak leven, terwijl uit orde gewoonte voortkomt.”
Henry Brooks Adams 1838-1919, Amerikaans schrijver en historicus

“Een bank is een plaats waar ze je een paraplu lenen bij mooi weer en hem terug vragen als het gaat regenen.”
Robert Frost, Amerikaans dichter

“Lijfelijke aanraking kan stukken minder intiem zijn dan een zakelijk lijkend gesprek, waarbij de mannelijke gesprekspartner communiceert met het bovenste knoopje van je bloes.”
Hedy d′Ancona

“Het lijkt erop dat het noodzakelijk is niet bang voor fouten te zijn, erin te duiken, zijn best te doen, en te hopen genoeg te leren van zijn blunders om deze uiteindelijk te herstellen.”
Abraham Maslow 1908-1970, Amerikaans humanistisch psycholoog en bedenker van de Hierarchy of Needs

“Wees niet bang een grote stap te nemen als dat voor de hand ligt. Je kan geen ravijn oversteken in twee kleine stapjes.”
David Lloyd George 1863-1945, Engels Minister van Oorlog

“Risico ontstaat door niet te weten wat je aan het doen bent.”
Warren Buffett 1930-, Amerikaans ondernemer en investeerder

“Alles wat je verliest verdubbelt automatisch in waarde.”
Mignon McLaughlin, The Second Neurotic′s Notebook, 1966

“Om mijzelf te dwingen meer geld te verdienen, besloot ik meer uit te geven.”
James Agate

“Je kunt voor geld een heel mooie hond kopen, maar niet het kwispelen van zijn staart.”
Josh Billings, Amerikaans humorist 1815-1885

“Er is maar één ding dat erger is dan dromen dat je op een vergadering bent en wakker worden op die vergadering en dat is: aanwezig zijn op een vergadering en niet kunnen slapen.”
T. Czecinski

“Een manier om je vrouw op te beuren is thuiskomen en meedelen dat je knappe secretaresse gehuwd is.”
O.A. Batista