kantoor Archives - directiesecretaresse

kantoor

Ergonomische kantoormeubelen onmisbaar op de werkvloer

By Suzan Waalders 20 april 2022

Na 2 jaar thuiswerken keren steeds meer werknemers terug naar kantoor. Flexibel werken is het nieuwe werken, want veel werkende blijven ook na corona een aantal dagen in de week thuiswerken. Werkgevers maken steeds slimmer gebruik van hun vloeroppervlakte en doordat niet het volledige personeel iedere dag op kantoor aanwezig is worden flexibele werkplekken met de juiste kantoormeubelen steeds belangrijker.

De juiste kantoormeubelen kunnen fysieke klachten werknemers verminderen

Wanneer je 8 uur per dag achter een bureau zit is de werkhouding ontzettend belangrijk. Nederlanders zijn kampioen in zitten wat op termijn helaas ook de nodige fysieke klachten met zich meebrengt. Het ministerie van Sociale zaken en werkgelegenheid is onlangs gestart met een campagne om werkende Nederlanders op kantoor meer te laten bewegen. Kleine aanpassingen op kantoor kunnen al helpen om meer te beweging. Zo is een sta/zit bureau niet meer weg te denken uit de kantoren. Met flexibele werkplekken zijn makkelijk verstelbare bureaus en stoelen de norm om voor iedereen op een snelle en gemakkelijke manier de ideale werkplek te creëren. Naast goed meubilair zijn er natuurlijk nog meer tips om ervoor te zorgen dat we gezond bezig blijven op de werkvloer.

Werkgevers investeren steeds meer in flexibele werkplekken

Niet alleen voor het personeel maar ook voor de werkgevers is het belangrijk dat de flexibele werkplekken beschikken over goed meubilair. Met het huidige tekort aan nieuw personeel is het des te belangrijker het bestaande personeel gezond te houden. Investeren in werkplekken is voor iedere werkgever een must. Ook als werknemer kun je meedenken in het samenstellen van de voor jou beste werkplek. Wat heb je eigenlijk nodig op je werkwerkplek? De tijd van grote pennenbakken, robuuste tafels en kuipstoelen is echt voorbij. Zorg dat je met plezier naar kantoor gaat en laat je werkplek bijdragen aan je eigen gezondheid.

Thuiswerken nog steeds populair

Het thuiswerken is niet meer weg te denken uit Nederland. Ben je van plan om ook na corona een aantal dagen in de week thuis te werken? Denk ook thuis aan uw lichaam en houding tijdens het werken. Een dagje werken aan de keukentafel is niet meer aan te raden. Overleg met je werkgever om net als op kantoor te kijken naar de mogelijkheden voor een ergonomische werkplek thuis. Er bestaan steeds meer slimme oplossingen om in een kleine ruimte toch een goede werkplek te creëren. Privé en zakelijk liep een lange tijd door elkaar maar het wordt nu weer tijd om de zaken te gaan scheiden. Probeer een ruimte in huis in te richten als werkplek. Niet alleen een bureau en stoel maar ook een handige en slimme opbergkast kan helpen om de werkplek netjes te houden. Want wanneer je niet aan het werk bent wil je ook niet continu naar je werkplek met de bijhorende papieren kijken. Slimme kantoormeubelen helpen iedere ruimte met het creëren van een fijn werkplek. Of je nu op kantoor of thuis aan het werk bent, denk aan je lichaam en zorg er goed voor. Met plezier achter je bureau gaan zitten (of staan) is ook nog eens goed voor je mentale gezondheid, win-win dus.

Accommodatie

9 tips om het juiste schoonmaakbedrijf te kiezen

By redactie 23 april 2019

Zie je de stoflaag bij jouw en je collega’s op het bureau liggen? Dan is het tijd om een schoonmaakbedrijf in te schakelen die het op kantoor gaat bijhouden. Er zijn bedrijven die na kantoortijd schoonmaken. Maar ook bedrijven die tijdens de kantooruren schoonmaken. Kies je uiteindelijk voor een schoonmaakbedrijf die tijdens kantooruren schoonmaakt. Maar heb je liever niet dat je in de chemische schoonmaaklucht werkt? Selecteer een schoonmaakbedrijf die milieuvriendelijk schoonmaken.

Bij het selecteren van een schoonmaakbedrijf komt meer kijken dan verwacht. Waar moet je nog meer aandenken? Hierbij een aantal tips die je op weg kunnen helpen bij het kiezen van een schoonmaakbedrijf:

Tip 1

Stel een eisenlijst op. Is het belangrijk dat het schoonmaakbedrijf in kwestie milieuvriendelijk schoonmaken? Schrijf dat op en selecteer daarop. Gegarandeerd dat er bedrijven afvallen.

Tip 2

Wat moet het schoonmaakbedrijf schoonmaken? Gaat het om de ramen buiten en binnen, kantoor, sanitair, de keuken? Schrijf ze op en ga na of je 1 of 2 schoonmaakbedrijven nodig hebt.

Tip 2

Bepaal je schoonmaakbudget. Ga je voor goedkoop of liever voor een lange termijn relatie? Een schoonmaakbedrijf met een hoger tarief hoeft niet duurder te zijn als je daar een lange termijn relatie aangaat.

Tip 3

Vraag meerdere offertes op. Na je eisenlijst te hebben gemaakt. Komen er een aantal bedrijven in aanmerking. Leg de offertes naast elkaar en vergelijk de prijs en werkzaamheden. Worden er werkzaamheden bij bedrijf A niet gedaan maar bij bedrijf B wel. Vraag wat de kosten zijn als bedrijf A dat alsnog doet.

Tip 4

Let op dat het schoonmaakbedrijf gecertificeerd is.

Tip 5

Nodig meerdere bedrijven uit op gesprek. Bespreek de werkwijze en de producten die zij gebruiken. Hier kan je uit leiden of zij bijvoorbeeld milieuvriendelijk schoonmaken.

Tip 6

Belangrijk om te weten is hoe hoog is het ziekteverzuim. Nog belangrijker voor jou om te weten is hoe zij daarmee omgaan. Als jouw vaste schoonmaak een week ziek is, wordt er dan een week niet schoongemaakt? Of komt er dezelfde dag een ander schoonmaken? Belangrijk is ook te weten hoe zij omgaan met vakanties.

Tip 7

Vraag referenties na en controleer deze. Kijk de reviews op het internet en social media na.

Tip 8

Heb je een schoonmaakbedrijf gekozen? Maak duidelijke afspraken en leg deze contractueel vast. Mocht er in de toekomst iets gebeuren, kan je hen daar op wijzen.

Tip 9

Maak kennis met je vaste contactpersoon.

Heb jij nog aanvullende tips? Laat het ons weten!

Facilitair

6 printer hacks

By redactie 8 maart 2019

Of het nu om privé printen of zakelijk printen gaat; je bent vast wel eens tegen problemen aangelopen tijdens het printen. Half geprinte vellen, lege cartridges of storingen in het apparaat. Met deze super handige printer hacks voorkom je niet alleen problemen, maar zorg je er ook nog eens voor dat het printen ineens een stuk makkelijker en soepeler verloopt.

Lege cartridges

Is je zwarte cartridge helemaal leeg en kun je niet op je bestelling inktcartridges wachten? Verander de kleur van je lettertype dan naar donkerblauw- of bruin. Op deze manier gebruikt je printer de kleurencartridges, en kun je alsnog printen in een lettertype dat er zo goed als zwart uitziet!

De printerinstellingen

Hoewel je misschien niet zomaar aan de printerinstellingen wilt komen, kan het je wel flink wat voordelen opleveren. Zo kun je om te beginnen geld besparen door de standaardinstellingen duurzaam in te stellen. Denk bijvoorbeeld aan standaard dubbelzijdig printen, of het gebruik van kleur vermijden. Daarnaast staan veel printers ingesteld op een resolutie van zo’n 600 DPI of zelfs meer. Heb je zo’n hoge kwaliteit niet nodig? Stel deze dan wat lager in; een hoge resolutie kost namelijk veel meer inkt.

Duurzame fonts

Wil je nog meer besparen op de printkosten? Gebruik dan alleen duurzame fonts. Sommige lettertypen zijn nu eenmaal een stuk duurder wanneer het om printen gaat.

Goedkoop is duurkoop

Hoewel het ontzettend voordelig kan lijken om een goedkope aanbieding papier te kopen, kan dit in de toekomst tot problemen leiden. Het goedkope papier kan namelijk allerlei problemen veroorzaken in de printer zelf. Niet alleen ziet het papier er minder goed uit, maar ook oprollende randen, vastzittend papier en andere kleine irritaties komen sneller voor bij goedkoop papier. Goedkoop is dus ook in dit geval duurkoop.

Laser printer toners

Geeft je laserprinter je een seintje dat de toner bijna leeg is? Haal de toner er dan even uit, en schud er even goed mee (zonder zelf onder de inkt te komen zitten natuurlijk). Het kan soms zo zijn dat het poedertje in de toner even los geschud moet worden.

Vastzittend papier

Krijg je steeds de melding dat er papier vast zit, maar zie je niets zitten? Haal dan al het papier even uit de lade, en leg het er netjes terug in. De melding kan namelijk ook komen wanneer het papier niet helemaal in de lade ligt zoals origineel de bedoeling is. Het verwijderen en herplaatsen van papier kan al veel problemen oplossen!

kantoor

Hulp bij het kiezen van het juiste ERP-systeem

By redactie 5 maart 2019

De bedrijfsvoering moet overzichtelijker zijn en de communicatie tussen de verschillende afdelingen hoort efficiënter te verlopen. Daarop komt de directeur bij jou aankloppen. Of je niet even enkele offertes kan opvragen bij ERP-leveranciers die volgens jou geschikt lijken? Een moeilijkere taak dan het lijkt, want hoe kies je nu net het juiste ERP-systeem voor het bedrijf? Via onderstaand stappenplan wordt het alvast eenvoudiger.

# 1. Kies voor branchespecifieke ERP-systemen

Als het gaat over ERP-systemen, kunnen we de opdeling maken tussen algemene software en branchespecifieke systemen. Over het algemeen zijn branchespecifieke ERP-systemen een duurdere maar betere keuze. Dat is ook logisch. ERP-systemen voor groothandelaars zijn bijvoorbeeld gericht op voorraadbeheer, terwijl men in de bouwsector ook rekening moet houden met urenregistratie, certificaten en projectrapportages.

# 2. Stem af op de manier van werken

Een tweede opdeling die we kunnen maken, is deze tussen ERP-systemen die werken in de cloud en de varianten die hardwarematig worden geïntegreerd. Wanneer men ook op locatie of extern werken uitvoert en met het systeem moet communiceren, dan verkies je uiteraard een ERP-systeem in de cloud. Zorg er dan wel voor dat het systeem voldoende veilig is: vraag de ERP-leverancier hoe men een veilige opslag in de cloud kan garanderen. Lijkt een hardwarematige integratie jou interessanter? Spreek er dan eerst even over met de IT-afdeling. Mogelijks zijn structurele aanpassingen nodig waarvoor al dan niet budget beschikbaar is.

# 3. Spreek met de toekomstige gebruikers

Als alles goed is, heb je nu nog steeds een waslijst van bekende en minder bekende ERP-leveranciers. Maak een overzicht van wat de systemen kunnen en niet kunnen. Ga vervolgens het gesprek aan met de eindgebruikers van het ERP-systeem. Zij kennen meer dan wie anders de huidige praktijkproblemen en belemmeringen waarop het ERP-systeem een oplossing moet bieden. Op basis van hun input zal je waarschijnlijk al een groot aantal systemen kunnen schrappen. Ga verder met de verkregen shortlist.

# 4. Schakel externe expertise in

In principe zouden er nu nog een handvol aanbieders over mogen blijven. Tot op dit punt is de keuze volledig intern gebleven waardoor onjuiste sturing door belangengroepen werd voorkomen. In een volgende fase zal je nu trachten om de shortlist verder te verfijnen. Hiervoor kan je ook externe expertise aanboren. Het is echter wel belangrijk om objectieve informatie vergaren.

Dit kan je op verschillende manieren doen. Zo kan je bij andere bedrijven naar hun ervaringen polsen of kan je reviews lezen op het internet. Ook kan je gebruikmaken van vergelijkingswebsites voor ERP software. De verkregen informatie koppel je tot slot best nog even terug naar de belangrijkste belangengroepen die later met het ERP-systeem zullen werken. Zij kunnen jou helpen met het opstellen van een top 3.

# 5. Vraag offertes op

Na de laatste terugkoppeling zal je over een lijstje beschikken met daarop de beste ERP-systemen voor het bedrijf. Giet het in een overzichtelijk rapport en noteer de voor- en nadelen van elk systeem. Vraag vervolgens offertes op en noteer ook de totale kostprijs van het systeem op korte en lange termijn.

Het verkregen rapport kan nu aan de beslissingsmakers worden doorgegeven die, op basis van de input en de verschillende offertes, de uiteindelijke keuze zullen maken.

kantoor

Zo maak je een professioneel visitekaartje zonder de deur uit te hoeven

By Suzan Waalders 3 december 2018

Visitekaartjes zijn onmisbaar voor een bedrijf. Het geeft namelijk een eerste indruk aan contacten en/of potentiële klanten. Over het algemeen hebben mensen maar een paar seconden nodig om een mening over iets of iemand te vormen. Met een mooi en duidelijk visitekaartje verhogen ondernemingen hun kans op succes. Je moet er iemand nieuwsgierig mee maken. Gebruik de zeven tips in dit artikel om een visitekaartje van hoge kwaliteit te laten drukken.

Tip 1 – Zorg ervoor dat een visitekaartje er professioneel uitziet
Misschien heb je als directiesecretaresse de taak om visitekaartjes en gepersonaliseerde huisstijl producten, zoals notitieblokken en bedankkaartjes, te laten drukken. We hebben goed nieuws: je hoeft daar het kantoor niet meer voor te verlaten. Je kunt visitekaartjes tegenwoordig heel eenvoudig online laten drukken. Je kunt zelf het ontwerp van een visitekaartje bepalen. Zorg ervoor dat alles er zo professioneel mogelijk uitziet. Zo is het niet de bedoeling dat een telefoonnummer en/of e-mailadres is doorgestreept. Controleer altijd uitvoerig of alle gegevens kloppen. Je maakt niet bepaald een goede indruk op klanten wanneer er een fout op een visitekaartje staat. Hij of zij denkt dan misschien wel: ‘als er al geen moeite wordt gedaan voor een visitekaartje, hoe zit het dan met het bedrijf?’

Tip 2 – Kies voor een online drukkerij
Natuurlijk is het mogelijk om zelf een visitekaartje te drukken. Het is kostenbesparend, maar of het op de lange termijn goed uitpakt is de vraag. Bij een online drukkerij zoals Drukzo werken specialisten die weten wat ze doen. Neem alleen al het logo van het bedrijf. Je kunt het zelf maken met simpele software voor visitekaartjes, maar een grafisch vormgever zorgt pas echt voor een krachtig en indrukwekkend logo. Maak de vormgever goed duidelijk wat jouw wensen zijn, voor het beste resultaat. We raden aan om een visitekaartje met een professionele foto te gebruiken. Dit is namelijk een stuk persoonlijker dan alleen een logo. Bovendien herinneren mensen zich een bedrijf waarschijnlijk beter omdat ze er een gezicht aan kunnen kopen.

Tip 3 – Kies voor een ontwerp dat past bij jouw huisstijl
Heeft het bedrijf een opvallend logo en gebruikt de huisstijl bepaalde kleuren? Laat dit dan terug komen in het ontwerp van jouw visitekaartjes. Dit zorgt voor eenheid en herkenbaarheid. Je contacten weten meteen dat het om een bepaald bedrijf, merk of ondernemer gaat.

Tip 4 – Maak een naam en bedrijf zo opvallend mogelijk
De naam het beroep dat wordt uitgeoefend zijn een belangrijk onderdeel van het visitekaartje. Daar draait het immers allemaal om: jezelf verkopen. Bedenk goed waar potentiële klanten online naar zoeken. Mensen zoeken steeds vaker online informatie over een bedrijf. Google wordt wel eens ‘de vervanger van het visitekaartje’ genoemd, maar dat is niet helemaal waar. Op een bedrijfsevenement is het wel zo handig om een kaartje te kunnen geven. Online zoeken de meeste mensen naar een bepaald beroep, zoals een ‘schilder’ die ze nodig hebben tijdens een verbouwing. Maak het beroep op een visitekaartje dan ook zo opvallend mogelijk om een visitekaartje het gewenste effect te laten hebben.

Tip 5 – Laat visitekaartjes drukken in een standaard formaat
Niet alleen de foto en het logo, maar ook het formaat is belangrijk wanneer je een online visitekaartjes wil laten drukken. Kies altijd voor een standaardformaat, zodat mensen het kaartje gemakkelijk kunnen bewaren. Sommige ondernemers gebruiken een uitklapbaar kaartje. Deze optie is doorgaans duurder. Gebruik dit formaat dan ook alleen wanneer het echt iets toevoegt.

Tip 6 – Gebruik een vast nummer in plaats van een 06-nummer
Sommige ondernemers zetten hun 06 nummer op een visitekaartje. Dit is niet verstandig, omdat ze daardoor ook op ongewenste momenten kunnen worden gebeld. Niet iedereen heeft zin om te bellen in het weekend of in de avonduren. Gebruik zodoende altijd het nummer van het bedrijf. Bovendien komt een onderneming een stuk professioneler over met een vast telefoonnummer.

Tip 7 – Kies voor gelamineerd en sterk papier
Heb je goed nagedacht over het ontwerp van het visitekaartje, inclusief logo, foto en tekst? Dan is het tijd voor de volgende stap: het papier. Kies voor stevig papier, zodat de visitekaartjes nooit stuk gaan. Over het algemeen zorgt gelamineerd papier voor een professionele uitstraling. Laat zowel de voor- als achterkant van een visitekaartje bedrukken. Op die manier benut je alle ruimte en kun je bedrijfsgegevens goed kwijt. Zet bijvoorbeeld op de voorkant het logo of de foto van het bedrijf inclusief contactgegevens. De achterkant biedt ruimte voor een andere foto of de slogan van het bedrijf.

Facilitair

5 tips om het kantoor gezellig aan te kleden

By redactie 5 november 2018

Het kantoor is natuurlijk een plek waar gewerkt moet worden, maar dit betekent niet dat er geen ruimte is voor sfeer en gezelligheid. Juist een gezellig aangekleed kantoor zorgt ervoor dat medewerkers zich op hun gemak voelen, met een goed gevoel naar het werk gaan en hierdoor meer werk verzetten. Maar hoe kleed je een, toch professionele kantoorruimte, nu gezellig aan? Met deze tips heb jij het zo voor elkaar.

1. Chique schilderijen

Er zijn ontzettend handige systemen die het schilderijlijsten ophangen een stuk makkelijker maken. Met deze luxe systemen maak je geen aanpassingen aan de muren, en kun je de lijsten makkelijk van locatie, hoogte en figuur verwisselen. Daarnaast ziet zo’n systeem er zo ongelooflijk chique uit; daar kan geen hamer en spijker tegenop. Vul de schilderijlijsten met artistieke foto’s, mooie kunst of toffe reclame uitingen van de onderneming. Combineer het samen om een mooie, kleurrijke en sfeervolle muur te creëren.

2. Groen op kantoor

De meest makkelijke manier om gezelligheid en sfeer op kantoor te creëren is door zoveel mogelijk groen naar binnen te halen. Of je nu een hele urban jungle in elkaar zet, een verticale tuin knutselt of gewoon ontzettend veel mooie, kleurrijke planten in huis haalt. Planten creëren sfeer, geven een aangenaam gevoel en zorgen er ook nog eens voor dat de luchtkwaliteit verbetert. Daarnaast hebben planten ook een bewezen goede invloed op de mentale staat, en werkkwaliteit van medewerkers!

3. Natuurlijke materialen

Net als bij de planten, geven ook natuurlijke materialen een fijn gevoel. Houten tafels, betonnen muren, planten, takken, bloemen en andere natuurlijke items brengen sfeer en gezelligheid op kantoor. Ben je dus op zoek naar een nieuwe koffietafel, kies er dan eentje van steigerhout. Niet alleen geeft dit een fijne sfeer, maar het is ook nog een stukje duurzaam ondernemen.

4. Sfeervolle promotie

Ook de reeds gebruikte promotie van de onderneming mag gerust tentoongesteld worden. Promotionele posters kunnen in mooie lijstjes gepresenteerd worden, en de naam van de onderneming kan op creatieve wijze op de muur tentoongesteld worden. Of plaats bijvoorbeeld iedere uitgave van het interne magazine op creatieve wijze in de entree. Sfeervol, gezellig en ook nog eens een tikje commercieel.

5. Warmte creëren

Je zou misschien niet direct denken dat het bij het kantoor past, maar het is wel de ideale manier om warmte en gezelligheid te creëren. Kussens op de stoelen en banken, en her en der een fijn kleed op de vloer. Het geeft een huiselijk gevoel, en doorbreekt de kilte van de standaard kantoorruimte.