Thema

PA.NL Magazine

Thema

Zoals ik al eens eerder schreef typeert het de secretaresse van de 21ste eeuw dat zij haar functie meeneemt naar deze eeuw. Organisaties veranderen, managementfuncties veranderen en de traditionele secretaresse maakt plaats voor de ‘assistant professional’. In deze tijd waarin het vinden of zelfs al het behouden van je baan moeilijk is en waarin het aanbod groter is dan de vraag moet je weten hoe je je marktwaarde behoudt en uitbreidt.

Om je marktwaarde te bepalen, is het noodzakelijk om eens kritisch naar je persoonlijke ontwikkeling
te kijken. Hoe staat het met jouw secretariële kennis en vaardigheden? Zijn deze nog up-to-date? Houd je vast aan je oude manier van werken of ga je met de tijd mee? Door actief te investeren in jouw ontwikkeling behoud je de gedrevenheid en/of passie voor het secretaressevak en maak je jezelf interessant voor je werkgever of opdrachtgever.

Wat zijn de ‘must have’ vaardigheden?

Taal
Vanzelfsprekend zijn je schriftelijke vaardigheden uitmuntend. Foutloos Nederlands schrijven is een ‘must’. Ook een goede vaardigheid van het Engels is geen overbodige luxe. Mocht je twijfelen aan je Nederlandse of Engelse vaardigheden dan zijn er talloze talentests die je op internet kunt doen.

MS Office
Word, Excel en PowerPoint kennen voor jou geen geheimen meer. Misschien werk je ook al met MS
Lync (instant messenger-programma).

Archief
Jouw archief is overzichtelijk, toegankelijk en bij voorkeur digitaal. Het is niet altijd de leukste klus maar wel een belangrijke. Schoon je archief regelmatig op en zorg bij vernietiging voor goedkeuring van de vernietigingslijst. Vergeet niet om rekening te houden met de wettelijke bewaartermijnen.

Actielijst
Notulen uitwerken is een tijdrovende klus zelfs als je deze al op je laptop maakt tijdens de vergadering. Vaak blijken deze notulen ook nog eens niet of nauwelijks gelezen te worden. Wanneer dit ook binnen jouw organisatie het geval is, stel dan voor om met een actielijst te werken en ga hier actief mee om. Attendeer collega’s op uitstaande actiepunten na de vergadering en herinner hen aan het verlopen van hun deadline.
Voor secretaresses die houden van gadgets is er een zogenaamde ‘smart pen’ op de markt. Een notuleerpen die digitaal opslaat wat je ermee schrijft maar ook geluidsopnamen maakt.

Presentaties en nieuwsbrieven
Naast PowerPoint kun je ook gebruik maken van andere presentatietools. De gekozen presentatietool
moet natuurlijk wel passen bij degene die de presentatie geeft. Voor nieuwsbrieven kun je gebruik maken MS Word maar er zijn ook veel websites die het mogelijk maken om gratis en eenvoudig een nieuwsbrief online te maken. Je hebt dan vaak ook al keuze uit een aantal fraaie sjablonen die je nieuwsbrief een mooie en professionele uitstraling kunnen geven.

Audio Visuele middelen
Zorg dat je weet hoe je een beamer aansluit en hoe je een videoconferentie opzet. Veel secretaresses blijken techniek ‘eng’ te vinden, zorg dat je hierin je ‘mannetje’ staat.

Social media
Maak jezelf wegwijs in de diverse sociale media en zet deze op een handige en actieve manier in. Niet alleen voor je zichtbaarheid maar ook om kennis en informatie te halen die voor jou belangrijk zijn om je vakkennis op peil te houden. Volg de juiste personen, sluit je aan bij groepen en let op events die worden georganiseerd.

Netwerken
Sluit je aan bij (secretariële) netwerkverenigingen, bezoek congressen/beurzen, lees en deel je ervaringen of vragen op secretaressewebsites. Zet jezelf in de markt en zorg dat je een gunfactor creëert.

Time Management
Ontwikkel je timemanagementvaardigheden. Stel je doelen en prioriteiten vast om zo effectiever en efficiënter met je tijd om te gaan.

Literatuur
Lees boeken over het secretaressevak of boeken die raakvlakken hebben met het werk dat een secretaresse doet.

Smartphone apps
Zorg dat je op de hoogte bent van handige zakelijke apps. Maak hiervan gebruik of geef ze als tip aan je manager voor zijn/haar smartphone. Er zijn apps in overvloed! Bijvoorbeeld: een app die munteenheden, temperaturen en afstanden omzet, een app die zakelijke bestanden opslaat,een app om visitekaartjes te digitaliseren, een app om notities centraal te beheren, een app voor handtekeningen, een app voor het boeken van hotels, een app om zakelijke ritten bij te houden. Misschien zijn bovenstaande vaardigheden niet volledig. Mocht dit zo zijn, dan hoor ik graag van jou wat volgens jou de ‘must have’ vaardigheden van een ‘assistant professional’ zijn.De sociale vaardigheden heb ik hier overigens bewust buiten beschouwing gelaten.

Blijf geïnspireerd, blijf jezelf ontwikkelen en creëer daardoor je eigen meerwaarde.

Dit artikel is geschreven door Rasja Post voor het PA magazine, uitgave maart 2013.
Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Ontwikkeling en groei is momenteel een veelbesproken thema. Maar hoe pak je dat nu aan, en wanneer durf je je veilige basis te verlaten en te kiezen voor datgene je echt graag wilt. “Roeien tegen de stroom in ondanks, of misschien wel dankzij de economische crisis” Hiervoor ben ik in gesprek gegaan met Monique Damen, ooit begonnen als assistent en nu eigenaar van Komma Coaching. ‘Groei’ is het centrale thema in haar leven.

 

2vd4q6lhoub86boonsy2Profiel
Naam: Monique Damen

Leeftijd: 41 jaar
Bedrijf: Kommacoaching.nl
Functie: Eigenaar
Opleiding: Schoevers PR Assistant
Hobby’s: Creatief met klei, bloggen op Gezinspiratie en Jungiaanse Psychologie

 

Wilde je altijd al graag secretaresse worden?
“Nee, dat wilde ik eigenlijk helemaal niet. Daarbij moet ik wel aantekenen dat ik achteraf helemaal geen realistisch beeld van een secretaresse had. Ik dacht eigenlijk dat het maar een saaie en eenzijdige functie was. Ik heb daarom de richting PR gekozen, waarna ik een aantal jaren verschillende commerciële functies heb vervuld die door omstandigheden echter steeds stopten.” “Op een gegeven moment vond ik het werk echter steeds minder leuk en ben ik in de avonduren een opleiding Grafische Vormgeving gaan doen. Ik wilde die opleiding eigenlijk al na de Havo doen maar ik had het idee dat ik daar moeilijk een baan in kon vinden.”

Dus toen werd je vormgever?
“Tijdens de opleiding kwam ik erachter dat ik niet echt een vormgever ben. Ik kan namelijk alleen goed vormgeven als ik er iets van mezelf in kwijt kan maar wanneer je een opdracht van een klant krijgt moet je je uiteraard wel aan de opdracht houden. Toch heb ik geen spijt van de opleiding gehad want daardoor heb ik mezelf weer beter leren kennen. Ik merkte dat ik meer een procesbegeleider ben en dat ik graag iets wilde doen met maatschappelijk belang.”

Met die kennis ben je weer gaan solliciteren?
“Ik heb toen gesolliciteerd op een tijdelijke functie bij Hogeschool Utrecht. Maar wel met het idee in mijn achterhoofd dat er waarschijnlijk bij ’zo’n grote organisatie wellicht wel iets anders op mijn pad kon komen. In 2004 ben ik daar op het directiesecretariaat begonnen in een junior functie. Dat was veel notuleren, archiveren en agendabeheer. Korte tijd later werd ik echter gevraagd als ondersteuner van stafdiensten en kwam ik onder een geweldige manager te werken die me enorm veel mogelijkheden en kansen bood. Toen heb ik ook de opleiding Management Assistent gevolgd. Door alle mogelijkheden, ontwikkelingen en ontplooiing kreeg ik ook steeds meer waardering voor het vak. Ik merkte ook dat ik op een hele andere manier ging functioneren. Onder een andere manager ben ik de Masteropleidingen gaan ondersteunen als management assistent en kreeg ik een functie bij internationalisering, waarbij ik intermediair was tussen hetgeen er op de faculteit gebeurde en de centrale organisatie. Ik bracht informatie bij elkaar. Ik heb bijvoorbeeld een intranetsite opgezet voor de stagecoördinatoren en de studenten die naar het buitenland wilden voor de stage of een deel van hun opleiding. Ik hield me ook bezig met onderwijsaanbestedingen in het buitenland. Ik werd steeds meer een office professional. Ik had geen beslissingsbevoegdheid, maar kon wel, met name bij de Masters, meedenken op beleidsniveau. In die functie kon ik ook mezelf laten zien en welke kwaliteiten ik had. Omdat ik me wilde blijven ontwikkelen heb ik in 2007 certificaten Hoger Management Support en Integrale Procesbeheersing gehaald en in 2008 heb ik de training Intern Auditen gevolgd. Op een gegeven moment draaide het allemaal en toen begon het bij mij toch weer te kriebelen, ik wil graag meer, ik wil groeien. Wat is de volgende stap in mijn ontwikkeling?”

Heb je toen ontslag genomen bij de Hogeschool?
“Nee dat niet. Ik heb me verdiept in allerlei opleidingen, maar geen enkele opleiding was het helemaal. Toen heb ik om een coachingstraject gevraagd. Tijdens dit traject kwam ik er ook achter dat groei voor mij zo enorm belangrijk was. Ik heb bij de hogeschool nog een tijdje de praktische organisatie van één van de masteropleidingen op me genomen en in die functie ook een periode overbrugd tussen twee opleidingsmanagers. Tijdens mijn zwangerschap ben ik er even tussenuit geweest en in mijn bevallingsverlof kwam ik eigenlijk tot de ontdekking dat ik mezelf toch altijd heb laten beperken door de overtuiging ‘Ik ben máár de management assistent en máár de ondersteuner’. Toen drong ook pas de volle betekenis van mijn kernwaarde ‘groei’ tot me door: ‘Als ik niet bleef groeien, werd ik ongelukkig’. En in mijn toenmalige werk was ik uitgegroeid. Daarnaast wilde ik groeiprocessen van anderen gaan begeleiden. Ik had ondertussen nieuwe managers en heb toen mijn ontwikkelingswensen besproken. Ze waren echter van mening dat opleidingsvraagstukken alleen waren voor de eigen functie, terwijl ik wel mogelijkheden elders in de organisatie zag. Op dat moment heb ik de beslissing genomen mijn eigen weg te gaan volgen. Ik voelde er niets voor om ervoor te gaan strijden en heb midden in de crisis in 2009 mijn ontslag genomen.“

Ja, en daar zit je dan en wat dan?
“In eerste instantie was het de bedoeling om een eenvoudige ondersteunende functie te zoeken en een coachingsopleiding te gaan volgen. Die gedachte heb ik uiteindelijk laten varen omdat ik mijn eerste prioriteit dan toch weer bij mijn afspraken met de werkgever zou leggen. En hoezeer ik het vak toch heb leren waarderen, ik wilde nu voor mezelf kiezen, eindelijk voor mijn eigen doelen gaan. Gelukkig zat ik in de luxe positie dat we het met alleen het salaris van mijn man ook wel een tijdje zouden redden, dus ik heb me vrij kort daarna volledig
op mijn opleiding gericht.”

Ben je na de opleiding ook direct je eigen bedrijf begonnen?
“Net zo standvastig als ik was om geen secretaresse te willen worden, zo wilde ik ook geen eigen bedrijf beginnen. Ik had geen zin in al die administratie en ik wilde per se collega’s. Maar door mijn grafische opleiding had ik al heel snel een logo gemaakt en toen de eerste klant zich aandiende, ging ik toch overstag. Inmiddels werk ik ook samen met een trainer en een trainingsacteur en daarnaast zit ik in de nodige netwerkgroepen, dus de collega’s zijn er. Natuurlijk mis ik de gesprekken aan de koffietafel, maar aan de andere kant ben ik wel heel trots op waar ik nu sta. Toen ik eraan begon had ik nooit gedacht dat ik zelf trainingen zou gaan ontwerpen. Dat was in een dienstverband als coach waarschijnlijk ook niet gebeurd.”

Je geeft nu ook trainingen en coaching aan secretaresses wat geef je ze dan mee?
”Je moet als secretaresse heel veel voor elkaar zien te krijgen zonder formele macht. Je zit ook op een positie in de organisatie waarbij je alles hoort en ziet. Ik zeg altijd: Managers praten met managers, secretaresses praten met iedereen. Dat vraagt veel van je communicatieve vaardigheden, maar ook een stuk inzicht in waar je wel en niet druk om maakt. Wat is relevant voor jouw rol als secretaresse en voor je organisatie en wat niet? Wanneer je veel energie besteedt aan zaken waar je geen invloed op hebt en die ook eigenlijk niet bij jouw werk horen, dan is die energie niet beschikbaar voor andere dingen. Stel je bijvoorbeeld voor dat je je regelmatig opwindt over een collega die altijd te laat binnen komt. Is het jouw verantwoordelijkheid om dat te controleren? En weet jij welke afspraken die medewerker heeft met zijn leidinggevende? Ik zie ook nog wel eens secretaresses die zich druk maken over beslissingen waar ze het niet mee eens zijn. Kijk eens wat er gebeurt als je je houdt bij je rol (ondersteunen, informeren, adviseren) en de beslissing daar laat liggen waar hij hoort. Ondersteun ook de dingen die je zelf anders zou beslissen met overtuiging. Dikke kans dat het naar je terugkomt en men steeds meer op je gaat vertrouwen. Wat moet ik kunnen? Over welke competenties moet ik beschikken?”

Heel veel secretaresses worstelen volgens mij met de vraag van ik wil wel, maar ik durf niet.
“Je hebt wel degelijk invloed op je eigen groeiproces. Het vraagt vaardigheid in zelfreflectie en de moed om dat te doen. Gun jezelf ook de tijd. Persoonlijke ontwikkeling komt niet vanzelf, maar geeft wel veel voldoening. Soms is een crisis juist het moment om eens stil te staan bij wat je doet en wat je zou willen doen. Bijvoorbeeld als je door veranderingen in de organisatie niet meer lekker op je plek zit. Je hoeft niet altijd door te groeien naar een ander soort functie, ook binnen je vakgebied is er genoeg te ontwikkelen. De verscheidenheid is enorm. Je kunt ook ontdekken welk type secretaressefunctie het best bij je past. Ben je bijvoorbeeld liever PA, directiesecretaresse of projectassistent? Je hebt niet overal invloed op maar je kunt wel je eigen verantwoordelijkheid nemen. Voor dit soort vragen is coaching heel geschikt. Maar ook voor andere (levens)loopbaanvraagstukken, zoals:

• Ik wil beter kunnen omgaan met stress / conflicten / veranderingen / …
• Ik wil verbetering in de balans werk-privé
• Ik wil mijn werk effectiever kunnen indelen
• Ik wil weten wat mij belemmert
• Ik wil meer energie
• Wat wil ik nou echt?”

Men roept heel vaak dat er geen budgetten voor zijn, klopt dat?
“Daar verschuilt men zich ook wel heel snel achter. Ze roepen heel vaak: “Ja maar…..” Het helpt als je het met de juiste onderbouwing met je manager bespreekt. Ik heb meer dan eens met HR managers gepraat die echt wel oog hebben voor de groep secretaresses. Dat is ook niet zo gek; wanneer een secretaresse een stuk persoonlijke ontwikkeling doormaakt, heeft dat invloed op een veel groter deel van de organisatie, juist omdat de secretaresse met iedereen praat. Op het moment dat de secretaresse effectiever gaat functioneren trekt ze een stuk van de organisatie met zich mee, het kan dus heel veel opleveren.“

Dit interview stond het PA magazine, uitgave november 2012.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

 

Tanja (31): Roddelen mag niet, dat weet iedereen, toch kunnen we het allemaal niet laten. Ik vind het persoonlijk niet eens zo heel erg. Zolang het de spuigaten maar niet uitloopt. Wij werken met vijf secretaresses op het secretariaat. Ze zeggen dat vrouwen de grootste roddelaars zijn, maar bij ons was het gewoon haat en nijd.

Voordat ik ging solliciteren bij het bedrijf waar ik nu werkzaam ben werkte ik bij een klein bedrijfje, waar ik in mijn ééntje verschillende functies vervulde. Ik was niet alleen secretaresse, maar deed ook personeelszaken en allerlei andere taken. Na een tijdje vond ik dat niet meer zo fijn, ik had nooit iemand waar ik mee kon overleggen over het werk. Ik besloot op zoek te gaan naar een bedrijf waar ik op een secretariaat zou kunnen werken, zodat ik meerdere collega’s had. Ik ging solliciteren bij een Accountants- & Belastingkantoor en werd vrijwel direct aangenomen. Ik was dolblij en het eerste half jaar beviel erg goed. Het was erg gezellig met de twee andere secretaresses op de afdeling. Toen kwam de directie geheel onverwachts met de melding dat we zouden gaan fuseren met een ander kantoor bij ons in de buurt.

Ruzie over welke bakker
We hoefden niet te vrezen voor onze baan, dat was een hele geruststelling. Wij van het secretariaat mochten allemaal blijven. Bij het andere kantoor werkten twee secretaresses. In het begin ging het wel aardig, dan moet je elkaar natuurlijk nog leren kennen. Als snel volgde er gedoe over hoe brieven opgesteld moesten worden. We hadden natuurlijk allebei ons eigen vaste stramien. Op een Accountants- & Belastingkantoor heb je uiteraard veel te maken met jaarrapporten en dergelijke. Ook hierbij hadden we allebei onze eigen gewoontes. Al snel werd het een strijd van wie het beste was. Dit zijn slechts twee voorbeelden, maar eigenlijk ging het met alles zo. Zelfs over bij welke bakker er taart besteld moest worden als er iemand jarig was. De directie bemoeide zich
er niet mee, die was te druk met andere zaken. Mijn twee ‘oude’ collega’s werkten niet fulltime, dus er waren ook dagen dat ik in mijn eentje bij de twee van de ‘tegenpartij’ zat. Die dagen waren een drama. Ik werd compleet buitengesloten en er werd zelfs niet naar mij geluisterd als ik iets zei. Ik werd totaal genegeerd. Ik probeerde me volwassen te gedragen en me een beetje neutraal te houden. Ik had het erover met mijn twee collega’s en die waren het wel met mij eens. Wij lieten ons van onze beste kant zien, maar het hield niet op. Op een gegeven moment ben ik naar mijn leidinggevende gestapt. Hij laste een overleg in voor het secretariaat, waarbij de boodschap was dat we ons volwassen moesten gedragen. Daar had hij helemaal gelijk in natuurlijk. Tijdens dit gesprek deed iedereen braaf alsof ze hier gehoor aan zouden geven, maar niets was minder waar.

Pesterijen
Vanaf dat moment was het echt oorlog. Terugbellers werden niet doorgeven, mailtjes werden stiekem uit het postvak-in gedelete, er werd niets aan elkaar doorgegeven of overlegd. We werkten totaal langs elkaar heen. Toen ze erachter kwamen dat ik degene was die naar de leidinggevende was gestapt werd het nóg erger! Toen begonnen er echt pesterijen. Roddelen tegen andere collega’s, kantoorartikelen bestellen op mijn naam en dan veel te veel of verkeerde producten. Ik kreeg dan natuurlijk de schuld. Ook kreeg ik op mijn naam de gekste zaken toegestuurd die ze op van die sites waar je gratis proefproducten kunt bestellen. Condooms, een muismat, visitekaartjes met rare gegevens erop, een dvd, kalender en nog veel meer. Dat alles werd op het werk bezorgd. Ook werd ik aangemeld voor belachelijk veel digitale nieuwsbrieven.
Mijn oude collega’s stonden achter mij, maar deden verder weinig. Ik stond er alleen voor. Ik deed niet mee aan hun flauwe acties. Ik liet het over me heen komen. Op een gegeven moment was de maat vol. Ik weigerde om mezelf te laten wegpesten, dus heb lange tijd gebroed op een wraakplan. Hoe kon ik ze keihard terugpakken? De ergste dingen kwamen in mij op. Ik schrok van mezelf dat ik zulke erge dingen kon denken.

Toch heb ik uiteindelijk besloten om me normaal te gedragen. Ik wilde me niet verlagen tot hun niveau. Tijdens mijn functioneringsgesprek, waar ik wonder boven wonder goed doorheen kwam heb ik de twee directeuren een papier overhandigd waarin ik een overzicht had gemaakt van de pesterijen. Ze waren nogal verbaasd, want zelf dachten ze dat alles weer koek en ei was op de afdeling. Ik legde ze heel rustig uit dat het niet het geval was. De directeuren gaven aan dat ze het samen zouden overleggen, wat zeer het beste aan konden doen.

 

koffie kletsenDe gezelligheid wedergekeerd
De volgende dag tikte één van de twee heren op mijn rug en zei dat alles goed zou komen. Eerst zag ik niks gebeuren, maar een maand later moest één van de twee op gesprek komen. Haar contract werd niet verlengd. Ik heb heel hard moeten lachen, midden in haar gezicht. Toen zij eenmaal weg was, was het getreiter afgelopen. Drie maanden later kreeg ook nummer twee te horen dat ze kon vertrekken. Eindelijk was ik van ze af! Inmiddels hebben we twee nieuwe collega’s, waarmee ik ontzettend goed kan opschieten. Het is weer gezellig op de afdeling en ik ga elke dag weer vrolijk naar het werk. Ik ben blij dat ik het op een fatsoenlijke manier heb opgelost. Het klikt zo goed met de nieuwe dames dat we zelfs één keer per kwartaal samen uit eten gaan. Roddelen doen we dan nog steeds, maar niet meer over elkaar, maar over de bloopers en eigenaardigheden van de directeuren en andere collega’s. Dat moet kunnen toch?

Om privacy redenen zijn de namen in dit artikel gefingeerd.

Dit artikel stond het PA magazine, uitgave september 2010.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

 

 

Ben jij zo iemand die altijd voor anderen klaar staat? Die er best nog een nieuwe klus bij kan hebben? Je bent constructief, positief, hebt altijd een luisterend oor en lost problemen moeiteloos voor anderen op. Je bent gelukkig als je hebt kunnen helpen. Als je het verschil hebt gemaakt. Dan straal je, en je kunt de wereld aan. Een parel ben je! 

saaie baanDan, op een dag, ben je wat minder fit. Kleine ongenoegens van collega’s worden op jouw bord gelegd. Een vervelende opmerking raakt je. Gek, ineens is je gebruikelijke energie ver te zoeken.
Je raakt geïrriteerd of gefrustreerd over het feit dat je manager niet eens opmerkt dat je de laatste tijd structureel overwerkt. Zich niet realiseert hoe jij ervoor hebt gezorgd dat zijn dag soepel verlopen is.

Ondanks allerlei obstakels – die jij geruisloos voor hem uit de weg hebt geruimd. Blijkbaar beseft hij niet dat het nu wel even genoeg is geweest, want hij staat alweer aan je bureau voor de volgende klus. Terwijl jij nog orde op zaken aan het stellen bent op diverse andere fronten. Ondertussen klinkt het signaal dat er een mail is binnengekomen. Een snelle blik leert dat je collega haar hart graag even bij je wil luchten.

Tijd voor een time out. Hoe zou je je voelen als je nu eens voor jezelf zou zorgen in plaats van voor anderen? Natuurlijk, je bent ondersteuner en je werkzaamheden hebben een dienstverlenend karakter. Niemand houdt van collega’s die angstvallig aan hun taakomschrijving vasthouden zonder daar een millimeter vanaf te wijken. Maar hoe ver ga je in het ontzorgen? Zo ver dat opladen en uitgeven van energie uit evenwicht raken? Ben je zo bezig met geven, dat (regie) nemen niet meer in je woordenboek voorkomt? Dan loop je jezelf voorbij en sta je onvoldoende stil bij wat jij nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Je wordt geleefd, en men vindt je vergaande dienstbaarheid vanzelfsprekend. Dat maakt je moe en demotiveert je. Parel(s) voor de zwijnen? Niet doen. Je kunt ervoor zorgen dat je service verleent op een prima niveau, terwijl je er zelf fit, ontspannen en vrolijk bij blijft. Hoe? Lees de volgende tips en pas ze morgen direct toe.

Neem afstand
In het heetst van de strijd is het niet zo makkelijk om te reflecteren. Vind daarom een moment waarop je jezelf en je collega’s als het ware van bovenaf waarneemt. Observeer vanuit deze helicopterview – op afstand van alle hectiek – hoe je te werk gaat en wat dat doet met de wisselwerking tussen jou en anderen.
Reality-check
Bekijk hoe je prioriteiten stelt. Komen jouw professionele belang en aanpak in behoorlijke mate voor in de top 5? Of bungelen jij en je visie op de werkprocessen onderaan het lijstje?

Inventariseer je behoeften
Zet op een rij wat jij nodig hebt op een drukke dag. ‘s Ochtends een half uur om je mail en taken voor de dag te inventariseren en prioriteren? Een goede lunch met daarna een frisse neus? Duidelijkheid wellicht, over de verwachtingen over en weer. Even klankborden bij die vertrouwde en deskundige collega? Stel je nieuwe top 5 samen, waarin je een grote plaats inruimt voor wat belangrijk voor jou is om fijn en goed te werken.

Toestemming
Geef jezelf toestemming. Om aandacht te besteden aan wat jou rustig, energiek, moedig, bevlogen, effectief of vrolijk maakt. Om dat gebod dat je éérst aan anderen hoort te denken een beetje te laten gaan. En die norm dat je altijd alles aan moet kunnen ook! Niet helemáál loslaten natuurlijk. Je leidinggevende, teamgenoten en collega’s willen hun parel niet kwijt (en jij houdt nog steeds van helpen en stralen). Maar kies een nieuw vertrekpunt: jezelf. Zodat je je energie en werkplezier ook op de lange termijn op peil houdt.

Neem regie en communiceer slim
Jij bent erachter gekomen waarom je het beter anders kunt doen, maar je collega’s hebben mogelijk geen weet van jouw leer- en denkproces. Help ze te wennen aan veranderingen door ze bijvoorbeeld te wijzen op (alternatieve) oplossingen en handige weetjes. Door zaken toe te lichten. Wees vragen voor, sta open voor overleg en de argumenten van de ander, én maak duidelijk wat jij nodig hebt om je werk duurzaam goed te kunnen doen. Met deze tips ondervind je dat je je assisterende rol beter vervult als je begint… bij het
ondersteunen van jezelf. Kortom, take care of number one en merk hoeveel méér je nu kan!

Dit artikel geschreven door Heleen ter Avest voor het PA magazine, uitgave november 2012.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Wat gebeurt er met je als je een onzekere periode tegemoet gaat? Bijvoorbeeld als er een reorganisatie aangekondigd is en de kans aanwezig is dat je je baan verliest? Hoe kan je in zo’n hectische periode toch je hoofd koel houden?

Een persoonlijk verhaal
Marina Kooijman kreeg in 2011 te horen dat ze haar baan ging verliezen. Zij werkte als financieel administratief medewerker bij een grote Nederlandse bank. Op het moment dat ze hoorde dat ze overtollig was overheerste vooral gevoelens als boosheid, verdriet en ongeloof. Dit kon haar toch niet overkomen? Er is vast en zeker een fout gemaakt! Helaas ging het niet om een fout. Marina realiseerde zich dat zij een van de velen was die haar baan bij de bank ging verliezen. Ze piekerde over allerlei zaken: hoe moet de hypotheek betaald worden? Ik ben
niet de jongste meer, hoe kom ik aan een nieuwe baan? Om van de hectiek te bekomen en om alles even op een rij te zetten, had ze even een paar dagen van rust nodig.

Na een week van rust realiseerde Marina zich dat de mineurstemming haar niet verder hielp. Door somber te blijven, wordt de hypotheek echt niet betaald! Het besef van het ontslag drong langzaam tot haar door. Ze wilde bezig zijn en positieve afleiding hebben. Die instelling bracht haar nieuwe mogelijkheden en kansen. Marina besloot verschillende opleidingen te volgen, zoals: een opleiding Boekhouding, Basisvaardigheden voor de secretaresse en een workshop Social Media. Ze bleef opgewekt solliciteren en schreef zich in bij verschillende vacaturebanken. Ze heeft al diverse gesprekken achter de rug. Verder heeft ze haar LinkedIn profiel ge-updatet en zich aangesloten bij diverse groepen om zo haar netwerk te vergroten. En met succes, want ze is  redeorganisator van Ervaren-Talent Amsterdam. Een event dat als doel heeft werkzoekenden verder te helpen bij het vinden van een geschikte baan.

Marina Kooijman heeft dankzij haar positieve instelling allerlei mooie perspectieven in het vooruitzicht.  Ondanks dat ze nog geen baan heeft, blijft ze optimistisch.

De impact van een reorganisatie
Een reorganisatie wordt door iedereen op een andere manier ervaren en beleefd. Sommige medewerkers zien het als een uitdaging en een kans, terwijl andere medewerkers onzekerheid en spanning ervaren. Verschillende kenmerken hebben invloed op deze beleving. De duur van de verandering,  de mogelijke impact, maar ook hoe je er zelf instaat, zijn factoren die meespelen. Veelvuldig onderzoek laat zien dat deze onzekerheid grote effecten heeft. Mensen ervaren al snel een verminderd welzijn, tevredenheid en binding met de organisatie. Zij die de kans hebben zullen ook eerder weg gaan. Voor velen speelt het ‘niet weten’ een grote rol in het gevoel van  nmacht. En zelfs als het hoge woord er dan uit is, komen alle andere vragen. Wat nu? Hoe nu verder? Vind ik weer iets anders en zo ja, wanneer? We willen de touwtjes in handen hebben en sturing geven aan ons leven. Dit gevoel controle over ons leven te hebben, is ontzettend belangrijk. Misschien wel een van de belangrijkste voorwaarden om te functioneren. Zonder een gevoel van controle wordt de wereld onvoorspelbaar en wordt het moeilijk keuzes te maken. Om die reden zijn onze hersenen er ook op gebrand om de wereld om ons heen zo voorspelbaar mogelijk te houden. We zoeken naar herkenbare patronen waar we op kunnen acteren. Op basis van deze patronen vormen we verwachtingen en op basis van deze verwachtingen voorspellen we de toekomst en sturen we ons gedrag. Dit gebeurt voor een heel groot deel volledig onbewust.

Maar dan komt er de reorganisatie en alles staat op de kop. De eens zo voorspelbare wereld is er niet meer. In ons brein gaat het signaal op rood. Onze hersenen zijn maar met één ding bezig: overleven en het voorkomen van psychologische of lichamelijke dreiging. En toch wordt er van je gevraagd te blijven functioneren en zelfs mee te denken aan de toekomst van de organisatie of het team. Iets waar jij straks misschien geen onderdeel meer van uitmaakt. Een hele lastige opgave. We zien dan ook vaak hele instinctieve reacties zoals vechten, vluchten of bevriezen. Diegenen die een goede baankans elders hebben, maken zich al snel uit de voeten. Anderen komen in opstand door bijvoorbeeld te staken. Maar het vaakst zien we mensen die bevriezen. Iedereen blijft zitten waar hij zit en verroert zich niet. Dit in de hoop dat het misschien wel goed komt.

Welke reactie er wordt getriggerd verschilt per persoon. Het
hangt af hoe ernstig de dreiging wordt ervaren. Uit neuropsychologisch onderzoek blijkt dat mensen vaak  reageren op vijf factoren: status, zekerheid, autonomie, verbondenheid en eerlijkheid. Voor de een is het  verlies van status en autonomie een grote dreiging. Voor een ander spelen eerlijkheid of verbondenheid een grotere rol.

Hoe houd jij je hoofd koel?
De vraag is nu: Hoe houd je je hoofd koel in een reorganisatie? Hoe krijg je weer echt oog voor de kansen en mogelijkheden?

Drijfveren
Allereerst is het goed om voor jezelf te bepalen wat belangrijk is. Of, waarin zit het mogelijke verlies en wat is voor jouw belangrijk? Stel je zit straks zonder werk thuis. Waar zit dan de ‘frustratie’? Het gevoel een  werkloze’ te zijn en misschien geen bijdrage te leveren, of het gevoel geen onderdeel meer van een team uit te maken? Of voel je het als onrechtvaardig? Het verschilt voor iedereen, maar het komt terug op de eerder
benoemde vijf factoren status, zekerheid, autonomie, verbondenheid en eerlijkheid. Als je weet wat voor jou belangrijk is, dan kan je op zoek gaan naar alternatieven die deze behoefte vervullen. En dan kan je het weer wat positiever inzien.

angst

Piekeren
Een tweede aandachtspunt zit in het moment van onzekerheid. Je bent aan het werk en je hoort dat er gereorganiseerd wordt. Wat er gaat gebeuren weet niemand, maar het zal ingrijpend zijn. Het is logisch dat dit je grijpt en bezig houdt. Je zult merken dat je er niet helemaal met je hoofd bij bent. Het is moeilijk focus te houden. Logisch, want je wilt controle over de situatie. We denken vooruit, wegen mogelijke scenario’s af en
blikken terug. En dit scenario denken heeft vaak niet eens zoveel met de realiteit te maken, maar kost enorm veel energie. We zijn vaak overal, behalve in het hier en nu. Onderzoek van Harvard laat zien dat dit afdwalen ons gevoel van geluk op een negatieve manier beïnvloedt.

Mindfulness
Om toch die focus te houden en in het hier en nu te blijven helpen methodieken als mindfulness. We hebben de neiging om te denken: “O nee, nu dwaal ik weer af. Houd je hoofd er toch eens bij.” Het forceren van niet afdwalen heeft een averechts effect. De gedachte komt net zo hard weer terug (probeer maar eens niet aan roze beren te denken).

Drie tips om je focus te houden wanneer je merkt dat je
afdwaalt:
1) Erken de gedachte. Geef het even aandacht en ga vervolgens weer terug naar de taak. In het begin zal dit switchen wat energie kosten, maar het wordt steeds makkelijker. Het is belangrijk om hierbij een ‘vriendelijke’ discipline te hebben. Straf jezelf niet af, wees mild naar jezelf.

2) Doorbreek patronen. Ga iets anders doen. Als je de mogelijkheid hebt, ga wandelen. Beweging is een van de meest effectieve methoden tegen stress. Beweging stimuleert de aanmaak van een stofje genaamd dopamine. Dit stofje zorgt er in jouw brein voor dat je onder andere gevoelens van plezier en beloning ervaart. Het geeft je de energie om iets op te pakken en aan de slag te gaan.

3) Wanneer de gedachten wat hardnekkiger zijn kan een korte oefening helpen. Kijk gedurende 3 minuten naar een (blanco) muur. Noteer gedurende die drie minuten, zonder er naar te kijken, jouw gedachten op papier. Alles wat er in je opkomt. Op deze manier krijgen ze een plek. Deze oefening kan je ook helpen focus en zicht te krijgen op de vijf factoren die voor jou de voornaamste dreiging vormen bij onzekerheid. Ondanks dat je in een stressvolle periode zit, leer je met dergelijke tips om vanuit rust zelf richting te geven aan je leven. Het verhaal van Marina is hier een prachtig voorbeeld van. Door je gericht te focussen op het hier en nu, voorkom je veel stress en beleef je meer plezier aan het leven.

Dit artikel geschreven door Jan-Willem Bouwmeester en Emilie Broeze voor het PA magazine, uitgave maart 2013.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

 

Je wilt je graag verder ontwikkelen binnen jouw organisatie. Zelf heb je al via internet een passende opleiding gevonden die aan alle voorwaarden voldoet. Nu alleen nog je manager overtuigen en enthousiasmeren…

Wat levert het de organisatie op en wat gebeurt er als zij niet investeert in die opleiding?
In tijden van crisis is het extra belangrijk om met een goed doordacht plan bij het management te komen als je een opleiding wilt volgen. Met een goede onderbouwing, een dosis enthousiasme en doorzettingsvermogen kom je een heel eind. In dit artikel krijg je een aantal handige tips waarmee je een goed opleidingsvoorstel kunt samenstellen. Daarmee kun je jouw manager overtuigen van het belang van de opleiding.

Geef aan welke ambities je hebt binnen de organisatie
Werkgevers zijn blij met ambitieuze werknemers die leergierig zijn en nog meer uit hun werk willen halen. Die ambitie toon je bijvoorbeeld door actief mee te denken tijdens overleggen. Als je een goed idee hebt over hoe je een werkproces kan optimaliseren, ventileer dat dan en geef aan dat je hierin een bijdrage wilt leveren. Of stel dat je regelmatig als projectmedewerker in projectgroepen werkt en je kent het kunstje, dan is het een idee om een volgende keer als projectleider een opdracht aan te nemen. Als je goed kunt organiseren, plannen, afspraken maken en anderen durft aan te spreken, dan is dit bij uitstek een mooie uitdaging. Daarnaast is het een mooie aangelegenheid om een opleiding te volgen in bijvoorbeeld leidinggeven aan projecten.

Goed idee, maar wat schiet de organisatie ermee op?
Probeer bij het maken van een opleidingsvoorstel te bedenken waar het management warm voor loopt. Een ieder is namelijk altijd op zoek naar de vraag: ’What’s in it for me?’ Welk voordeel levert MIJ dit op, wat kan IK hiermee en hoe past het in MIJN plaatje? Als je de brug kunt slaan naar de beleving van de ander, dan pas komt er ruimte voor jouw verhaal. Dus om jouw verhaal te kunnen ‘verkopen’ aan die ander, richt je eerst je aandacht op wat die ander bezighoudt.
Stel je schrijft zelf al teksten voor de website van jouw organisatie.Als nieuwe uitdaging wil je graag een cursus Social Media volgen. In je privéleven ben je hier al actief mee bezig en het lijkt je een mooie uitdaging om ook zakelijk hier iets in te betekenen.Hoe kun je jouw manager ervan overtuigen dat jij deze training moet volgen? Toon in je plan aan dat je binnen een bepaalde periode met de inzet van social media meer bezoekers op de site van je bedrijf kunt genereren. Daarmee vergroot je jullie netwerk. Verder is het ook belangrijk dat je onderstreept dat een organisatie mee moet gaan met de technologische ontwikkelingen.
Deze volgen elkaar in een snel tempo op. Een organisatie die niet meegaat met haar tijd wordt ingehaald door de concurrenten. Onderbouw het belang voor de organisatie als jij een social media training wilt volgen.

Creëer een win-win
Een ondersteuner heeft vaak met verschillende afdelingen te maken.Ze weet hierdoor als geen ander wat er op de werkvloer speelt en krijgt zicht op de blinde vlekken van een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan een manager die administratieve klussen verricht. Deze kan hij veel beter aan een ondersteuner delegeren. Zo kan hij zich focussen op de commerciële activiteiten. Wek vertrouwen bij je manager en ga in gesprek als jij vindt dat bepaalde processen veel efficiënter kunnen. Dit levert jou een nieuwe uitdaging op en jouw manager krijgt hierdoor ook meer voldoening in zijn werk

De aanhouder wint
Eindelijk zit je met je manager om je opleidingsvoorstel te bespreken. Je bent prima voorbereid en benoemt alle voordelen die de opleiding voor de organisatie heeft.
Vervolgens krijg je te horen ‘De noodzaak voor het volgen van deze opleiding zie ik nu niet als toegevoegde waarde,wellicht volgend jaar’. Natuurlijk is dit een teleurstelling.
Je hebt er veel energie in gestoken, gelooft er heilig in dat deze opleiding een prima investering is en zich meer dan terugverdient. Vergeet niet dat de aanhouder wint en ga niet bij de pakken neerzitten. Bespreek het gewoon een paar maanden later nog eens.

Kortom: anderen meekrijgen in jouw verhaal, in jouw visie, lukt je als je eerst oprechte belangstelling hebt voor wat die ander belangrijk vindt. En als je opleiding is goedgekeurd: van harte gefeliciteerd. Wordt er daarna ook een resultaat van je verwacht? Wees er dan alert op dat je focus houdt op datgene wat bijdraagt aan het doel. Laat zien wat je de organisatie te bieden hebt!

Emilie Broeze van de Boertiengroep heeft dit artikel geschreven voor het PA magazine, uitgave november 2012.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!