Thema

Administratie

Thema

Kantoorartikelen zijn razend populair. Ook om mee naar huis te nemen. Dat blijkt uit onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van Staples onder Nederlands en Belgisch kantoorpersoneel. Ruim een derde van het kantoorpersoneel neemt wel eens een kantoorartikel mee naar huis. Maar liefst 6% doet dat vaak.

Verheven tot gadgets
Kantoorartikelen zijn niet alleen populair om mee te nemen, uit het onderzoek blijkt ook dat ze bijdragen aan plezier en gemak op het werk. “Veel kantoorartikelen zijn al verheven tot echte gadgets”, zegt Vivian Sloep, Director Marketing Europe van Staples. Zowel Nederlanders als Belgen hebben zo hun eigen voorkeuren. De laptop is onder Nederlanders populair. Op de voet gevolgd door de telefoon, zelfklevende memo’s (geeltjes) en de bureaustoel. Belgen zijn helemaal weg van USB sticks en highlighters. Niet alleen voorkeuren per land verschillen, ook mannen en vrouwen hebben eigen favorieten: in tegenstelling tot mannen, zijn vrouwen dol op zelfklevende memo’s. De meeste mannen die deelnamen aan het onderzoek houden ervan om een eigen printer op hun bureau te hebben staan.

Geen vrienden
We ergeren ons ook regelmatig groen en geel aan kantoorspullen. In België kan het witte flesje correctievloeistof op maar weinig sympathie rekenen. Vrouwen en printers zijn over het algemeen ook geen vrienden, en mannen ruziën het vaakst met de ‘ontnieter’. Opvallend is dat bij vooral jongeren (20 tot 35 jaar) de pc of laptop relatief grote ergernis oplevert, terwijl je toch zou denken dat juist zij er zo handig mee zijn.

Inspiratie
Kantoorartikelen blijken ook een inspiratiebron voor grappige kantoorsituaties. Met de start van de online campagne ‘Love the Office’ brengt Staples in beeld hoe leuk het op kantoor kan zijn. Vivian Sloep: “Veel mensen brengen een groot deel van hun tijd door op kantoor. Die tijd vul je graag zo plezierig mogelijk in. Daarnaast draagt plezier in grote mate bij tot een hogere productiviteit. Bij Staples brengen we die dingen die ertoe doen graag in beeld. Daarom roepen we alle creatievelingen op om filmpjes met humoristische kantoorsituaties in te sturen naar Lovetheoffice.nl en mee te dingen naar een reis naar LA.”

Er moet altijd een hoop bewaard blijven aan gemaakte documenten. Hieronder een makkelijk overzicht met een aantal tips.In de regel hoef je algemene gegevens uit een dossier slechts 2 jaar bewaren. Dit geldt niet voor alle gegevens!

Personeelsgegevens
Gegevens die een bewaarplicht hebben van 7 jaar:

  • Persoonlijke gegevens; naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat;
  • Datum van indiensttreding;
  • Salarisadministratie.

Let op: ook als een werknemer niet meer bij je in dienst is ben je verplicht deze gegevens te bewaren tot de periode van 7 jaar is afgelopen!

Gegevens die een bewaarplicht hebben van 5 jaar ná het einde van de dienstbetrekking:

  • Loonbelastingverklaring of gegevens voor loonheffingen (Let op: dit geldt ook voor loonbelastingverklaringen/loonheffingen die zijn vervangen voor nieuwe).
  • Kopie van het identiteitsbewijs.
  • Bijlagen studenten- en scholierenregeling.

Administratie
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren. De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms een kortere bewaartermijn. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op. De basisgegevens zijn:

Het grootboek

  • De debiteuren – en crediteurenadministratie
  • De in – en verkoopadministratie
  • De loonadministratie
  • De voorraadadministratie
  • Voor de overige gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere bewaartermijn.
  • Let op: de kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kun je dus nog steeds te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
  • Documenten die te maken hebben met de koop of verkoop van een bedrijfspand moet u echter 10 jaar bewaren.
  • De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden.

Controle
Bij controle wordt er aansluiting gezocht tussen de aangiften, de jaaropgaven en de administratie. Om de controle te versnellen is het raadzaam om je berekeningen te bewaren die je hebt gemaakt bij het opstellen van de aangiften en de jaaropgaven.

Bij TopCollect kunt u naast de gebruikelijke incassodiensten onder andere terecht voor Juridisch Advies, Debiteurenbeheer en Executie van Vonnissen.

Juridisch Advies
Onze ervaren juristen staan u te allen tijde bij met raad en daad. Wij beantwoorden graag al uw vragen op vrijwel alle juridische terreinen; arbeidsrecht, invorderingsrecht, huurrecht, etc. Dit doen wij tegen zeer aantrekkelijke tarieven. Door ons tamelijk unieke samenwerkingsverband met het gerenommeerde kantoor Smithuijsen Advocaten te Haarlem zijn wij hiertoe in staat.

Debiteurenbeheer
Indien u wenst kunnen onze ervaren invorderingsspecialisten, credit managers en debiteurenbeheerders, u het gehele debiteurenbeheer uit handen te nemen. Na facturatie door uzelf, verzorgen wij het gehele inningtraject: van ‘vriendelijke’ eerste herinnering tot ‘onvriendelijke’ ingebrekestelling en zonodig een gerechtelijke procedure en executie van het vonnis.

Procedure
Samen met u stellen wij de gehele procedure vast en rapporteren periodiek op de wijze die u wenst, via lijsten of elektronisch. Wij kunnen u een hoop tijd en moeite en dus geld besparen

Executie van Vonnissen
Als de rechter uw vordering aan u toewijst, heeft u uw geld nog niet. Wij zijn gespecialiseerd in executierecht. Wij wijzen de debiteur op zijn betalingsverplichting volgens het vonnis. Indien dan nog niet wordt betaald, laten wij het vonnis in overleg met onze deurwaarder ten uitvoer leggen.

Wilt u meer weten over de diensten van Incassobureau TopCollect?

Gerechtelijke incasso
Ondanks de specifieke behandeling van uw dossier ‘in der minne’ kan het gebeuren dat debiteuren toch niet betalen.

Dit kan een aantal redenen hebben:
1. de debiteur heeft echt geen geld
2. de debiteur denkt dat het niet tot dagvaarding zal komen
3. de debiteur meent een reden te hebben om niet te betalen

Ad. 1 Hier maken wij een onderscheid tussen natuurlijke personen (mensen) en niet natuurlijke personen (bedrijven). Natuurlijke personen zijn bijna altijd te vinden (zeker in samenwerking met ons verhaalsinformatie bureau) en hebben in 99% van de gevallen een bepaalde vorm van inkomsten. Daarop kan beslag worden gelegd. Wij bekijken dat en overleggen met u de te volgen stappen. Niet natuurlijke personen kunnen echt geen bezittingen hebben, de zgn. lege B.V.’s. Wij adviseren in dergelijke gevallen, dus nadat wij onszelf en u ervan overtuigd hebben dat een bedrijf werkelijk geen bezittingen heeft, om het dossier te sluiten en niet langer kosten te maken. Indien een bedrijf wel bezittingen heeft, dan kunnen we hier op beslag leggen en op die manier leggen we vast dat we met een vonnis in de hand ook daadwerkelijk iets kunnen incasseren.

Ad. 2 Uit ervaring weten wij dat een groot deel van deze debiteuren na ontvangst van de dagvaarding alsnog de vordering betalen. Komt het toch tot een procedure, dan staan wij u hierin graag bij. Via ons samenwerkingsverband met advocatenkantoor Smithuijsen in Haarlem, kunnen wij dit zowel voor de Sector Kanton als bij de Rechtbank zelf voor u verzorgen.

Ad. 3 In overleg met u en op basis van de gegevens in het dossier stellen wij vast of de debiteur een goed argument heeft om niet te betalen. Vervolgens adviseren wij u omtrent de haalbaarheid van uw vordering. Wij staan u bij van dagvaarding tot en met vonnis.

Buitengerechtelijke incasso
Onderhandeling en overredingskracht verdienen de voorkeur boven de inschakeling van de rechter.
Zowel in woord als in geschrift verstaan onze specialisten hun vak met als resultaat de snelle incassering. Wij benaderen elk dossier afzonderlijk. Geen enkele zaak is hetzelfde. Door deze specifieke dossierkennis gecombineerd met een gedegen juridische kennis, komen wij sneller tot een goed resultaat.

Bent u opzoek naar een Goed Incassobureau?

Het is belangrijk een goede administratie op te zetten en bij te houden. Niet alleen omdat u als ondernemer wettelijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden en te bewaren. Het helpt u ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen.