Er zijn veel manieren waarop je overzichtelijk kan archiveren. Hieronder vind je de meest gebruikelijke.
Alfabetisch Archiveren
Je sorteert hier de bedrijf/persoonsnamen op alfabet.
Voordelen:
Overzichtelijk;
Makkelijk terug te vinden;
Voor iedereen direct duidelijk.
Nadelen:
Bij meerdere namen kun je hem bij meerdere letters opbergen. Vb: Hotel de Fietswereld. Deze kun je opbergen bij de “H” van Hotel of bij de “F” van Fietswereld. Hierover moeten goede afspraken worden gemaakt.
Op datum archiveren
Je sorteert hier op de datum. Dit kan verschillen op ingangsdatum van een contract, datum van een binnen gekomen brief, geboortedatum etc.
Voordelen:
Je kan in een mapje meerdere dingen archiveren;
Je hebt een goed overzicht per maand/ jaar.
Nadelen:
In een mapje kunnen meerdere documenten voorkomen, je hebt geen overzicht in het mapje meer. Pakt iemand een document eruit en legt deze het document niet goed terug dan is je structuur al snel weg;
Bij het zoeken moet je altijd de juiste datum weten.
Op adres archiveren
Je kunt je archief ook indelen op adres. Dit wordt veel gedaan door huisartsen.
Voordelen:
Als achternamen vaker voorkomen, heb je met het adres gelijk de goede. Vb: de naam Jansen.
Nadelen:
Je moet altijd het adres weten;
Bij grote gezinnen kunnen het erg brede mappen worden.
Op code archiveren
Je kunt je archief ook op code archiveren. Hierbij geef je elke klant / instelling een code. Je kunt bijvoorbeeld beginnen bij 0001 en doorgaan tot 1000. Deze codes kun je zo zelf zo ver uit breiden als je zelf wilt.
Voordelen:
Je hebt een duidelijk structuur.
Nadelen:
Je moet altijd een back – up systeem hebben waarin je kan herleiden waarover het gaat. En aan welke klant / instelling welke code hangt;
Als er een klant / instelling stopt dan moet je het hele systeem verbouwen.
Op kleur archiveren
Naast het op code archiveren kun je het ook op kleur archiveren. Je kunt hierbij je klanten verdelen in kleuren. Vb: klanten uit Gelderland zijn Geel, Klanten uit Noord – Holland zijn blauw etc.
Voordeel:
Als je iets opbergt zie je gelijk of er iets fout ligt.
Nadelen:
Structuur is snel weg;
Je moet aan iedereen een duidelijke uitleg geven;
Het is snel te ingewikkeld.
