Administratie Archives - Pagina 2 van 5

Administratie

Checklist voor het maken van een briefing

By Christel 7 september 2015

Bij het schrijven van een briefing is het belangrijk om te weten wat je verwachtingen zijn. Als je een ander iets laat ontwikkelen is het belangrijk dat je alle informatie verstrekt in een kort document.

Een goede briefing maken kan erg lastig zijn, maar door hier veel tijd in te steken en de briefing in een keer compleet te maken, weet de andere partij waar hij aan toe is. Dit zal beide partijen uiteindelijk veel tijd besparen en voorkomt teleurstellingen. Mocht er achteraf iets missen of niet goed zijn aan het eindresultaat dan kan je verwijzen naar de briefing.

Bekijk onderstaande checklist voor een goede briefing.

Achtergrond: Wat is de reden van de opdracht en waarom wil je deze nieuwe informatie op een bepaalde manier gecommuniceerd hebben.
Doelstelling: Je kunt niks ondernemen of communiceren zonder doelstelling. Stel daarom een SMART-doelstelling op (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden). Om je doelstelling te behalen is het raadzaam om op het moment dat de opdracht van start gaat eerst een nulmeting uit te voeren.
Doelgroep: Om de juiste boodschap te communiceren moet er een duidelijke doelgroep omschrijving aanwezig zijn. Om de doelgroep van alle kanten te belichten kan de DESTEP-methode een nuttige methode zijn (demografisch, economisch, sociaal-juridisch, technologisch, ecologisch en politiek-juridisch).
Benodigde informatie: Om tot het juiste eindresultaat te komen heeft het bedrijf waarschijnlijk bepaalde informatie nodig. Geef duidelijk aan waar en bij wie ze deze informatie kunnen verkrijgen. Zo voorkom je een langdurig zoekproces, waardoor er meer tijd in de opdracht gestoken kan worden.
Ideeën: Waarschijnlijk hebben jullie zelf al wat ideeën van hoe jullie willen dat het nieuwe product/dienst eruit komt te zien. Omschrijf deze ideeën zo specifiek mogelijk zodat het eindresultaat zo goed mogelijk van jullie ideeën aansluit en de uitvoerder een idee krijgt van de verwachtingen.
Boodschap: Omschrijf duidelijk welke belofte je wilt doen naar de doelgroep en waar deze belofte vandaan komt, ook wel de strategie genoemd.
Afspraken: Leg afspraken duidelijk vast, denk aan budget en mijlpalen.
Verwachtingen: Om bij het eindresultaat teleurstellingen te voorkomen is het uiterst belangrijk dat je vastlegt wat er verwacht wordt en wees hier zeer specifiek mee.

Tot slot, neem de tijd om de briefing te maken. Maak de briefing, laat hem eventueel nog door een collega lezen en zorg ervoor dat je geen belangrijk dingen vergeet.

Administratie

Wat is het voordeel van online boekhouden

By Suzan Waalders 9 juni 2015

Steeds meer ondernemers hebben hun volledige bedrijfsvoering in de cloud opgenomen. Zo hebben zij altijd en overal toegang tot alle bedrijfsprocessen, zoals klant- en relatiegegevens. Maar ook op financieel gebied valt hier winst te behalen. Met online boekhouden heb je immers ook altijd en overal toegang tot je financiële administratie en dat biedt een aantal voordelen.

24/7 inzicht in je online administratie
Als je kiest voor online boekhouden, dan zijn je gegevens altijd snel inzichtelijk in een persoonlijke online omgeving. Je upload je facturen en btw-bonnen en alles wordt direct voor je verwerkt. Besteed je je administratie uit aan een traditionele boekhouder, dan krijg je slechts periodiek inzicht in je financiële situatie. Via een app van een online boekhouder heb je vaak ook nog eens altijd je bedrijfsresultaten bij de hand. Hierdoor kun je tijdig bijsturen en anticiperen op je bedrijfssituatie.

Besparing in tijd en geld door online boekhouden
De kosten die een ondernemer maakt met online boekhouden zijn een stuk lager in vergelijking met het uitbesteden aan een traditionele boekhouder. Veel online aanbieders hanteren vaste abonnementstarieven. Je weet zo precies wat je iedere maand aan je boekhouding kwijt bent.

Efficiëntere bedrijfsprocessen
Door naast alle andere bedrijfsprocessen ook de boekhouding in de cloud te zetten, kun je eenvoudig systemen met elkaar laten communiceren. Hierdoor kun je je bedrijfsprocessen nog efficiënter inrichten. Door je boekhouding online te regelen, kun je bijvoorbeeld heel eenvoudig je btw-bonnen en inkoopfacturen verwerken.

Vereenvoudiging facturatieproces
Ook het facturatieproces wordt met online boekhouden vereenvoudigd. Vaak is er een factuurprogramma in de online boekhoudoplossing opgenomen. Digitaal facturen maken en versturen is snel en efficiënt. Het is niet meer nodig om facturen te printen, in een envelop te stoppen en op de post te doen. Een digitale factuur is met een druk op de knop naar de klant verstuurd. Ook heb je altijd een actueel overzicht van openstaande facturen. Je weet zo precies wie en wanneer je herinneringsfacturen moet sturen.

Benutten van fiscale kansen
Als je kiest voor een online boekhouder, heb je én een cloudoplossing én is je gehele boekhouding uitbesteed. Een foto of scan van je boekhouding is voldoende, je hoeft zelf niets te doen. De gehele online administratie wordt geregeld en de complete belastingaangifte wordt gedaan. Een online boekhouder is vaak beter op de hoogte van de geldende wet- en regelgeving van de Belastingdienst. Hierdoor kunnen fiscale kansen beter benut worden.

Online boekhouden biedt voor ondernemers en hun personeel dus verschillende voordelen. Wel is het belangrijk om het onderscheid te kennen tussen een online boekhouder en een online boekhoudpakket. Bij een online boekhouder is het in veel gevallen niet meer nodig om een accountant in te schakelen, dit in tegenstelling tot een online boekhoudpakket. De adviseur is inbegrepen in de online dienstverlening. Vanwege het online karakter, waarbij contact voornamelijk verloopt via telefoon en chat in plaats van face-to-face contact, kunnen deze partijen een scherper tarief hanteren in tegenstelling tot een traditionele boekhouder.

Administratie

Snel en gemakkelijk onkosten declareren via een App

By Christel 2 februari 2015

Een bonnetje hier en een bonnetje daar… Iedereen kent het wel, het declareren van onkosten. Voordat je het weet ben je alweer een bonnetje kwijt. Expensify is een handige app om je te helpen je onkosten te declareren. Deze app heeft een scan-functie waardoor hij het bonnetje in kan lezen. Direct nadat het bonnetje ingelezen is worden de gegevens verwerkt. Deze app is zowel (gratis) beschikbaar voor IOS als Android.

Ook is Expensify handig voor het declareren van je reiskosten. Je kan namelijk de route die je rijd naar je werk invoeren in Google Maps, Expensify zet deze route snel en gemakkelijk zodat je deze kan declareren.

Buiten het inlezen en verwerken kan Expensify ook rapportages maken van de onkosten die je gemaakt hebt. De rapportage kan vervolgens gemakkelijk omgezet worden naar een factuur die je dan weer via bijvoorbeeld de mail kan verzenden naar je opdrachtgever.

Bekijk hier hoe deze app werkt!

Administratie

Administratietrends

By Christel 16 oktober 2014

Trends komen en gaan, ook binnen de kunst van de administratie. De trends die hieronder besproken worden, vloeien vooral uit de economische crisis. Bedrijven blijven besparen. Wie het geld niet heeft, moet creatief zijn.

Uitbesteding
Een van de trends is het uitbesteden van de administratie. Of dit nu geheel of gedeeltelijk wordt gedaan, het bedrijf zelf kan zich meer gaan focussen op de kernactiviteiten.

Digitalisering
Steeds meer bedrijven integreren en automatiseren hun informatiesystemen van verschillende afdelingen. Dit betekent dat het personeel steeds minder handmatig standaardmutaties invoert. Of deze trend goed aanslaat bij jouw bedrijf ligt aan de bedrijfsgrootte, bedrijfstak en aan de regio. Vooral bij kleinere bedrijven verloopt de invoering van digitalisering minder snel.

Managementinformatie
Bedrijven willen steeds sneller beschikken over managementinformatie. Dit komt vooral door de onzekere omstandigheden. Het inschatten van risico’s en het vaststellen van de liquiditeit hebben prioriteit bij de financiële administratie. Vooral als de administratie wordt uitbesteed is het belangrijk dat er snel toegang is bij deze informatie.

Belangrijk is om flexibel te blijven en jouw hoofd koel te houden. Zoals gezegd, trends komen en gaan. Wees voorbereid op alles!

Administratie

Tips voor een overzichtelijke administratie

By Christel 5 september 2014

Administratie, het is veel, chaotisch en lastig om structuur in te houden. Ligt dat aan jou? Nee, iedereen heeft er last van. Gelukkig zijn er een aantal manieren om je administratie overzichtelijk te houden. Om je op weg te helpen naar een gestructureerde administratie zijn er 5 handige tips voor je opgesteld.

Bewaren
Belangrijk is om te weten wat je wel of niet moet bewaren. Vaak wordt alles bewaard, in de hoop dat alles belangrijk blijkt te zijn.

Wat moet er nu echt bewaard worden?

Denk als eerste aan de zaken met een officieel aangeduide bewaartermijn, zoals de financiële administratie. De basisgegevens, aangegeven door de fiscus, moeten maar liefst zeven jaar bewaard worden.
Denk ook aan voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie.
Belastingpapieren.
Verzekeringspapieren.
Garantiebewijzen.
Brieven waar je op moet reageren.
(Arbeids)contracten.

Bewaarplicht
Zoals hierboven al gemeld, is er bij een aantal onderdelen in je administratie, sprake van bewaarplicht. Houd je hieraan! Je bent wettelijk verplicht om je hieraan te houden. Dus, wil je geen fikse boete krijgen, houd je dan netjes aan de bewaarplicht van 7 jaar en houd goed in de gaten welke onderdelen van je administratie zo lang bewaard moeten worden. Deze bewaarplicht-dossiers, hoef je echt niet in je eigen bureau op te slaan. Zorg voor een archiefkast en zorg voor een duidelijke structuur. Heb je dit voor elkaar, dan hoef je 7 jaar lang niet meer naar die administratie om te kijken. Tenzij je inspectie krijgt uiteraard.

Reageren
Een van de belangrijkste zaken, reageer op belangrijke post. Zorg dat er op tijd belastingaangifte gedaan wordt, etcetera. Sommige zaken hebben nou eenmaal een deadline als het om reageren gaat. First things first. Deadlines gaan voor.

Tools
Hoofdrekenen en stapels bonnetjes bewaren hoeft tegenwoordig niet meer. Kijk maar eens online. Er zijn behoorlijk wat applicaties en systemen te vinden die het bijhouden van je administratie een stuk makkelijker en sneller maken.

Begin op tijd
Met een vleugje ironie, is dit de laatste tip die u gegeven wordt. Begin op tijd. Van uitstel komt afstel. Hoe eerder je met je administratie start, hoe beter. Anders stapelt al het werk zich alleen maar op. En van opgestapeld werk houdt niemand, waardoor het werk weer wordt uitgesteld.

Administratie

Tips voor een goede kilometer- administratie

By Christel 14 augustus 2014

Het bijhouden van een goede kilometerregistratie is van groot belang, vooral als je een ‘Verklaring geen privégebruik auto hebt’.

Het kan namelijk zo zijn dat je je kilometerregistratie moet tonen aan de belastingdienst. Het is mogelijk om voor het bijhouden van de rit gegevens een ritregistratiesysteem te gebruiken, maar je kan het ook zelf doen.

Zie hier onze 4 tips voor een goede kilometeradministratie

Werk je ritgegevens dagelijks of wekelijks uit. Zo voorkom je dat je aan het einde van het jaar ineens alles nog uit moet werken.
Bewaar alles waar uit blijkt dat je ritadministratie klopt, denk hierbij aan je agenda met afspraken, tankbonnen, parkeerbonnen e.d.
Is de weg afgesloten en moet je hierdoor een behoorlijk stuk omrijden? Schrijf dit bij de ritgegevens, stel dat de belastingdienst zich af gaat vragen waarom de route ineens dubbel zo lang is als normaal, dan heb je hier een goede onderbouwing voor.
Vermeld ook duidelijk de privé gereden kilometers. Rij je dagelijks enkele kilometers om, om bijvoorbeeld even langs de bakker te gaan, vermeld dit dan ook (maximaal 500 km per jaar)!

Mocht je werkgever dit niet hebben, maak dan voor jezelf aan het begin van ieder nieuw jaar een overzichtelijk format in Excel, waar je gemakkelijk en snel dagelijks of wekelijks je kilometeradministratie in kan vullen.

De belastingdienst wil per rit het volgende van je weten:

Merk, type en kenteken auto (als dit iedere keer hetzelfde is deze gegevens slechts een keer benoemen)
Datum
Begin- en eindstand van de kilometerteller
Adres van vertrek en aankomst
Of het een privé of zakelijke rit is
Mits u niet de standaard route gereden heeft, de route die je gereden hebt

Geen zin om dit op de computer uit te werken of doe je dit net zo lief op je telefoon. Voor zowel IOS als Android zijn er handige app’s om je kilomterregistratie bij te houden. IOS gebruiks kunnen gebruik maken van de Ritmeter, RitCloud of Jalema KM Registratie app. Android gebruiks kunnen gebruik maken van CTA Rit Registratie of de Ritregistratie app.