Thema

HRM / P&O

Thema

Is een van de werkzaamheden die jij als directiesecretaresse hebt het vinden van nieuw personeel? En gaat het bedrijf waar je werkt internationaal opereren en zoeken ze daarvoor medewerkers, bijvoorbeeld voor de sales, in het buitenland? Hoewel je misschien precies weet hoe recruitment in eigen land werkt, is dit voor het buitenland een ander verhaal. Zo weet je misschien niet waar werkzoekenden te vinden zijn, hoe je deze moet benaderen en hoe het zit met arbeidscontracten. Daarnaast kan het ook een uitdaging zijn de nieuwe medewerkers goed te coachen. De oplossing? Schakel een internationaal recruitment bureau in.

Wat doet een internationaal recruitment bureau?

Wil het bedrijf waar je werkt hun producten of diensten ook in andere landen aan consumenten of bedrijven gaan leveren? Dan is het natuurlijk nodig dat er klanten in het desbetreffende land gezocht gaan worden. Vanuit in Nederland is dat lastig, zeker als er geen ervaring is met internationaal ondernemen. Het is dus belangrijk dat er lokaal goede salesmedewerkers gezocht gaan worden. Een internationaal recruitment bureau kan daarbij van grote dienst zijn. Hun specialisme is juist internationaal ondernemen. Ze zetten hun kennis, ervaring en netwerk in om het bedrijf waar je werkt internationaal succesvol te maken.

Internationaal de juiste (sales)mensen vinden

Personeel zoeken

Een internationaal recruitment bureau biedt een uitgebreid dienstenpakket. Allereerst kunnen ze bijvoorbeeld uitzoeken waar groeikansen liggen in het buitenland. Waar bevindt zich de doelgroep en hoe kan deze bereikt worden? Daarnaast zijn ze gespecialiseerd in allerlei zaken die komen kijken bij het inhuren van personeel in een ander land. Waar is goed personeel te vinden die de verkoop en omzet moet gaan realiseren, en die het leuk vinden om bij een internationaal opererend bedrijf te werken? Hoe zit het eigenlijk met arbeidscontracten en de salarisadministratie? En hoe kun je bijvoorbeeld een leaseauto regelen?

Coaching van internationale teams

Is er eenmaal personeel gevonden, dan is goede coaching nodig. Bij internationaal opereren krijg je als bedrijf immers te maken met andere mensen met andere culturen, gewoontes en werkwijzen. Als je je hiervan goed bewust bent, zie je pas welke nieuwe mogelijkheden en inzichten dit met zich meebrengt. Bewustwording en begrip stimuleer je bijvoorbeeld door middel van interculturele trainingen. Hierin leren het management en internationale salesteam zich te verdiepen in elkaars cultuur. De opgedane kennis komt natuurlijk ook gelijk ten goede van het inzicht in de cultuur van de klanten in het desbetreffende land.

Nederland staat bekend als sterk internationaal handelsland. Niet alleen grote, maar ook steeds mee kleine bedrijven zien kansen voor het afzetten van hun producten of diensten in het buitenland.

Ben je op zoek naar een nieuwe secretaresse of PA voor jouw organisatie? Kijk dan eens goed naar de mogelijkheden die tegenwoordig worden aangeboden. Het kan erg voordelig zijn en je ondertussen ook nog eens heel veel tijd besparen.
Onderstaand vind je vier manieren die interessant kunnen zijn voor jouw organisatie met de voor- en nadelen hiervan.

Op uitzendbasis

Een secretaresse op uitzendbasis heeft verschillende voordelen, met name wanneer je versterking nodig hebt voor een bepaalde periode. De organisatie wordt in juridisch opzicht niet de werkgever maar alle risico’s blijven bij het uitzendbureau liggen. Wanneer er vervanging nodig is in verband met ziekte zal het uitzendbureau hiervoor zorgen. Als organisatie ben je slechts verantwoordelijk voor het betalen van de factuur met gewerkte uren.

Wanneer je erg tevreden bent over de secretaresse, zal het een nadeel zijn dat de secretaresse niet bij jou in dienst is. Het is uiteindelijk voordeliger om zelf jouw secretaresses werkgever te zijn.

Detacheren

Detacheren en uitzenden hebben veel met elkaar gemeen. In tegenstelling tot het werken op uitzendbasis is detacheren vaak geschikter voor een langere periode.
De secretaresse zal in dit geval over veel ervaring beschikken en er is een mogelijkheid om de medewerker een week proef te laten draaien. Net als met het uitzenden liggen alle risico’s verder bij het uitzendbureau. Het uurloon ligt overigens vaak wel iets lager gezien het een langere periode betreft.

Werving & selectie

Met deze optie bespaar je voornamelijk veel tijd die je anders kwijt zou zijn aan een langdurige sollicitatieprocedure. Het bedrijf dat je inschakelt voor bemiddeling zal meerdere secretaresses voorstellen die volgens hen goed bij de organisatie passen. Wanneer er een geschikte kandidaat tussen zit zal deze uiteindelijk werknemer worden van jouw organisatie en ben je niets meer verschuldigd aan het uitzendbureau.

Contract op payroll

Bij payroll kies je ervoor om de nieuwe – of de bestaande secretaresse over te dragen aan een externe partij. Hiermee kies je ervoor om eigenlijk nergens aan verbonden te zitten. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om op elk moment de arbeidsovereenkomst te verbreken. Daarnaast zijn er geen administratieve afhandelingen en zal je geen salaris doorbetalen bij ziekte. Juridisch gezien ben je via deze weg niet de werkgever van jouw nieuwe secretaresse.

Bij veel uitzendbureaus zijn er ook studenten op afroep basis in te huren. De uurtarieven van deze krachten liggen laag en zijn uitermate geschikt voor administratieve klusjes of bijvoorbeeld als studentchauffeur.

Er zijn talloze redenen voor ontslag denkbaar: zo kan jouw functie wegvallen door herstructureringen, pas je volgens de werkgever niet langer in het team of vindt deze dat je onvoldoende functioneert. In dergelijke gevallen zal de werkgever er dan voor kiezen om jouw arbeidsovereenkomst te beëindigen en jou een ontslagvoorstel te overhandigen. Dit voorstel hoef je uiteraard niet zomaar te aanvaarden: een goede onderhandelaar kan immers meer halen uit dat voorstel. Onthoud wel: een constructieve oplossing is meestal het beste voor alle partijen.

Ontslag met wederzijds goedvinden: de vaststellingsovereenkomst

Wanneer jouw werkgever de arbeidsovereenkomst wenst te beëindigen, zal hij dat dus meestal doen aan de hand van een ontslagvoorstel. Het doel is om uiteindelijk een overeenkomst te bereiken tussen beide partijen. Deze overeenkomst noemen we de vaststellingsovereenkomst. Slechts nadat alle partijen hun handtekening hebben gezet, zullen jullie wegen scheiden. Het ontslag met wederzijds goedvinden noemen we het daarom ook wel eens.

Bij deze vaststellingsovereenkomst heb je als werknemer ruimte om te onderhandelen. Zo zijn er zeker enkele aandachtspunten. Denk maar aan de ontslagvergoeding en de gevolgen voor een eventuele WW-uitkering. Indien nodig schakel je daarom best externe hulp in. Vaak zal de werkgever (een deel van de) juridische kosten willen betalen indien dat uiteindelijk kan resulteren in een gezamenlijk akkoord.

Aandachtspunten bij de vaststellingsovereenkomst

In de eerste plaats zal je uiteraard het ontvangen voorstel goed moeten bestuderen of win je hier het nodige advies voor in. Zelfs al lijkt het jou op het eerste gezicht een goed voorstel: wacht toch nog maar even met het ondertekenen ervan!

Terwijl jij misschien voornamelijk aandacht hebt voor de volledigheid en de juistheid van de ontslagvergoeding en de opzegtermijn, zijn er immers ook talloze andere aandachtspunten die je best meeneemt bij de verdere onderhandelingen. Zo kunnen er regelingen getroffen worden omtrent de niet opgenomen vakantiedagen. Misschien wil de werkgever toch maar gewoon afstand doen van dat concurrentiebeding? En wat met die smartphone, de laptop of de leasewagen: mag je die dan behouden? Ook dergelijke elementen kunnen een onderdeel vormen van de vaststellingsovereenkomst. Opdat je later niet meer voor ongewenste verrassingen komt te staan, dring je best ook aan op de toevoeging van een finale kwijting.

Wanneer heb ik recht op WW-uitkering?

Na het ontslag kan een onzekere financiële periode dreigen. Daarom ben je best maar zeker van jouw WW-uitkering. Om recht te hebben op zo’n WW-uitkering moet de vaststellingsovereenkomst aandacht hebben voor onderstaande punten.

Zo moet aangegeven worden dat je niet ontslagen werd omwille van dwingende redenen én dat het initiatief afkomstig was van de werkgever. Ook dient de correcte opzegtermijn te worden gerespecteerd. Indien dat laatste niet het geval is, loop je mogelijks het risico op een periode zonder inkomen. Wanneer je ziek of zwanger bent, zijn er nog enkele andere risico’s voor jouw uitkering. In dergelijke gevallen win je daarom altijd professioneel advies in bij een specialist.

Komen jullie tot slot niet tot een overeenkomst? Dan hoeft dat nog niet te betekenen dat het bestaande contract gewoon blijft gelden. De werkgever kan nu via de kantonrechter of het UWV toch nog het ontslag proberen af te dwingen. Dat is risicovol voor zowel jou als jouw werkgever. Misschien toch maar kiezen voor een goede vaststellingsovereenkomst?

Wat weten we nu eigenlijk over buitengewoon verlof? De meesten van ons zullen er al wel het een en ander van gehoord hebben, toch gaan we het even helemaal doornemen. Bij buitengewoon verlof hebben we het onder andere over verlof voor een verhuizing, huwelijk of een begrafenis. Toch is bijzonder verlof niet wettelijk geregeld. Wanneer een werknemer recht heeft op buitengewoon verlof staat in uw contract, cao of arbeidsovereenkomst.

Noodsituaties
Bij een noodsituatie is een werkgever verplicht om jou verlof te geven. De werknemer heeft recht op calamiteiten- of kort verzuimverlof als er iets belangrijks aan de hand is. Een acute ziekenhuisopname van een familielid, een sterfgeval, een bevalling of bijvoorbeeld de waterleidingen die bij jou thuis geknapt zijn.

Bijzonder/buitengewoon verlof
Voor andere ‘belangrijk momenten’ dan bij de noodsituatie genoemde voorvallen genoemd, is er vaak een regeling binnen het bedrijf voor buitengewoon verlof. Het buitengewone verlof is iets extra’s buiten de wettelijke regels. Het bedrijf zelf bepaald welke verlofredenen er binnen het buitengewoon verlof opgenomen worden. Veel voorkomende buitengewone verlofredenen zijn:

  • Overlijden van echtgenoot/partner of kind: hiervoor krijg je in de meeste gevallen de dag van overlijden t/m de dagen van de begrafenis vrij
  • Overlijden van (schoon)ouders, kleinkind, broers/zussen, zwager/schoonzus: hiervoor krijg je meestal de dag van overlijden en de dag van de begrafenis vrij
  • Overlijden andere familieleden dan bovengenoemd: hiervoor krijg je de dag van de begrafenis vrij.
  • Ondertrouw van de werknemer zelf: hiervoor krijg je 1 dag vrij
  • Voor je eigen huwelijk krijg je 2 dagen vrij
  • Voor het huwelijk van jouw broer, zus, ouder of kind krijg je 1 dag vrij
  • Ook voor viering van een 25 of 40 jarig huwelijk krijg je vaak 1 dag vrij
  • Verhuizing, hiervoor staan maximaal 2 dagen per jaar
  • Afleggen examen dat noodzakelijk is voor het werk dat je uitvoert

Aanvragen bijzonder verlof
Over het aanvragen van bijzonder verlof is wettelijk ook niets vastgesteld. Intern zijn hier vaak wel afspraken over. Als bedrijf is het belangrijk om de regels over het aanvragen van bijzonder verlof duidelijk vast te leggen. Als werknemer is het belangrijk om deze dagen zo vroeg mogelijk aan te geven. Zorg ervoor dat je een schriftelijke bevestiging ontvangt van de bijzondere verlofdag die je opneemt. Mocht er een noodgeval plaatsvinden en is het niet mogelijk om het op dat moment aan uw baas door te geven? Geen paniek, dit mag geen reden van ontslag zijn. Probeer het wel zo snel mogelijk door te geven.

Als je ontslagen wordt of ontslag neemt geld er een wettelijk termijn waar jouw werkgever en jij je aan moeten houden.

Ben je ontslagen? Vaak is de opzegtermijn in jouw contract of in de CAO vastgelegd. Als dit niet het geval is dan gelden er wettelijke regels waar een werkgever zich aan moet houden.

  • Korter dan 5 jaar in dienst – dan geldt er een opzegtermijn van 1 maand
  • 5 – 10 jaar in dienst: dan geldt er een opzegtermijn van 2 maanden
  • 10-15 jaar in dienst: dan geldt er een opzegtermijn van 3 maanden
  • Langer dan 15 jaar in dienst: dan geldt er een opzegtermijn van 4 maanden

Neem je zelf ontslag, dan gelden bovenstaande opzegtermijnen niet. Er geldt dan een opzegtermijn van 1 maand, tenzij anders in je contract opgenomen is. Zit je nog in je proeftijd, dan gelden deze regels niet.

Meer weten over het ontslagtermijn? Kijk dan eens op de site van de rijksoverheid.

In de huidige tijd zou je toch denken dat de zakelijke dresscode en overige zakelijke enquette overal vrijwel hetzelfde is. Toch is dit niet helemaal waar, er zijn bepaalde regels je goed moet opvolgen als je een zakelijk gesprek hebt in Japan.

Dat kleding voor een zakelijk gesprek conservatief en netjes moet zijn is over het algemeen wel bekend, maar het zit hem juist in de kleine dingen. Om jullie te helpen heb ik een overzicht gemaakt van de meest bijzondere etiquette in Japan.

Kleding
Ga je naar Japan, reken er dan maar op dat je regelmatig je schoenen uit moet doen. Hier in Nederland kunnen we onze versleten sokken goed verbergen, maar in Japan helaas niet. Koop daarom even een nieuwe set sokken voordat je naar Japan gaat. Ook is het aan te raden om schoenen te dragen die makkelijk aan en uit te trekken zijn. Laat bij voorkeur je hoge hakken thuis.

Visitekaartje
Bij een eerste bezoek geef je vaak je visitekaartje af. Het is belangrijk om het kaartje aan te geven met de Engelse tekst naar boven. Heb je een kaartje met zowel een Engelse tekst al een Japanse tekst, zorg dat dat de Japanse tekst naar beneden is en de Engelse tekst boven is. Doe je toch de Japanse tekst boven dan kan je de andere persoon beledigen, door ervan uit te gaan dat zijn/haar Engels niet zo goed is.

Hand schudden
Japanners weten dat wij Nederlanders niet buigen, maar elkaar de hand schudden. Buig dan ook niet, maar geef de andere persoon een hand. Aan de buiging zitten namelijk strikte regels die nauwkeurig opgevolgd moeten worden. Doe je de buiging fout, dan kan dit beledigend overkomen. (Japanners krijgen hier niet voor niets les in op school). Maakt de andere persoon toch een buiging, geeft hem/haar dan een klein knikje terug.

Cadeautje
Japanners waarderen cadeautjes heel erg. Het gaat hierbij niet om de prijs van het cadeau, maar om de intentie. Zo zou ik bijvoorbeeld iets kunnen geven als Delfts Blauw of een fotoboek van Kinderdijk. Tevens is het belangrijk om het cadeau mooi in te pakken, het gaat namelijk om de intentie. Het is handig om wat extra kleine cadeautjes mee te nemen, je weet immers nooit wie je tegenkomt.