Tag

HNW

Browsing

Steeds vaker lees ik dat het secretaressevak door Het Nieuwe Werken overbodig gaat worden of zelfs gaat verdwijnen. Vaak wordt hierbij uitgegaan van een ‘eenvoudige’ secretaresse die de agenda beheert, de post doet en de telefoon aanneemt. Een secretaresse die afhankelijk is van haar manager. Maar is een secretaresse met deze benaming en in deze vorm niet achterhaald? En vraagt Het Nieuwe Werken niet om ‘De Nieuwe Secretaresse’?

De kern van Het Nieuwe Werken is dat medewerkers zelf bepalen hoe, waar en met wie ze hun werkzaamheden uitvoeren, aangestuurd worden op hun resultaten en steeds meer in tijdelijke netwerken en projecten functioneren. Dat vraagt juist om een flexibele, professionele spin in het web.

Daarbij komt dat uit de markt het signaal komt dat bekwame en zelfstandig functionerende secretaresses schaars zijn. Managers hebben behoefte aan een secretaresse in de functie van professioneel ondersteuner. Niet voor niets wordt bij werving- en selectiebureaus uitgebreidere competenties en, bij voorkeur, hbo-geschoolde secretaresses gevraagd. Daarnaast ben ik van mening dat het ook de taak van secretaresses is om managers te leren samenwerken met professionele ondersteuning. Hierdoor krijg je een intensivering en dus verbetering van de samenwerking.

Iemand beschreef dat zijn secretaresse een ‘filterfunctie’ (omdat ze weet wat hij/zij wel
en niet wil) en een meedenkfunctie (zou je dat wel doen of zou je dat en dat nog doen?) heeft en hem daarmee helpt zijn klussen voor elkaar te krijgen. Een manager en een secretaresse hebben allebei hun eigen vakmanschap en dat moet je op elkaar afstemmen. Ook heeft de secretaresse een belangrijke sociale functie binnen een organisatie. Zij weet wat er speelt binnen en kan eventuele signalen doorgeven aan haar manager om zo een brug te slaan tussen hem/haar en de collega’s. Dat rollen veranderen is duidelijk maar of de secretaresse verdwijnt? Ik denk het niet.

In tegendeel, Het Nieuwe Werken vraagt om ‘De Nieuwe Secretaresse’!

Dit artikel stond in het PAmagazine en is geschreven door Rasja Post  Eigenaar Professional Office Support.
www.rasjapost.nl

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

“Veel mensen denken dat nee zeggen altijd negatief is, maar dat is niet per definitie waar.”

Vindt u dat uw werk steeds meer van uw vrije tijd opslokt? Als dat zo is, bent u beslist niet de enige. Het aanleren van een aantal goede gewoonten helpt u echter meer balans in uw levensstijl te krijgen. Een goede balans tussen werk en privé is belangrijk.

Gewoonte 1: Laat uw waarden uw beslissingen bepalen

Realiseert u zich wat u het belangrijkst vindt en hoe u uw prioriteiten stelt bij belangenconflicten? Kunt u aangeven wat u de hoogste prioriteit geeft als iemand u daarnaar zou vragen? Als u deze waarden voor uzelf niet helder heeft, loopt u het risico dat u gemakkelijk in situaties belandt, waarin u zich uit uw evenwicht voelt, omdat u te veel tijd besteedt aan zaken die voor u eigenlijk minder belangrijk zijn.

Gewoonte 2: Hou tijd vrij voor ontspanning, en plannen

Veel mensen die onder spanning leven hebben het gevoel dat ze bijna helemaal opslokt worden door het dagelijks leven en te weinig aan nadenken toekomen. De beste manier om dat laatste veilig te stellen is er bewust tijd voor vrij te maken in uw agenda. Veel mensen hebben er enorm baat bij als ze elke week een bepaalde tijd inplannen voor ontspanning, denken en plannen.

Gewoonte 3: Maak een weekplan

Om een balans te vinden, helpt het als u een weekplan opstelt. Voor veel mensen gaat er zowel zakelijk als privé een heel nieuwe wereld open als ze iedere week hun prioriteiten noteren.

Gewoonte 4: Durf nee te zeggen

Veel mensen denken dat nee zeggen altijd negatief is, maar dat is niet per definitie waar. Als u consequent nee zegt tegen alles wat niet overeenkomt met wat u wilt bereiken dan komt u doelgericht over. Anderen zullen denken dat u weet wat u wilt en eerlijk bent. Als u ja zegt tegen iets waarvoor u geen tijd heeft, is het risico groot dat u het afraffelt of zelfs helemaal niet voor elkaar krijgt.

Checklist om een grens tussen werk en privé te trekken

Het is overduidelijk dat werk mee naar huis nemen stress in de hand kan werken. Om thuis werken zo aangenaam mogelijk te maken kunt u:

  • Uw werk verdelen over de stapeltjes ‘kan’, ‘zou moeten’ en ‘moet’. Als u dit heeft gedaan, loopt u door het stapeltje ‘moet’ heen om te zien of iets naar de andere stapels kan. Hierna hoeft u alleen de ‘moet’-stapel maar mee naar huis te nemen.
  • Thuis een bepaalde tijd voor uw werk reserveren en u daar dan ook aan houden. Anders gaat het werk steeds meer van uw tijd en gedachten in beslag nemen.
  • Uzelf ervan verzekeren dat ze thuis tijd hebben om naar u te luisteren voor u over uw werk begint. U kunt er zonder er erg in te hebben over gaan praten, maar als zij niet geïnteresseerd zijn, heeft u niet hun volle aandacht.
  • De verleiding weerstaan om uw e-mail of je voicemail te controleren als u thuis bent. Dit is ook een vervagende factor tussen werk en vrije tijd.
  • Ervoor zorgen dat u een hobby heeft die niets met uw werk te maken heeft. Zonder een hobby zegt u algauw tegen uzelf: ‘Ik heb niets beters te doen, dus ik kan vandaag net zo goed gaan werken’.

StepStone.nl

Definitie: “Het Nieuwe Werken is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een beter(e) inrichting en bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek(ken), de organisatiestructuur en – cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager.” – Dik Bijl, ‘Ambassadeur voor het Nieuwe Werken’ (Microsoft).

Terug in de tijd
Werken is allemaal begonnen met fabrieksarbeid. De mens zorgde ervoor dat de machines goed konden doordraaien en functioneren. Dit tijdperk startte rond het jaar 1700. De werknemers werden streng in de gaten gehouden en hadden weinig vrijheid. Zo’n 300 jaar later ontstonden de eerste kantoren. Hier kregen medewerkers een vaste werkplek, vaste werktijden en vaste taken. De voorgeschreven processen moesten nauwkeurig worden uitgevoerd.

De kantoormedewerker bestaat vandaag de dag nog steeds, toch heeft deze functie een grote verandering ondergaan in de loop der jaren. Werknemers krijgen tegenwoordig bepaalde doelen voorgeschoteld. Ze zijn er veel vrijer in geworden, hoe deze doelen behaald gaan worden. Het gaat de werkgever voornamelijk om het eindresultaat. Hierdoor heeft de werknemer veel meer vrijheid gekregen.

Werken is leuk!
Het vertrouwen dat de baas in zijn medewerker heeft is ontzettend gegroeid. De mens wordt gelukkig niet meer gezien als een wezen dat alleen maar werkt voor het geld om van te kunnen leven, mensen hebben tegenwoordig ook plezier in het werk. Werk geeft je immers het gevoel dat je je nuttig kunt maken in de samenleving, het zorgt voor sociale contacten, persoonlijke groei, het geeft je zekerheid, waardering en zo kun je vast nog wel een aantal andere redenen bedenken waarom werken leuk is!

Het Nieuwe Werken?
De nieuwste technologieën maken het mogelijk op een ander manier samen te werken. Het Nieuwe Werken biedt werkgevers en werknemers de mogelijkheid flexibeler om te gaan met de werkomgeving en de arbeidstijd. Mensen krijgen hierdoor meer vrijheid, wat ervoor zorgt dat mensen zich prettiger voelen. Bovendien wordt de organisatie hierdoor productiever.

De mens staat bij Het Nieuwe Werken centraal. Het Nieuwe Werken zorgt voor meer openheid, betrokkenheid en vertrouwen. Mensen bepalen zelf wanneer, waar en hoe zij willen werken. Uiteraard dient een werknemer nog steeds aan verwachtingen van zijn leidinggevende te voldoen. Bedenk eens welke voordelen Het Nieuwe Werken alleen al met zich meebrengt als je kinderen hebt.
Het Nieuwe Werken brengt voor de werknemer ook een nieuwe uitdaging met zich mee. Informatie en kennis is altijd en overal beschikbaar. Nu moet je ervoor zorgen dat je deze op het juiste moment, op de juiste plaats en voor de juiste mensen beschikbaar hebt.

De gevolgen
De technische ontwikkelingen mogen dan wel de aanleiding zijn tot het nieuwe werken, de gevolgen zijn veel fundamenteler. Deze hebben betrekking op onze cultuur, de maatschappij, de economie, de overheid etc.

Microsoft Nederland heeft het nieuwe werken al enige jaren geleden ingevoerd. Wat het hun oplevert?
• De collega’s zijn vitaler, doordat ze meer controle hebben over hun werkdruk halen ze meer uit zichzelf.
• De collega’s doen meer in minder tijd. Ze kunnen thuiswerken, files vermijden of videovergaderen.
• Collega’s worden aangestuurd en beoordeeld op resulaten, niet op aanwezigheid.
• Nieuw talent krijgt de ruimte.
• De organisatie is groener en (kosten)efficiënter door minder reistijd, kantoorruimte en digitale processen (ipv papier).

Het Nieuwe Werken en de Secretaresse
Lijkt Het Nieuwe Werken jou wel wat? Praat er eens over met je baas. Misschien kun je hem wel enthousiast maken. Er is niet één manier om Het Nieuwe Werken in alle organisaties in te voeren, in de praktijk is iedere organisatie immers anders. Wel is duidelijk dat functies door het nieuwe werken zullen veranderen. Het secretariële vak zal er uiteraard ook anders uit gaan zien.

De afgelopen jaren is er natuurlijk al heel veel veranderd. Je loopt niet meer naar je collega toe om iets te vragen, je belt of vaker nog stuur je een mailtje. De communicatie is al veel minder persoonlijk geworden. Maakt het daarom niet uit of je thuis zit of op kantoor? De secretaresse is de spil van de organisatie, maar wat als zij niet meer fulltime aanwezig is? Hoe blijf je dan op de hoogte van wat er speelt in het bedrijf? Hoe blijf je de rechterhand van je baas?

Meer informatie over het nieuwe werken vind je op Microsoft.com en Werken20.nl.

Heb jij al ervaring met het nieuwe werken? Hoe bevalt dit? Of zit je erover te denken om flexibeler te gaan werken? Deel hier je ervaringen met ons!

Zelf werktijden bepalen is voor kandidaten belangrijker dan thuiswerken. Dat blijkt uit een onderzoek van adviesbureau TNO en uitzendbureau Unique onder 3.070 werkzoekenden.

Het onderzoek maakt duidelijk welke elementen van Het Nieuwe Werken kandidaten interessant vinden. Zo kregen werkzoekenden de vraag voorgelegd welke factoren een nieuwe werkgever aantrekkelijk maakt.

Lees verder: Zelf werktijden bepalen belangrijker dan thuiswerken, Personeelslog.nl, september 2012

Wanneer een organisatie het-nieuwe-werken doorvoert, daalt de betrokkenheid van medewerkers. Hun tevredenheid blijft gelijk. Dat zijn de belangrijkste conclusies uit onderzoek dat Effectory voor IntermediairPW uitvoerde binnen 245 Nederlandse organisaties met in totaal 70841 medewerkers. 

Lees verder: Jolein de Rooij,  Betrokkenheid medewerkers daalt door HNW, Intermediairpw.nl, juli 2012

Het Nieuwe Werken (HNW) wordt door de een geprezen en de ander vermeden. Is het wel zo voordelig als gedacht? Wat zijn dan de succesfactoren of juist de faalfactoren? Uiteindelijk komt het er op neer: hoe kan ik beter functioneren? Dit stelt Mervyn Nankoe van Dreamjob.

Het Nieuwe Werken is een verzamelnaam van diverse manieren van slimmer, efficiënter en effectiever werken, toepassen van Web 2.0, gebruik maken van nieuwe technologieën; experimenteren met nieuwe vormen van samenwerking, maar ook nieuwe manieren van leidinggeven; minder hiërarchie; meer eigen verantwoordelijkheid; meer delegeren en meer overlaten aan eigen creativiteit en oplossingsgerichtheid. In de laatste paar maanden zijn er meerdere onderzoeken geweest naar HNW. Ze beschijnen verschillende aspecten van het totaal, met een opmerkelijk grote overeenkomst.

Lees verder: Het nieuwe werken, een verrijking of verarming? managersonline.nl juni 2012