Thema

Samenwerkende secretaresses

Thema

Je kopje aan het einde van de dag in de vaatwasser zetten, niet ieder kwartier gaan roken en je eigen zooi opruimen. De ongeschreven regels, je ‘hoeft’ je er niet aan te houden maar je kan er wel veel frustraties en irritaties mee voorkomen. Veel ongeschreven regels zullen voor jou niet meer dan normaal zijn, maar helaas doen sommige mensen precies het tegenovergestelde. 

Waarschijnlijk ken je de meeste ongeschreven regels wel, toch heb ik hieronder een lijstje gemaakt van de meest voorkomende ongeschreven regels? Herken jij ze? Zo ja, dan is er vast iemand bij jou op kantoor die de regels aan zijn of haar laars lapt.

1. Mobiele telefoon op het werk
Zet je telefoon op stil of op de trilfunctie zodat andere collega’s hier geen last van hebben. Privé gesprek? Probeer deze zoveel mogelijk buiten het werk te voeren. Het is voor collega’s frustrerend als jij de hele dag privé gesprekken voert, terwijl zij hard aan het werk zijn. Toch een privé gesprek, loop dan even weg.

2. Rookpauze
Dé grootste irritatie van niet-rokers. Mensen die ieder half uur even 5 minuten naar beneden gaan om een sigaret te roken. Reken maar uit, 2 keer per uur 5 minuten is al 10 minuten per uur en dat dan de hele dag. Terwijl de niet-roker wel doorwerkt. Om dit soort irritaties te voorkomen is een rookfrequentie een goede optie. Maximaal 3 korte rookpauzes per dag. Echter kan het handig zijn om deze ‘ongeschreven regel’ om te zetten naar een  geschreven regel.

3. Privépost naar het werk versturen
Verwacht je een leuk jurkje maar ben je bang dat deze afgeleverd wordt op het moment dat jij aan het werkt bent. Check even op jouw werk of het oké is als je per uitzondering een privé pakketje naar jouw werk laat versturen.

4. Privé surfen
Dat je een keertje je e-mail checkt, oké. Maar er zijn mensen die meer privé- surfen dan dat ze zakelijk bezig zijn. Even een filmpje kijken, kort een spelletje spelen of een vakantie zoeken en boeken. Het werktempo gaat hierdoor flink omlaag en bij collega’s in de buurt zal dit veel irritatie opwekken. Privé surfen, wacht dan even totdat je weer thuis bent.

5. Hardop muziek luisteren
Muziek luisteren kan af en toe best fijn zijn als je jouw functie dat toelaat. Maar bedenk dat niet iedereen het fijn vind om muziek te luisteren. Sommige mensen kunnen zich door muziek slecht concentreren op hun werk. Daarbij heeft iedereen natuurlijk ook een verschillende muzieksmaak. Overleg daarom goed met je collega’s of iedereen het ermee eens is als je even muziek luistert. Een goed alternatief is om muziek via je oortjes of koptelefoon te luisteren. Let wel op dat je hierdoor slechter bereikbaar bent voor collega’s.

6. Afwas
Veel bedrijven hebben niet het geld om dagelijks iemand in te huren die al het vaat verzameld en de chaos in de keuken opruimt. Om te voorkomen dat het een slagveld wordt en dat steeds dezelfde persoon de keuken opruimt geld op veel kantoren de ‘ongeschreven regel’ dat iedereen zijn eigen vaat in de vaatwasser moet zetten. Stel voor het uitpakken en voor de overige taken een corvee rooster op.

Laat de werkdag van een collega goed beginnen en geef een compliment! Iedereen kan een welgemeend compliment wel waarderen.  Dus waarom zouden we niet iedere dag, aan het begin van onze werkdag een compliment naar een ander maken. Je zult zien dat het een ander opfleurt en… dat als je de complimenten echt meent, je er uiteindelijk ook veel terug voor zult krijgen!

Waar kan je een compliment over maken

  • Kleding/uiterlijk
  • Opgewerkt humeur/vrolijke uitstraling
  • Prestatie
  • Karakter
  • Hoe iemand met een ander omgaat/gedrag

Hoe laat je een compliment welgemeend klinken

  • Spreek vanuit jezelf
  • Spreek direct tot de juiste persoon, niet in groepsverband een algemeen compliment
  • Breng het enthousiast
  • Doe het op een manier die bij jou past
  • Zorg voor de juiste timing
  • Breng het compliment belangeloos, je hoeft er immers niets voor terug te hebben
  • Ga niet overdrijven
  • Benoem details
  • Benoem waarom je iets aan een ander waardeert

Ik wens je een hele fijne werkdag en vergeet niet… Je bent prachtig zoals je bent!

 

Tegenwoordig werken we steeds minder op kantoor. Door de vele mogelijkheden is dat  geen probleem meer. Dankzij allerlei digitale hulpmiddelen kunnen we ondanks de afstand nauw met elkaar samenwerken. Een handige app om op afstand samen te werken is Viadesk, een handig programma om op afstand samen te werken, documenten te delen en te zien waar iedereen mee bezig is.

Viadesk zorgt voor een overzichtelijke en snelle samenwerking. Je hoeft niet meer alles naar iedereen door te mailen en om te komen in de e-mails, waardoor het overzicht zoek raakt. Mogelijkheden van de app

  • Documenten opslaan in de daarvoor bestemde mappen
  • Projectupdates delen, zodat iedereen weet waar je mee bezig bent. Collega’s kunnen hierop reageren, waardoor er een discussie op gang kan komen. Iedereen weet op deze manier van elkaar waar hij/zij mee bezig is.
  • Gezamenlijke agenda, zodat je altijd van iedereen weet waar hij/zij (mee bezig) is. Ook kan je afspraken voor anderen inplannen, mijlpalen toevoegen en laten zien waar je zelf mee bezig bent.
  • Toegang per persoon instellen. Natuurlijk hoeft niet iedereen overal bij. Om te voorkomen dat iedereen zich overal mee bemoeit, kun je instellen wie waar toestemming voor heeft.

Deze app is te downloaden voor IOS en gratis tot 5 personen.

Verras je collega secretaresse’s met een heerlijke Hippe Fruitmand! In samenwerking met Hippefruitmand.nl geven wij 2 heerlijke Hippe Fruitmanden weg.

Hoe maken jouw collega’s kans op deze heerlijke Hippe Fruitmand?

  • Schrijf je in voor het secretaresse onderzoekspanel op secretaresseonderzoek.nl
  • Vertel ons waarom jouw collega’s deze Hippe Fruitmand verdienen!

Donderdag 4 juni 2015 maken wij de winnaars bekend! 

Goedemiddag secretaresses!

Het is weer vrijdagmiddag en dat betekent dat wij weer een leuke tip voor jullie klaar hebben staan. Deze keer een website met handige tips, documenten en lijstjes om je te helpen met het begeleiden van een stagiaire.

Hoe begeleid je een stagiaire?
Het goed begeleiden van een stagiaire is erg belangrijk. Niet alleen zodat hij/zij jou goed kan ondersteunen, maar ook zodat de stagiaire zoveel mogelijk uit zijn/haar stage kan halen. In essentie is een begeleidingsgesprek een ‘hoe gaat het?”-gesprek. De voortgang van het werk en het leerproces staan centraal. Het is dan ook geen vrijblijvend praatje. Een begeleidingsgesprek leidt tot afspraken en acties die meehelpen aan het realiseren van de afgesproken doelstellingen. Op Stagewerkt.nl/begeleiding vind je alles over het begeleiden van een stagiaire.

Heb jij een goede tip die je graag met andere secretaresses wil delen? Of heb je iets meegemaakt waarvan je zelf vindt dat je het goed opgelost hebt? Laat het ons weten en mail je tip naar l.kraaijeveld@businessbookers.nl