Heb je de eervolle taak gekregen om een bedrijfsfestival te organiseren? Bij de organisatie van een dergelijk evenement dient met verschillende factoren rekening te worden gehouden. Kies je er bijvoorbeeld voor om het festival binnen het kantoor te organiseren, of kies je voor een externe locatie? Wat is een geschikt moment voor een dergelijk evenement? Wat kan er en mag er nu wel en wat is niet mogelijk. Vaak wordt een bedrijfsfestival georganiseerd om de successen van het afgelopen jaar, of bijvoorbeeld een jubileum te vieren. In dit artikel lees je meer over het op efficiënte wijze opzetten van een dergelijk festival.
Tip: kijk alvast eens op internet naar foto’s van andere evenementen! Wellicht geeft het je inspiratie voor de organisatie van je eigen bedrijfsfestival.
Creëer een team van verschillende disciplines
Het is verstandig om verschillende afdelingen van het bedrijf bij de organisatie van een bedrijfsfestival te betrekken. Mocht je zelf niet in direct contact met de directie van het bedrijf staan, dan is het slim om de directiesecretaresse hierbij te betrekken. Zij kan de brug tussen het organiserende team en de directie vormen, als er bijvoorbeeld toestemming nodig is voor budgetten of het gebruik van een ruimte in het bedrijfspand. Daarbij zou er iemand van de financiële afdeling en bijvoorbeeld het HR-team betrokken moeten zijn. Heb je het team compleet? In dat geval kun je zoeken naar een geschikte locatie en datum.
Locatie en datum selecteren voor je festival
Zoals reeds beschreven werd, is het slim om het festival op een logisch moment te organiseren. Denk aan de periode een paar weken voor de zomervakantie, of bijvoorbeeld een paar weken na de jaarwisseling. Net voor de zomer vier je dat de vakantie bijna begint, net na de jaarwisseling wordt het succes uit het afgelopen jaar gevierd. Ook op de dag waarop het bedrijf georganiseerd werd, zou je een bedrijfsfestival kunnen plannen. Zeker als het bedrijf dit jaar vijf of bijvoorbeeld tien jaar bestaat.
Vanzelfsprekend is het gebruik van het bedrijfspand de goedkoopste optie, wanneer je een bedrijfsfestival organiseert. Niet ieder bedrijfspand biedt echter voldoende ruimte. In dat geval kun je naar alternatieven in de omgeving zoeken. Zorg dat de locatie goed bereikbaar is met de auto en het openbaar vervoer!
Aankleding en hulpmiddelen voor op de locatie
Nu je een locatie gevonden hebt, is het zaak om leveranciers te benaderen. Schakel bijvoorbeeld een leverancier in voor de catering tijdens het bedrijfsfestival. Er moeten immers voldoende hapjes en drankjes zijn! Daarbij wil je wellicht voor een gezellige aankleding zorgen. Huur een partij in om de verlichting te organiseren. Dergelijke partijen zorgen in het geval van een festival met artiesten doorgaans ook voor de bediening van de verlichting.
Zelf kun je ook de handen uit de mouwen steken en helpen bij het aankleden van de ruimte. Zorg voor een kleine trap en bijvoorbeeld een steekwagen van aluminium. Deze hulpmiddelen maken het aankleden van de locatie een stukje makkelijker! Daarbij komt de steekwagen van pas als je bijvoorbeeld een muziekinstallatie naar binnen wilt rijden, of zelf voor de hapjes en drankjes zorgt tijdens het bedrijfsfestival.
