Een zakelijke mail schrijven in het Engels kan net zo belangrijk zijn als een zakelijke brief per post. Niet voor niets komen veel van de schrijfregels van het schrijven van een zakelijke brief dan ook weer terug als regels voor het schrijven van een zakelijke mail. Eigenlijk is het enige dat echt verschillend is, de verzendmethode.
Een formele aanhef gebruiken
Hoewel we geneigd zijn om in een e-mail wat informeler te zijn, kunnen de Engelsen dat niet echt waarderen als het gaat om een zakelijke brief. Een zakelijke brief beginnen met ‘Hi’ of ‘Hello’ is dan ook echt een no-go. Schrijf je een kort e-mailtje in informele sfeer, dan kan ‘Hi’ of ‘Hello’ natuurlijk wel. Maar anders hebben andere standaardzinnen en aanspreekvormen de voorkeur.
Je kunt natuurlijk beginnen met ‘Dear’ of met ‘Mr’, ‘Mrs’, ‘Miss’, ‘Sir’ of ‘Madam’. Welke je gebruikt, hangt af van hoe goed je die persoon kent. ‘Mr’ kun je bij een man altijd gebruiken, maar hoe zit dat bij ‘Ms’, ‘Mrs’, en ‘Miss’ bij een vrouw? Je gebruikt ‘Ms’ bij iemand waarvan je niet weet of diegene getrouwd is. ‘Mrs’ gebruik je bij iemand waarvan je weet dat ze getrouwd is, en ‘Miss’ voor iemand waarvan je weet dat ze niet getrouwd is.
Pas tegenwoordig op met het gebruiken van een aanhef. Een naam kan mannelijk of vrouwelijk lijken, maar de ontvanger van de e-mail hoeft zich natuurlijk niet zo te identificeren. Wil je zeker weten dat je het goed doet, gebruik dan ‘Dear Sir/Madam’. Dan is het aan de lezer om te kiezen. Het wordt gezien als zeer beleefd en bovendien zakelijk correct.
Begin je e-mail correct
Je zakelijke e-mail moet correct beginnen. Bedank de andere partij voor het sturen van een e-mail, of bied je excuses aan dat het antwoord even heeft geduurd. Mail je voor de eerste keer? Maak dan duidelijk hoe je aan het e-mail adres komt: ‘Your name was given to me by (naam)’, ‘I have found your e-mail address on your website’, of ‘Further to our telephone conversation’ als het e-mailadres in een telefoongesprek is gegeven.
Maak duidelijk waarom je schrijft. Daarvoor gebruiken we doorgaans twee vormen: ‘I am writing in connection’ of ‘I am writing with regard to’. Zo is het meteen duidelijk waarom je mailt.
Kom al snel ter zake
Nu is het tijd om de daadwerkelijke boodschap over te brengen. Vraag of de ontvanger iets voor je kan doen (‘I wonder if you could’), of bevestig iets: ‘I’d like to confirm’ to. Er kunnen allerlei redenen zijn waarom je mailt, en deze alinea hangt dus geheel af van je boodschap. Draai niet om de hete brij heen, maar kom vrij snel ter zake. Lange brieven zijn, ook bij de Engelsen, niet nodig. Wel gaat het om de manier waarop je dingen verwoord. Dingen verwoorden gebeurt vaak wel met een klein omweggetje: ‘I am delighted to tell you that’, wordt vaak voor een zin gebruikt.
Gebruik je dagen en maanden in je boodschap, dan is het belangrijk dat je erom denkt dat deze met een hoofdletter moeten worden geschreven: ‘I would like to schedule a meeting for Monday’ moet dus met een hoofdletter. Kleine letters gebruiken bij dit soort woorden, wordt als onzorgvuldig en halfslachtig gezien.
Geef je e-mail een goed slot
Geef je e-mail een goed slot. Qua e-mail lijkt je slot gewoon op het slot van een formele brief. Geef bijvoorbeeld aan dat je contactpersoon je altijd een mail terug mag sturen voor meer informatie: ‘Do not hesitate to contact us again if you require any further information’, of ‘Please feel free to contact me’. Natuurlijk is het ook beleefd om alvast uit te kijken naar het antwoord: ‘I am looking forward to hear from you again’.
Op sommige websites zul je instructies zien met ‘I’m’ in plaats van ‘I am’. Daarvoor geldt: ‘liever niet’. ‘I’m’ is te informeel voor een zakelijke e-mail. De Britten schrijven dit soort zinnen liever voluit.
Onderteken je e-mail formeel
Nu is het tijd om je e-mail formeel te ondertekenen. We zijn in Nederland gewend aan de vriendelijke groeten, en die worden ook in het Engelse hartelijk ontvangen. ‘Kind regards’ is een veelgebruikte manier om je groeten over te brengen. Echt formeel is natuurlijk het gebruik van ‘Yours sincerely’ and ‘Yours faithfully’.
‘Yours sincerely’ gebruik je als je de naam en de titel weet van degene die je e-mailt. Weet je die niet? Dan gebruik je ‘Yours faithfully’. Als je deze twee dingen uit elkaar houdt en correct toepast, laat je echt zien dat je moeite in je e-mail gestoken hebt.
Even laten nalezen door een vertaalbureau
Natuurlijk is het geen gezicht als je een e-mail stuurt die vol met taalfouten staat. Laat daarom je e-mail even nalezen. Komt alles zo over zoals jij bedoelt? Soms komen woorden op een e-mail anders over dan wat de bedoeling is. Laat ook even goed naar de spelling en de stijlregels kijken. Het best kun je de e-mail laten nalezen voor een native speaker: iemand van wie de moedertaal Engels is.
Een Engels vertaalbureau inhuren kan ook een goede keus zijn. Zeker als je bijvoorbeeld mailt om een belangrijke deal te sluiten. Dan is de investering van het inhuren van een beëdigd vertaler zeker de moeite waard: een modderfiguur slaan kan je de deal, en daarmee veel geld, kosten.
