Over het algemeen kunnen Nederlanders zich prima verstaanbaar maken in het Engels. Toch is een nette zakelijke e-mail schrijven in het Engels wel een andere tak van sport. Wees gerust, je bent niet alleen: veel mensen worstelen met het opstellen van een formele brief of e-mail in het Engels. Hoe zorg je er nu voor dat je e-mail goed overkomt?
Aan wie schrijf je?
Bedenk je eerst aan wie je schrijft. Dit is namelijk bepalend voor de hele toon en stijl van de e-mail. Iemand die je al wat beter kent, of waar je vaker mee samenwerkt, kun je vaak op een andere manier aanspreken dan iemand die je nog niet kent. Bij iemand die je nog niet kent, wil je je vaker toch aan de regels voor beleefdheid houden.
Zeker in bepaalde landen is het heel belangrijk dat je formeel, zakelijk en netjes schrijft. Zo communiceer je met een partner in Duitsland waarschijnlijk anders dan met iemand uit China. Verdiep je eerst even in de normen en waarden van de cultuur.
Formele begroeting
Ongeacht met wie je zaken doet: een formele begroeting past altijd. Begin met een begroeting als ‘Dear [Naam]’ als je de naam van de ontvanger kent. Weet je niet met je spreekt, of hoe deze zich identificeert? Gebruik dan ‘To whom it may concern’. Vandaag de dag is het belangrijk je te realiseren dat er meer dan twee genders zijn, en dan kun je zelfs met ‘Dear Sir/Madam’ al over de schreef gaan.
Vaak kun je met wat moeite toch wel vinden naar wie je schrijft. Steeds meer bedrijven hebben een team pagina waar je op kunt vinden wie welke rol vervult. Doe wat moeite en wat onderzoek. Dan kun je heel vaak bij de naam aanspreken.
Keep it simple, silly!
We hebben heel erg de neiging om als koning te schrijven, als we een nette, zakelijke mail moeten opstellen. We verhaspelen ons in moeilijke begrippen om slimmer en zakelijker over te komen. Dat is juist helemaal niet handig. Houd het liever simpel. Wees duidelijk en beknopt in je boodschap. Een e-mail moet snel begrepen kunnen worden, dus vermijd overbodige details. Houd het lekker to the point. Dat is wel zo makkelijk.
Kom je er niet uit? Dan kun je altijd nog een professionele vertaler van een vertaalbureau vragen om je te helpen. Deze is in essentie ook schrijver, en weet hoe je een goede zakelijke mail stuurt. Soms kan veel van één e-mail afhangen, en je wilt toch geen deal mislopen vanwege een ingewikkelde mail? Investeren in een schrijver of vertaler kan dan de moeite waard zijn.
Duidelijke onderwerpregel, inleiding en hoofdtekst
Gebruik een duidelijk en relevante onderwerpregel. Deze onderwerpregel zou eigenlijk de kern van je mail moeten beslaan. Mail dus liever niet met een onderwerp als: ‘About coming Thursday’, maar maak je vraag of punt direct concreet. Waarom mail je, en wat wil je overbrengen? In een drukke mailbox val je hiermee op. De ontvanger kan de urgentie en de relevantie van de e-mail op die manier beter inschatten. De kans dat je sneller een antwoord terug krijgt, is dan een stuk groter.
Respect staat voorop, ook aan het eind
Het spreekt voor zich dat je de ander met respect moet behandelen. Maar daarbij komt niet alleen een formele manier van schrijven kijken. Beleefdheid is een groot goed, en zeker in het Engels. De Engelsen zeggen altijd ‘please’ en ‘thank you’. En ze sluiten af met ‘Kind regards’. Op die manier houd je de toon vriendelijk. Het kan eigenlijk niet misgaan als je deze tips onthoudt.
Bedenk je dat je een e-mail leest zoals je dat zelf wil. De ontvanger kan je e-mail daarom op een andere manier opvatten dan jij hebt bedoeld. Vraag eens aan een collega of duidelijk is wat je punt of je vraag is. En of de mail inderdaad vriendelijk van toon is. Twee weten meer dan één!
Vergeet de bijlagen en links niet
Het overkomt ons allemaal: een mail sturen en dan verwijzen naar de bijlage, terwijl de bijlage nog niet is toegevoegd. IJverig klik je wel al op verzenden. Dan moet je nog een extra mail met de bijlage sturen, en die moet natuurlijk ook weer in het deftig Engels. Dat betekent dus twee keer hetzelfde werk doen. Bovendien lijkt het wel erg slordig als je nog een mail met een bijlage moet sturen. Alsof je weinig tijd en aandacht aan de vorige mail hebt besteed. Daarom is het belangrijk dat je nog een keer controleert of je alle bijlagen en links hebt toegevoegd.
Voeg je bijlagen en links toe, geef dat dan ook duidelijk aan in de tekst. Geef ook aan waar de ontvanger deze kan vinden.
Controleer je tekst nog een keer
Mooi, je tekst staat. Nu is het nog zaak om de tekst nog een keer helemaal door te lezen. Kom je tot je punt in de mail? Heb je geen grammaticale fouten gemaakt? Zitten er geen spelfouten in je mail? Klopt de vertaling van bepaalde woorden? Heb je zaken niet te letterlijk vertaald? Het is altijd een goed idee om iemand te vragen de tekst nog eens na te lezen.
Bovendien zijn er allerhande tools waarmee je de grammatica en spelling kunt checken. Op die manier sla je geen modderfiguur. Want er is niets vervelenders dan een keurige mail sturen, die achteraf vol blijkt te staan met taalfouten.
