Thema

Werk & studie

Thema

Ga je binnenkort even lekker een weekje naar de zon, of misschien wel een weekje skiën! Heerlijk zeg om echt even helemaal tot rust te komen en te genieten. Alleen komt daar ook een boel stress bij kijken. Voor je vakantie moet je veel voorbereiden en zodra je terug komt heb je een hoop werk in te halen. 

Om alles wat je op je laatste dag voor je vakantie moet doen, wat rustiger te laten verlopen, doe je er slim aan om je out-of-office al een dag eerder in te stellen. Dit geeft je een beetje rust en net wat extra tijd om lopende zaken af te handelen, taken over te dragen en overige zaken te regelen.

Wanneer je terug komt van vakantie puilt je mailbox waarschijnlijk uit en ligt er alweer een heel stapel werk op je bureau. Om de dag na je vakantie alles weer orde te krijgen, zaken die je collega’s tijdelijk op zich genomen hebben weer over te nemen en de belangrijkste zaken weer weg te werken, doe je er slim aan om een ‘inhaaldag’ in te plannen. Stel daarom je out-of-office ook nog in, een dag na je vakantie.

Tips voor passende, maar zakelijke out-of-officebericht
– Geeft de reden van je aanwezigheid aan
– Laat weten wie ze kunnen bereiken tijdens jou afwezigheid
– Geeft een specifieke datum wanneer je weer beschikbaar bent

Zit je tegen je werk aan te zuchten en kun je jezelf maar niet op gang krijgen? Met deze tips krijg je jezelf makkelijk weer aan het werk!

Staren naar je iPad…
Je hebt veel te doen. Je hebt een lijstje voor je neus met belangrijke taken. Taken die je richting je doelen helpen. Doelen als afstuderen, een project voor je werk afronden, een nieuw product lanceren en ga zo maar door.

En je hebt gisteren een leuk spelletje op je iPad geïnstalleerd. En het liefst zou je daar je middag aan besteden. Als je merkt dat je zit uit te stellen terwijl je eigenlijk zou willen werken dan wordt het tijd om in te grijpen. Uitstelgedrag is een gevecht met jezelf, en vooral met je onderbewuste. Aan de ene kant wil je de taak voor je uit schuiven, aan de andere kant wil je de taak zo snel mogelijk afronden.

De onderstaande tips helpen je je onderbewuste te manipuleren waardoor het makkelijker wordt om weer aan de slag te gaan. Want hoe eerder die taak van je bord is, des te sneller je weer met je iPad kunt spelen, maar dan zonder schuldgevoel!

1. Maak duidelijke taken van wat je wilt doen
De lange weg naar succes is opgemaakt uit kleine straattegels. Niemand schudt in één keer een afgerond project uit zijn mouw. Ieder doel moet stapje voor stapje worden bereikt. Begin daarom met het krijgen van meer duidelijkheid:

1. Wat wil je precies bereiken?
2. Wat is de volgende fysieke stap die je kunt nemen richting dit doel?

Vage bestemmingen werken niet. Maak het super concreet en zorg voor kleine, behapbare taken. Een ingewikkeld project ‘afronden’ is iets wat je graag voor je uit schuift. Het is te vaag. Een specifiek telefoontje plegen is echter veel makkelijker.

2. Praat tegen jezelf
Houd je onderbewuste voor de gek door tegen jezelf te praten. Ja, dat klinkt raar. Maar je onderbewuste heeft geen idee van tijd en realiteit. Het weet dus ook niet dat het raar is. Het gelooft wat hem verteld wordt.

Als je keer op keer tegen jezelf zegt dat je onzeker bent, dan ga je je onzeker voelen. Als je vindt dat je veel uitstelt, dan voel je je een uitsteller.

Maar nu komt het leuke: als je je onderbewuste vertelt dat je op dit moment werkt aan een specifieke taak dan gelooft het dit ook. Dus praat tegen jezelf in de tegenwoordige tijd. “Ik ben aan het bellen met Marieke”, “Ik ben super productief” of “Ik schrijf de conclusie van mijn scriptie”. Herhaal dit een paar keer hardop.

Je zult merken dat er een stukje weerstand om te beginnen verdwijnt, je hersenen denken op een bepaald niveau namelijk dat je er al mee bezig bent.

3. Visualiseer jezelf aan het werk
Om tip 2 nog een stapje verder te brengen kun je er ook nog bij visualiseren. Sluit je ogen, praat in jezelf en zie jezelf hard werken. Zie hoe jij je precies gedraagt zoals je zou willen dat je je gedraagt. Je bent aan het werk en je rondt alle taken af die op je lijstje staan.

Door dit beeld voor jezelf te vormen raken je hersenen nog meer gewend aan het feit dat je aan het werk bent. Dit zet de ‘luie jij’ opzij en maakt plaats voor de ‘productieve jij’.

4. Geef jezelf een schouderklopje bij ieder stapje
Heb je een kleine taak afgerond, zoals het plegen van dat telefoontje? Geef jezelf dan een kleine beloning in de vorm van een ‘schouderklopje’. Praat gewoon in jezelf: “Goed gedaan, dat is lekker afgerond”.

Onthoud dat je onderbewuste je steeds van je werk probeert af te houden, dus je moet je onderbewuste voor de gek houden. Beloon jezelf en merk dat je het heerlijk vindt om die vervelende taken af te ronden.

5. Gun jezelf een beloning achteraf
Spreek met jezelf af welke beloning je na het afronden van die vervelende taken in ontvangst mag nemen. Stem de grootte van de beloning af op de prestatie. Je kunt denken van een stukje chocolade tot een weekendje weg.

Heb je de hele middag goed gewerkt en eindelijk dat ‘project afgerond’? Dan kun je jezelf bijvoorbeeld belonen met een avondje naar de bios, een uurtje gamen of een middagje shoppen.

Houd je luie zelf voor de gek
Door je hersenen aan het werk te zetten voordat je daadwerkelijk aan het werk gaat kun je lastige denkbeeldige drempels verlagen. Eerst krijg je jezelf echt niet aan de slag, maar na deze oefeningen wordt het al een stuk makkelijker om te beginnen.

Door jezelf ook nog eens te belonen leer je je hersenen dat werken leuk is, en motiveer je jezelf om het werk af te maken. Bovendien helpt het je zelfvertrouwen te vergroten, want telkens als je een beloning in ontvangst mag nemen heb je weer iets bereikt.

Bron: SoChicken

Als directiesecretaresse weet je dat geen enkele dag hetzelfde is. Het is een open deur, maar elke dag brengt nieuwe uitdagingen, een overvloed aan deadlines en prioriteiten en vaak heb je ook nog het gevoel dat je opnieuw het wiel moet uitvinden. Dan mag je je gelukkig prijzen als de mensen voor wie je werkt zelf heel gestructureerd zijn. Maar in de praktijk blijkt dat juist jij degene bent die deze structuur aan zal moeten brengen. Het maakt je werk ook zo uitdagend. Daarvoor heb je wel rust in je hoofd nodig, zodat je gefocust kunt blijven. Wat je beslist niet wilt, is een onoverzichtelijke werkplek. Heb je behoefte aan wat tips om je werkplek georganiseerd te houden en daarbij juist meer overzicht te krijgen?

Een aantal handige tips voor organisatietalenten:

Breng rust aan op je werkplek. Foto’s van je kinderen, een leuk plantje of een lief relatiegeschenk, ze geven je een goed gevoel, maar kunnen de aandacht afleiden. Hou je werkplek persoonlijk, maar zorg voor voldoende werkruimte.

Ken je de cartoons uit het verleden nog? Misschien heb je vroeger wel gezien hoeveel waarheid ze bevatten. Het beeldscherm van een secretaresse met veel taken was beplakt met gele Post-It-notities. Als jij veel zaken tegelijkertijd in de gaten moet houden, schaf dan een prikbord aan en deel de informatie daarop zo in, dat het jou duidelijkheid en overzicht geeft. Je bureau lijkt zo een stuk leger.

Deel je bureau zo in dat je alle accessoires die je dagelijks nodig hebt een vaste plek geeft. Bij wijze van spreken moet je jouw spullen in het donker kunnen terugvinden. Hiermee worden je bewegingen automatisch en dat schept rust in je hoofd.

Werk je voor meerdere personen of ben je betrokken bij een aantal projecten? Deel je werkplek zo in dat elke persoon of elk project zijn vaste plek heeft. Je weet dan waar je je aandacht op moet richten en wordt niet afgeleid door andere prioriteiten.

Hoe zit het met je kastruimte? Berg je alles op in dezelfde soort en kleur mappen? Als je per persoon of project een eigen kleur kiest, hoef je nooit meer te zoeken. Bovendien fleurt het je werkplek op. Juist in periodes met grote piekbelasting zul je de voordelen van een goed ingerichte werkplek aan je lijf en leden voelen.

Directiesecretaresse, het is een mooi beroep. Met deze tips maak je het nog mooier.

We doen het allemaal weleens: privé printen op het werk. Er is tenslotte altijd een high tech multifunctional binnen handbereik die probleemloos last minute vliegtickets of concertkaartjes kan printen. Op zich niet erg, tenzij het natuurlijk stiekem gebeurt, wat wellicht indruist tegen het heersende printbeleid. In dit artikel vindt u interessante feitjes voor werknemers en werkgevers die uw beeld mogelijk veranderen.

Enkele feitjes over het gebruik van de multifunctional:

  • 1,3% van alle afdrukken op het werk zijn privé afdrukken
  • 19% van alle kantoormedewerkers gebruikt de multifunctional op het werk weleens om privédocumenten te kopiëren of te printen
  • 75% van de werknemers is er niet van bewust dat dit onder diefstal valt
  • 85% van de Nederlandse werknemers gebruikt een privé multifunctional voor werk
  • Mannen printen vaker op het werk dan vrouwen en doen dit vaak ook meer stiekem
  • Er is diverse software beschikbaar om printgedrag van werknemers te monitoren. Een voorbeeld hiervan is Papercut. Hierbij is het zelfs mogelijk om thumbnails te weergeven van alle prints welke gemaakt worden door medewerkers.
  • De werkgever mag het printgedrag van een specifieke werknemer alleen onder de loep nemen als er een gegronde reden is voor misbruik én er een clausule over dergelijk monitoren is opgenomen in het privacyreglement (IT-reglement)

Wel of niet erg?
De grens tussen privé en werk wordt steeds kleiner. Deze ontwikkeling zorgt ervoor dat medewerkers op het werk privé zaken regelen en dus weleens gebruik maken van de multifunctional of kopieerapparaat. Andersom gebeurt dit natuurlijk net zo goed, zeker als er regelmatig thuis wordt gewerkt. De vraag is natuurlijk ook of dit gedrag tot veel extra kosten leidt bij de werkgever. Over het algemeen is het antwoord nee of minimaal. Zeker wanneer er wordt gewerkt met een servicecontract voor de multifunctional. Daarnaast zal het de werksfeer ook niet ten goede komen wanneer er op het werk een streng printbeleid heerst. De meeste werknemers voelen ook echt wel aan wat geoorloofd is op dit gebied en anders is het dus mogelijk om hier serieus werk van te maken. Privé printen met de multifunctional op het werk zal voorlopig wel een discussiepunt blijven en is het is aan u als werknemer en werkgever om hier gepast mee om te gaan.

Je ziet je collega’s soms wel veertig uur per week. Dan kan er zomaar een vonk overslaan, of je wilt of niet. De werkplek is de belangrijkste broedplaats voor relaties. Wat moet je doen als je verliefd wordt op een collega? Kun je nog werken als een collega verliefd is op jou? En kun je nog samenwerken als de relatie weer voorbij is? Wat moet je doen als je leiding geeft aan verliefde werknemers?

‘We werkten regelmatig over om bij elkaar te kunnen zijn. Soms bedreven we de liefde op kantoor. Je grijpt alle momenten aan om samen te kunnen zijn’

Zo maak je kans op het boek ‘Seks op het werk’

Maandag 26 september maken wij de winnaar van het boek ‘Seks op het werk’ bekend.

Voor een eerste indruk krijg je nooit een tweede kans. Het klinkt misschien cliché, maar in de praktijk blijkt dit gezegde maar al te waar. Wat te doen dus? Heel eenvoudig: zorg voor een onberispelijke eerste indruk! Met de volgende tips helpen we je graag een handje op weg.

Zelfpresentatie: hoe doe je dat?
Niet iedereen heeft een talent voor spreken in het openbaar. De mensen die geen greintje zenuwen voelen bij de gedachte aan een sollicitatiegesprek, zijn waarschijnlijk op één hand te tellen. Toch valt er met wat kennis van gesprekstechnieken een wereld te winnen. Volgens de Amerikaanse psycholoog Albert Mehrabian is het voornamelijk onze lichaamstaal die bepaalt of of anderen van ons gecharmeerd zijn of niet. Het grootste deel van onze communicatie bestaat uit lichaamstaal.

Welke presentatietechnieken zijn er?
Kun je lichaamstaal manipuleren op weg naar de top? Volgens Mehrabian is dat een doodlopende weg. Wie dat probeert, valt vroeg of laat door de mand. Wel bestaan er enkele effectieve gesprekstechnieken waarmee je jezelf zo goed mogelijk presenteert: De STARR methode. De afkorting STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie. Door deze stappen opeenvolgend toe te passen, maak je een doelgerichte, strategische en anticiperende indruk op je gesprekspartner(s). Of de LSD-formule. Deze afkorting staat voor Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Op deze manier toon je actief luistergedrag, iets dat beslist zal worden gewaardeerd.

Een goede voorbereiding is het halve werk
Heb je een beslissend gesprek? Moet je belangrijke zakenrelaties ontvangen? In zulke gevallen valt of staat alles met de juiste voorbereiding. Lees je dus van tevoren goed in over het bedrijf of de materie waar je mee te maken krijgt. Stel jezelf vragen, en kijk of je daar alvast een antwoord op kunt vinden. Word je ergens verwacht? Stippel dan vooraf de route uit, en houd rekening met eventuele files of oponthoud. Stiptheid wordt gewaardeerd!

Get dressed for success!
Kleren maken de man, maar ook de vrouw. Reden temeer om te kiezen voor nette kleding die bij je past, zonder underdressed of overdressed te zijn. En verder? Oogcontact, een gematigd spreektempo, een ontspannen lichaamshouding en oprechte interesse: het helpt allemaal mee. Een tip tot slot: laat nooit je persoonlijke visitekaartjes thuis! Net als je kleding kun je ook deze een persoonlijk tintje geven. Zo ben je verzekerd van een krachtige én consistente eerste indruk.