Tag

archief

Browsing

Er zijn veel manieren waarop je overzichtelijk kan archiveren. Hieronder vind je de meest gebruikelijke.

Alfabetisch Archiveren
Je sorteert hier de bedrijf/persoonsnamen op alfabet.

Voordelen:
Overzichtelijk;
Makkelijk terug te vinden;
Voor iedereen direct duidelijk.

Nadelen:
Bij meerdere namen kun je hem bij meerdere letters opbergen. Vb: Hotel de Fietswereld. Deze kun je opbergen bij de “H” van Hotel of bij de “F” van Fietswereld. Hierover moeten goede afspraken worden gemaakt.

Op datum archiveren
Je sorteert hier op de datum. Dit kan verschillen op ingangsdatum van een contract, datum van een binnen gekomen brief, geboortedatum etc.

Voordelen:
Je kan in een mapje meerdere dingen archiveren;
Je hebt een goed overzicht per maand/ jaar.

Nadelen:
In een mapje kunnen meerdere documenten voorkomen, je hebt geen overzicht in het mapje meer. Pakt iemand een document eruit en legt deze het document niet goed terug dan is je structuur al snel weg;
Bij het zoeken moet je altijd de juiste datum weten.

Op adres archiveren
Je kunt je archief ook indelen op adres. Dit wordt veel gedaan door huisartsen.

Voordelen:
Als achternamen vaker voorkomen, heb je met het adres gelijk de goede. Vb: de naam Jansen.

Nadelen:
Je moet altijd het adres weten;
Bij grote gezinnen kunnen het erg brede mappen worden.

Op code archiveren
Je kunt je archief ook op code archiveren. Hierbij geef je elke klant / instelling een code. Je kunt bijvoorbeeld beginnen bij 0001 en doorgaan tot 1000. Deze codes kun je zo zelf zo ver uit breiden als je zelf wilt.

Voordelen:
Je hebt een duidelijk structuur.

Nadelen:
Je moet altijd een back – up systeem hebben waarin je kan herleiden waarover het gaat. En aan welke klant / instelling welke code hangt;
Als er een klant / instelling stopt dan moet je het hele systeem verbouwen.

Op kleur archiveren
Naast het op code archiveren kun je het ook op kleur archiveren. Je kunt hierbij je klanten verdelen in kleuren. Vb: klanten uit Gelderland zijn Geel, Klanten uit Noord – Holland zijn blauw etc.

Voordeel:
Als je iets opbergt zie je gelijk of er iets fout ligt.

Nadelen:
Structuur is snel weg;
Je moet aan iedereen een duidelijke uitleg geven;
Het is snel te ingewikkeld.

Er moet altijd een hoop bewaard blijven aan gemaakte documenten. Hieronder een makkelijk overzicht met een aantal tips.In de regel hoef je algemene gegevens uit een dossier slechts 2 jaar bewaren. Dit geldt niet voor alle gegevens!

Personeelsgegevens
Gegevens die een bewaarplicht hebben van 7 jaar:

  • Persoonlijke gegevens; naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat;
  • Datum van indiensttreding;
  • Salarisadministratie.

Let op: ook als een werknemer niet meer bij je in dienst is ben je verplicht deze gegevens te bewaren tot de periode van 7 jaar is afgelopen!

Gegevens die een bewaarplicht hebben van 5 jaar ná het einde van de dienstbetrekking:

  • Loonbelastingverklaring of gegevens voor loonheffingen (Let op: dit geldt ook voor loonbelastingverklaringen/loonheffingen die zijn vervangen voor nieuwe).
  • Kopie van het identiteitsbewijs.
  • Bijlagen studenten- en scholierenregeling.

Administratie
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren. De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms een kortere bewaartermijn. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op. De basisgegevens zijn:

Het grootboek

  • De debiteuren – en crediteurenadministratie
  • De in – en verkoopadministratie
  • De loonadministratie
  • De voorraadadministratie
  • Voor de overige gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere bewaartermijn.
  • Let op: de kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kun je dus nog steeds te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
  • Documenten die te maken hebben met de koop of verkoop van een bedrijfspand moet u echter 10 jaar bewaren.
  • De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden.

Controle
Bij controle wordt er aansluiting gezocht tussen de aangiften, de jaaropgaven en de administratie. Om de controle te versnellen is het raadzaam om je berekeningen te bewaren die je hebt gemaakt bij het opstellen van de aangiften en de jaaropgaven.

Tegenwoordig word je overdonderd door de hoeveelheid aan verschillende opbergsystemen. Maar hoe weet je nou welke de meest functionele is in de praktijk en welke voldoet aan jouw eisen? Hieronder vindt je de voor – en nadelen van verschillende opbergsystemen!

Archiefstelling 

Voordelen:
Relatief goedkoop dossier;
Geen speciaal meubilair;
Veel rijen boven elkaar tot gijphoogte;
Per 50 mm verstelbaar;
Draagvermogen ca. 75 kg per legbord;
Nadelen:
Dossiers vallen om c.q. leunen tegen elkaar;
Moeilijke toegankelijkheid;
Altijd 2 handen nodig voor uitnemen/toevoegen;
Neemt veel ruimte in beslag.

De frontale hangmap

Voordelen:
Goed overzicht in een lade;
Documenten met of zonder binnenmap archiveren;
Mappen zijn makkelijk hanteerbaar;
Goed systeem voor bureaulade.
Nadelen:

Neemt veel ruimte in beslag;
Geen oplossing voor oud archief.

Schuine ladeverdelers

Voordelen:
Goed overzicht in de lade;
Geen hangmappen aanwezig die kapot kunnen gaan;
Goed systeem voor bureaulade;
De ladeverdelers zijn op gewenst punt aan elkaar te koppelen;
De laderverdelers zijn verkrijgbaar in verpakkingen van 3,4,5,6,7 of 8 stuks.
Nadelen:

Prijzig;
Geen oplossing voor oud archief;
Documenten zitten niet stevig vast, als de la te hard opengaat kunnen ze los waaien.

Opbergboxen

Voordelen:

Neemt weinig ruimte in beslag;
Makkelijk te vervoeren;
Goedkoop;
Verkrijgbaar met trolley;
Geschikt voor hangmappen A4 en A4 ordners.
Nadelen:

Je hebt geen goed overzicht op de inhoud van de boxen;
Geen lange duurzaamheid.

Ordners

Voordelen:
Overzichtelijk;
Makkelijk doorbladeren;
Documenten makkelijk te sorteren;
Papierwerk komt niet door elkaar.
Nadelen:
Mappen zitten snel vol;
Bij intensief gebruik, is het mechanisme snel aan vervanging toe.

Maak werk van je ambitie! Secretary Business Days; hét event voor persoonlijke en zakelijke groei. Een bezoek aan Secretary Business Days maakt je werk nog leuker en succesvoller omdat je nieuwe ideeën voor je werk opdoet, je kennis wordt vergroot en je wordt geïnformeerd over de nieuwste ontwikkelingen binnen je vakgebied.

De focus van het event ligt op inspiratie, informatie en ontmoeting. Ontmoet collega’s en leveranciers en laat je informeren door boeiende presentaties en vele zorgvuldige geselecteerde exposanten. Persoonlijk advies, spetterende acts in het theater, themapleinen, workshops en nog veel meer. Een bezoek aan Secretary Business Days is jouw dag!

Kijk op secretarybusinessdays.nl voor meer informatie!
Tot ziens bij de Secretary Business Days!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Deze nieuwsbrief is verzonden in week 12. Klik hier voor de online nieuwsbrief! Wil je ook de nieuwsbrief wekelijks ontvangen? Klik hier om je aan te melden voor de Directiesecretaresse Nieuwsbrief.

 

Maak werk van je ambitie! Noteer in je agenda: woensdag 28 en donderdag 29 maart 2012 zijn er weer Secretary Business Days; hét event voor persoonlijke en zakelijke groei.

Een bezoek aan Secretary Business Days maakt je werk nog leuker en succesvoller omdat je nieuwe ideeën voor je werk opdoet, je kennis wordt vergroot en je wordt geïnformeerd over de nieuwste ontwikkelingen binnen je vakgebied

In onze wekelijks Directiesecretaresse nieuwsbrief staan ook deze week weer  leuke tips voor secretaresses. Lees meer over de leukste bedrijfsuitjes en de meest stijlvolle vergaderarrangementen.

Deze nieuwsbrief is verzonden in week 11. Klik hier voor de online nieuwsbrief! Wil je ook de nieuwsbrief wekelijks ontvangen? Klik hier om je aan te melden voor de Directiesecretaresse Nieuwsbrief.

In onze wekelijks Directiesecretaresse nieuwsbrief staan ook deze week weer  leuke tips voor secretaresses. Lees meer over de leukste bedrijfsuitjes en de meest stijlvolle vergaderarrangementen.

Deze nieuwsbrief is verzonden in week 8. Klik hier voor de online nieuwsbrief! Wil je ook de nieuwsbrief wekelijks ontvangen? Klik hier om je aan te melden voor de Directiesecretaresse Nieuwsbrief.