Amsterdam oktober 2015 – Niet alleen de rol van de secretaresse is aan verandering onderhevig, ook de ambitie van de secretaresse zelf, zo blijkt uit onderzoek.
“De juffrouw die de koffie haalt, bestaat al lang niet meer”, zegt Joost Fortuin, Managing Director bij Page Personnel. “Zij heeft plaats gemaakt voor de meer gespecialiseerde personal assistent, office manager of executive assistent met een veel inhoudelijker takenpakket.” Het enige wat nog wel van het traditionele beeld van de secretaresse overeind blijft, is dat de functie voornamelijk door vrouwen wordt vervuld.
Is het de behoefte van secretaresses naar meer diepgang en een uitgebreider takenpakket die verantwoordelijk is voor de veranderende invulling van de functie, of zijn het de hogere functie-eisen die verantwoordelijk zijn voor de veranderende ambitie van de secretaresse? En wie zorgt er tegenwoordig voor de koffie? “Dat haalt men zelf, dat is meer van deze tijd. Waarom de functie verandert, is een beetje een kip of het ei verhaal. De vraag naar specialistische assistenten stijgt, zoals juridische secretaresses of secretaresses met specifieke branche-ervaring of een specifieke opleiding. Tegelijkertijd zie je dat secretaresses zelf meer behoefte hebben aan persoonlijke ontwikkeling en dat het imago van de functie de afgelopen decennia behoorlijk is veranderd. De eisen zijn niet alleen zwaarder geworden, ook de benamingen van de functie evolueren: Personal assistent, executive assistent, office manager, juridisch secretaresse, management assistent en ga zo maar door.”
Uitdaging
81% van de ondervraagden vindt hun werk uitdagend en gevarieerd en uit het onderzoek komt verder naar voren dat maar liefst 92% met een positief gevoel naar het werk gaat. Een uitzonderlijk hoog tevredenheidsgehalte, dat volgens Fortuin in lijn ligt met de ontwikkelingen binnen de functie: “Bij Page Personnel zien we dat veel internationale corporate-organisaties en juridische kantoren bewust junioren aannemen, om ze de mogelijkheid te geven om door te groeien. Op die manier creëer je een uitdaging en de mogelijkheid om ambities waar te maken. Dat zorgt er voor dat je personeel het werk als positiever beoordeelt. Een ander bijkomend voordeel is dat je kennis kunt behouden door mensen aan je te binden.”
Onzekerheid, ondanks groeiende vraag
Veel secretaresses kijken om zich heen op de arbeidsmarkt. Uit het onderzoek blijkt maar liefst 60% actief of passief op zoek is naar een nieuwe baan en dat een kwart onzeker is over het voortbestaan van zijn of haar functie. Hoe komt dit? “Het is een conjunctuurgevoelige functie,” stelt Fortuin. “De eerste persoon die het merkt als het slechter gaat met de economie, is de secretaresse. Je vervult een ondersteunende rol, dus je bent van toegevoegde waarde. Hierdoor blijft het echter een risicovol beroep. Secretaresses komen in eerder in aanmerking voor ontslag wegens bezuinigingen dan collega’s met dichter op het primaire proces zitten.” Gelukkig trekt de economie weer aan en dat is goed nieuws voor de beroepsgroep. “We zien bij Page Personnel op het moment een enorme vraag ontstaan naar gekwalificeerde en ervaren secretaresses. Dat zorgt niet alleen voor meer zekerheid, maar biedt ook kansen voor de functieverdieping waar velen van hen naar op zoek zijn.”
De verdieping
De meerderheid van de ondervraagde secretaresses (70%) geeft aan meer verantwoordelijkheden te willen, zoals taken op het gebied van communicatie, pr en marketing, planning, HR en een meer adviserende rol bij projecten en bedrijfsprocessen. Ook managementtaken staan op het verlanglijstje van veel secretaresses. Fortuin: “Voor veel secretaresses staat voorop dat ze willen ontzorgen en mensen werk uit handen willen nemen. Dat is inherent aan de functie. Daarnaast zoeken ze steeds vaker uitdagingen op het gebied van coördinatie en organisatie en willen ze mogelijkheden om door te stromen binnen het bedrijf.
Wij zien globaal 2 soorten secretaresses: Het type dat het naar haar zin heeft, de functie leuk genoeg vindt en graag op haar vertrouwde plek blijf zitten en het type dat graag verder wil en een meer inhoudelijke uitdaging zoekt. Zij willen bijvoorbeeld een meer adviserende rol of doorgroeien van management-secretaresse naar directiesecretaresse. Die laatste groep zien wij vaak doorstromen naar interim-werk of naar Project Management Offices.”
Over het onderzoek
In totaal gaven 145 respondenten, werkzaam in management support en afkomstig uit verschillende sectoren, zoals de zakelijke dienstverlening, de overheid en de bancaire sector, hun mening.
Het onderzoek werd afgenomen in augustus 2015 en uitgevoerd door Page Personnel.
