Waarschijnlijk heeft iedereen er dagelijks mee te maken, gasten ontvangen op kantoor. Gasten die je al vaker gezien hebt weten vaak zelf wel waar ze naartoe moeten. Ook is de kans groot dat de gast zich al op zijn/haar gemak voelt. Daarom richten wij ons op nieuwe gasten. Nieuwe gasten dienen zich welkom en op zijn/haar gemak te voelen. Hiervoor hebben wij enkele tips.
Gastvrij: Het gastvrij ontvangen begint al bij het maken van de afspraak. De volgende handelingen zorgen voor een gastvrij gebaar:
- Het versturen van een afspraakbevestiging
- Meesturen van een routebeschrijving/interne route.
Route intern: Is de bewegwijzering intern duidelijk voor gasten? Hoeven gasten niet lang rokende mensen te lopen? En hoeft de gast niet door donkere gangen te lopen?
Eventueel ontvangst receptie: In een groot bedrijf zal de gast zich eerst melden bij de receptie. Zorg ervoor dat de gast niet lang hoeft te wachten tot hij/zij opgehaald wordt.
Persoonlijk contact: Het eerste (persoonlijke) contact moment met gast is belangrijk.
- Schud hem/haar stevig de hand
- Stel jezelf voor met naam en functie (mits niet bekend)
- Laat de gast altijd eerst door een poortje gaan, zodat je zeker weet dat diegene er ook doorheen komt
- Laat een heer altijd voorgaan op de trap, maar geef wel duidelijk instructie over de route
Elevator pitch? Een pitch in de lift is natuurlijk niet nodig, maar zorg er wel voor dat je een ongemakkelijke stilte voorkomt. Mocht je het lastig vinden om ‘zomaar’ ergens over te praten, bedenk dan vooraf alvast wat onderwerpen om over te praten. Stel de bezoeker op zijn/haar gemak. Je zou het bijvoorbeeld kunnen hebben over:
- Of zijn/haar reis voorspoedig verlopen is
- Refereren naar een eerder gesprek
Kopje koffie? Het kan natuurlijk zijn dat de gast even moet wachten. Wees de gast dan van dienst met een kopje koffie of thee en laat hem/haar plaatsnemen op een open en verzorgde plek.
Kortom, zorg ervoor dat een gast zich welkom voelt! Heb jij verder nog tips? Deel jouw tip dan met ons via onze Facebook of LinkedIN pagina.
