De tijd van alles met de hand vastleggen, hebben we tegenwoordig ver achter ons gelaten. Dus ook het met de hand vastleggen van de notulen van de vergadering. Buiten dat u tijdens de vergadering een deel van de informatie misloopt, omdat u driftig aan het mee schrijven bent, kost de verwerking van de vergadering u ook nog eens heel veel tijd.
Tegenwoordig is het mogelijk om digitaal te notuleren door middel van een paar handige app’s voor op de iPad.
Minute Taker
De Minute Taker is een eenvoudige app om te notuleren die je kan vergelijken met een e-mailapplicatie. Links in het scherm is een overzicht te zien van de beschikbare vergaderingen, in het rechterdeel van het scherm kan je notulen maken, lezen of bewerken. Op het moment dat je een onderdeel klaar hebt, gaat hij automatisch naar het volgende onderdeel. Automatisch wordt er een cijfer aan elk onderdeel vastgezet en ontstaat er een overzichtelijk geheel.
Evernote
De Evernote app is voor zowel IOS als android. De kracht van Evernote zit hem in zijn veelzijdigheid. Evernote is niet specifiek bedoelt voor het vastleggen van vergaderingen, maar je kan wel een vergadering aanmaken en daar de tekst invoegen. Het toevoegen van afbeeldingen, aantekeningen en audio-opnames zijn geen probleem. Aangezien de app synchroniseert met het online account dat aangemaakt wordt voor de app, zijn de notulen direct na afloop van de vergadering beschikbaar kan zetten op je desktop.
Meeting minutes
Met de Meeting minutes app kan je visueel samenvoegen met tekst. Naast het schrijven van wat er gezegd is, kan gemakkelijk benodigde informatie zoals notities, tekeningen, geluidsopnames en een lijst met actiepunten toegevoegd worden. Bij het aanmaken van de vergadering kan je met een top-down weergave de vergadertafel namaken en aangeven wie waar zit. Op deze manier kan je makkelijk aangeven wie wat gezegd heeft tijdens de vergadering en kan je actiepunten toewijzen aan de specifieke personen.
Door het gebruik van een van deze app’s kan je gemakkelijk notulen maken van een vergadering en deze delen. Het voordeel van aantekeningen maken op een laptop tegenover aantekeningen op de iPad is dat er geen typ geluid is waar iemand last van heeft.
