De bedrijfsvoering moet overzichtelijker zijn en de communicatie tussen de verschillende afdelingen hoort efficiënter te verlopen. Daarop komt de directeur bij jou aankloppen. Of je niet even enkele offertes kan opvragen bij ERP-leveranciers die volgens jou geschikt lijken? Een moeilijkere taak dan het lijkt, want hoe kies je nu net het juiste ERP-systeem voor het bedrijf? Via onderstaand stappenplan wordt het alvast eenvoudiger.
# 1. Kies voor branchespecifieke ERP-systemen
Als het gaat over ERP-systemen, kunnen we de opdeling maken tussen algemene software en branchespecifieke systemen. Over het algemeen zijn branchespecifieke ERP-systemen een duurdere maar betere keuze. Dat is ook logisch. ERP-systemen voor groothandelaars zijn bijvoorbeeld gericht op voorraadbeheer, terwijl men in de bouwsector ook rekening moet houden met urenregistratie, certificaten en projectrapportages.
# 2. Stem af op de manier van werken
Een tweede opdeling die we kunnen maken, is deze tussen ERP-systemen die werken in de cloud en de varianten die hardwarematig worden geïntegreerd. Wanneer men ook op locatie of extern werken uitvoert en met het systeem moet communiceren, dan verkies je uiteraard een ERP-systeem in de cloud. Zorg er dan wel voor dat het systeem voldoende veilig is: vraag de ERP-leverancier hoe men een veilige opslag in de cloud kan garanderen. Lijkt een hardwarematige integratie jou interessanter? Spreek er dan eerst even over met de IT-afdeling. Mogelijks zijn structurele aanpassingen nodig waarvoor al dan niet budget beschikbaar is.
# 3. Spreek met de toekomstige gebruikers
Als alles goed is, heb je nu nog steeds een waslijst van bekende en minder bekende ERP-leveranciers. Maak een overzicht van wat de systemen kunnen en niet kunnen. Ga vervolgens het gesprek aan met de eindgebruikers van het ERP-systeem. Zij kennen meer dan wie anders de huidige praktijkproblemen en belemmeringen waarop het ERP-systeem een oplossing moet bieden. Op basis van hun input zal je waarschijnlijk al een groot aantal systemen kunnen schrappen. Ga verder met de verkregen shortlist.
# 4. Schakel externe expertise in
In principe zouden er nu nog een handvol aanbieders over mogen blijven. Tot op dit punt is de keuze volledig intern gebleven waardoor onjuiste sturing door belangengroepen werd voorkomen. In een volgende fase zal je nu trachten om de shortlist verder te verfijnen. Hiervoor kan je ook externe expertise aanboren. Het is echter wel belangrijk om objectieve informatie vergaren.
Dit kan je op verschillende manieren doen. Zo kan je bij andere bedrijven naar hun ervaringen polsen of kan je reviews lezen op het internet. Ook kan je gebruikmaken van vergelijkingswebsites voor ERP software. De verkregen informatie koppel je tot slot best nog even terug naar de belangrijkste belangengroepen die later met het ERP-systeem zullen werken. Zij kunnen jou helpen met het opstellen van een top 3.
# 5. Vraag offertes op
Na de laatste terugkoppeling zal je over een lijstje beschikken met daarop de beste ERP-systemen voor het bedrijf. Giet het in een overzichtelijk rapport en noteer de voor- en nadelen van elk systeem. Vraag vervolgens offertes op en noteer ook de totale kostprijs van het systeem op korte en lange termijn.
Het verkregen rapport kan nu aan de beslissingsmakers worden doorgegeven die, op basis van de input en de verschillende offertes, de uiteindelijke keuze zullen maken.
