redactie, auteur op directiesecretaresse

Arbeidsverband

Secretaresse bij een transportbedrijf: dit moet je regelen

By redactie 6 mei 2019

Tijdens je opleiding tot secretaresse heb je natuurlijk alle basisvaardigheden meegekregen. Maar wat als je jouw beroep nu binnen de transportsector uit wilt oefenen? Deze sector kent natuurlijk allerlei procedures en veiligheidsvoorschriften. Daarnaast krijg je te maken met medewerkers die verspreid over een groot geografisch gebied werken; en ook nog eens in allerlei wisselende diensten. Niet alleen maakt dit de functie als secretaresse een stuk uitdagender, het zorgt er ook voor dat de voorbereidingen tot deze job een stukje intensiever zijn. Maar wat moet je nu allemaal regelen wanneer je als secretaresse bij een transportbedrijf wilt werken?

Je eigen kwalificaties

Ten eerste is het belangrijk om je eigen kwalificaties op orde te hebben. Het basistakenpakket van je functie blijft natuurlijk hetzelfde; ook al komt er ineens een stuk meer bij kijken. Probeer waar mogelijk specifieke kwalificaties te behalen die van pas kunnen komen in de transportsector, of vast een netwerk op te bouwen waar jij later in deze functie baat bij kunt hebben.

De nascholing van medewerkers

De kans is groot dat je te maken krijgt met zaken als een code 95 nascholing voor medewerkers van het transportbedrijf. De regels en wetgeving binnen deze sector veranderen namelijk regelmatig, en om zeker te zijn dat alle medewerkers hun beroep goed en veilig uit kunnen voeren is nascholing nodig. Het is waarschijnlijk aan jou om contacten te leggen met opleiders zoals verkeersschoolwesseldijk.nl om de medewerkers van de organisatie hier de benodigde certificaten te laten behalen. Wel zo handig als dit soort contacten al onderdeel zijn van je netwerk!

Ondersteuning projectmanager

In de transportsector staan projecten natuurlijk centraal; en ook de projectmanagers spelen dus een belangrijke rol. Door de secretariële en administratieve taken uit te voeren ondersteun jij deze projectmanagers. Je maakt onderdeel uit van een projectteam en zorgt ervoor dat de projectmanagers hun werkzaamheden goed uit kunnen voeren. Een goede kennis van de branche, projecten en misschien zelfs van de managers kan dus alleen maar baten.

Ken je ICT

Als secretaresse moet je natuurlijk ICT-vaardig zijn; en in de transportsector is dit al helemaal belangrijk. Niet alleen moet je specifieke documenten weten voor te bereiden, maar je bent ook het aanspreekpunt wanneer er support nodig is bij vragen over de interne ondersteunende software applicaties. Je moet jezelf nieuwe systemen dus snel eigen kunnen maken.

Offertes en vertrouwelijke documenten

Daarnaast gaan er ook veel offertes en vertrouwelijke documenten door jouw ‘vingers’. Dit betekent dat je weet hoe je met dit soort documenten om kunt gaan, en hier efficiënt en betrouwbaar mee te werk kan gaan.

Accommodatie

9 tips om het juiste schoonmaakbedrijf te kiezen

By redactie 23 april 2019

Zie je de stoflaag bij jouw en je collega’s op het bureau liggen? Dan is het tijd om een schoonmaakbedrijf in te schakelen die het op kantoor gaat bijhouden. Er zijn bedrijven die na kantoortijd schoonmaken. Maar ook bedrijven die tijdens de kantooruren schoonmaken. Kies je uiteindelijk voor een schoonmaakbedrijf die tijdens kantooruren schoonmaakt. Maar heb je liever niet dat je in de chemische schoonmaaklucht werkt? Selecteer een schoonmaakbedrijf die milieuvriendelijk schoonmaken.

Bij het selecteren van een schoonmaakbedrijf komt meer kijken dan verwacht. Waar moet je nog meer aandenken? Hierbij een aantal tips die je op weg kunnen helpen bij het kiezen van een schoonmaakbedrijf:

Tip 1

Stel een eisenlijst op. Is het belangrijk dat het schoonmaakbedrijf in kwestie milieuvriendelijk schoonmaken? Schrijf dat op en selecteer daarop. Gegarandeerd dat er bedrijven afvallen.

Tip 2

Wat moet het schoonmaakbedrijf schoonmaken? Gaat het om de ramen buiten en binnen, kantoor, sanitair, de keuken? Schrijf ze op en ga na of je 1 of 2 schoonmaakbedrijven nodig hebt.

Tip 2

Bepaal je schoonmaakbudget. Ga je voor goedkoop of liever voor een lange termijn relatie? Een schoonmaakbedrijf met een hoger tarief hoeft niet duurder te zijn als je daar een lange termijn relatie aangaat.

Tip 3

Vraag meerdere offertes op. Na je eisenlijst te hebben gemaakt. Komen er een aantal bedrijven in aanmerking. Leg de offertes naast elkaar en vergelijk de prijs en werkzaamheden. Worden er werkzaamheden bij bedrijf A niet gedaan maar bij bedrijf B wel. Vraag wat de kosten zijn als bedrijf A dat alsnog doet.

Tip 4

Let op dat het schoonmaakbedrijf gecertificeerd is.

Tip 5

Nodig meerdere bedrijven uit op gesprek. Bespreek de werkwijze en de producten die zij gebruiken. Hier kan je uit leiden of zij bijvoorbeeld milieuvriendelijk schoonmaken.

Tip 6

Belangrijk om te weten is hoe hoog is het ziekteverzuim. Nog belangrijker voor jou om te weten is hoe zij daarmee omgaan. Als jouw vaste schoonmaak een week ziek is, wordt er dan een week niet schoongemaakt? Of komt er dezelfde dag een ander schoonmaken? Belangrijk is ook te weten hoe zij omgaan met vakanties.

Tip 7

Vraag referenties na en controleer deze. Kijk de reviews op het internet en social media na.

Tip 8

Heb je een schoonmaakbedrijf gekozen? Maak duidelijke afspraken en leg deze contractueel vast. Mocht er in de toekomst iets gebeuren, kan je hen daar op wijzen.

Tip 9

Maak kennis met je vaste contactpersoon.

Heb jij nog aanvullende tips? Laat het ons weten!

Facilitair

6 printer hacks

By redactie 8 maart 2019

Of het nu om privé printen of zakelijk printen gaat; je bent vast wel eens tegen problemen aangelopen tijdens het printen. Half geprinte vellen, lege cartridges of storingen in het apparaat. Met deze super handige printer hacks voorkom je niet alleen problemen, maar zorg je er ook nog eens voor dat het printen ineens een stuk makkelijker en soepeler verloopt.

Lege cartridges

Is je zwarte cartridge helemaal leeg en kun je niet op je bestelling inktcartridges wachten? Verander de kleur van je lettertype dan naar donkerblauw- of bruin. Op deze manier gebruikt je printer de kleurencartridges, en kun je alsnog printen in een lettertype dat er zo goed als zwart uitziet!

De printerinstellingen

Hoewel je misschien niet zomaar aan de printerinstellingen wilt komen, kan het je wel flink wat voordelen opleveren. Zo kun je om te beginnen geld besparen door de standaardinstellingen duurzaam in te stellen. Denk bijvoorbeeld aan standaard dubbelzijdig printen, of het gebruik van kleur vermijden. Daarnaast staan veel printers ingesteld op een resolutie van zo’n 600 DPI of zelfs meer. Heb je zo’n hoge kwaliteit niet nodig? Stel deze dan wat lager in; een hoge resolutie kost namelijk veel meer inkt.

Duurzame fonts

Wil je nog meer besparen op de printkosten? Gebruik dan alleen duurzame fonts. Sommige lettertypen zijn nu eenmaal een stuk duurder wanneer het om printen gaat.

Goedkoop is duurkoop

Hoewel het ontzettend voordelig kan lijken om een goedkope aanbieding papier te kopen, kan dit in de toekomst tot problemen leiden. Het goedkope papier kan namelijk allerlei problemen veroorzaken in de printer zelf. Niet alleen ziet het papier er minder goed uit, maar ook oprollende randen, vastzittend papier en andere kleine irritaties komen sneller voor bij goedkoop papier. Goedkoop is dus ook in dit geval duurkoop.

Laser printer toners

Geeft je laserprinter je een seintje dat de toner bijna leeg is? Haal de toner er dan even uit, en schud er even goed mee (zonder zelf onder de inkt te komen zitten natuurlijk). Het kan soms zo zijn dat het poedertje in de toner even los geschud moet worden.

Vastzittend papier

Krijg je steeds de melding dat er papier vast zit, maar zie je niets zitten? Haal dan al het papier even uit de lade, en leg het er netjes terug in. De melding kan namelijk ook komen wanneer het papier niet helemaal in de lade ligt zoals origineel de bedoeling is. Het verwijderen en herplaatsen van papier kan al veel problemen oplossen!

Gadgets

Zo val je op bij een beursdeelname

By redactie 7 maart 2019

Een beursdeelname kan natuurlijk ontzettend belangrijk zijn voor het bedrijf; het is een moment waarop je zowel de cultuur als de service van het bedrijf even kunt promoten onder een groot publiek. De beurs is dan voor velen ook dé locatie om nieuwe contacten te leggen en potentiële klanten te benaderen. Een evenement waar de nodige voorbereiding zeker voor nodig is, en waar opvallen ineens erg belangrijk wordt. Met deze handige tips zorg je ervoor dat ook jouw onderneming op de juiste manier vertegenwoordigd is, en een blijvende indruk achter laat.

De uitstraling van het team

Zorg dat de juiste mensen de onderneming representeren op de beurs en zorg dat ze op de juiste manier gekleed zijn. Uniformiteit straalt professionaliteit uit, en zo kan iedere bezoeker direct zien bij welke stand het team hoort. Denk bijvoorbeeld aan een specifieke dresscode (in de kleuren van de huisstijl bijvoorbeeld) of andere leuke items zoals promotiepetjes of een specifieke kleur accessoires. Herkenbaarheid is ontzettend belangrijk en consistentie is de sleutel!

De manier van presenteren

Naast de uitstraling van het team is natuurlijk ook de uitstalling van je promotiematerialen een erg belangrijk onderdeel van je algehele presentatie. Hoe presenteer je de onderneming aan de bezoekers? Biedt bezoekers voldoende variatie aan presentatievormen. Leg bijvoorbeeld brochures op de tafel en zorg dat er een medewerker klaar staat om vragen te beantwoorden, maar denk ook aan andere presentatie vormen. Een geanimeerde infographic of een andere videopresentatie zal de aandacht sneller trekken dan een standaard stapel brochures.

De inrichting van de stand

Zorg dat bezoekers direct weten waar ze moeten zijn om alles te weten te komen over jouw onderneming. Bekijk de inrichting van de stand bij alles wat je doet even vanuit de ogen van de bezoeker. Kan de bezoeker direct zien wie jullie zijn, en wat jullie doen? Hoe zit het met bezoekers die van een afstand naar de stand kijken, of met de bezoeker die achteraan in de rij staat? De inrichting van de stand moet vanuit ieder oogpunt overzichtelijk, informatief en aantrekkelijk zijn.

De give-away

Als laatste kun je stilstaan bij een leuke give-away. Welke give-away je kiest hangt natuurlijk af van de branche waarin je onderneming zich bevindt. Maar waar je ook voor kiest; een give-away zorgt ervoor dat je niet alleen een opvallende indruk achterlaat, maar ook een blijvende indruk. Van inspirerende spreuken met het logo van de onderneming tot een USB stick met natuurlijk een strakke presentatie.

kantoor

Hulp bij het kiezen van het juiste ERP-systeem

By redactie 5 maart 2019

De bedrijfsvoering moet overzichtelijker zijn en de communicatie tussen de verschillende afdelingen hoort efficiënter te verlopen. Daarop komt de directeur bij jou aankloppen. Of je niet even enkele offertes kan opvragen bij ERP-leveranciers die volgens jou geschikt lijken? Een moeilijkere taak dan het lijkt, want hoe kies je nu net het juiste ERP-systeem voor het bedrijf? Via onderstaand stappenplan wordt het alvast eenvoudiger.

# 1. Kies voor branchespecifieke ERP-systemen

Als het gaat over ERP-systemen, kunnen we de opdeling maken tussen algemene software en branchespecifieke systemen. Over het algemeen zijn branchespecifieke ERP-systemen een duurdere maar betere keuze. Dat is ook logisch. ERP-systemen voor groothandelaars zijn bijvoorbeeld gericht op voorraadbeheer, terwijl men in de bouwsector ook rekening moet houden met urenregistratie, certificaten en projectrapportages.

# 2. Stem af op de manier van werken

Een tweede opdeling die we kunnen maken, is deze tussen ERP-systemen die werken in de cloud en de varianten die hardwarematig worden geïntegreerd. Wanneer men ook op locatie of extern werken uitvoert en met het systeem moet communiceren, dan verkies je uiteraard een ERP-systeem in de cloud. Zorg er dan wel voor dat het systeem voldoende veilig is: vraag de ERP-leverancier hoe men een veilige opslag in de cloud kan garanderen. Lijkt een hardwarematige integratie jou interessanter? Spreek er dan eerst even over met de IT-afdeling. Mogelijks zijn structurele aanpassingen nodig waarvoor al dan niet budget beschikbaar is.

# 3. Spreek met de toekomstige gebruikers

Als alles goed is, heb je nu nog steeds een waslijst van bekende en minder bekende ERP-leveranciers. Maak een overzicht van wat de systemen kunnen en niet kunnen. Ga vervolgens het gesprek aan met de eindgebruikers van het ERP-systeem. Zij kennen meer dan wie anders de huidige praktijkproblemen en belemmeringen waarop het ERP-systeem een oplossing moet bieden. Op basis van hun input zal je waarschijnlijk al een groot aantal systemen kunnen schrappen. Ga verder met de verkregen shortlist.

# 4. Schakel externe expertise in

In principe zouden er nu nog een handvol aanbieders over mogen blijven. Tot op dit punt is de keuze volledig intern gebleven waardoor onjuiste sturing door belangengroepen werd voorkomen. In een volgende fase zal je nu trachten om de shortlist verder te verfijnen. Hiervoor kan je ook externe expertise aanboren. Het is echter wel belangrijk om objectieve informatie vergaren.

Dit kan je op verschillende manieren doen. Zo kan je bij andere bedrijven naar hun ervaringen polsen of kan je reviews lezen op het internet. Ook kan je gebruikmaken van vergelijkingswebsites voor ERP software. De verkregen informatie koppel je tot slot best nog even terug naar de belangrijkste belangengroepen die later met het ERP-systeem zullen werken. Zij kunnen jou helpen met het opstellen van een top 3.

# 5. Vraag offertes op

Na de laatste terugkoppeling zal je over een lijstje beschikken met daarop de beste ERP-systemen voor het bedrijf. Giet het in een overzichtelijk rapport en noteer de voor- en nadelen van elk systeem. Vraag vervolgens offertes op en noteer ook de totale kostprijs van het systeem op korte en lange termijn.

Het verkregen rapport kan nu aan de beslissingsmakers worden doorgegeven die, op basis van de input en de verschillende offertes, de uiteindelijke keuze zullen maken.

Personeelszaken

Waarom een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering zo belangrijk is

By redactie 11 december 2018

Een aansprakelijkheidsverzekering vergoedt schade die je toebrengt aan iemand. Misschien denk je dat je voorzichtig genoeg bent, maar een ongeluk schuilt in een klein hoekje. Soms is het ook niet met opzet dat je schade toebrengt. Het kan je kind zijn of je huisdier en omdat zij onder jou vallen moet jij de kosten van de schade dekken. Materiële schade kun je nog dekken, maar denk ook aan lichamelijke schade. Dit kan flink in de kosten oplopen. Natuurlijk wil je voorbereid zijn op dit soort ongevallen en niet opeens een groot geldbedrag uitgeven. Maar ook als je een bedrijf hebt is het belangrijk dat jij en je medewerkers verzekerd zijn.

Waarom een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering?

Elke ondernemer kan weleens een schadeclaim krijgen. Het is dan een prettig gevoel als je kunt terugvallen op je verzekering. Zo een verzekering wordt ook wel een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering genoemd. Zo een verzekering is niet verplicht om aan te sluiten. Toch kan het handig uitkomen om het wel aan te sluiten, vooral als je over personeel beschikt. De kans op een schadeclaim is misschien heel klein, maar het kan een grote impact op jou bedrijf hebben. Een flinke schadeclaim kan zelfs ertoe leiden dat het bedrijf failliet gaat. Een particuliere aansprakelijkheidsverzekering biedt dan geen uitkomst. Veel ondernemers hebben daarom een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Die biedt dekking in verschillende situaties.

Soorten bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen

Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is een goede manier om ervan verzekerd te zijn dat je de schade kunt betalen. Hieronder volgen er twee soorten verzekeringen:

Algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering

Een algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt meestal meerdere soorten schade. Het gaat hier om schade die door jou als ondernemer of door de personeelsleden zijn veroorzaakt. Je hebt ook dekking die werknemers beschermd op de werkvloer. Denk hierbij aan schade die een medewerker lijdt vanwege een ongeval in verband met het werk, bijvoorbeeld een zakenreis of een activiteit onder personeelsleden.

Verkeersschadeverzekering

Een verkeersschadeverzekering kun je afsluiten in aanvulling op een algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Hiermee worden de werknemers verzekerd als zij tijdens hun werkzaamheden in het verkeer een ongeval krijgen. Als de schade wordt veroorzaakt met of door motorrijtuigen, dan wordt dit niet gedekt door de algemene bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

Deze soorten verzekeringen kunnen er dus voor zorgen dat de schade van ongevallen gedekt wordt. Als werknemers namelijk een ongeluk krijgen is het ook prettig voor hen dat die schade gedekt wordt. Zorg dus ook voor een veilige werkplek, zo kun je de kans op ongelukken verminderen.