Ontwikkeling en groei is momenteel een veelbesproken thema. Maar hoe pak je dat nu aan, en wanneer durf je je veilige basis te verlaten en te kiezen voor datgene je echt graag wilt. “Roeien tegen de stroom in ondanks, of misschien wel dankzij de economische crisis” Hiervoor ben ik in gesprek gegaan met Monique Damen, ooit begonnen als assistent en nu eigenaar van Komma Coaching. ‘Groei’ is het centrale thema in haar leven.

 

2vd4q6lhoub86boonsy2Profiel
Naam: Monique Damen

Leeftijd: 41 jaar
Bedrijf: Kommacoaching.nl
Functie: Eigenaar
Opleiding: Schoevers PR Assistant
Hobby’s: Creatief met klei, bloggen op Gezinspiratie en Jungiaanse Psychologie

 

Wilde je altijd al graag secretaresse worden?
“Nee, dat wilde ik eigenlijk helemaal niet. Daarbij moet ik wel aantekenen dat ik achteraf helemaal geen realistisch beeld van een secretaresse had. Ik dacht eigenlijk dat het maar een saaie en eenzijdige functie was. Ik heb daarom de richting PR gekozen, waarna ik een aantal jaren verschillende commerciële functies heb vervuld die door omstandigheden echter steeds stopten.” “Op een gegeven moment vond ik het werk echter steeds minder leuk en ben ik in de avonduren een opleiding Grafische Vormgeving gaan doen. Ik wilde die opleiding eigenlijk al na de Havo doen maar ik had het idee dat ik daar moeilijk een baan in kon vinden.”

Dus toen werd je vormgever?
“Tijdens de opleiding kwam ik erachter dat ik niet echt een vormgever ben. Ik kan namelijk alleen goed vormgeven als ik er iets van mezelf in kwijt kan maar wanneer je een opdracht van een klant krijgt moet je je uiteraard wel aan de opdracht houden. Toch heb ik geen spijt van de opleiding gehad want daardoor heb ik mezelf weer beter leren kennen. Ik merkte dat ik meer een procesbegeleider ben en dat ik graag iets wilde doen met maatschappelijk belang.”

Met die kennis ben je weer gaan solliciteren?
“Ik heb toen gesolliciteerd op een tijdelijke functie bij Hogeschool Utrecht. Maar wel met het idee in mijn achterhoofd dat er waarschijnlijk bij ’zo’n grote organisatie wellicht wel iets anders op mijn pad kon komen. In 2004 ben ik daar op het directiesecretariaat begonnen in een junior functie. Dat was veel notuleren, archiveren en agendabeheer. Korte tijd later werd ik echter gevraagd als ondersteuner van stafdiensten en kwam ik onder een geweldige manager te werken die me enorm veel mogelijkheden en kansen bood. Toen heb ik ook de opleiding Management Assistent gevolgd. Door alle mogelijkheden, ontwikkelingen en ontplooiing kreeg ik ook steeds meer waardering voor het vak. Ik merkte ook dat ik op een hele andere manier ging functioneren. Onder een andere manager ben ik de Masteropleidingen gaan ondersteunen als management assistent en kreeg ik een functie bij internationalisering, waarbij ik intermediair was tussen hetgeen er op de faculteit gebeurde en de centrale organisatie. Ik bracht informatie bij elkaar. Ik heb bijvoorbeeld een intranetsite opgezet voor de stagecoördinatoren en de studenten die naar het buitenland wilden voor de stage of een deel van hun opleiding. Ik hield me ook bezig met onderwijsaanbestedingen in het buitenland. Ik werd steeds meer een office professional. Ik had geen beslissingsbevoegdheid, maar kon wel, met name bij de Masters, meedenken op beleidsniveau. In die functie kon ik ook mezelf laten zien en welke kwaliteiten ik had. Omdat ik me wilde blijven ontwikkelen heb ik in 2007 certificaten Hoger Management Support en Integrale Procesbeheersing gehaald en in 2008 heb ik de training Intern Auditen gevolgd. Op een gegeven moment draaide het allemaal en toen begon het bij mij toch weer te kriebelen, ik wil graag meer, ik wil groeien. Wat is de volgende stap in mijn ontwikkeling?”

Heb je toen ontslag genomen bij de Hogeschool?
“Nee dat niet. Ik heb me verdiept in allerlei opleidingen, maar geen enkele opleiding was het helemaal. Toen heb ik om een coachingstraject gevraagd. Tijdens dit traject kwam ik er ook achter dat groei voor mij zo enorm belangrijk was. Ik heb bij de hogeschool nog een tijdje de praktische organisatie van één van de masteropleidingen op me genomen en in die functie ook een periode overbrugd tussen twee opleidingsmanagers. Tijdens mijn zwangerschap ben ik er even tussenuit geweest en in mijn bevallingsverlof kwam ik eigenlijk tot de ontdekking dat ik mezelf toch altijd heb laten beperken door de overtuiging ‘Ik ben máár de management assistent en máár de ondersteuner’. Toen drong ook pas de volle betekenis van mijn kernwaarde ‘groei’ tot me door: ‘Als ik niet bleef groeien, werd ik ongelukkig’. En in mijn toenmalige werk was ik uitgegroeid. Daarnaast wilde ik groeiprocessen van anderen gaan begeleiden. Ik had ondertussen nieuwe managers en heb toen mijn ontwikkelingswensen besproken. Ze waren echter van mening dat opleidingsvraagstukken alleen waren voor de eigen functie, terwijl ik wel mogelijkheden elders in de organisatie zag. Op dat moment heb ik de beslissing genomen mijn eigen weg te gaan volgen. Ik voelde er niets voor om ervoor te gaan strijden en heb midden in de crisis in 2009 mijn ontslag genomen.“

Ja, en daar zit je dan en wat dan?
“In eerste instantie was het de bedoeling om een eenvoudige ondersteunende functie te zoeken en een coachingsopleiding te gaan volgen. Die gedachte heb ik uiteindelijk laten varen omdat ik mijn eerste prioriteit dan toch weer bij mijn afspraken met de werkgever zou leggen. En hoezeer ik het vak toch heb leren waarderen, ik wilde nu voor mezelf kiezen, eindelijk voor mijn eigen doelen gaan. Gelukkig zat ik in de luxe positie dat we het met alleen het salaris van mijn man ook wel een tijdje zouden redden, dus ik heb me vrij kort daarna volledig
op mijn opleiding gericht.”

Ben je na de opleiding ook direct je eigen bedrijf begonnen?
“Net zo standvastig als ik was om geen secretaresse te willen worden, zo wilde ik ook geen eigen bedrijf beginnen. Ik had geen zin in al die administratie en ik wilde per se collega’s. Maar door mijn grafische opleiding had ik al heel snel een logo gemaakt en toen de eerste klant zich aandiende, ging ik toch overstag. Inmiddels werk ik ook samen met een trainer en een trainingsacteur en daarnaast zit ik in de nodige netwerkgroepen, dus de collega’s zijn er. Natuurlijk mis ik de gesprekken aan de koffietafel, maar aan de andere kant ben ik wel heel trots op waar ik nu sta. Toen ik eraan begon had ik nooit gedacht dat ik zelf trainingen zou gaan ontwerpen. Dat was in een dienstverband als coach waarschijnlijk ook niet gebeurd.”

Je geeft nu ook trainingen en coaching aan secretaresses wat geef je ze dan mee?
”Je moet als secretaresse heel veel voor elkaar zien te krijgen zonder formele macht. Je zit ook op een positie in de organisatie waarbij je alles hoort en ziet. Ik zeg altijd: Managers praten met managers, secretaresses praten met iedereen. Dat vraagt veel van je communicatieve vaardigheden, maar ook een stuk inzicht in waar je wel en niet druk om maakt. Wat is relevant voor jouw rol als secretaresse en voor je organisatie en wat niet? Wanneer je veel energie besteedt aan zaken waar je geen invloed op hebt en die ook eigenlijk niet bij jouw werk horen, dan is die energie niet beschikbaar voor andere dingen. Stel je bijvoorbeeld voor dat je je regelmatig opwindt over een collega die altijd te laat binnen komt. Is het jouw verantwoordelijkheid om dat te controleren? En weet jij welke afspraken die medewerker heeft met zijn leidinggevende? Ik zie ook nog wel eens secretaresses die zich druk maken over beslissingen waar ze het niet mee eens zijn. Kijk eens wat er gebeurt als je je houdt bij je rol (ondersteunen, informeren, adviseren) en de beslissing daar laat liggen waar hij hoort. Ondersteun ook de dingen die je zelf anders zou beslissen met overtuiging. Dikke kans dat het naar je terugkomt en men steeds meer op je gaat vertrouwen. Wat moet ik kunnen? Over welke competenties moet ik beschikken?”

Heel veel secretaresses worstelen volgens mij met de vraag van ik wil wel, maar ik durf niet.
“Je hebt wel degelijk invloed op je eigen groeiproces. Het vraagt vaardigheid in zelfreflectie en de moed om dat te doen. Gun jezelf ook de tijd. Persoonlijke ontwikkeling komt niet vanzelf, maar geeft wel veel voldoening. Soms is een crisis juist het moment om eens stil te staan bij wat je doet en wat je zou willen doen. Bijvoorbeeld als je door veranderingen in de organisatie niet meer lekker op je plek zit. Je hoeft niet altijd door te groeien naar een ander soort functie, ook binnen je vakgebied is er genoeg te ontwikkelen. De verscheidenheid is enorm. Je kunt ook ontdekken welk type secretaressefunctie het best bij je past. Ben je bijvoorbeeld liever PA, directiesecretaresse of projectassistent? Je hebt niet overal invloed op maar je kunt wel je eigen verantwoordelijkheid nemen. Voor dit soort vragen is coaching heel geschikt. Maar ook voor andere (levens)loopbaanvraagstukken, zoals:

• Ik wil beter kunnen omgaan met stress / conflicten / veranderingen / …
• Ik wil verbetering in de balans werk-privé
• Ik wil mijn werk effectiever kunnen indelen
• Ik wil weten wat mij belemmert
• Ik wil meer energie
• Wat wil ik nou echt?”

Men roept heel vaak dat er geen budgetten voor zijn, klopt dat?
“Daar verschuilt men zich ook wel heel snel achter. Ze roepen heel vaak: “Ja maar…..” Het helpt als je het met de juiste onderbouwing met je manager bespreekt. Ik heb meer dan eens met HR managers gepraat die echt wel oog hebben voor de groep secretaresses. Dat is ook niet zo gek; wanneer een secretaresse een stuk persoonlijke ontwikkeling doormaakt, heeft dat invloed op een veel groter deel van de organisatie, juist omdat de secretaresse met iedereen praat. Op het moment dat de secretaresse effectiever gaat functioneren trekt ze een stuk van de organisatie met zich mee, het kan dus heel veel opleveren.“

Dit interview stond het PA magazine, uitgave november 2012.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

 

(Bezocht 327 keer, 1 bezoeken vandaag)
Redacteur

Comments are closed.