Tag

agenda

Browsing

Als directiesecretaresse ben jij de spin in het web. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat er geen zaken door elkaar gaan lopen in het bedrijf. Maar hoe ziet jouw eigen agenda er eigenlijk uit? Lukt het je om goed te plannen en je eigen tijd zo efficiënt mogelijk in te delen? Hieronder geven wij je een paar tips om extra efficiënt met je tijd om te gaan.

1. Houd ook je eigen agenda bij

De verleiding is groot om je alleen bezig te houden met de bedrijfsagenda. Maar vergeet niet dat je zelf ook een agenda hebt om je tijd te verdelen. Een agenda bijhouden kan echt helpen om je tijd efficiënt in te delen. Lukt jou dit niet? Dan kun je altijd een cursus time management overwegen. Dat is voor jou een handig opstapje om beter met je tijd om te gaan.

2. Bepaal je ritme

Zeker de laatste jaren was het moeilijk om je aan je ritme te houden. Wanneer je op kantoor bepaalde patronen hebt ontwikkeld, zijn die thuis soms volledig weg. En dat terwijl thuiswerken steeds meer het nieuwe normaal lijkt te worden. Ook thuiswerken moet je leren. Kun jij er maar niet aan wennen? Dan is een cursus thuiswerken een aanrader.

3. Werk samen met je collega’s

Collega’s zijn er niet voor niets. Jullie vormen met zijn allen de basis van het bedrijf. Wanneer je veel overlegt met je collega’s en jullie bezigheden goed op elkaar afstemmen, dan kun je een stuk efficiënter te werk gaan. Het verlaagt vaak de werkdruk en zorgt ervoor dat er duidelijkheid is. En juist duidelijkheid is belangrijk als het om efficiency gaat.

4. Las regelmatig pauzes in

Misschien heb je wel heel veel te doen vandaag en wil je het allemaal zo snel mogelijk afgerond hebben. Maar zo werkt het niet. Een mens heeft af en toe rust nodig om efficiënt door te kunnen werken. Wanneer je pauze hebt genomen, zal je merken dat je daarna weer veel geconcentreerder door kunt werken. Het is dus echt belangrijk om regelmatig even tijd voor jezelf te nemen en bijvoorbeeld van een koffiemoment met je collega’s te genieten. Daarna kun je met frisse energie weer verder en gebruik jij je tijd optimaal.

5. Zeg vaker nee

Het is ook wel eens goed om te zeggen dat je even geen tijd hebt. Natuurlijk moet je als directiesecretaresse alle ballen in de lucht houden, maar het is ook belangrijk om je eigen grenzen aan te geven. Anders zal het werk zich op blijven stapelen en beseft niemand dat jouw agenda overloopt. Laat het dus zeker ook merken als je het druk hebt en durf nee te zeggen wanneer je eens geen tijd hebt.

6. Begin met de lastigste klus

Als jij een uitsteller bent, dan weet je het: de lastigste klus komt meestal als laatste. Terwijl het veel beter is om die als eerste te doen. Wanneer je de lastigste klus als eerste afwerkt, hoef je er niet meer de hele dag tegenaan te kijken, en zal je de rest van je taken ook met meer plezier doen.

Zou het niet handig zijn om de gehele dag aan al je afspraken herinnerd te worden, zonder daarvoor in je agenda of telefoon te kijken? Met de smartwatch is het al mogelijk!

Als secretaresse krijg je op digitaal gebied natuurlijk steeds meer voor je kiezen en lijkt verzuipen soms makkelijker dan overleven. De smartwatch kan je onder andere helpen het overzicht te behouden op de volgende vlakken;

Agenda
Gemiddeld genomen kijk je 150 keer per dag op je mobiele telefoon. Even een berichtje schrijven of lezen, kijken hoe laat het is, het nieuws checken of om je afspraken te bekijken. De smartwatch kan deze functie grotendeels overnemen. Door middel van een signaal geeft de smartwatch aan wanneer je een nieuwe afspraak hebt. Maar ook een to-do-list of verkeersinformatie is te koppelen aan de watch. Het grote voordeel van de smartwatch is dat het kijken op je horloge niet onprofessioneel over komt, zoals een telefoon dat soms wel doet.

Kattenbelletjes
Het sturen van lange berichten is natuurlijk niet mogelijk, maar de smartwatch kan wel helpen de communicatie te verbeteren. Op de smartwatch kan je tijdens een meeting gemakkelijk even een kort berichtje lezen of schrijven. Het voordeel is dat je in een oogwenk op de hoogte bent van het laatste nieuws zonder dat het storend is voor een ander.

Natuurlijk heeft de smartwatch nog vele andere toepassingen. Maar voor het secretaresse vak zijn dit de belangrijksten!

Dubbele afspraken, stress, chaos, haasten voor de volgende afspraak. Daar word jouw manager niet bepaald vrolijk van. Hij verwacht een goed gestructureerde dag waar hij zonder moeilijkheden doorheen komt. Uiteraard is het aan jou om dit perfect te regelen. Hoe kun jij ervoor zorgen dat jouw manager elke dag weer blij is met jouw plan-talent?

Hieronder zijn er voor jou een aantal tips & trucs samengesteld om voor een goede planning en samenwerking met jouw manager te zorgen;

  • Plan elke dag een kort gesprek met jouw manager. Doe dit vrijwel aan het begin van de dag. In dit gesprek spreek je de hele dag door, zodat je op de hoogte bent als er afspraken bij gekomen zijn. Zo betrek je jouw manager bij zijn eigen planning.
  • Zorg voor een elektronische agenda. Dit is makkelijker aanpassen dan andere agenda’s. Een elektronische agenda raak je niet zomaar kwijt en kun je 24/7 bekijken en bewerken. Daarnaast is een elektronische agenda voor jou en jouw manager te zien, waardoor jouw manager tijdig op de hoogte wordt gebracht van eventuele veranderingen in de planning.
  • Bespreek hoeveel tijd jouw manager tussen verschillende afspraken nodig heeft. Zo geef je hem de tijd en de ruimte om zich van de ene naar de andere afspraak te begeven, zonder dat hij zich ontzettend moet haasten.

In elke relatie is het belangrijk om te blijven praten, zo ook in de werkrelatie tussen jou en jouw manager. Blijf communiceren en ga gestructureerd te werk, dan ben je onmisbaar voor jouw manager.

De roep om gezonde werkomgevingen neemt steeds serieuzere vormen aan. Niet alleen leiden gezonde werkomgevingen tot meer creativiteit en productiviteit, ze beantwoorden ook aan de vraag van minister Kamp om medewerkers op een gezonde manier langer door te laten werken.

Het onderzoek van Fellowes ‘Ergonomie op de wijzigende Nederlandse werkplek’ laat zien hoe Nederland er op dit moment voor staat.

Lees verder: Hogere pensioenleeftijd zet ergonomie opnieuw op de agenda, Managersonline.nl, mei 2012

Een agenda is een prima instrument om de vergadering te sturen. U kunt immers van tevoren bepalen wanneer ergens over wordt gepraat en hoe lang. Soms zelfs óf er wel over wordt gepraat.

Bekijk hier tips en tricks om invloed uit te oefenen via de vergaderagenda.

Bron: Tips en tricks om invloed uit te oefenen via de vergaderagenda, Managersonline.nl augustus 2011