Thema

Magazine

Thema

Dinsdag 7 mei is het nieuwe PA magazine uit gekomen.
In deze editie kun je een interessant interview lezen met 2 secretaresses die een grootscheepse
reorganisatie bij de gemeente Utrecht hebben mee gemaakt waarbij alle secretaresses een JIJ-opleiding mochten volgen. Mirjam Wessels van ‘Liefde voor Talent vertelt ons hoe zij de secretaresses begeleid hebben in dat traject.

Daarnaast informeert Niels van Aken ons over de mogelijkheden en de verschillen tussen de iPad en de Windows 8 tablet en Monique Damen heeft een leuk artikel geschreven over time- energy management. Ilse de Graaf geeft tips en adviezen over het solliciteren anno nu.

Uiteraard staat er nog veel meer in het magazine wat je zeker niet mag en wilt missen.
Vraag daarom snel een PaCard aan zodat ook jij de mei editie ook ontvangt! pacard.nl

Zoals ik al eens eerder schreef typeert het de secretaresse van de 21ste eeuw dat zij haar functie meeneemt naar deze eeuw. Organisaties veranderen, managementfuncties veranderen en de traditionele secretaresse maakt plaats voor de ‘assistant professional’. In deze tijd waarin het vinden of zelfs al het behouden van je baan moeilijk is en waarin het aanbod groter is dan de vraag moet je weten hoe je je marktwaarde behoudt en uitbreidt.

Om je marktwaarde te bepalen, is het noodzakelijk om eens kritisch naar je persoonlijke ontwikkeling te kijken. Hoe staat het met jouw secretariële kennis en vaardigheden? Zijn deze nog up-to-date? Houd je vast aan je oude manier van werken of ga je met de tijd mee? Door actief te investeren in jouw ontwikkeling behoud je de gedrevenheid en/of passie voor het secretaressevak en maak jezelf interessant voor je werkgever of opdrachtgever.

Wat zijn de ‘must have’ vaardigheden?

Taal
Vanzelfsprekend zijn je schriftelijke vaardigheden uitmuntend. Foutloos Nederlands schrijven is een ‘must’. Ook een goede vaardigheid van het Engels is geen overbodige luxe. Mocht je twijfelen aan je Nederlandse of Engelse vaardigheden dan zijn er talloze talentests die je op internet kunt doen.

MS Office
Word, Excel en PowerPoint kennen voor jou geen geheimen meer. Misschien werk je ook al met MS Lync (instant messenger-programma).

Archief
Jouw archief is overzichtelijk, toegankelijk en bij voorkeur digitaal. Het is niet altijd de leukste klus maar wel een belangrijke. Schoon je archief regelmatig op en zorg bij vernietiging voor goedkeuring van de vernietigingslijst. Vergeet niet om rekening te houden met de wettelijke bewaartermijnen.

Actielijst
Notulen uitwerken is een tijdrovende klus zelfs als je deze al op je laptop maakt tijdens de vergadering. Vaak blijken deze notulen ook nog eens niet of nauwelijks gelezen te worden. Wanneer dit ook binnen jouw organisatie het geval is, stel dan voor om met een actielijst te werken en ga hier actief mee om. Attendeer collega’s op uitstaande actiepunten na de vergadering en herinner hen aan het verlopen van hun deadline.

Voor secretaresses die houden van gadgets is er een zogenaamde ‘smart pen’ op de markt. Een notuleerpen die digitaal opslaat wat je ermee schrijft maar ook geluidsopnamen maakt.

Presentaties en nieuwsbrieven
Naast PowerPoint kun je ook gebruik maken van andere presentatietools. De gekozen presentatietool moet natuurlijk wel passen bij degene die de presentatie geeft.

Voor nieuwsbrieven kun je gebruik maken MS Word maar er zijn ook veel websites die het mogelijk maken om gratis en eenvoudig een nieuwsbrief online te maken. Je hebt dan vaak ook al keuze uit een aantal fraaie sjablonen die je nieuwsbrief een mooie en professionele uitstraling kunnen geven.

Audio Visuele middelen
Zorg dat je weet hoe je een beamer aansluit en hoe je een videoconferentie opzet. Veel secretaresses blijken techniek ‘eng’ te vinden, zorg dat je hierin je ‘mannetje’ staat.

Social media
Maak jezelf wegwijs in de diverse sociale media en zet deze op een handige en actieve manier in.

Niet alleen voor je zichtbaarheid maar ook om kennis en informatie te halen die voor jou belangrijk zijn om je vakkennis op peil te houden. Volg de juiste personen, sluit je aan bij groepen en let op events die worden georganiseerd.

Netwerken
Sluit je aan bij (secretariële) netwerkverenigingen, bezoek congressen/beurzen, lees en deel je ervaringen of vragen op secretaressewebsites. Zet jezelf in de markt en zorg dat je een gunfactor creëert.

Time Management
Ontwikkel je timemanagementvaardigheden. Stel je doelen en prioriteiten vast om zo effectiever en efficiënter met je tijd om te gaan.

Literatuur
Lees boeken over het secretaressevak of boeken die raakvlakken hebben met het werk dat een secretaresse doet.

Smartphone apps
Zorg dat je op de hoogte bent van handige zakelijke apps. Maak hiervan gebruik of geef ze als tip aan je manager voor zijn/haar smartphone. Er zijn apps in overvloed! Bijvoorbeeld: een app die munteenheden, temperaturen en afstanden omzet, een app die zakelijke bestanden opslaat, een app om visitekaartjes te digitaliseren, een app om notities centraal te beheren, een app voor handtekeningen, een app voor het boeken van hotels, een app om zakelijke ritten bij te houden.

Misschien zijn bovenstaande vaardigheden niet volledig. Mocht dit zo zijn, dan hoor ik graag van jou wat volgens jou de ‘must have’ vaardigheden van een assistant professional zijn. De sociale vaardigheden heb ik hier overigens bewust buiten beschouwing gelaten.

Blijf geïnspireerd, blijf jezelf ontwikkelen en creëer daardoor je eigen meerwaarde.

Rasja Post Eigenaar Professional Office SupporT

Het is zover, het nieuwe PA magazine is uit! In dit laatste magazine van dit jaar aandacht voor ‘Groei en Ontwikkeling’. Wellicht overweeg je om in 2013 een training te gaan volgen, of vraag je jezelf af of de ingeslagen weg wel de juiste voor je is. Emilie Broeze heeft een artikel geschreven; “Hoe overtuig ik mijn baas om in mij te investeren?” In een interview met Monique Damen kun je lezen welke stappen zij heeft gemaakt om in zichzelf en haar toekomst te investeren. Heleen leert ons dat een time out geen overbodige luxe hoeft te zijn en Cari en Joke vertellen ons meer over hun veelzijdige baan.
Daarnaast uiteraard weer volop aandacht voor tips, trends en handige tools.

Kortom reden genoeg om  snel een PaCard aan te vragen zodat we ook jou het magazine toe kunnen sturen!
Naast het magazine hebben we ook voor 2013 weer genoeg activiteiten waar je als PaCard member gebruik van kunt maken zoals de events waar je gatis aan deel kunt nemen, de Secretaresseweek waar we voor duizenden euro’s aan prijzen weg geven, de PA van het jaar verkiezing waar je je collega voor op kunt geven, kortingen op Secretaressewinkel en kortingen op geboekte uitjes via ZakelijkUit.nl

Ga nu naar PaCard.nl en vraag vandaag nog je PaCard aan!

‘Een dag niet gelachen, is een dag niet geleefd’. Wie kan er zonder humor? Ik niet! Thuis vind ik humor belangrijk maar zeker ook op mijn werk. Mijn ervaring is dat de hoeveelheid humor per bedrijf verschilt. Bij sommige bedrijven wordt veel gelachen, bij andere bedrijven een stuk minder. Ik kan niet zonder humor dus als het er niet is dan ben ik meestal degene die de humor toevoegt.

Waarom is humor zo belangrijk?
Uit onderzoek blijkt dat lachen een heilzame werking heeft op je geest. Door te lachen voel je je goed en wie zich goed voelt doet zijn werk beter. Humor helpt ook tegen stress. Een goede grap op het werk verlaagt de spanning en haalt de ‘kou uit de lucht’. Tussen collega’s onderling kan humor helpen om te relativeren, afstanden te overbruggen en om toenadering te zoeken. Kantoorhumor maakt het gezellig, je wordt er vrolijk van en zorgt voor een gezamenlijke binding. Mensen die om zichzelf of moeilijke situaties kunnen lachen, worden bovendien meer toegankelijk gevonden.

De gehele column van Rasja Post lees je in het PA.NL magazine, uitgave 13 (november 2012).

Let op! Het PA.NL magazine ontvang je alléén als je in het bezit bent van een PaCard. Heb jij nog geen betaalde PaCard? Bestel deze dan hier!

 

De tijd vliegt voorbij en inmiddels is het al weer tijd voor de derde editie van het Zaak&Reizen Magazine. Het Zaak & Reizen Magazine is een magazine speciaal voor iedereen die in aanraking komt met zakenreizen. Dit magazine is dinsdag 13 december 2011 verschenen.

Wat is er toch weer veel gebeurd het afgelopen half jaar. Informatie genoeg om weer een leuk en interessant nummer voor je samen te stellen, boordevol reisverhalen, zakenreis bestemmingen, trends en tips op het gebied van vergaderen, feesten en bedrijfsincentives.

Met het winterseizoen voor de deur hebben wij ook de bestemmingen en tips aangepast op dit seizoen. Wat te denken van een unieke incentive naar het prachtige Finland. Bij velen misschien minder bekend als zakelijke bestemming, maar zeker de moeite waard!

Ook Riga, de hoofdstad van Letland, doet misschien niet bij iedere zakenreiziger direct een belletje rinkelen, maar dat hier genoeg te beleven valt lees je op pagina 14 en 15. Ben je wat minder winters ingesteld, dan zijn de feesten van Business Meets Pleasure misschien meer iets voor jou. Lekker swingen op Caribische klanken en terug denken aan de zomer. Ook het reisverslag over Argentinië doet je weer even terugverlangen naar de zomer! Misschien ook wel een interessante bestemming om de koude winterperiode te onderbreken, want Argentinië, dat moet je zien!

Kortom of je nu houdt van de winter, lente, zomer of herfst, dit magazine vertelt je alles over de verschillende bestemmingen en mogelijkheden. Dus tijd om bij de open haard rustig de gelegenheid te nemen om dit magazine door te lezen!

Heb jij interesse om mee te werken aan Zaak&Reizen door het schrijven van een column of een artikel in het magazine of op onze weblog, laat het ons weten. Stuur dan een e-mail naar info@zaakenreizen.nl.

Veel leesplezier!

Team Zaak&Reizen

 

Wil jij ook het Zaak&Reizen magazine ontvangen? Klik dan hier en vul je gegevens in.