Het organiseren van een bedrijfsuitje vergde altijd al wat
creativiteit en inspiratie. Het is immers nooit makkelijk om iedereen tevreden
te stellen. Maar de coronamaatregelen hebben het organiseren van een gezamenlijk
uitje erg moeilijk gemaakt, terwijl tegelijkertijd de behoefte aan een
gezamenlijke activiteit voor alle thuiswerkers juist erg groot is. Hoe kun je
dat het hoofd bieden? We doen vier suggesties voor online alternatieven voor
een bedrijfsuitje.
Online casino
Met z’n allen naar het casino op kosten van het bedrijf zit er natuurlijk even niet in. Dat is jammer, maar het speelveld kan wel verplaatst worden naar online. Het is namelijk prima mogelijk om medewerkers met een eigen budgetje van het bedrijf een avondje te laten spelen in een online casino. Wellicht komt men elkaar tegen aan de virtuele Black Jack-tafel. Zo kunnen je medewerkers zich toch op kosten van de baas een paar uur vermaken. Tegelijkertijd kan men bijvoorbeeld een chat of een videogesprek erbij open hebben om met elkaar te kunnen kletsen.
Online escape room
Tegenwoordig denkt men bij een teamuitje al snel aan een escape
room. Samen op speelse wijze samenwerken in een race tegen de klok om je uit
een kamer te bevrijden is een uitstekende manier om de samenwerking binnen een
team te bevorderen. Alleen is een echte escape room spelen momenteel simpelweg
niet mogelijk. Een online escape room is sinds de lockdown wél mogelijk. Zo
kunnen medewerkers in groepjes samen zich uit de online escape room proberen te
bevrijden terwijl ze overleggen via een chat of belgesprek.
Online borrel
Wil je het simpel houden, dan is een online borrel organiseren natuurlijk ook gewoon mogelijk. Via Microsoft Teams of Zoom kan een flinke groep medewerkers samenkomen in één videogesprek, zodat men elkaar ondanks al het thuiswerken toch nog spreken én zien. Als bedrijf kun je dit een beetje cateren door bij elke medewerker wat hapjes en drankjes thuis te laten bezorgen. Het is relatief simpel, maar wel een mooi gebaar en het wordt ongetwijfeld gezellig.
Online pub quiz
Het concept van de pub quiz is niet alleen populair als
teamuitje, maar is ook prima te verplaatsen naar online. Je kunt daar een
quizmaster (met vragen) voor inhuren, maar er kan natuurlijk ook vanuit het
bedrijf een quizmaster komen. Quizvragen zijn overigens op verschillende
websites gratis te verkrijgen, hoewel een zelf bedachte quiz over het bedrijf
natuurlijk ook leuk kan zijn. Medewerkers kunnen in teams spelen als ze via
WhatsApp of een andere chatfunctie met elkaar overleggen over de antwoorden.
Ook hierbij zou je kunnen zorgen voor wat catering aan de deur bij medewerkers.
Zo zie je maar dat er toch nog wel het een en ander mogelijk
is. Veel succes met het organiseren van jouw bedrijfsuitje!
Niet alle vergaderingen en evenementen kunnen plaatsvinden
op de eigen bedrijfslocatie. Mogelijk ontbreekt het aan ruimte, technische
mogelijkheden of de juiste uitstraling. Daarom is er niets ongewoons om op een
externe vergader- of evenementenlocatie samen te komen voor overleggen,
presentaties, symposia en beurzen. Wat er echter ontbreekt op locatie is de
fysieke aanwezigheid van het bedrijf. Dit terwijl je de locatie gedurende je
overleg of evenement toch eigen wilt maken als je als bedrijf organisator bent.
Wat kun je doen om toch de locatie eigen te maken en je bedrijf herkenbaar
aanwezig te maken? We geven een paar praktische tips.
Bedrukte pennen uitdelen
Een handige zet is pennen bestellen met het logo van je bedrijf erop. Deze deel je bij binnenkomst of bij de start van een vergadering of presentatie uit. Dat lijkt een service aan de aanwezigen, en dat is het in zekere zin natuurlijk ook. Een goed werkende pen komt voor iedereen van pas. Maar tegelijkertijd herinnert die pen deelnemers eraan dat dit een professioneel georganiseerd evenement is van jouw bedrijf. Je straalt dus een extra stuk professionaliteit uit, en als men de pen mag houden, worden ze nog vele malen vaker herinnert aan jouw bedrijf en de professionele uitstraling daarvan. Dat werkt overigens alleen als je kwalitatief goede bedrukte pennen bestelt. Dit kan bij IgoPromo.
Laat de huisstijl aanwezig zijn
Waarschijnlijk heeft je bedrijf als professionele onderneming al geïnvesteerd in een unieke, herkenbare huisstijl. We hebben het dan over het logo, de bedrijfskleuren, lettertypes en dit soort zaken. Een huisstijl is immers een manier waarop een bedrijf zich kan onderscheiden van andere bedrijven. Deze huisstijl moet dan ook herkenbaar terugkomen gedurende je bedrijfsevenement of vergadering op locatie. Dat kun je onder andere doen door eventuele presentaties of video’s te laten voorzien van de huisstijl. Ook kun je schrijfblokken bedrukt met jouw huisstijl beschikbaar stellen. Als je nog een stapje extra wilt zetten, zorg je ook voor servetten met je huisstijl erop voor bij de lunch of het diner.
Banners
Aankleding speelt een voorname rol in het eigen maken van
een externe locatie. Een manier om daar in te voorzien, is door het plaatsen
van banners bij de entree en in en op weg naar de ruimtes waar jouw
bedrijfsevenement plaatsvindt. Uiteraard laat je op deze banners, die in
verschillende soorten en maten en van staand tot hangend te verkrijgen zijn, je
bedrijfslogo en boodschap afdrukken. Een sprekende afbeelding daarbij zorgt ervoor
dat passanten zich jouw banner blijven herinneren. Natuurlijk moet je hier even
een investering voor maken, maar het gaat wel om herbruikbare objecten die in
de toekomst ook nog van pas kunnen komen.
Gastheren of -vrouwen met bedrukt kledingstuk
In het geval een evenement met gasten van buiten het
bedrijf, kun je indruk maken door gastheren en/of gastvrouwen in te zetten die de
gasten ontvangen en de weg wijzen. Je kunt hen voorzien van een smaakvol met
bedrijfslogo bedrukte trui, jas of shirt, zodat ze ook meteen herkenbaar zijn
als horende bij jouw evenement. Niet alleen is dit praktisch, je straalt er ook
mee uit dat je bereid bent geweest om te investeren in de professionaliteit van
jouw bedrijfsevenement. Het is een goede manier om meteen de toon te zetten en
te laten zien dat de aanwezigheid van je gasten gewaardeerd wordt.
Veel werknemers werken op dit moment thuis. Een heel
andere setting natuurlijk waar iedereen ook aan moeten wennen. Thuis is er bijvoorbeeld
vaak veel meer lawaai vanwege huisdieren, buren en kinderen. Ook is er niet
voor iedereen een eigen thuiswerkplek of oppas beschikbaar. Dit alles maakt
thuiswerken zeer intensief. Om die reden besluiten veel werkgevers om hun
personeel te verrassen met een leuke attentie. Een zeer goed idee natuurlijk om
je medewerkers even een hart onder de riem te steken. Belangrijk is natuurlijk wel
dat het cadeau past in de sfeer van het moment. We zetten wat ideeën op een rij
en vertellen je ook hoe je dit snel en zonder al teveel werk kunt laten
bezorgen.
Wie is je doelgroep?
Wat in de smaak valt, hangt natuurlijk af van je
doelgroep. Oftewel wie zijn je werknemers? Een nannybureau heeft natuurlijk
hele andere werknemers dan een bouwbedrijf. En dus zullen bij deze doelgroep
ook andere cadeaus in de smaak vallen. Bij het nannybureau zou je kunnen denken
aan een cadeaukaart van Zalando of chocoladeverrassingspakket. Bij een
bouwbedrijf zal misschien een handige gadget of bierpakket beter in de smaak
vallen.
Afgestemd op de situatie…
Zoals gezegd is een passend cadeau momenteel belangrijk. In de huidige situatie zitten veel werknemers thuis. Ze besteden veel tijd aan huis, tuin en gezin. Een cadeau dat daarbij pas is dus handig. Denk aan een moestuinpakket, bloemenzaden, warme huissokken of een bloemenabonnement. Ook is ontspanning natuurlijk zeer belangrijk, want thuiswerken is intensief. Leuke cadeaus zijn bijvoorbeeld een relaxpakket met bad- en verzorgingsproducten of een borrelpakket met wijn, knabbels en tapas. Zo begrijpen werknemers dat de werkgever met ze meeleeft. En deze verbondenheid is natuurlijk zeer belangrijk in deze tijd.
Handige gadgets
Ook zijn gadgets natuurlijk een goed idee in deze
tijd. We gebruiken onze telefoons meer dan ooit. Een handig accessoire voor je
telefoon is dan natuurlijk zeer welkom. Denk aan een extra snelle lader of
magneetlader bijvoorbeeld. Maar ook een houder die je aan de achterzijde van je
telefoon bevestigt. Of een staande houder waar je hem in kunt plaatsen. Zo hoef
je hem niet de hele tijd zelf vast te houden.
Weinig tijd? Bezorging
uitbesteden!
Cadeaus naar je personeel verzenden is in deze tijd natuurlijk arbeidsintensief. Heb je er geen tijd voor. Laat dan je geschenk bezorgen via Charles.nl. Ze hebben een giga keuze aan leuke en originele cadeaupakketten. Deze kun je direct aan je werknemers laten toesturen. Dat scheelt een hoop extra werk. Ook kun je een kaartje met je logo toevoegen aan het cadeaupakket. Het pakket wordt daarbij uit naam van jouw bedrijf verzonden. De pakketten kun je op factuur bestellen. Snel en praktisch dus!
Voordelige bezorging
Bij bezorging van pakketten in grote aantallen kun je
vaak aparte afspraken maken met TNT Post. Vaak kun je de pakketten dan al voor
3,95 per pakket versturen. De post functioneert ook nog hetzelfde als anders
ondanks de pandemie. Pakketten komen over het algemeen net zo snel aan als
anders. Ook bij DHL kun je pakketten versturen. Binnen Nederland kan dit al
voor 4,50 euro per pakket. De verzendlabels maak je zelf aan. Dat maakt DHL
minder geschikt voor bulkverzendingen.
Er
zijn maar genoeg open functies voor directiesecretaresses; maar dit maakt het
vinden van een baan niet altijd direct makkelijker. Wat kun je nu doen om zo
snel mogelijk een nieuwe baan te vinden? We geven je graag een aantal
praktische tips.
1.
Breng je CV op orde
Zorg
ervoor dat je CV helemaal up-to-date is en voorzien van alle nodige informatie.
Denk hierbij aan je NAW gegevens, je opleidingen, je skills en je
arbeidsverleden maar ook eventuele extra motiverende factoren voor een
potentieel nieuwe werkgever zoals cursussen die je gevolgd hebt en je
referenties.
2.
Zet je referenties in
Hoewel contactgegevens van mogelijke referenties een goed begin zijn, is het nog beter om de referenties uit te laten schrijven. Je kunt je werkgever op basis van een getuigschrift over jouw kennis, kunde en werkhouding laten schrijven. Dit is de ideale vorm van een referentie gezien jouw toekomstige opdrachtgever direct alle informatie heeft die deze nodig zou kunnen hebben. Je kunt hier meer informatie vinden over verschillende voorbeeldcontracten en deze direct inzetten om jouw referenties helemaal op orde te hebben.
3.
Zorg voor onderscheidend vermogen
Zowel in je motivatiebrief als je CV heb je alle mogelijkheid om jezelf te onderscheiden van de andere sollicitanten. Zet je CV bijvoorbeeld in een mooi, opvallend format zodat deze direct tussen de rest uitsteekt. Steek ook veel moeite in je motivatiebrief. Probeer zo goed mogelijk uit te leggen waarom die specifieke baan nu exact is wat je zoekt, en wat jou zo geschikt maar voor die ene functie.
4.
Zet je netwerk in
Als
directiesecretaresse heb je natuurlijk een gigantisch groot netwerk opgebouwd:
zet dit dan ook zeker in! Denk aan je ‘offline’ netwerk maar ook aan je online
netwerk op platforms zoals bijvoorbeeld LinkedIn. Het zou zomaar eens kunnen
dat iemand binnen jouw netwerk een connectie heeft die jou verder kan helpen in
je zoektocht.
5.
Breed je zoekveld uit
Hoewel
het natuurlijk erg fijn is om in je eigen dorp of stad te kunnen werken, kan
het zomaar eens zo zijn dat je die droombaan alleen op afstand kunt vinden.
Probeer je zoekveld zoveel mogelijk uit te breiden en kijk wat jij zelf oke en
haalbaar vindt wanneer het om reistijd gaat. Hoe breder je zoekveld, hoe groter
je kans van slagen!
6.
Solliciteer voor meerdere functies
Maak
een top drie van openstaande functies die jij graag zou willen en kunnen
uitoefenen, en solliciteer op alle drie de opties. Zo vergroot je jouw kansen
op het vinden van een baan die bij je past!
Is een van de
werkzaamheden die jij als directiesecretaresse hebt het vinden van nieuw
personeel? En gaat het bedrijf waar je werkt internationaal opereren en zoeken
ze daarvoor medewerkers, bijvoorbeeld voor de sales, in het buitenland? Hoewel
je misschien precies weet hoe recruitment in eigen land werkt, is dit voor het
buitenland een ander verhaal. Zo weet je misschien niet waar werkzoekenden te
vinden zijn, hoe je deze moet benaderen en hoe het zit met arbeidscontracten. Daarnaast
kan het ook een uitdaging zijn de nieuwe medewerkers goed te coachen. De
oplossing? Schakel een internationaal recruitment bureau in.
Wat doet een internationaal recruitment bureau?
Wil het bedrijf waar je werkt hun producten of diensten ook in andere landen aan consumenten of bedrijven gaan leveren? Dan is het natuurlijk nodig dat er klanten in het desbetreffende land gezocht gaan worden. Vanuit in Nederland is dat lastig, zeker als er geen ervaring is met internationaal ondernemen. Het is dus belangrijk dat er lokaal goede salesmedewerkers gezocht gaan worden. Een internationaal recruitment bureau kan daarbij van grote dienst zijn. Hun specialisme is juist internationaal ondernemen. Ze zetten hun kennis, ervaring en netwerk in om het bedrijf waar je werkt internationaal succesvol te maken.
Internationaal de juiste (sales)mensen vinden
Een
internationaal recruitment bureau biedt een uitgebreid dienstenpakket.
Allereerst kunnen ze bijvoorbeeld uitzoeken waar groeikansen liggen in het
buitenland. Waar bevindt zich de doelgroep en hoe kan deze bereikt worden?
Daarnaast zijn ze gespecialiseerd in allerlei zaken die komen kijken bij het
inhuren van personeel in een ander land. Waar is goed personeel te vinden die
de verkoop en omzet moet gaan realiseren, en die het leuk vinden om bij een
internationaal opererend bedrijf te werken? Hoe zit het eigenlijk met
arbeidscontracten en de salarisadministratie? En hoe kun je bijvoorbeeld een
leaseauto regelen?
Coaching van internationale teams
Is er eenmaal
personeel gevonden, dan is goede coaching nodig. Bij internationaal opereren
krijg je als bedrijf immers te maken met andere mensen met andere culturen,
gewoontes en werkwijzen. Als je je hiervan goed bewust bent, zie je pas welke
nieuwe mogelijkheden en inzichten dit met zich meebrengt. Bewustwording en
begrip stimuleer je bijvoorbeeld door middel van interculturele trainingen.
Hierin leren het management en internationale salesteam zich te verdiepen in
elkaars cultuur. De opgedane kennis komt natuurlijk ook gelijk ten goede van
het inzicht in de cultuur van de klanten in het desbetreffende land.
Nederland staat
bekend als sterk internationaal handelsland. Niet alleen grote, maar ook steeds
mee kleine bedrijven zien kansen voor het afzetten van hun producten of
diensten in het buitenland.
Een CRM-systeem verzamelt verschillende gegevens over klanten en andere contactpersonen via verschillende kanalen. Zonder regels kan het CRM-systeem nauwelijks waarde toevoegen. Klantbestanden bevatten ongestructureerde gegevens en iedereen kan deze naar believen wijzigen, zonder dat het duidelijk is door wie en om welke reden deze zijn aangepast. Het systeem vereist dus verschillende rechten voor toegang en bewerking binnen het personeel.
Het beheer van een CRM-systeem gaat veel verder dan de eenvoudige verdeling van op rollen gebaseerde rechten en vormen de basis voor een goed functionerend en winstgevend klantrelatiebeheer. Op dit punt willen we een kijkje nemen in de administratie van een CRM-systeem en de belangrijkste taken en uitdagingen schetsen om de waarde en de noodzaak van een volledige en zorgvuldige administratie te benadrukken.
Definitie – Wat is een CRM-systeem?
Om te begrijpen hoe de administratie van een CRM-systeem
werkt, let u op de algemene werking van een dergelijk systeem. Een Customer
Relationship Management (CRM) -systeem is een softwaretoepassing die doorgaans
in de Cloud of lokaal op de interne servers wordt geïnstalleerd en informatie
over klanten en contacten opslaat die toegankelijk is voor alle geautoriseerde
medewerkers. De klantbestanden die op deze manier worden gemaakt, helpen de
klantrelaties te onderhouden, omdat hun interesses over het algemeen veel
sneller en beter kunnen worden verwerkt.
User management
Beheerders van een CRM-systeem krijgen toegang tot de meest
essentiële beheerfuncties, die de kern vormen van de beveiligingsinstellingen
in het systeem. Ze regelen de toegang van de individuele gebruikers tot het CRM,
op basis van hun eerder toegewezen rechten. Met de gebruikersadministratie
kunnen rechten worden toegewezen of ingetrokken.
Het gaat er in essentie om te bepalen wie welke gegevens
ziet, wie bepaalde gegevens kan aanmaken, wijzigen of verwijderen. Een
CRM-systeem biedt een veelvoud aan verschillende functies waarmee gevoelige
evaluaties, bijvoorbeeld op exacte verkoopcijfers, kunnen worden gemaakt. Het
management kan echter geïnteresseerd zijn om deze nummers exclusief te houden.
Hoe deze toewijzing van rechten precies werkt, hangt af van de structuur van het bedrijf en het aantal gebruikers. Hoe meer gebruikers in een bedrijf toegang tot het systeem nodig hebben, hoe complexer de relaties binnen de organisatie worden, en hoe gebruikelijker het is om verschillende gebruikersgroep rechten toe te wijzen en te beheren.
Verdelen van rechten
Eerst worden de bedrijfsbrede rechten gedefinieerd. Deze
vormen de basis voor alle volgende rechtstoewijzingen aan de gebruikers.
Profielen worden vervolgens gemaakt en krijgen hun rechten op basis van hun
rollen. In grotere bedrijven is het zinvol om bepaalde gebruikersgroepen te
definiëren, die vervolgens de rechten ontvangen volgens de opdracht.
Bovendien blijven persoonlijke gegevens alleen vertrouwelijk
als deze voor andere werknemers worden geblokkeerd. Nog een reden waarom binnen
een organisatie verschillende rechten worden toegekend.
Template beheer
Communicatiesjablonen, zoals e-mails, teksten,
stockberichten of algemene voorwaarden helpen om nog efficiënter met het
CRM-systeem te werken. Bepaalde sjablonen kunnen in het systeem worden
opgeslagen of meldingen kunnen worden gedefinieerd voor specifieke
gebeurtenissen. Als een e-mail bijvoorbeeld wordt verzonden vanuit het
CRM-systeem, is het heel handig en tijdbesparend om een pool van
verschillende sjablonen te kunnen gebruiken.
Of standaardmails bij het eerste klantcontact,
ontvangstbevestigingen voor bestellingen of zelfs applicaties waarbij zoveel
mogelijk kunnen worden geautomatiseerd. Het CRM-systeem vult automatisch de
informatie, namen, adressen of klantnummers in. Op deze manier kunnen e-mails
snel en gemakkelijk worden verzonden, wat uiteindelijk bijdraagt aan de
klanttevredenheid.
Ook kunnen verschillende tekstsjablonen worden opgeslagen in
het CRM-systeem. Met een verbinding met kantoorapplicaties kunnen ze eenvoudig
in het CRM-systeem worden geïmporteerd en vanaf dat moment worden gebruikt.
Standaardbrieven of rapporten kunnen vervolgens eenvoudig worden gekoppeld aan
de gegevens van het CRM-systeem.
Evenzo kunnen sjablonen worden gemaakt in het CRM-systeem,
die de respectieve bureaus op de hoogte brengen in het geval van speciale
evenementen in de vorm van e-mails. Op deze manier gaat geen evenement verloren
en kunnen workflows duurzaam worden versneld en geoptimaliseerd. Bestaande
berichten kunnen bijvoorbeeld worden verzonden om tijdig te informeren of een
product of artikel schaars dreigt te worden. Al deze sjablonen kunnen door
beheerders worden gemaakt, aangepast en verwijderd.
Andere administratieve taken
Naast het verlenen van rechten en het beheren van sjablonen,
zijn beheerders ook verantwoordelijk voor het organiseren van automatische
back-ups en het maken van back-ups van bedrijfsinformatie om offertes, facturen
of inkooporders te maken. Verschillende andere instellingen, zoals
valuta-instellingen, belastinginformatie-instellingen of de proxyserver, moeten
door de beheerders worden gemaakt.
Uiteindelijk is het cruciaal hoe het CRM-systeem in een
bedrijf wordt geïmplementeerd. Als een bedrijf kiest voor een oplossing in de Cloud,
worden veel van deze beheertaken toegewezen aan de respectieve Cloud provider
of softwarebedrijf. Voor een lokale oplossing is het belangrijk om een
geschikte beheerder of een beheerdersteam in uw eigen gelederen te vinden.
Daarom is het altijd raadzaam om bij de beslissing voor of tegen een bepaald
CRM-systeem rekening te houden met de speciale services van de betreffende
aanbieder op het gebied van training of daaropvolgende services.
