Als secretaresse van de directeur of van personeelszaken heb je te maken met bepaalde verantwoordelijkheden. Naar je baas maar ook naar de werknemers. Het maakt even niet uit of je werkt in het midden- of kleinbedrijf of dat je verantwoordelijk bent voor een personeelsbestand van duizenden. Vroeg of laat krijg je te maken met arbeidsverzuim, meestal door ziekte. Bij kortdurend verzuim kun je vaak door werk ad hoc te herverdelen je bedrijfsprocessen in gang houden. Heb je te maken met langdurig verzuim, dan is de kans groot dat je extra kosten moet maken door externen in te huren. Daarnaast krijg je te maken met de wettelijke vereisten van re-integratie in het eerste en eventueel het tweede spoor. Dit kan jouw baas en de organisatie veel tijd en moeite, en dus geld gaan kosten.

Met welke bedreigingen heb je als ondernemer te kampen?

De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt heeft jouw baas vast hoofdbrekens opgeleverd. Het is niet meer zo gemakkelijk om bij deze arbeidskrapte aan voldoende gekwalificeerde medewerkers te komen. De coronapandemie en de regels ten aanzien van gedwongen isolatie hebben er ongetwijfeld ingehakt. Het is niet vreemd als je lange tijd met te weinig personeel te veel werk hebt moeten verzetten. Daarnaast maak je je terecht zorgen om medewerkers die nu te kampen hebben met long-covid. Als deze zaken zetten de organisatie blijvend onder druk. Korte piekbelasting kan iedereen wel aan, maar continue piekbelasting is uiteindelijk een beproefd recept voor langdurige uitval, waarbij het maar de vraag is of re-integratie kan helpen. De situatie in de zorgsector mag je als voorbeeld nemen. Jij en je baas willen er alles aan doen om dit zoveel mogelijk te voorkomen.

Hoe voer je re-integratie op correcte wijze uit?

In geval van langdurig arbeidsverzuim is goede re-integratie op de eigen werkplek een eerste vereiste. Dit vereist goede communicatie en het maken van duidelijke en controleerbare afspraken. De afdeling HR, je direct leidinggevenden en je arbodienst zijn hierbij je aanspreekpunten. Ook de verzuimende medewerkers heeft naast rechten bepaalde plichten. Is het duidelijk dat re-integratie in het eerste spoor er niet in zit, dan is het van belang om zo snel mogelijk een tweedespoor-traject uit te zetten. De wetgever eist op gezette tijden bepaalde stappen en een goede verslaglegging. Kampt je organisatie met meerdere gevallen van langdurig verzuim, dan betekent dit dat je medewerkers hier veel tijd aan kwijt zijn. Tijd die ze niet aan andere werkzaamheden kunnen besteden.

Adequate ondersteuning bij re-integratie

Goede verslaglegging is cruciaal. Dit geldt ook voor de wettelijk verplichte stappen tijdens re-integratie. Als je verstandig bent, zorg je ervoor dat je organisatie beschikt over een verzuimvolgsysteem waarin alle acties en afspraken vastgelegd zijn. Een goed verzuimvolgsysteem heeft zich in de praktijk bij talloze bedrijven en organisaties bewezen. Bedenk wel dat een verzuimvolgsysteem geen oplossing, maar wel een bijna noodzakelijke ondersteuning is. Het voorkomt onduidelijkheid, tijdverlies en eventueel zelfs wettelijke boetes. Uiteindelijk zullen jij, je medewerkers en je ketenpartners als UWV en arbodienst samen met verzuimende medewerkers moeten zorgen dat re-integratie succesvol is. Met een goed verzuimsysteem kan iedereen zich concentreren op de hoofdzaak: verzuimende medewerkers zo adequaat mogelijk re-integreren, in je eigen organisatie of elders.