Redacteur

Redacteur

Browsing

Als secretaresse van de directeur of van personeelszaken heb je te maken met bepaalde verantwoordelijkheden. Naar je baas maar ook naar de werknemers. Het maakt even niet uit of je werkt in het midden- of kleinbedrijf of dat je verantwoordelijk bent voor een personeelsbestand van duizenden. Vroeg of laat krijg je te maken met arbeidsverzuim, meestal door ziekte. Bij kortdurend verzuim kun je vaak door werk ad hoc te herverdelen je bedrijfsprocessen in gang houden. Heb je te maken met langdurig verzuim, dan is de kans groot dat je extra kosten moet maken door externen in te huren. Daarnaast krijg je te maken met de wettelijke vereisten van re-integratie in het eerste en eventueel het tweede spoor. Dit kan jouw baas en de organisatie veel tijd en moeite, en dus geld gaan kosten.

Met welke bedreigingen heb je als ondernemer te kampen?

De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt heeft jouw baas vast hoofdbrekens opgeleverd. Het is niet meer zo gemakkelijk om bij deze arbeidskrapte aan voldoende gekwalificeerde medewerkers te komen. De coronapandemie en de regels ten aanzien van gedwongen isolatie hebben er ongetwijfeld ingehakt. Het is niet vreemd als je lange tijd met te weinig personeel te veel werk hebt moeten verzetten. Daarnaast maak je je terecht zorgen om medewerkers die nu te kampen hebben met long-covid. Als deze zaken zetten de organisatie blijvend onder druk. Korte piekbelasting kan iedereen wel aan, maar continue piekbelasting is uiteindelijk een beproefd recept voor langdurige uitval, waarbij het maar de vraag is of re-integratie kan helpen. De situatie in de zorgsector mag je als voorbeeld nemen. Jij en je baas willen er alles aan doen om dit zoveel mogelijk te voorkomen.

Hoe voer je re-integratie op correcte wijze uit?

In geval van langdurig arbeidsverzuim is goede re-integratie op de eigen werkplek een eerste vereiste. Dit vereist goede communicatie en het maken van duidelijke en controleerbare afspraken. De afdeling HR, je direct leidinggevenden en je arbodienst zijn hierbij je aanspreekpunten. Ook de verzuimende medewerkers heeft naast rechten bepaalde plichten. Is het duidelijk dat re-integratie in het eerste spoor er niet in zit, dan is het van belang om zo snel mogelijk een tweedespoor-traject uit te zetten. De wetgever eist op gezette tijden bepaalde stappen en een goede verslaglegging. Kampt je organisatie met meerdere gevallen van langdurig verzuim, dan betekent dit dat je medewerkers hier veel tijd aan kwijt zijn. Tijd die ze niet aan andere werkzaamheden kunnen besteden.

Adequate ondersteuning bij re-integratie

Goede verslaglegging is cruciaal. Dit geldt ook voor de wettelijk verplichte stappen tijdens re-integratie. Als je verstandig bent, zorg je ervoor dat je organisatie beschikt over een verzuimvolgsysteem waarin alle acties en afspraken vastgelegd zijn. Een goed verzuimvolgsysteem heeft zich in de praktijk bij talloze bedrijven en organisaties bewezen. Bedenk wel dat een verzuimvolgsysteem geen oplossing, maar wel een bijna noodzakelijke ondersteuning is. Het voorkomt onduidelijkheid, tijdverlies en eventueel zelfs wettelijke boetes. Uiteindelijk zullen jij, je medewerkers en je ketenpartners als UWV en arbodienst samen met verzuimende medewerkers moeten zorgen dat re-integratie succesvol is. Met een goed verzuimsysteem kan iedereen zich concentreren op de hoofdzaak: verzuimende medewerkers zo adequaat mogelijk re-integreren, in je eigen organisatie of elders.

Als directiesecretaresse ben jij de spin in het web. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat er geen zaken door elkaar gaan lopen in het bedrijf. Maar hoe ziet jouw eigen agenda er eigenlijk uit? Lukt het je om goed te plannen en je eigen tijd zo efficiënt mogelijk in te delen? Hieronder geven wij je een paar tips om extra efficiënt met je tijd om te gaan.

1. Houd ook je eigen agenda bij

De verleiding is groot om je alleen bezig te houden met de bedrijfsagenda. Maar vergeet niet dat je zelf ook een agenda hebt om je tijd te verdelen. Een agenda bijhouden kan echt helpen om je tijd efficiënt in te delen. Lukt jou dit niet? Dan kun je altijd een cursus time management overwegen. Dat is voor jou een handig opstapje om beter met je tijd om te gaan.

2. Bepaal je ritme

Zeker de laatste jaren was het moeilijk om je aan je ritme te houden. Wanneer je op kantoor bepaalde patronen hebt ontwikkeld, zijn die thuis soms volledig weg. En dat terwijl thuiswerken steeds meer het nieuwe normaal lijkt te worden. Ook thuiswerken moet je leren. Kun jij er maar niet aan wennen? Dan is een cursus thuiswerken een aanrader.

3. Werk samen met je collega’s

Collega’s zijn er niet voor niets. Jullie vormen met zijn allen de basis van het bedrijf. Wanneer je veel overlegt met je collega’s en jullie bezigheden goed op elkaar afstemmen, dan kun je een stuk efficiënter te werk gaan. Het verlaagt vaak de werkdruk en zorgt ervoor dat er duidelijkheid is. En juist duidelijkheid is belangrijk als het om efficiency gaat.

4. Las regelmatig pauzes in

Misschien heb je wel heel veel te doen vandaag en wil je het allemaal zo snel mogelijk afgerond hebben. Maar zo werkt het niet. Een mens heeft af en toe rust nodig om efficiënt door te kunnen werken. Wanneer je pauze hebt genomen, zal je merken dat je daarna weer veel geconcentreerder door kunt werken. Het is dus echt belangrijk om regelmatig even tijd voor jezelf te nemen en bijvoorbeeld van een koffiemoment met je collega’s te genieten. Daarna kun je met frisse energie weer verder en gebruik jij je tijd optimaal.

5. Zeg vaker nee

Het is ook wel eens goed om te zeggen dat je even geen tijd hebt. Natuurlijk moet je als directiesecretaresse alle ballen in de lucht houden, maar het is ook belangrijk om je eigen grenzen aan te geven. Anders zal het werk zich op blijven stapelen en beseft niemand dat jouw agenda overloopt. Laat het dus zeker ook merken als je het druk hebt en durf nee te zeggen wanneer je eens geen tijd hebt.

6. Begin met de lastigste klus

Als jij een uitsteller bent, dan weet je het: de lastigste klus komt meestal als laatste. Terwijl het veel beter is om die als eerste te doen. Wanneer je de lastigste klus als eerste afwerkt, hoef je er niet meer de hele dag tegenaan te kijken, en zal je de rest van je taken ook met meer plezier doen.

Word jij regelmatig door je baas gevraagd om zaken op de website van het bedrijf te plaatsen? Dan is het belangrijk om rekening te houden met Search Engine Optimization (SEO), oftewel zoekmachine optimalisatie. Dit is van groot belang om je website hoog in de zoekresultaten van Google te krijgen bij zoekwoorden waarop je als bedrijf gevonden wil worden. Daarom investeren veel bedrijven in de diensten van een professioneel zoekmachine optimalisatie bureau als Digital Monks, die er telkens weer in slagen om zelfs in de meest competitieve markten websites op de eerste pagina van de zoekresultaten te krijgen. Maar ook zelf kun je het een en ander doen om met SEO rekening te houden. We bespreken een aantal belangrijke punten daarvoor.

Afbeeldingen

Ook bij het plaatsen van afbeeldingen, moet je rekening houden met de SEO. Dat doe je door alle velden in te vullen die je kunt aanpassen bij geüploade afbeeldingen. Ten eerste is het belangrijk om het relevante zoekwoord op te nemen in de bestandsnaam van de afbeelding. In de alt-tags van de afbeeldingen gebruik je zo veel mogelijk relevantie zoekwoorden. De titel van de afbeelding moet beschrijvend zijn. Vul vervolgens ook nog een onderschrift in. Nu heb je je afbeelding van alle informatie voorzien die Google van je verlangt.

Titel en tussenkopjes

Titels en kopjes zijn heel belangrijk voor SEO. Deze zijn makkelijk te scannen voor Google, en moeten daarom zeker geoptimaliseerd worden. De titel moet het belangrijkste zoekwoord bevatten, het liefst zo ver vooraan als mogelijk. Houd je titel korter dan 60 tekens (inclusief spaties). Zorg je titel beschrijvend is en origineel, dus wees creatief. Laat de titel ook terugkomen in de URL van de pagina. Gebruik ook tussenkopjes waarin zoekwoorden terugkomen en je ook synoniemen gebruikt waar iemand óók op zou kunnen zoeken.

Titel en tussenkopjes

Hoofdtekst

De hoofdtekst moet de zoekwoorden bevatten waarop je gevonden wil worden. Deze komen bij voorkeur een aantal keer terug in de tekst. Controleer of dit ook het geval is bij de tekst die je moet plaatsen. Tegelijkertijd moet het toevoegen van zoekwoorden niet ten koste gaan van de leesbaarheid van de tekst. Gebruik het belangrijkste zoekwoord al in de eerste alinea van de tekst.

Vergeet als je je afbeeldingen en tekst ingevoerd niet om ook een meta-description van maximaal 160 tekens in te vullen. Dit is de tekst die in Google onder de titel van de pagina komt te staan. Ook hier moeten zoekwoorden in verwerkt worden, én ze moeten voldoende beschrijvend en uitnodigend zijn om de pagina aan te klikken.

Organiseer je graag dingen, kun je goed overzicht houden, ben je proactief en ligt een dienstbare instelling aan alles dat je doet ten grondslag? Dan past de functie van directiesecretaresse wellicht goed bij je. Als directiesecretaresse ben je het eerste aanspreekpunt van het management, de directie of directeur van een organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda, en verzorgt dus de dagelijkse planning. Verder ondersteun je het management, de directeur of de directie zowel bij gesprekken en vergaderingen (eventueel als notulist), als telefonisch. Ook kun je bij werkzaamheden binnen deze functie denken aan het organiseren van afspraken, evenementen of meetings. Maar hoe kun je eigenlijk directiesecretaresse worden?

Opleidingen waarmee je directiesecretaresse kunt worden

Secretaressewerk kan niet zomaar iedereen uitvoeren. Tegenwoordig heb je er meestal minimaal een MBO-opleiding op niveau 3 voor nodig. Wil je doorgroeien naar de functie van directiesecretaresse? Dat is mogelijk door ervaring en bijscholing. Opleidingen tot directiesecretaresse worden gegeven op MBO-4- en HBO-niveau. Hierbij zijn er diverse vereisten, zoals het spreken en schrijven van tenminste drie talen.

Omdat de functie van secretaresse of directiesecretaresse erg veelzijdig is, kun je je onderscheiden door je breed te laten bijscholen. Met uiteenlopende competenties heb je echt een plus bij een sollicitatie. Hierbij kun je denken aan notuleren, speciale typ- of computervaardigheden, timemanagement, projectmanagement of zelfs marketing en communicatie of HR.

Geld lenen voor een opleiding tot directiesecretaresse

Wil je een opleiding gaan volgen om directiesecretaresse te worden? Dan moet je rekening houden met een behoorlijke investering. De kosten van diverse opleidingen variëren van een paar duizend euro tot wel bijna tienduizend euro in het geval van een opleiding die meerdere jaren duurt. Heb je niet genoeg spaargeld, en verdien je niet genoeg om snel het geld bij elkaar te krijgen? Dan kun je ook geld lenen om je studie mee te bekostigen. Een persoonlijke lening kun je gemakkelijk en snel online aanvragen. De looptijd en het bedrag dat je maandelijks betaalt ervoor staan vast. Je weet dus precies waar je financieel aan toe bent.

Tegemoetkoming studiekosten verandert per 1 januari 2022

Betaal je de opleiding tot directiesecretaresse zelf? Dan is het goed om te weten dat de tegemoetkoming in de studiekosten vanuit de overheid gaat veranderen in 2022. Nu in 2021 kun je nog tot vijftig procent van je studiekosten aftrekken van je inkomstenbelasting. Hierbij geldt een maximum van 15.000 euro. Vanaf 2022 kun je nog maar slechts 1.000 euro per jaar STAP-budget bij het UWV aanvragen. Deze subsidie kan alleen worden aangevraagd als je je hebt aangemeld voor een STAP-opleiding.

De werkdag elke dag goed beginnen, dat zou iedereen wel willen. Realiseer je je dat een groot gedeelte van een goede start bij jezelf ligt? Natuurlijk heb je niet overal de controle over, maar wel een ontzettend groot gedeelte. Er zijn een paar dingen die je kunt doen – voor en na je werkdag – om de dag of die erna goed te starten. We geven je graag wat tips zodat jij nooit meer een slechte start hoeft te maken.

Eindig met een schoon bureau

Een kleine inkopper, maar dit werkt echt! Wanneer je aankomt op kantoor en je hele bureau ligt vol met zooi van gisteren, zal je nooit een frisse start maken. Zorg dus dat je de dag ervoor je de vaat afwast en opruimt. Dit geldt voor koffiekopjes, theeglazen en misschien zelfs borden. Ook kun je je bureau na je werkdag even afnemen met wat poetspapier en allesreiniger. Op elk kantoor hangen er wel poetsrollen, dus waarom zou je deze niet voor je bureau gebruiken? Niet alleen is dit hygiënischer, maar het scheelt je ook een hoop gedoe ‘s ochtends.

Maak een kleine to-do lijst

Maak een kleine to-do lijst

In de ochtend goed beginnen verzorg je door een to-do lijstje te maken voor die dag. Soms kan het voelen alsof je in het eerste uur van je werkdag overspoeld wordt met taken, waardoor je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Zo begint je werkdag direct vol stress en begin je aan vijf taken tegelijkertijd. Maak dus een lijstje en start met de taken die het meest prioriteit hebben. Het kan ook helpen om eerst een paar korte taken af te ronden, zodat je het gevoel hebt lekker productief te zijn. Hierdoor houd je de vaart erin en zal je zien dat je tegen lunchtijd al de helft van je taken afgerond hebt.

Doe een korte stand-up

Een stand-up is een heel fijne techniek om het teamgevoel te versterken en goed op de hoogte te zijn van ieders taken. Iedereen staat op van zijn bureau en vertelt kort welke prioriteiten hij of zij die dag heeft. Vervolgens kun je kijken of collega’s taken over kunnen nemen die haast hebben. Het kan ook een goed moment zijn om je collega’s te vragen je vandaag niet te storen, zodat je ze dit tijdens een stressmoment niet bot hoeft te vertellen. Op die manier heeft iedereen een goed idee waar anderen mee bezig zijn en kun je elkaar ondersteunen waar nodig.

Het organiseren van een bedrijfsuitje vergde altijd al wat creativiteit en inspiratie. Het is immers nooit makkelijk om iedereen tevreden te stellen. Maar de coronamaatregelen hebben het organiseren van een gezamenlijk uitje erg moeilijk gemaakt, terwijl tegelijkertijd de behoefte aan een gezamenlijke activiteit voor alle thuiswerkers juist erg groot is. Hoe kun je dat het hoofd bieden? We doen vier suggesties voor online alternatieven voor een bedrijfsuitje.

Online casino

Met z’n allen naar het casino op kosten van het bedrijf zit er natuurlijk even niet in. Dat is jammer, maar het speelveld kan wel verplaatst worden naar online. Het is namelijk prima mogelijk om medewerkers met een eigen budgetje van het bedrijf een avondje te laten spelen in een online casino. Wellicht komt men elkaar tegen aan de virtuele Black Jack-tafel. Zo kunnen je medewerkers zich toch op kosten van de baas een paar uur vermaken. Tegelijkertijd kan men bijvoorbeeld een chat of een videogesprek erbij open hebben om met elkaar te kunnen kletsen.

Online escape room

Tegenwoordig denkt men bij een teamuitje al snel aan een escape room. Samen op speelse wijze samenwerken in een race tegen de klok om je uit een kamer te bevrijden is een uitstekende manier om de samenwerking binnen een team te bevorderen. Alleen is een echte escape room spelen momenteel simpelweg niet mogelijk. Een online escape room is sinds de lockdown wél mogelijk. Zo kunnen medewerkers in groepjes samen zich uit de online escape room proberen te bevrijden terwijl ze overleggen via een chat of belgesprek.

Online borrel

Wil je het simpel houden, dan is een online borrel organiseren natuurlijk ook gewoon mogelijk. Via Microsoft Teams of Zoom kan een flinke groep medewerkers samenkomen in één videogesprek, zodat men elkaar ondanks al het thuiswerken toch nog spreken én zien. Als bedrijf kun je dit een beetje cateren door bij elke medewerker wat hapjes en drankjes thuis te laten bezorgen. Het is relatief simpel, maar wel een mooi gebaar en het wordt ongetwijfeld gezellig.

Online alternatieven voor een bedrijfsuitje

Online pub quiz

Het concept van de pub quiz is niet alleen populair als teamuitje, maar is ook prima te verplaatsen naar online. Je kunt daar een quizmaster (met vragen) voor inhuren, maar er kan natuurlijk ook vanuit het bedrijf een quizmaster komen. Quizvragen zijn overigens op verschillende websites gratis te verkrijgen, hoewel een zelf bedachte quiz over het bedrijf natuurlijk ook leuk kan zijn. Medewerkers kunnen in teams spelen als ze via WhatsApp of een andere chatfunctie met elkaar overleggen over de antwoorden. Ook hierbij zou je kunnen zorgen voor wat catering aan de deur bij medewerkers.

Zo zie je maar dat er toch nog wel het een en ander mogelijk is. Veel succes met het organiseren van jouw bedrijfsuitje!