Redacteur

Redacteur

Browsing

Organiseer je graag dingen, kun je goed overzicht houden, ben je proactief en ligt een dienstbare instelling aan alles dat je doet ten grondslag? Dan past de functie van directiesecretaresse wellicht goed bij je. Als directiesecretaresse ben je het eerste aanspreekpunt van het management, de directie of directeur van een organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda, en verzorgt dus de dagelijkse planning. Verder ondersteun je het management, de directeur of de directie zowel bij gesprekken en vergaderingen (eventueel als notulist), als telefonisch. Ook kun je bij werkzaamheden binnen deze functie denken aan het organiseren van afspraken, evenementen of meetings. Maar hoe kun je eigenlijk directiesecretaresse worden?

Opleidingen waarmee je directiesecretaresse kunt worden

Secretaressewerk kan niet zomaar iedereen uitvoeren. Tegenwoordig heb je er meestal minimaal een MBO-opleiding op niveau 3 voor nodig. Wil je doorgroeien naar de functie van directiesecretaresse? Dat is mogelijk door ervaring en bijscholing. Opleidingen tot directiesecretaresse worden gegeven op MBO-4- en HBO-niveau. Hierbij zijn er diverse vereisten, zoals het spreken en schrijven van tenminste drie talen.

Omdat de functie van secretaresse of directiesecretaresse erg veelzijdig is, kun je je onderscheiden door je breed te laten bijscholen. Met uiteenlopende competenties heb je echt een plus bij een sollicitatie. Hierbij kun je denken aan notuleren, speciale typ- of computervaardigheden, timemanagement, projectmanagement of zelfs marketing en communicatie of HR.

Geld lenen voor een opleiding tot directiesecretaresse

Wil je een opleiding gaan volgen om directiesecretaresse te worden? Dan moet je rekening houden met een behoorlijke investering. De kosten van diverse opleidingen variëren van een paar duizend euro tot wel bijna tienduizend euro in het geval van een opleiding die meerdere jaren duurt. Heb je niet genoeg spaargeld, en verdien je niet genoeg om snel het geld bij elkaar te krijgen? Dan kun je ook geld lenen om je studie mee te bekostigen. Een persoonlijke lening kun je gemakkelijk en snel online aanvragen. De looptijd en het bedrag dat je maandelijks betaalt ervoor staan vast. Je weet dus precies waar je financieel aan toe bent.

Tegemoetkoming studiekosten verandert per 1 januari 2022

Betaal je de opleiding tot directiesecretaresse zelf? Dan is het goed om te weten dat de tegemoetkoming in de studiekosten vanuit de overheid gaat veranderen in 2022. Nu in 2021 kun je nog tot vijftig procent van je studiekosten aftrekken van je inkomstenbelasting. Hierbij geldt een maximum van 15.000 euro. Vanaf 2022 kun je nog maar slechts 1.000 euro per jaar STAP-budget bij het UWV aanvragen. Deze subsidie kan alleen worden aangevraagd als je je hebt aangemeld voor een STAP-opleiding.

De werkdag elke dag goed beginnen, dat zou iedereen wel willen. Realiseer je je dat een groot gedeelte van een goede start bij jezelf ligt? Natuurlijk heb je niet overal de controle over, maar wel een ontzettend groot gedeelte. Er zijn een paar dingen die je kunt doen – voor en na je werkdag – om de dag of die erna goed te starten. We geven je graag wat tips zodat jij nooit meer een slechte start hoeft te maken.

Eindig met een schoon bureau

Een kleine inkopper, maar dit werkt echt! Wanneer je aankomt op kantoor en je hele bureau ligt vol met zooi van gisteren, zal je nooit een frisse start maken. Zorg dus dat je de dag ervoor je de vaat afwast en opruimt. Dit geldt voor koffiekopjes, theeglazen en misschien zelfs borden. Ook kun je je bureau na je werkdag even afnemen met wat poetspapier en allesreiniger. Op elk kantoor hangen er wel poetsrollen, dus waarom zou je deze niet voor je bureau gebruiken? Niet alleen is dit hygiënischer, maar het scheelt je ook een hoop gedoe ‘s ochtends.

Maak een kleine to-do lijst

Maak een kleine to-do lijst

In de ochtend goed beginnen verzorg je door een to-do lijstje te maken voor die dag. Soms kan het voelen alsof je in het eerste uur van je werkdag overspoeld wordt met taken, waardoor je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Zo begint je werkdag direct vol stress en begin je aan vijf taken tegelijkertijd. Maak dus een lijstje en start met de taken die het meest prioriteit hebben. Het kan ook helpen om eerst een paar korte taken af te ronden, zodat je het gevoel hebt lekker productief te zijn. Hierdoor houd je de vaart erin en zal je zien dat je tegen lunchtijd al de helft van je taken afgerond hebt.

Doe een korte stand-up

Een stand-up is een heel fijne techniek om het teamgevoel te versterken en goed op de hoogte te zijn van ieders taken. Iedereen staat op van zijn bureau en vertelt kort welke prioriteiten hij of zij die dag heeft. Vervolgens kun je kijken of collega’s taken over kunnen nemen die haast hebben. Het kan ook een goed moment zijn om je collega’s te vragen je vandaag niet te storen, zodat je ze dit tijdens een stressmoment niet bot hoeft te vertellen. Op die manier heeft iedereen een goed idee waar anderen mee bezig zijn en kun je elkaar ondersteunen waar nodig.

Het organiseren van een bedrijfsuitje vergde altijd al wat creativiteit en inspiratie. Het is immers nooit makkelijk om iedereen tevreden te stellen. Maar de coronamaatregelen hebben het organiseren van een gezamenlijk uitje erg moeilijk gemaakt, terwijl tegelijkertijd de behoefte aan een gezamenlijke activiteit voor alle thuiswerkers juist erg groot is. Hoe kun je dat het hoofd bieden? We doen vier suggesties voor online alternatieven voor een bedrijfsuitje.

Online casino

Met z’n allen naar het casino op kosten van het bedrijf zit er natuurlijk even niet in. Dat is jammer, maar het speelveld kan wel verplaatst worden naar online. Het is namelijk prima mogelijk om medewerkers met een eigen budgetje van het bedrijf een avondje te laten spelen in een online casino. Wellicht komt men elkaar tegen aan de virtuele Black Jack-tafel. Zo kunnen je medewerkers zich toch op kosten van de baas een paar uur vermaken. Tegelijkertijd kan men bijvoorbeeld een chat of een videogesprek erbij open hebben om met elkaar te kunnen kletsen.

Online escape room

Tegenwoordig denkt men bij een teamuitje al snel aan een escape room. Samen op speelse wijze samenwerken in een race tegen de klok om je uit een kamer te bevrijden is een uitstekende manier om de samenwerking binnen een team te bevorderen. Alleen is een echte escape room spelen momenteel simpelweg niet mogelijk. Een online escape room is sinds de lockdown wél mogelijk. Zo kunnen medewerkers in groepjes samen zich uit de online escape room proberen te bevrijden terwijl ze overleggen via een chat of belgesprek.

Online borrel

Wil je het simpel houden, dan is een online borrel organiseren natuurlijk ook gewoon mogelijk. Via Microsoft Teams of Zoom kan een flinke groep medewerkers samenkomen in één videogesprek, zodat men elkaar ondanks al het thuiswerken toch nog spreken én zien. Als bedrijf kun je dit een beetje cateren door bij elke medewerker wat hapjes en drankjes thuis te laten bezorgen. Het is relatief simpel, maar wel een mooi gebaar en het wordt ongetwijfeld gezellig.

Online alternatieven voor een bedrijfsuitje

Online pub quiz

Het concept van de pub quiz is niet alleen populair als teamuitje, maar is ook prima te verplaatsen naar online. Je kunt daar een quizmaster (met vragen) voor inhuren, maar er kan natuurlijk ook vanuit het bedrijf een quizmaster komen. Quizvragen zijn overigens op verschillende websites gratis te verkrijgen, hoewel een zelf bedachte quiz over het bedrijf natuurlijk ook leuk kan zijn. Medewerkers kunnen in teams spelen als ze via WhatsApp of een andere chatfunctie met elkaar overleggen over de antwoorden. Ook hierbij zou je kunnen zorgen voor wat catering aan de deur bij medewerkers.

Zo zie je maar dat er toch nog wel het een en ander mogelijk is. Veel succes met het organiseren van jouw bedrijfsuitje!

Niet alle vergaderingen en evenementen kunnen plaatsvinden op de eigen bedrijfslocatie. Mogelijk ontbreekt het aan ruimte, technische mogelijkheden of de juiste uitstraling. Daarom is er niets ongewoons om op een externe vergader- of evenementenlocatie samen te komen voor overleggen, presentaties, symposia en beurzen. Wat er echter ontbreekt op locatie is de fysieke aanwezigheid van het bedrijf. Dit terwijl je de locatie gedurende je overleg of evenement toch eigen wilt maken als je als bedrijf organisator bent. Wat kun je doen om toch de locatie eigen te maken en je bedrijf herkenbaar aanwezig te maken? We geven een paar praktische tips.

Bedrukte pennen uitdelen

Een handige zet is pennen bestellen met het logo van je bedrijf erop. Deze deel je bij binnenkomst of bij de start van een vergadering of presentatie uit. Dat lijkt een service aan de aanwezigen, en dat is het in zekere zin natuurlijk ook. Een goed werkende pen komt voor iedereen van pas. Maar tegelijkertijd herinnert die pen deelnemers eraan dat dit een professioneel georganiseerd evenement is van jouw bedrijf. Je straalt dus een extra stuk professionaliteit uit, en als men de pen mag houden, worden ze nog vele malen vaker herinnert aan jouw bedrijf en de professionele uitstraling daarvan. Dat werkt overigens alleen als je kwalitatief goede bedrukte pennen bestelt. Dit kan bij IgoPromo.

Laat de huisstijl aanwezig zijn

Waarschijnlijk heeft je bedrijf als professionele onderneming al geïnvesteerd in een unieke, herkenbare huisstijl. We hebben het dan over het logo, de bedrijfskleuren, lettertypes en dit soort zaken. Een huisstijl is immers een manier waarop een bedrijf zich kan onderscheiden van andere bedrijven. Deze huisstijl moet dan ook herkenbaar terugkomen gedurende je bedrijfsevenement of vergadering op locatie. Dat kun je onder andere doen door eventuele presentaties of video’s te laten voorzien van de huisstijl. Ook kun je schrijfblokken bedrukt met jouw huisstijl beschikbaar stellen. Als je nog een stapje extra wilt zetten, zorg je ook voor servetten met je huisstijl erop voor bij de lunch of het diner.

Vergaderen of evenement op locatie

Banners

Aankleding speelt een voorname rol in het eigen maken van een externe locatie. Een manier om daar in te voorzien, is door het plaatsen van banners bij de entree en in en op weg naar de ruimtes waar jouw bedrijfsevenement plaatsvindt. Uiteraard laat je op deze banners, die in verschillende soorten en maten en van staand tot hangend te verkrijgen zijn, je bedrijfslogo en boodschap afdrukken. Een sprekende afbeelding daarbij zorgt ervoor dat passanten zich jouw banner blijven herinneren. Natuurlijk moet je hier even een investering voor maken, maar het gaat wel om herbruikbare objecten die in de toekomst ook nog van pas kunnen komen.

Gastheren of -vrouwen met bedrukt kledingstuk

In het geval een evenement met gasten van buiten het bedrijf, kun je indruk maken door gastheren en/of gastvrouwen in te zetten die de gasten ontvangen en de weg wijzen. Je kunt hen voorzien van een smaakvol met bedrijfslogo bedrukte trui, jas of shirt, zodat ze ook meteen herkenbaar zijn als horende bij jouw evenement. Niet alleen is dit praktisch, je straalt er ook mee uit dat je bereid bent geweest om te investeren in de professionaliteit van jouw bedrijfsevenement. Het is een goede manier om meteen de toon te zetten en te laten zien dat de aanwezigheid van je gasten gewaardeerd wordt.

Veel werknemers werken op dit moment thuis. Een heel andere setting natuurlijk waar iedereen ook aan moeten wennen. Thuis is er bijvoorbeeld vaak veel meer lawaai vanwege huisdieren, buren en kinderen. Ook is er niet voor iedereen een eigen thuiswerkplek of oppas beschikbaar. Dit alles maakt thuiswerken zeer intensief. Om die reden besluiten veel werkgevers om hun personeel te verrassen met een leuke attentie. Een zeer goed idee natuurlijk om je medewerkers even een hart onder de riem te steken. Belangrijk is natuurlijk wel dat het cadeau past in de sfeer van het moment. We zetten wat ideeën op een rij en vertellen je ook hoe je dit snel en zonder al teveel werk kunt laten bezorgen.

Wie is je doelgroep?

Wat in de smaak valt, hangt natuurlijk af van je doelgroep. Oftewel wie zijn je werknemers? Een nannybureau heeft natuurlijk hele andere werknemers dan een bouwbedrijf. En dus zullen bij deze doelgroep ook andere cadeaus in de smaak vallen. Bij het nannybureau zou je kunnen denken aan een cadeaukaart van Zalando of chocoladeverrassingspakket. Bij een bouwbedrijf zal misschien een handige gadget of bierpakket beter in de smaak vallen.

Afgestemd op de situatie…

Zoals gezegd is een passend cadeau momenteel belangrijk. In de huidige situatie zitten veel werknemers thuis. Ze besteden veel tijd aan huis, tuin en gezin. Een cadeau dat daarbij pas is dus handig. Denk aan een moestuinpakket, bloemenzaden, warme huissokken of een bloemenabonnement. Ook is ontspanning natuurlijk zeer belangrijk, want thuiswerken is intensief. Leuke cadeaus zijn bijvoorbeeld een relaxpakket met bad- en verzorgingsproducten of een borrelpakket met wijn, knabbels en tapas. Zo begrijpen werknemers dat de werkgever met ze meeleeft. En deze verbondenheid is natuurlijk zeer belangrijk in deze tijd.

Zakelijk geschenk bezorgen

Handige gadgets

Ook zijn gadgets natuurlijk een goed idee in deze tijd. We gebruiken onze telefoons meer dan ooit. Een handig accessoire voor je telefoon is dan natuurlijk zeer welkom. Denk aan een extra snelle lader of magneetlader bijvoorbeeld. Maar ook een houder die je aan de achterzijde van je telefoon bevestigt. Of een staande houder waar je hem in kunt plaatsen. Zo hoef je hem niet de hele tijd zelf vast te houden.

Weinig tijd? Bezorging uitbesteden!

Cadeaus naar je personeel verzenden is in deze tijd natuurlijk arbeidsintensief. Heb je er geen tijd voor. Laat dan je geschenk bezorgen via Charles.nl. Ze hebben een giga keuze aan leuke en originele cadeaupakketten. Deze kun je direct aan je werknemers laten toesturen. Dat scheelt een hoop extra werk. Ook kun je een kaartje met je logo toevoegen aan het cadeaupakket. Het pakket wordt daarbij uit naam van jouw bedrijf verzonden. De pakketten kun je op factuur bestellen. Snel en praktisch dus!

Voordelige bezorging

Bij bezorging van pakketten in grote aantallen kun je vaak aparte afspraken maken met TNT Post. Vaak kun je de pakketten dan al voor 3,95 per pakket versturen. De post functioneert ook nog hetzelfde als anders ondanks de pandemie. Pakketten komen over het algemeen net zo snel aan als anders. Ook bij DHL kun je pakketten versturen. Binnen Nederland kan dit al voor 4,50 euro per pakket. De verzendlabels maak je zelf aan. Dat maakt DHL minder geschikt voor bulkverzendingen.

Er zijn maar genoeg open functies voor directiesecretaresses; maar dit maakt het vinden van een baan niet altijd direct makkelijker. Wat kun je nu doen om zo snel mogelijk een nieuwe baan te vinden? We geven je graag een aantal praktische tips.

1. Breng je CV op orde

Zorg ervoor dat je CV helemaal up-to-date is en voorzien van alle nodige informatie. Denk hierbij aan je NAW gegevens, je opleidingen, je skills en je arbeidsverleden maar ook eventuele extra motiverende factoren voor een potentieel nieuwe werkgever zoals cursussen die je gevolgd hebt en je referenties.

2. Zet je referenties in

Hoewel contactgegevens van mogelijke referenties een goed begin zijn, is het nog beter om de referenties uit te laten schrijven. Je kunt je werkgever op basis van een getuigschrift over jouw kennis, kunde en werkhouding laten schrijven. Dit is de ideale vorm van een referentie gezien jouw toekomstige opdrachtgever direct alle informatie heeft die deze nodig zou kunnen hebben. Je kunt hier meer informatie vinden over verschillende voorbeeldcontracten en deze direct inzetten om jouw referenties helemaal op orde te hebben.

3. Zorg voor onderscheidend vermogen

Zowel in je motivatiebrief als je CV heb je alle mogelijkheid om jezelf te onderscheiden van de andere sollicitanten. Zet je CV bijvoorbeeld in een mooi, opvallend format zodat deze direct tussen de rest uitsteekt. Steek ook veel moeite in je motivatiebrief. Probeer zo goed mogelijk uit te leggen waarom die specifieke baan nu exact is wat je zoekt, en wat jou zo geschikt maar voor die ene functie.

Nieuwe baan vinden

4. Zet je netwerk in

Als directiesecretaresse heb je natuurlijk een gigantisch groot netwerk opgebouwd: zet dit dan ook zeker in! Denk aan je ‘offline’ netwerk maar ook aan je online netwerk op platforms zoals bijvoorbeeld LinkedIn. Het zou zomaar eens kunnen dat iemand binnen jouw netwerk een connectie heeft die jou verder kan helpen in je zoektocht.

5. Breed je zoekveld uit

Hoewel het natuurlijk erg fijn is om in je eigen dorp of stad te kunnen werken, kan het zomaar eens zo zijn dat je die droombaan alleen op afstand kunt vinden. Probeer je zoekveld zoveel mogelijk uit te breiden en kijk wat jij zelf oke en haalbaar vindt wanneer het om reistijd gaat. Hoe breder je zoekveld, hoe groter je kans van slagen!

6. Solliciteer voor meerdere functies

Maak een top drie van openstaande functies die jij graag zou willen en kunnen uitoefenen, en solliciteer op alle drie de opties. Zo vergroot je jouw kansen op het vinden van een baan die bij je past!