Redacteur

Patricia

Browsing

Moet u binnenkort een kick-off presentatie geven over 2019 of staat er een presentatie op de planning voor een belangrijke klant? Zorg dan dat u onderstaande tips in ogenschouw neemt om de presentatie zo vlekkeloos te laten verlopen.

Zorg dat u zich goed voorbereid. Dus neem de presentatie van te voren goed door en zorg desnoods voor een generale repetitie voor een aantal toeschouwers. Zij kunnen dan nog wat tips geven over zaken die wel of niet duidelijk zijn tijdens de presentatie en ook of bepaalde stukken niet te langdradig zijn en natuurlijk of die leuke grap die u in de presentatie had verwerkt wel zo grappig is.

Belangrijk is ook dat u de apparatuur die u tijdens de presentatie wilt gebruiken getest is. Er is niets zo vervelend dan klaar staan voor uw presentatie en dat dan de laptop niet opstart. Voorkom dit door ruim op tijd aanwezig te zijn, zodat u alles nog kunt testen. Zorg ook dat uw presentatie goed is opgeslagen. Of beter nog zorg voor een extra kopie. Mocht de één dan niet werken heeft u altijd nog een back-up. Wanneer uw bestanden over meerdere USB-sticks zijn opgeslagen is het verstandig om de USB-sticks ook te laten bedrukken. Op deze manier weet u zeker dat u de juiste stick heeft en er geen haperingen zijn tijdens de presentatie. U kunt de usb sticks bedrukken bij b55.nl

Wanneer vooraf alles geregeld is. Dan is het natuurlijk nog belangrijk dat het verhaal op het moment suprême ook goed gaat. Zorgt u ervoor dat er voldoende (oog)contact is tussen u en het publiek. Het verhaal wordt door de luisteraar veel beter opgenomen wanneer hij of zij het gevoel heeft dat het ook echt tegen hem of haar verteld wordt. Durf tijdens uw presentatie ook te improviseren. Soms is dit toch noodzakelijk omdat zich onverwachte zaken voordoen.

Houd tijdens de presentatie rekening met de 10-20-30 regel: Apple Fellow Guy Kawasaki definieerde de 10-20-30 regel voor presentaties. Deze houdt in: maximaal 10 dia’s, niet langer dan 20 minuten presenteren en tekst niet kleiner dan een 30 pt. lettertype. Of het nu gaat om een droog rapport of om een revolutionair idee dat u wilt delen; presentaties kunnen prima worden afgedaan in enkele sheets met niet al teveel tekst.

Tot slot zorg er voor dat er aan het einde nog ruimte is voor vragen. Dit is gelijk een goede test voor uzelf of de boodschap is overgekomen.

De werkomgeving binnen een organisatie wordt steeds belangrijker. Diverse onderzoeken hebben uitgewezen dat de omgeving waar dagelijks in gewerkt wordt van grote invloed kan zijn op de prestaties van de medewerkers.

Zo kan een te donkere werkplek er voor zorgen dat medewerkers gedurende de dag een minder energiek gevoel hebben en hierdoor de productiviteit zienderogen achteruit gaat. Ook kan te weinig zuurstof in de ruimte er voor zorgen dat medewerkers zich minder prettig voelen en zelfs hoofdpijn kan veroorzaken.

Verneemt u dit soort klachten ook van uw medewerkers? Dan is het goed om de werksituatie eens onder de loep te nemen en te kijken waar er verbeteringen mogelijk zijn.

Wellicht is de werkplek toe aan verandering! Wij hebben gekeken wat de kantoortrends zijn van dit moment. Wellicht een leuke en nuttige inspiratie wanneer u zelf aan de slag gaat met uw werkomgeving.

Industrieel kantoor
Een trend die zich in 2018 al heeft ingezet en zeker in 2019 zijn vervolg zal hebben is de het industriële kantoor. Gebruik van natuurlijke materialen en tinten zoals grijs wit en zwart wordt als rustgevend ervaren. Dit zijn kleuren die in het industriële kantoor niet ontbreken. Daarnaast is ook het gebruik van natuurlijke materialen zoals hout en staal een belangrijk element van deze inrichting. Ook de mooiste industriële verlichting mag niet ontbreken om de juiste sfeer te creëren in het kantoor.

Verschillende werkplekken
Ook de traditionele werkplek staat onder druk. Uiteraard zal ook in 2019 het bureau met de bureaustoel niet verdwijnen, maar er wordt ook gekeken naar minder traditionele plekken. Dit zodat medewerkers zelf kunnen bepalen waar ze die dag willen werken. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld staanplekken waar je even een uurtje gaat werken. Ook een deskbike gaan we steeds meer terugzien. Dit is een fiets die je voor je bureau kunt plaatsen waarbij je dus kunt zitten en fietsen tegelijk. Dit zorgt voor een actieve houding tijdens de werkzaamheden en dit kan weer extra energie opleveren.

Groen groener groenst
Ook kantoorplanten worden steeds belangrijker. Een paar plantjes op de werkvloer is niet meer voldoende. Kantoortuinen worden de trend in 2019. Hier kun je je tijdens je werkzaamheden in terugtrekken om even nieuwe inspiratie op te doen of om extra zuurstof op te doen en met frisse energie aan de nieuwe opdracht te beginnen. Planten die zeer geschikt zijn op kantoor zijn onder andere de sansveiria, deze plant heeft weinig water nodig, waardoor deze gemakkelijk te verzorgen is, Een andere plant die op kantoor niet mag ontbreken is de graslelie of de ficus. Deze planten hebben wel wat meer water nodig, maar hebben een zeer luchtzuiverende werking.

Mocht u het lastig vinden om de juiste combinatie te maken in bovenstaande trends kun je er ook voor kiezen een interieuradviseur in de arm te nemen voor het juiste advies.

 

Heb je last van droge ogen? Dat is ontzettend vervelend. Het jeukt, brandt, traant en irriteert. Veel mensen hebben hiermee te maken. Niet alleen mensen die contactlenzen dragen, maar ook mensen die veel beeldschermwerk doen.

Het is niet prettig om last te hebben van droge ogen. Veelgehoorde klachten zijn: jeuk, pijn, steken, druk, irritatie, en branderigheid. Daarnaast kun je gevoeliger zijn voor licht, wazig zien en ’s morgens bij het opstaan vastgeplakte oogleden hebben.

Reflextranen

Het lijkt niet logisch: je hebt last van droge ogen, maar je hebt ook last van tranende ogen. Hoe dan? Dit worden zogenaamde reflextranen genoemd. Helaas helpen dit soort tranen niet voor droge ogen, want ze hebben een andere samenstelling. Daarom lopen ze meteen over je wangen.

Hoe ontstaan droge ogen?

Er zijn verschillende oorzaken die kunnen zorgen voor droge ogen. De meest voorkomende oorzaken zijn verwarmingen, airconditioning, computerschermen, ziekte, medicatie en een oogoperatie. Ook het dragen van contactlenzen kan resulteren in droge ogen, zeker in combinatie met computerwerk en de verwarming die in deze tijd van het jaar hoog staat. De verwarming zorgt voor een lagere luchtvochtigheid en door het staren naar een beeldscherm knipper je minder. Allebei dus niet handig voor je ogen.

De oplossing: knipper wat meer met je ogen, neem af en toe een computerpauze en hang bakjes water aan de verwarming of zet een luchtbevochtiger neer.

Kunsttranen

Blijft het een probleem? Maak dan gebruik van kunsttranen. De huisarts kan dit aan je voorschrijven. Helaas gaan sommige kunsttranen niet goed samen met contactlenzen. Misschien is het dan een idee om na te gaan denken over ooglaseren? Dan ben je van je contactlenzen en je droge ogen af. Word je blij van!

Het ziekteverzuim was in het eerste kwartaal van 2018 hoger dan het in jaren is geweest. Het ziekteverzuimpercentage was 4,9. Dat betekent dat van elke duizend te werken dagen 49 zijn verzuimd wegens ziekte. Dit meldt het CBS op basis van nieuwe cijfers.

Als werkgever zijn dit slechte signalen. Uiteraard wil je dat je medewerkers zo min mogelijk afwezig zijn door ziekte. Veel bedrijven zijn dan ook bezig met het creëren van goede en gezonde werkomstandigheden, zodat dit geen reden kan zijn waarom medewerkers ziek thuis komen te zitten.

Zo kiezen steeds meer bedrijven er voor om bijvoorbeeld een eigen fitness te creëren op kantoor, zodat medewerkers voor of na het werk gemakkelijk even een uurtje kunnen sporten. Sporten zorgt er voor dat medewerkers fitter zijn, een hogere weerstand hebben en zich ook gelukkiger voelen. Ook wordt overgewicht zo tegengegaan. Iets wat ook heel gevaarlijk is voor de gezondheid.

Naast de fitheid van medewerkers zijn ook de werkomstandigheden belangrijk. Zorg dat het meubilair waar men meerdere uren per dag aan moet werken ergonomisch goed is. Zo moet het bureau verstelbaar zijn in hoogte, zodat de ideale hoogte bij de lengte van de desbetreffende medewerker kan worden ingesteld. Ook een mooie bureaustoel is belangrijk. Ook deze moet in hoogte verstelbaar zijn en op de juiste punten ondersteunen. Hieronder een aantal punten waar een goede bureaustoel aan zou moeten voldoen:

  1. Zorg dat de positie ten opzichte van het beeldscherm klopt. Uw ogen moeten op dezelfde hoogte zijn als de bovenkant van uw scherm. op deze manier hoeft u uw nek niet te buigen bij het kijken naar het scherm. Ook de afstand tot het scherm is belangrijk. De ideale afstand van het scherm is 45-70 cm.
  2. De bovenrug moet voldoende steun krijgen van de stoel en zorg dat schouders ontspannen zijn.
  3. Ook armen en polsen moeten voldoende ondersteuning krijgen en moeten in een hoek van 90 graden zijn ten opzichte van het lichaam. Op deze manier heeft u een ontspannen zithouding
  4. Onderrug: zit volledig tegen de rugleuning om ook de onderrug te ondersteunen.
  5. Heupen en onderlichaam: ‘plak’ jezelf als het ware volledig tegen de rugleuning aan voor een rechte houding.
  6. Knieën en onderbenen: knieën mogen het zitvlak van de stoel niet raken en moeten in een hoek van 90 tot 110 graden gebogen zijn.
  7. Zithoogte en voeten: voeten moeten plat op de grond kunnen rusten.

Tot slot is ook het klimaat en de ventilatie op kantoor belangrijk. Een ruimte moet goed geventileerd kunnen worden, zodat er voldoende zuurstof binnenkomt. Is dit niet het geval zullen medewerkers sneller last hebben van hoofdpijn, maar ook kan dit er voor zorgen dat ze vatbaarder zijn voor ziektes.

Een gezonde medewerker kan u op jaarbasis veel kosten besparen! De investering in bovenstaande punten heb je dan ook zo terugverdiend.

Visitekaartjes zijn onmisbaar voor een bedrijf. Het geeft namelijk een eerste indruk aan contacten en/of potentiële klanten. Over het algemeen hebben mensen maar een paar seconden nodig om een mening over iets of iemand te vormen. Met een mooi en duidelijk visitekaartje verhogen ondernemingen hun kans op succes. Je moet er iemand nieuwsgierig mee maken. Gebruik de zeven tips in dit artikel om een visitekaartje van hoge kwaliteit te laten drukken.

Tip 1 – Zorg ervoor dat een visitekaartje er professioneel uitziet
Misschien heb je als directiesecretaresse de taak om visitekaartjes en gepersonaliseerde huisstijl producten, zoals notitieblokken en bedankkaartjes, te laten drukken. We hebben goed nieuws: je hoeft daar het kantoor niet meer voor te verlaten. Je kunt visitekaartjes tegenwoordig heel eenvoudig online laten drukken. Je kunt zelf het ontwerp van een visitekaartje bepalen. Zorg ervoor dat alles er zo professioneel mogelijk uitziet. Zo is het niet de bedoeling dat een telefoonnummer en/of e-mailadres is doorgestreept. Controleer altijd uitvoerig of alle gegevens kloppen. Je maakt niet bepaald een goede indruk op klanten wanneer er een fout op een visitekaartje staat. Hij of zij denkt dan misschien wel: ‘als er al geen moeite wordt gedaan voor een visitekaartje, hoe zit het dan met het bedrijf?’

Tip 2 – Kies voor een online drukkerij
Natuurlijk is het mogelijk om zelf een visitekaartje te drukken. Het is kostenbesparend, maar of het op de lange termijn goed uitpakt is de vraag. Bij een online drukkerij zoals Drukzo werken specialisten die weten wat ze doen. Neem alleen al het logo van het bedrijf. Je kunt het zelf maken met simpele software voor visitekaartjes, maar een grafisch vormgever zorgt pas echt voor een krachtig en indrukwekkend logo. Maak de vormgever goed duidelijk wat jouw wensen zijn, voor het beste resultaat. We raden aan om een visitekaartje met een professionele foto te gebruiken. Dit is namelijk een stuk persoonlijker dan alleen een logo. Bovendien herinneren mensen zich een bedrijf waarschijnlijk beter omdat ze er een gezicht aan kunnen kopen.

Tip 3 – Kies voor een ontwerp dat past bij jouw huisstijl
Heeft het bedrijf een opvallend logo en gebruikt de huisstijl bepaalde kleuren? Laat dit dan terug komen in het ontwerp van jouw visitekaartjes. Dit zorgt voor eenheid en herkenbaarheid. Je contacten weten meteen dat het om een bepaald bedrijf, merk of ondernemer gaat.

Tip 4 – Maak een naam en bedrijf zo opvallend mogelijk
De naam het beroep dat wordt uitgeoefend zijn een belangrijk onderdeel van het visitekaartje. Daar draait het immers allemaal om: jezelf verkopen. Bedenk goed waar potentiële klanten online naar zoeken. Mensen zoeken steeds vaker online informatie over een bedrijf. Google wordt wel eens
de vervanger van het visitekaartje’ genoemd, maar dat is niet helemaal waar. Op een bedrijfsevenement is het wel zo handig om een kaartje te kunnen geven. Online zoeken de meeste mensen naar een bepaald beroep, zoals een ‘schilder’ die ze nodig hebben tijdens een verbouwing. Maak het beroep op een visitekaartje dan ook zo opvallend mogelijk om een visitekaartje het gewenste effect te laten hebben.

Tip 5 – Laat visitekaartjes drukken in een standaard formaat
Niet alleen de foto en het logo, maar ook het formaat is belangrijk wanneer je een online visitekaartjes wil laten drukken. Kies altijd voor een standaardformaat, zodat mensen het kaartje gemakkelijk kunnen bewaren. Sommige ondernemers gebruiken een uitklapbaar kaartje. Deze optie is doorgaans duurder. Gebruik dit formaat dan ook alleen wanneer het echt iets toevoegt.

Tip 6 – Gebruik een vast nummer in plaats van een 06-nummer
Sommige ondernemers zetten hun 06 nummer op een visitekaartje. Dit is niet verstandig, omdat ze daardoor ook op ongewenste momenten kunnen worden gebeld. Niet iedereen heeft zin om te bellen in het weekend of in de avonduren. Gebruik zodoende altijd het nummer van het bedrijf. Bovendien komt een onderneming een stuk professioneler over met een vast telefoonnummer. 

Tip 7 – Kies voor gelamineerd en sterk papier
Heb je goed nagedacht over het ontwerp van het visitekaartje, inclusief logo, foto en tekst? Dan is het tijd voor de volgende stap: het papier. Kies voor stevig papier, zodat de visitekaartjes nooit stuk gaan. Over het algemeen zorgt gelamineerd papier voor een professionele uitstraling. Laat zowel de voor- als achterkant van een visitekaartje bedrukken. Op die manier benut je alle ruimte en kun je bedrijfsgegevens goed kwijt. Zet bijvoorbeeld op de voorkant het logo of de foto van het bedrijf inclusief contactgegevens. De achterkant biedt ruimte voor een andere foto of de slogan van het bedrijf.

Waar in 2015 nog voorspeld werd dat de administratieve sector overgenomen zou worden door robots, lijkt het er steeds meer op dat het gaat om aanpassen en het adaptief vermogen van de administratief medewerkers. Er zijn veel geautomatiseerde processen ontwikkeld en ongetwijfeld zijn er banen verloren gegaan, maar de echte sterren op administratief gebied zijn onmisbaar. De menselijke hand is niet zo makkelijk weg te denken uit de administratie. Maar om ervoor te zorgen dat dit ook in de toekomst het geval is, is het tijd om te kijken naar hoe de administratie van de toekomst eruitziet en wat belangrijk is om in de gaten te houden.

Het overzicht bewaren

Eerder plaatsten we een stuk over het overzichtelijk werken. Dit wordt nóg belangrijker in de toekomst. Wanneer er gewerkt wordt met geautomatiseerde processen, online boekhoudprogramma’s, agenda’s in de cloud en messageboards om te communiceren, dan moet de administratie het overzicht kunnen houden om alle medewerkers op elk moment toegang te kunnen verlenen. Het maken van een lijst met platformen en software waar gebruik van gemaakt wordt, dat is een sterk begin. Vergeet niet de lijst bij te werken wanneer er bepaalde platformen toegevoegd of juist verwijderd worden en link de accounts altijd aan een centraal mailadres zodat meldingen niet verloren gaan. De administratief medewerker doet er verstandig aan om goede software te kiezen voor het opslaan van alle gebruikersnamen en wachtwoorden, aangezien ook dat een drempel kan zijn bij het overzichtelijk werken.   

Meer dan werken in de cloud

Opslag van data kost ruimte en tijd. Opslag van heel erg veel data kost op dit moment een flinke hap uit het budget van grotere ondernemingen. Maar dat gaat veranderen in de toekomst. De blockchainontwikkelaars zijn hard aan het werk om dataopslag in de cloud overbodig te maken omdat de blockchain zelf betere opties biedt. Met private keys om mensen toegang te verlenen, met lagere kosten voor de opslag van gegevens en met de veiligheid die een grotere onderneming wil.

Overigens gebeurt er nog veel meer op de blockchain. De kans is groot dat de administratieve medewerkers in de toekomst te maken krijgen met cryptovaluta. Verschillende ondernemingen in Nederland verkennen op dit moment de mogelijkheden al. Hoe wenselijk is het wanneer er betaald kan worden in vijf, tien of maar liefst vijftien verschillende valuta? Dat wordt geen probleem voor de administratief medewerker die kiest voor de beste cryptocurrency wallet. Een goede wallet kan namelijk gebruikt worden om veel verschillende munten op te slaan, zoals Bitcoin, Ethereum en Ripple. Handig wanneer het overzicht bewaard moet blijven én betalingen op elk moment gedaan moeten kunnen worden door welke medewerker dan ook.

Bron: Pixabay

Administratie van de toekomst is niet zo ver weg

We denken vaak dat de ontwikkelingen onze tijd wel duren. Maar in dit geval is wachten geen optie. De administratieve medewerkers die binnen een bedrijf willen groeien, moeten een voortrekkersrol kiezen en zich nu alvast verdiepen in de mogelijkheden die nu nog de toekomst genoemd worden, maar veel dichterbij zijn dan de meeste mensen denken.

Bron hoofdfoto: Pixabay