Tag

Rasja Post

Browsing

Met ruim 15 jaar aan ervaring als directiesecretaresse,managementassistente, PA en office manager weet ik dat je je in dit beroep continu aan het ontwikkelen bent. In mijn geval is het zo dat hoe langer ik dit vak uitoefen, hoe meer bedrijven en managers ik heb leren kennen en daardoor steeds weer iets anders leer en ervaar. Eigenlijk ben je als secretaresse net een kameleon. Is je baas groen, word jij ook groen. Is hij rood dan word jij dat ook. Totdat je steeds beter kunt bepalen welke kleur je het beste staat.

Wie herkent het niet dat je bij je manager de knoop in zijn stropdas net iets te strak wilt aantrekken omdat hij wéér zijn afspraken zelf heeft gemaakt. Of dat je een onvriendelijke boodschap op zijn voicemail wilt achterlaten omdat hij alweer slecht bereikbaar is terwijl je hem net nodig hebt. Het laat aanleveren van werk, het liefst rond vijven terwijl hij vrolijk naar je roept bij het verlaten van zijn kamer: ‘fijne avond’! De vraag of je zijn e-mailberichten wilt printen omdat dat makkelijker leest. Mijn laatste manager vroeg mij of ik de potloodteksten op kartonnen mapjes kon uitgummen zodat we deze konden hergebruiken! Ik keek hem glimlachend aan en heb de kartonnen mapjes met een elegante zwaai in de prullenbak gegooid. Deze laatste kleur stond mij dus niet zo goed.

Helaas is het zo dat weinig managers zich realiseren dat een goede secretaresse goud waard is. Niet alle managers durven zaken uit handen te geven en erop te vertrouwen dat het goed komt. Ik ben er van overtuigd dat een goede secretaresse hem of haar veel werk uit handen neemt waarbij zij aan een half woord genoeg heeft en zijn/haar werk verbeterd. Vertrouwen, goede communicatie en continu afstemming zijn hierbij onmisbaar.

Secretaresse zijn is een vak en om mij verder te ontwikkelen ga ik dit doen vanuit een ander perspectief. Ik heb besloten van mijn vak mijn onderneming te maken. Ik ga mijn eigen ‘baas’ worden! Vanuit deze ambitie verwacht ik nog veel nieuwe kleuren te gaan ondersteunen!

Dit artikel van Rasja Post stond het PA magazine, uitgave november 2010.
Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Zoals ik al eens eerder schreef typeert het de secretaresse van de 21ste eeuw dat zij haar functie meeneemt naar deze eeuw. Organisaties veranderen, managementfuncties veranderen en de traditionele secretaresse maakt plaats voor de ‘assistant professional’. In deze tijd waarin het vinden of zelfs al het behouden van je baan moeilijk is en waarin het aanbod groter is dan de vraag moet je weten hoe je je marktwaarde behoudt en uitbreidt.

Om je marktwaarde te bepalen, is het noodzakelijk om eens kritisch naar je persoonlijke ontwikkeling te kijken. Hoe staat het met jouw secretariële kennis en vaardigheden? Zijn deze nog up-to-date? Houd je vast aan je oude manier van werken of ga je met de tijd mee? Door actief te investeren in jouw ontwikkeling behoud je de gedrevenheid en/of passie voor het secretaressevak en maak jezelf interessant voor je werkgever of opdrachtgever.

Wat zijn de ‘must have’ vaardigheden?

Taal
Vanzelfsprekend zijn je schriftelijke vaardigheden uitmuntend. Foutloos Nederlands schrijven is een ‘must’. Ook een goede vaardigheid van het Engels is geen overbodige luxe. Mocht je twijfelen aan je Nederlandse of Engelse vaardigheden dan zijn er talloze talentests die je op internet kunt doen.

MS Office
Word, Excel en PowerPoint kennen voor jou geen geheimen meer. Misschien werk je ook al met MS Lync (instant messenger-programma).

Archief
Jouw archief is overzichtelijk, toegankelijk en bij voorkeur digitaal. Het is niet altijd de leukste klus maar wel een belangrijke. Schoon je archief regelmatig op en zorg bij vernietiging voor goedkeuring van de vernietigingslijst. Vergeet niet om rekening te houden met de wettelijke bewaartermijnen.

Actielijst
Notulen uitwerken is een tijdrovende klus zelfs als je deze al op je laptop maakt tijdens de vergadering. Vaak blijken deze notulen ook nog eens niet of nauwelijks gelezen te worden. Wanneer dit ook binnen jouw organisatie het geval is, stel dan voor om met een actielijst te werken en ga hier actief mee om. Attendeer collega’s op uitstaande actiepunten na de vergadering en herinner hen aan het verlopen van hun deadline.

Voor secretaresses die houden van gadgets is er een zogenaamde ‘smart pen’ op de markt. Een notuleerpen die digitaal opslaat wat je ermee schrijft maar ook geluidsopnamen maakt.

Presentaties en nieuwsbrieven
Naast PowerPoint kun je ook gebruik maken van andere presentatietools. De gekozen presentatietool moet natuurlijk wel passen bij degene die de presentatie geeft.

Voor nieuwsbrieven kun je gebruik maken MS Word maar er zijn ook veel websites die het mogelijk maken om gratis en eenvoudig een nieuwsbrief online te maken. Je hebt dan vaak ook al keuze uit een aantal fraaie sjablonen die je nieuwsbrief een mooie en professionele uitstraling kunnen geven.

Audio Visuele middelen
Zorg dat je weet hoe je een beamer aansluit en hoe je een videoconferentie opzet. Veel secretaresses blijken techniek ‘eng’ te vinden, zorg dat je hierin je ‘mannetje’ staat.

Social media
Maak jezelf wegwijs in de diverse sociale media en zet deze op een handige en actieve manier in.

Niet alleen voor je zichtbaarheid maar ook om kennis en informatie te halen die voor jou belangrijk zijn om je vakkennis op peil te houden. Volg de juiste personen, sluit je aan bij groepen en let op events die worden georganiseerd.

Netwerken
Sluit je aan bij (secretariële) netwerkverenigingen, bezoek congressen/beurzen, lees en deel je ervaringen of vragen op secretaressewebsites. Zet jezelf in de markt en zorg dat je een gunfactor creëert.

Time Management
Ontwikkel je timemanagementvaardigheden. Stel je doelen en prioriteiten vast om zo effectiever en efficiënter met je tijd om te gaan.

Literatuur
Lees boeken over het secretaressevak of boeken die raakvlakken hebben met het werk dat een secretaresse doet.

Smartphone apps
Zorg dat je op de hoogte bent van handige zakelijke apps. Maak hiervan gebruik of geef ze als tip aan je manager voor zijn/haar smartphone. Er zijn apps in overvloed! Bijvoorbeeld: een app die munteenheden, temperaturen en afstanden omzet, een app die zakelijke bestanden opslaat, een app om visitekaartjes te digitaliseren, een app om notities centraal te beheren, een app voor handtekeningen, een app voor het boeken van hotels, een app om zakelijke ritten bij te houden.

Misschien zijn bovenstaande vaardigheden niet volledig. Mocht dit zo zijn, dan hoor ik graag van jou wat volgens jou de ‘must have’ vaardigheden van een assistant professional zijn. De sociale vaardigheden heb ik hier overigens bewust buiten beschouwing gelaten.

Blijf geïnspireerd, blijf jezelf ontwikkelen en creëer daardoor je eigen meerwaarde.

Rasja Post Eigenaar Professional Office SupporT