Tag

plannen

Browsing

Als directiesecretaresse ben jij de spin in het web. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat er geen zaken door elkaar gaan lopen in het bedrijf. Maar hoe ziet jouw eigen agenda er eigenlijk uit? Lukt het je om goed te plannen en je eigen tijd zo efficiënt mogelijk in te delen? Hieronder geven wij je een paar tips om extra efficiënt met je tijd om te gaan.

1. Houd ook je eigen agenda bij

De verleiding is groot om je alleen bezig te houden met de bedrijfsagenda. Maar vergeet niet dat je zelf ook een agenda hebt om je tijd te verdelen. Een agenda bijhouden kan echt helpen om je tijd efficiënt in te delen. Lukt jou dit niet? Dan kun je altijd een cursus time management overwegen. Dat is voor jou een handig opstapje om beter met je tijd om te gaan.

2. Bepaal je ritme

Zeker de laatste jaren was het moeilijk om je aan je ritme te houden. Wanneer je op kantoor bepaalde patronen hebt ontwikkeld, zijn die thuis soms volledig weg. En dat terwijl thuiswerken steeds meer het nieuwe normaal lijkt te worden. Ook thuiswerken moet je leren. Kun jij er maar niet aan wennen? Dan is een cursus thuiswerken een aanrader.

3. Werk samen met je collega’s

Collega’s zijn er niet voor niets. Jullie vormen met zijn allen de basis van het bedrijf. Wanneer je veel overlegt met je collega’s en jullie bezigheden goed op elkaar afstemmen, dan kun je een stuk efficiënter te werk gaan. Het verlaagt vaak de werkdruk en zorgt ervoor dat er duidelijkheid is. En juist duidelijkheid is belangrijk als het om efficiency gaat.

4. Las regelmatig pauzes in

Misschien heb je wel heel veel te doen vandaag en wil je het allemaal zo snel mogelijk afgerond hebben. Maar zo werkt het niet. Een mens heeft af en toe rust nodig om efficiënt door te kunnen werken. Wanneer je pauze hebt genomen, zal je merken dat je daarna weer veel geconcentreerder door kunt werken. Het is dus echt belangrijk om regelmatig even tijd voor jezelf te nemen en bijvoorbeeld van een koffiemoment met je collega’s te genieten. Daarna kun je met frisse energie weer verder en gebruik jij je tijd optimaal.

5. Zeg vaker nee

Het is ook wel eens goed om te zeggen dat je even geen tijd hebt. Natuurlijk moet je als directiesecretaresse alle ballen in de lucht houden, maar het is ook belangrijk om je eigen grenzen aan te geven. Anders zal het werk zich op blijven stapelen en beseft niemand dat jouw agenda overloopt. Laat het dus zeker ook merken als je het druk hebt en durf nee te zeggen wanneer je eens geen tijd hebt.

6. Begin met de lastigste klus

Als jij een uitsteller bent, dan weet je het: de lastigste klus komt meestal als laatste. Terwijl het veel beter is om die als eerste te doen. Wanneer je de lastigste klus als eerste afwerkt, hoef je er niet meer de hele dag tegenaan te kijken, en zal je de rest van je taken ook met meer plezier doen.

Haast lijkt de norm te zijn. Als dingen maar gewoon snel gebeuren dan is het goed – en als het sneller kan is het beter.

We hebben haast omdat we te weinig tijd hebben. We hebben te weinig tijd om alles gedaan te krijgen wat we moeten (lees: willen) doen. We jagen ons door de dagen heen, door de maanden en de jaren. En we krijgen steeds meer gedaan in steeds minder tijd.

Erg efficiënt, maar is het ook effectief?

Het antwoord is natuurlijk ‘nee’ – maar dat begreep je al.

Wat wil je bereiken?
Haast is het resultaat van een gebrek aan prioriteiten. Als je niet weet wat je het allerbelangrijkst vindt dan is automatisch alles even belangrijk. En als je alles tegelijkertijd wilt bereiken, dan heb je nooit genoeg tijd en moet je dus rennen en vliegen.

Iedereen op aarde moet het doen met 23 uur 56 minuten en 4,1 seconden in een dag. Sommige mensen hebben een fijn leven, doen rustig aan en bereiken gaandeweg hun doelen. Andere mensen rennen en vliegen, leven vanuit chaos en hebben het gevoel dat ze geen grip kunnen krijgen op hun leven. Ze hebben het gevoel dat ze geleefd worden.

Pas als je weet wat je écht wilt kun je keuzes maken. Natuurlijk wil je een fantastische ouder zijn, een geweldige vriend, super gezond, succesvol, populair, een gezellig huis hebben, persoonlijk groeien, een opleiding afronden, leuk gekleed zijn en ondertussen de wereld verbeteren.

Maar wat zijn de 1-3 dingen die je het meest belangrijk vindt? Als je zou moeten kiezen (en dat moet je als je geen burn-out wilt krijgen), waar zou je je dan op richten? Waar zou je het zwaartepunt leggen?

Haast terugbrengen als de uitzondering op de regel
Een mens is niet ontworpen om constant te haasten. Het is niet gezond voor je lichaam en niet voedend voor je geest. Hoe sneller je leeft, des te sneller de tijd lijkt te verstrijken – het is een neerwaartse spiraal. Je lijkt steeds minder tijd te hebben waardoor je steeds sneller gaat leven.

Sta eens stil. Adem diep in, laat je schouders zakken en laat me je dit zeggen: je moet niets. Haast is je eigen keuze, en je kunt er vandaag nog mee stoppen. Probeer een aantal van de onderstaande tips uit en ontdek hoe je je leven stap voor stap kunt vertragen:

  1. Durf eens niets te doen. Gewoon een paar minuten zitten en voor je uit kijken. Geen televisie, geen iPad, geen telefoon en zelfs geen tijdschrift. Even cold-turkey onthaasten. Hoe voelt dat?
  2. Steeds als je merkt dat je je opgejaagd voelt, stel jezelf de vraag: “Waarom haast ik eigenlijk?”. Vaak kom je tot de conclusie dat je uit gewoonte loopt te rennen, te bumperkleven of te zuchten in de rij bij de kassa. Herinner jezelf eraan om even een stapje terug te doen. Neem afstand, verlaag je snelheid, verhoog je irritatiedrempel.
  3. Rij rustig op de weg. Hard rijden is gevaarlijk, milieubelastend, duur en het scheelt je meestal maar een paar minuten. Zet in plaats daarvan fijne muziek op (zoals Sublime FM, mijn favoriet) en geniet van de reis.
  4. Neem de tijd om eten te bereiden. Laat de drukte even achter je, en besteed liefde en aandacht aan je voeding. Kook zonder kant-en-klaar producten. Dat is gezonder, lekkerder, goedkoper, beter voor de wereld en beter voor je stressniveau. Waarom moet het altijd zo snel? Echte smaak kost tijd. Kwaliteit kost tijd.
  5. Probeer minder te doen in plaats van meer. Doe dingen die er echt toe doen, en laat de rest lekker achterwege. Wees kritisch op je todo lijst. Veel dingen zijn ‘leuk’ om te bereiken, heel weinig dingen zijn ‘levensveranderend’. Werk stap voor stap naar je grote doelen toe, naar een beter leven en laat je niet gek maken door alle onzin die er tussendoor komt.
  6. Vertraag de tijd bewust door af en toe je leven en je gedachten te vertragen. Neem echt een halfuurtje de tijd om te spelen met je dochter, om aandachtig naar haar te luisteren. Speel met je hond, maak een fijne wandeling, ga iets met je handen doen (tuinieren, schilderen, koken of wat dan ook). Je zult merken dat je rustiger wordt, en dat je daardoor meer tijd lijkt te hebben.
  7. Besef dat het nutteloos is om door het leven te racen. Het enige wat je bereikt is dat de tijd voorbij vliegt, en dat je leven sneller afgelopen is. Tijd is veel te waardevol om weg te gooien. Gebruik het, geniet van iedere seconde, waardeer je leven terwijl je er doorheen reist. Je krijgt iedere seconde maar één keer. Dat is dus één kans om ervan te genieten.
  8. Neem afscheid van je horloge. En als je toch bezig bent, haal dan ook meteen de klok uit de woonkamer. Zet een timer op je smartphone wanneer je op een specifieke tijd iets te doen hebt. Verder is het helemaal niet nodig om continu te weten hoe laat het is.
  9. Neem het leven stap voor stap. Terwijl je werkt aan de ene taak hoef je niet te denken aan de taak die je straks wilt uitvoeren. Eerst het één, dan het ander. Zo houd je je hoofd leeg, houd je je focus vast en voorkom je dat de tijd sneller lijkt te gaan.
  10. Plan je dagen minder strak. Geef je agenda lucht om te ademen. Het is efficiënt om alles vol te plannen. Maar als het je doel is om ontspannen en gelukkig te leven dan is waarschijnlijk niet bepaald effectief.
  11. Pak jezelf meteen in je nekvel als je om wat voor reden dan ook hebt moeten haasten. Neem de haast niet verder mee je dag in, maar stop met haasten zodra het mogelijk is.
  12. Besef dat je nooit alles gedaan krijgt. Er zullen altijd onafgeronde taken zijn – en dat is niet erg. Besef dat genieten van de mooie dingen in het leven belangrijker is dan een lege takenlijst.

Minder haasten helpt je de kwaliteit van je leven aanzienlijk te verhogen. Het heeft geen zin om door je leven heen te rennen, dus laat je niet opjagen. Doe lekker rustig aan, en houd je bezig met de dingen die voor jou het meest belangrijk zijn.

Op die manier zul je je niet alleen een stuk beter voelen, je zult ook je doelen makkelijker bereiken en het leven van je dromen eenvoudiger kunnen vormgeven.

Bron: SoChicken

Een goede planning is essentieel voor het verloop van een project. Natuurlijk hebben wij allen zo onze eigen plan-methodes, toch wil ik graag de Scrum-methode met jullie delen. Het is namelijk een makkelijke methode, waarmee je snel en gemakkelijk inzicht krijgt in een project. Het voordeel van deze methode is het de effectiviteit van een team verhoogd, er gemiddeld twee keer per maand een moment van oplevering is en toont duidelijk de vooruitgang van een project.

Hoe pas je de Scrum-methode toe?
Ga om deze planning te maken, met alle betrokkenen bij elkaar zitten. Noteer vervolgens alle stappen die genomen moeten worden, inclusief de tussentijdse aan te leveren producten/mijlpalen op een post-it. Zorg ervoor dat de taken die jullie opschrijven in maximaal 8 uur uit te voeren zijn. Kan dat niet, deel de taak dan op in meerdere kleine taken.

scrum


Vervolgens maken jullie een groot bord met daarop de woorden ‘To Do’, ‘In progress’ en ‘Done’. Alle taken die nog gedaan moeten worden plakken jullie bij ‘To Do’. Ga je bezig met een taak, plak het briefje waar deze taak opstaat dan in de rij ‘In progress’. Dit proces gaat net zo lang door tot alle briefjes in de rij ‘Done’ hangen.

 

Om inzicht te houden wie wat doet kan je een kolom toevoegen met daarin de namen van alle deelnemers. Iedereen kan dan zijn of haar briefje in zijn eigen rij hangen, zodat iedereen van elkaar weet waar die mee bezig is en wat iemand afgerond heeft.

Als je binnenkort op vakantie gaat, dan snappen wij dat jij degene die jouw taken overneemt, zo min mogelijk wilt belasten. Op bepaalde vlakken kan je al vast wat vooruit werken. Zo ook met mailtjes die er tijdens je vakantie uit moeten. Met Outlook kan je je mail namelijk zo inplannen dat hij de mail verstuurt, op de door jou aangegeven datum en tijd. Tot die tijd blijven de berichten staan in Postvak uit.

Zo plan je een mail vooruit:

  • Schrijf de e-mail
  • Klik op ‘Opties’
  • Klik op ‘Meer opties’ → ‘Bezorging uitstellen’
  • Bij ‘Bezorgopties’ selecteer je het vakje ‘Niet bezorgen voor’ en vervolgens vul je de juiste datum en tijdstip in.
  • Klik tot slot op ‘Verzenden’

Niet alleen handig als je op vakantie gaat, maar ook als je notulen van de afgelopen vergadering bijvoorbeeld 3 dagen voor de nieuwe vergadering nogmaals toe wilt sturen.

Dubbele afspraken, stress, chaos, haasten voor de volgende afspraak. Daar word jouw manager niet bepaald vrolijk van. Hij verwacht een goed gestructureerde dag waar hij zonder moeilijkheden doorheen komt. Uiteraard is het aan jou om dit perfect te regelen. Hoe kun jij ervoor zorgen dat jouw manager elke dag weer blij is met jouw plan-talent?

Hieronder zijn er voor jou een aantal tips & trucs samengesteld om voor een goede planning en samenwerking met jouw manager te zorgen;

  • Plan elke dag een kort gesprek met jouw manager. Doe dit vrijwel aan het begin van de dag. In dit gesprek spreek je de hele dag door, zodat je op de hoogte bent als er afspraken bij gekomen zijn. Zo betrek je jouw manager bij zijn eigen planning.
  • Zorg voor een elektronische agenda. Dit is makkelijker aanpassen dan andere agenda’s. Een elektronische agenda raak je niet zomaar kwijt en kun je 24/7 bekijken en bewerken. Daarnaast is een elektronische agenda voor jou en jouw manager te zien, waardoor jouw manager tijdig op de hoogte wordt gebracht van eventuele veranderingen in de planning.
  • Bespreek hoeveel tijd jouw manager tussen verschillende afspraken nodig heeft. Zo geef je hem de tijd en de ruimte om zich van de ene naar de andere afspraak te begeven, zonder dat hij zich ontzettend moet haasten.

In elke relatie is het belangrijk om te blijven praten, zo ook in de werkrelatie tussen jou en jouw manager. Blijf communiceren en ga gestructureerd te werk, dan ben je onmisbaar voor jouw manager.

De kleine dingen die je iedere dag doet bepalen de kwaliteit van je leven. Met een paar kleine gewoontes boek je op de lange termijn veel resultaat. Deze kleine dagelijkse gewoontes helpen je makkelijker succesvol te zijn.

Succes bouw je op met gewoontes

De kleine dingen tellen. Zeker als het gaat om succes. De kleine gewoontes die je dagelijks uitvoert bepalen je toekomstige succes misschien nog wel sterker dan het harde werk dat je af en toe verricht. De resultaten van kleine goede gewoontes stapelen op.

Door de juiste dagelijkse gewoontes te ontwikkelen kun je je kansen op succes aanzienlijk verhogen. En zodra het nieuwe gedrag een gewoonte is geworden, gaat het vrijwel automatisch. Dan hoef je er niet meer over na te denken. Precies, automatisch succesvol dus. Dat klinkt goed. Laten we eens kijken naar de gewoontes!

1. Maak van je hoofd geen studentenhuis

Schrijven wordt onderschat. Ik word omringd door mensen die hun hoofd blijven verkiezen boven papier. En dat is zonde, want je verkleint je kansen op succes als je rondloopt met een vol hoofd.

Een vol hoofd is als een studentenhuis. Chaotisch, vies en binnen korte tijd vol met ongedierte. Er vliegen gedachten rond die nergens op slaan, er bouwt spanning op die nergens voor nodig is, je blijft ratelen over steeds dezelfde problemen en het leven wordt alleen maar ingewikkelder en ingewikkelder.

Gedachten in je hoofd houden voelt slim, maar het is nauwelijks effectief te noemen. Het geeft een gevoel van controle, maar nooit een gevoel van overzicht. En het is uiteindelijk overzicht dat écht controle geeft. En hoe graag studenten het ook willen geloven, die keuken is niet zelfreinigend. Je hoofd blijft vol met chaos totdat je actie onderneemt. Dus tijd om te gaan soppen!

  • Pak elke dag een stuk papier of een scherm voor je om te schrijven over je dag.
  • Schrijf over hoe je dag eruit zag.
  • Schrijf over de dingen die goed gingen, over de dingen die mis gingen.
  • Schrijf over dingen die je bezighouden, over de gedachten die je tegenkomt.
  • Schrijf over je problemen en hoe je ze kunt en gaat oplossen.
  • Schrijf over je doelen.
  • Schrijf over de dingen waar je dankbaar voor bent.

Schrijf je hoofd leeg. Elke dag opnieuw. Niet met het doel om een mooi dagboek te produceren dat je later kunt inbinden en verkopen. Maar om meer grip te krijgen op je gedachten en op je leven.

2. Beweeg iedere dag

Maak een gewoonte van bewegen. Wen jezelf aan om op een vast moment op de dag iets aan beweging te doen. Dat kan gaan om een rondje hardlopen, maar ook om wat stretch oefeningen in de huiskamer. Het gaat er niet zozeer om hoeveel je beweegt, het gaat erom dát je beweegt.

De gewoonte van beweging in je ochtend geeft je direct het gevoel dat je iets hebt bereikt. Je hebt de positieve spiraal al direct opgestart. Daarnaast zorgt deze dagelijkse gewoonte voor een gezonder en fitter lichaam. Verder maakt het je positiever en geeft het je zelfvertrouwen.

3. Mediteer

Ik mediteer iedere dag een paar minuten voordat ik ga slapen. Het is me gelukt om hier een gewoonte van te maken, omdat ik mezelf heb aangeleerd na het douchen te mediteren (ik heb de gewoonte gekoppeld aan een andere gewoonte). Dagelijks mediteren helpt je kalm te blijven, je leven in perspectief te plaatsen, beter te luisteren naar je intuïtie en je minder te laten meeslepen door problemen.

Het geeft je een sterk gevoel van ‘ik ben niet wat ik doe, ik ben wie ik ben‘. Doe niet te moeilijk over deze gewoonte. Doe het gewoon. Zodra je begint zullen je gedachten juist extra actief worden. Dat is goed, het betekent dat je tot rust komt. Maak je niet druk over goed of fout, maak je druk om de gewoonte.

Dagelijks vijf minuten mediteren is krachtiger dan één keer per week een kwartier zitten. Dus stop met lezen en ga mediteren!

4. Plan je dag vooruit

Succesvolle mensen plannen. Niet af en toe, maar elke dag. Vooruit plannen is een gewoonte die je effectiever, kalmer en productiever maakt. Mensen die plannen werken aan hun doelen en dromen. Mensen die niet plannen reageren op wat de dag hen aanbrengt.

Er is voor beide aanpakken iets te zeggen. Maar als je richting succes wilt bewegen, dan is dagelijks plannen een waardevolle gewoonte. Aan het einde van je (werk)dag neem je even een paar minuten tijd om morgen te overdenken. Wat wil je bereiken? Wat staat er op de agenda? Schrijf je doelen voor de dag op en ga er de volgende dag direct mee aan de slag.

Volgens sommige productiviteitsexperts levert iedere minuut die je besteedt aan zorgvuldig plannen zo’n 10 minuten tijdsbesparing op tijdens de uitvoering. Zie dagelijks plannen dus niet als een overbodige bezigheid. Het is een bezigheid die zichzelf terugbetaalt, en een gewoonte die je vrijwel direct productiever en effectiever maakt.

5. Stop je ontevredenheid

Het streven naar succes komt vaak voort uit een gevoel van ontevredenheid. En hoewel het streven naar vooruitgang onderdeel is van je persoonlijke ontwikkeling, is ontevredenheid schadelijk voor je levenskwaliteit.

Het bereiken van je doelen is een reis. En je kent de uitdrukking: “De vakantie begint zodra je de voordeur op slot doet.” Dus hoewel je op reis gaat om een geweldige bestemming te bereiken, begint de pret al zodra je vertrekt. Zodra je besluit dat je naar dat inspirerende doel gaat toewerken.

Laat je dus niet beetnemen door je ontevredenheid. Je wilt geweldige dingen bereiken, maar je kunt tegelijkertijd genieten. Je kunt dankbaar zijn voor iedere dag in je leven, voor alles wat je onderweg meemaakt. Ups en downs, de weg kwijtraken, de route opnieuw uitstippelen, enzovoort.

Succesvolle én gelukkige mensen beseffen dat het leven nu begint. Je kunt ‘genieten van je leven’ niet voor je uit schuiven. Want zodra je in die val trapt zul je dat altijd blijven doen. Ook als je ontzettend succesvol bent. Dus begin nu met dankbaarheid. Voel je tevreden met waar je bent en wat je hebt bereikt. Elke dag opnieuw.

SoChicken.nl