Tag

handig

Browsing

Word jij tijdens je dagelijkse werkzaamheden, afspraken of meetingen ook vaak gestoord door alle notificaties van je telefoon? Natuurlijk zijn ze ook erg handig, maar het zou af en toe best fijn zijn om ze even niet te horen. De app Hide notifications heeft hier een handige oplossing voor, zodat jij tijdens jouw werkzaamheden niet meer continu gestoord wordt.

Hide Notificatons is een eenvoudige app die meldingen van de meest afleidende apps zal verbergen. In de notificatiebalk zullen met deze app geen meldingen meer weergegeven worden van berichten en spelletjes. In de Hide Notifications app zelf kun je al deze meldingen wel weer terugvinden. De meldingen van het systeem zelf of andere meldingen die je normaal niet kunt verwijderen zullen wel in de notifcatiebalk zichtbaar blijven.

Kortom, een hele handige app als je tijdens je werk snel afgeleid wordt door je telefoon! Download de app hier voor Android.

 

Dagelijks komen er diverse nieuwe apps online, zowel zakelijk als privé. Sommige apps zijn leuk om te hebben, maar er zijn ook talloze apps die zowel voor de zakelijke als voor de privé gebruiker handig zijn om te installeren. Daarom hebben wij voor jou een aantal apps voor de iPhone op een rijtje gezet die je zowel zakelijk als privé kunt gebruiken.

Fleurop
Iemand bedanken, beterschap wensen of als relatiegeschenk. Met de app van Fleurop kan je gemakkelijk en bloemetje verzenden. Bestel je de bos bloemen voor 12.00 uur dan kan hij nog dezelfde dag geleverd worden. Download hier de app.

Kaartje versturen
Even snel een kaartje sturen als bedankje, felicitatie of voor een zakelijke gelegenheid. Met de app van Hallmark kan je altijd snel en gemakkelijk een echte kaart versturen. Of je nu in Nederland bent of in het buitenland, als je voor 19.30 uur een kaart uitzoekt dan wordt deze de volgende dag nog bezorgd op een adres binnen Nederland. Download hier de app

Snel een scan maken
Deze app kan gebruikt worden om een scan te maken van bijvoorbeeld een foto of document. Handig voor zakelijke documenten of voor documenten van de kinderen of administratie. De app herkent de afbeeldingen en de tekst en kan daardoor makkelijk omgezet worden. Het grote voordeel van deze app is, is dat je niet perse van voren een foto hoeft te maken. Wil je bijvoorbeeld een scan maken van een whiteboard, maar zit je er niet recht voor? Met deze app kan je een scan gewoon vanaf de zijkant maken! Download hier deze app.

Notuleren
Ben je een belangrijke vergadering van het werk, van de school van de kinderen of een andere meeting vergeten? Geen paniek, met de Meeting minutes app kan je zonder voorbereidingen snel en gemakkelijk notuleren, to-do-list maken en bijvoorbeeld foto’s, geluid en beeldopnames toevoegen, zodat je altijd snel en gemakkelijk alles terug kunt vinden. Download hier de app.

Zijn jullie op kantoor op zoek naar een handige app waarbij jullie Word, Excel, Powerpoint-documenten gemakkelijk kunnen bekijken, bewerken, creëren en om kunnen zetten naar PDF?  Waarmee jullie bestanden kunnen delen via de cloud zoals Onedrive, Amazone, Google Drive en Drobox? De OfficeSuite app helpt je hier gemakkelijk mee en is daarom ook een van de meest gedownloade zakelijke apps.  De app heeft ontzettend veel mogelijkheden, is verkrijgbaar voor IOS en Android. 

Lees hieronder de mogelijkheden van de app en ontdek met het filmpje in één minuut alle mogelijkheden!

Kenmerken

  • View, maken en bewerken complex kantoor en bijlagen allemaal vanuit een vertrouwde desktop-achtige interface.
  • Volledig compatibel met Microsoft-formaten, waaronder DOC, DOCX, docm, XLS, xlsx, xlsm, PPT, PPTX, PPS, ppsx, PPTM, PPSM.
  • Ondersteuning voor PDF-bestanden, waaronder PDF camera scannen en exporteren naar PDF.
  • Extra ondersteuning voor veel voorkomende formaten zoals RTF, TXT, LOG, CSV, EML, ZIP; Open Office – ODT, ODS en ODP – ondersteuning (verkrijgbaar als in-app aankoop).
  • Geïntegreerde File Browser voor snelle en gemakkelijke toegang tot zowel lokale en externe bestanden, Mijn documenten mappen en document templates.
  • Delen via cloud-diensten zoals Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft Onedrive, Amazon Cloud Drive en SugarSync, evenals meer dan e-mail, Bluetooth en Wi-Fi Direct.
  • Verkrijgbaar in 56 talen.

Bekijk hier het korte filmpje over deze app!

Download hier de app voor Android en IOS

 

Veel secretaresses houden zich bezig met de vraag welke mogelijkheden de smartphone en tablet hen kan bieden met betrekking tot hun werkzaamheden. Vandaar dat we weer een aantal handige tips hebben voor op je tablet!

1. Yammer
Yammer is een handig communicatiemiddel waarmee medewerkers binnen een organisatie snel nieuws en kennis kunnen delen en bespreken. Yammer maakt het samenwerken binnen een organisatie gemakkelijk en overbrugt organisatorischeen landsgrenzen. Met korte berichten houden mensen elkaar op de hoogte en wisselen kennis en meningen uit om elkaar te versterken. Yammer werkt effectiever dan e-mail omdat reacties direct voor iedereen zichtbaar en vindbaar blijven. Nu ook verkrijgbaar voor op je smartphone!

2. Scanner Pro
Met de nieuwe applicatie Scanner Pro kun je documenten inscannen en deze vervolgens als PDF versturen via e-mail of opslaan op je iDisk. Ook kun je met je desktop computer via wifi de ingescande documenten op je iPhone via de ingebouwde server bereiken. Om de applicatie te gebruiken kun je vanuit Scanner Pro foto’s maken van het document dat je wilt gaan versturen. Wanneer de foto’s ingelezen zijn kun je deze nog aanpassen qua kleur, helderheid en contrast.

3. Google Search
Zoek sneller en gemakkelijker op internet met de nieuwste zoekapp van Google. Gebruik exclusieve zoekfuncties die alleen beschikbaar zijn in deze app. Nu met een nieuw ontwerp, speciaal voor de iPhone. Nu met Google Goggles: maak een foto van wat je ziet om meer informatie te vinden over producten, monumenten of beroemde schilderijen, en zelfs om sudokupuzzels op te lossen. Ontdek plaatsen bij je in de buurt zonder de locatie te hoeven typen.

4. Pocket
Met deze leesdienst kun je artikelen vanuit je browser later (offline) terug lezen. Pocket scant de artikelen die je doorzet op inhoud. Zo ziet het of het om een video, afbeelding of artikel gaat. Met een menuknop in de app kan je alle media laten zien, of alleen de artikelen, video’s of afbeeldingen. In de optiebalk kan je eveneens een artikel archiveren, favorieten en doorsturen naar een onnoemelijk groot aantal diensten en apps.

5. Lockbox
In de Lockbox kun je gevoelige informatie opslaan en beschermen, zoals creditcardnummers, bankrekeningen,
wachtwoorden, pincodes, prive-notities en andere geheime informatie die niet mag uitlekken. Alle gegevens worden gecodeerd en beschermd door je geheime code, zodat alleen jij toegang hebt tot de informatie. Een kluis voor je persoonlijke data die niet in gevaar komen wanneer je je telefoon verliest of als deze wordt gestolen.

6. Iens Restaurant App
IENS heeft een iOS-app uitgebracht met de best beoordeelde restaurants van Nederland. De applicatie is opgemaakt als een restaurantgids en functioneert als een magazine. Een kaart met rode pinnen laat zien waar de beste restaurants in de omgeving zijn. Je eigen locatie wordt aangeduid met een blauwe stip en zo zie je ook hoe ver je ervan verwijderd bent. Als je op een pin drukt, zie je in één oogopslag de naam van het restaurant, de type keuken en de gemiddelde prijs voor drie gangen.

7. Dropbox
Dropbox is een gratis online opslagdienst (clouddienst) voor bestanden, afbeeldingen en video’s. Met de software van Dropbox kan je eenvoudig bestanden synchroniseren tussen verschillende computers maar ook je mobiele telefoon of tablet. De applicatie heeft ook de mogelijkheid bestanden fysiek op een toestel te bewaren. De internetverbinding is dan alleen nog nodig om een document te downloaden.

8. Easysign
Of je nu op kantoor bent, onderweg of in een restaurant, je kunt een contract, factuur, of belasting formulier ondertekenen. De app is zeer eenvoudig en je kunt op ieder gewenst moment documenten ondertekenen. Je bespaart tijd, geld en je bent in staat zo snel mogelijk de klant te helpen. Onderteken en stuur elk document met handtekening terug in 3 simpele stappen.

9. Battery Boost App
De battery boost app inventariseert de processen die de batterij energie kosten en optimaliseert de levensduur van je batterij. Een van de meest handige zakelijke apps voor de gebruiker die veel gebruik maakt van de telefoon.

10. Moneybook
Met MoneyBook kun je gemakkelijk je budget beheren op je iPad en iPhone. Bekijk al je transacties in mooie geanimeerde statistieken. MoneyBook zal je vertellen hoeveel je nog over hebt om te besteden. Ook bevat deze applicatie handige overzichten van vorige uitgaven. Het ondersteunt onder andere terugkerende uitgaven, categorie indelingen en het kan zelfs de vooruitgang ten opzichte van eerdere maanden laten zien.

Volg dagelijks de laatste nieuwtjes op Directiesecretaresse.nl

Meer gedaan krijgen in minder tijd? Eindelijk toekomen aan al die plannen waar je nooit tijd voor hebt? Met deze tips maak je eenvoudig meer tijd!

1. Stop met nutteloze tijdvreters

Besteed jij je tijd weleens aan dingen die totaal nutteloos zijn? Nee? Oh, ik wel. Soms treuzel ik met stomme spelletjes op m’n iPhone waar ik niet eens plezier aan beleef. Soms raak ik verslaafd aan mijn mailbox, en blijf ik het constant checken. Soms lees ik nieuws wat me niet aangaat én niet interesseert, puur omdat het op de voorpagina staat.

Het is makkelijk om je aandacht te laten ‘kapen’ door de media. Alles scheeuwt om aandacht. En als je niet selectief bent dan raak je gemakkelijk afgeleid. Door echter wat afspraken met jezelf te maken kun je  op dit gebied ontzettend veel tijd besparen.

Wij hebben thuis ons televisie abonnement opgezegd. Als we nu een programma kijken dan kiezen we hier bewust voor, bijvoorbeeld via Uitzending Gemist. We kunnen ons niet meer laten meeslepen door de eindeloze stroom aan ‘entertainment’ op televisie. Ook ben ik op een informatie-dieet gegaan. Het scheelt zoveel tijd als je niet al het nieuws probeert te volgen! Ja, soms gaat er wat nieuws langs me heen. En meestal gaat het dan om nutteloze hypes die niet relevant zijn voor mijn leven (zoals afgekeurde Koningsliederen).

Wil je meer tijd omhanden hebben? Stop dan eens met:

  • Voor de televisie hangen en kijken naar programma’s die je eigenlijk niet interesseren, die je alleen kijkt omdat ze zich ‘toevallig’ aandienen.
  • Constant lezen van nieuws, kranten, nieuws apps en websites.
  • Tijdrovende spelletjes op je smartphone die je verslaafd maken, maar niet gelukkig.
  • Het constant checken van je mailbox, uit verslaving, niet omdat iemand er iets mee opschiet.
  • Het continu checken van statistieken.
  • Getreuzel.

Vraag jezelf af waarom je dingen doet. Als je ontzettend veel plezier beleeft aan een programma, kijk het dan. Als je geen goede reden hebt om je tijd ergens in te investeren, kies dan opnieuw. Vroeger als ik een programma als X-Factor keek, voelde ik me aan het eind van de avond onrustig, onvoldaan en geïrriteerd. Daar ben ik dus mee gestopt. Van een aflevering Big Bang Theory aan het einde van de dag word ik blij, dus dat houd ik erin.

Een redelijk dik boek leest een gemiddelde lezer uit in zo’n zes á zeven uur. Een week lang een uur televisie vervangen voor een uur lezen, en je hebt een boek uit! Wat heb je altijd al willen leren? Met een uur studeren per dag kom je razendsnel vooruit!

2. Stel (en visualiseer) korte deadlines

Als je weet dat je morgen een rapport moet inleveren, dan begin je nu met schrijven. Sterker nog, je werkt door totdat het rapport af is, al moet je ‘s nachts doorwerken.

Als je weet dat je het rapport volgende maand moet inleveren, dan begin je over een week of drie eens met schrijven. En als je bent zoals de meeste mensen, dan zul je het meeste werk verrichten op de dagen voor de deadline.

Hoe dichter bij de deadline, des te sneller en efficiënter je werkt. Dat is de ‘wet van Parkinson’, en het is een geweldig gereedschap om tijd te besparen. Je kunt een maand nemen om een droom waar te maken, je kunt het ook in een week doen. Omdat je werkt met grotere focus zul je zelfs ervaren dat je werk van hogere kwaliteit is. Haastige spoed is soms wél goed.

Heb je zelf je deadlines niet in de hand? Stel dan zelf een strakke deadline om jezelf te inspireren om tijd te besparen. Vind je het moeilijk om jezelf voor de gek te houden? Sluit dan je ogen, en visualiseer dat je baas je deze deadline oplegt. Zo houd je je onderbewuste een beetje voor de gek (dat gedeelte van je hersenen dat niet weet wat ‘echt’ is en wat niet), en zal je zelf opgelegde deadline echt urgent voelen.

3. Richt je pas in tweede instantie op kwaliteit

Deze tip heeft me niet alleen geholpen om sneller te schrijven, maar ook om de kwaliteit van mijn schrijven te verhogen. Veel taken die we verrichten willen we meteen goed doen. Soms is het echter effectiever om het eerst gewoon tedoen, en het daarna goed te maken. Dus eerst produceren, en dan redigeren.

In het geval van schrijven gooi ik eerst al mijn gedachten op het scherm. Ik maak een eerste ‘draft’ versie. Ik blijf schrijven zolang de ideeën komen, en maak me pas later druk over de zinsbouw, spelling en andere zaken. Eerst productie, dan afpoetsen.

Door de verschillende fases van het werk duidelijk van elkaar te scheiden (draften, nalezen en corrigeren, opmaken en inplannen), ga ik als een speer vooruit. Deze denkwijze kun je ook toepassen op ander ‘productiewerk’ om sneller en effectiever te werken. Vaak helpt het om eerst grof te beginnen, en daarna stap voor stap je werk te verfijnen.

4. Batch taken en uitstapjes

Zolang je geen asbest hebt verwijderd, zet je je wasmachine niet aan voor ieder kledingstuk dat je in de wasmand gooit. Althans, ik niet. Je batcht je was, zodat je het in één keer kunt wassen. Lekker efficiënt. Het is slim om dit met meer taken in je leven te doen.

Door te batchen (opsparen) kun je ontzettend veel tijd besparen. Het enige nadeel is dat het vaak wat voorbereiding kost. Je moet namelijk van tevoren weten wat en hoe je taken kunt groeperen.

Slimme dingen om te batchen zijn het beantwoorden van je email, shoppen naar boodschappen en andere benodigdheden, het huishouden, familiebezoekjes in dezelfde buurt, het draften van al je schrijfsels, het maken (en invriezen) van soep voor een paar dagen, meerdere afspraken op een dag en andere taken die gelijkwaardig aan elkaar zijn.

Ik ben bijvoorbeeld veel productiever geworden sinds ik het draften van artikelen batch. Ik probeer een schrijfsel niet in één keer van draft naar af te krijgen. Ik batch eerst het draften van een heleboel artikelen, daarna batch ik het nalezen, opmaken en inplannen van al die drafts. Lekker efficiënt, omdat iedere stap in de workflow zijn eigen mindset vereist. Ik kan nu lang in een schrijf mindset blijven, en zo snel vooruit komen.

5. Wees to-the-point in je communicatie

Vage, onduidelijke communicatie kost ontzettend veel tijd. Mensen die niet tot een punt komen zijn een nachtmerrie voor je effectiviteit. Mensen die je hele lappen tekst mailen, waarna jij vervolgens zelf moet uitpluizen wat deze persoon nu eigenlijk van je wil. Leer jezelf aan om meer to-the-point te worden, zowel in persoonlijke communicatie als digitale communicatie.

Je mailtjes hoeven meestal niet langer te zijn dan vijf regels om de boodschap over te brengen. Je gesprekken hoeven niet telkens over hetzelfde onderwerp te gaan als je direct duidelijk bent. Je voorkomt talloze vragen, overbodigheden en problemen als je duidelijk bent.

  • Bedenk altijd of je boodschap op meerdere manieren kan worden geïnterpreteerd. Wat voor jou logisch of vanzelfsprekend is, hoeft dat voor een ander niet te zijn.
  • Zorg altijd voor een duidelijke context wanneer je iemand iets vertelt. Verplaats je in de ander, en bekijk of je extra informatie moet overbrengen om je boodschap duidelijk te maken.
  • Maak altijd duidelijk wat je van de ander verwacht.
  • Krijg zo snel mogelijk duidelijk wat een ander van jou verwacht.
  • Leer beter luisteren. Hoor echt wat mensen tegen je zeggen, en stel vragen om meer duidelijkheid te krijgen.
  • Train mensen om to-the-point te komen. Vraag ze bijvoorbeeld om hun lange vage mail voor je samen te vatten, omdat je weinig tijd hebt. Vraag dingen als: “Waar kan in je mee helpen?”

Helder communiceren maakt je leven makkelijker en bespaart je veel tijd. Niet alleen tijdens het moment van communicatie, maar ook in de nasleep. Heldere communicatie voorkomt talloze misverstanden, ergernissen, fouten, dubbele werkzaamheden en ruzies.

soChicken.nl

Tijdens de vorige LetsMeet bijeenkomst gaf een gastspreker uitleg over het gebruik van een Ipad en ‘het papierloos werken’. Ook toen kwam weer naar voren dat veel secretaresses zich bezighouden met de vraag welke mogelijkheden de smartphone en tablet hen kan bieden met betrekking tot hun werkzaamheden. Vandaar dat we in deze editie weer een aantal handige tips hebben voor op je tablet!

1. Yammer
Yammer is een handig communicatiemiddel waarmee medewerkers binnen een organisatie snel nieuws en kennis kunnen delen en bespreken. Yammer maakt het samenwerken binnen een organisatie gemakkelijk en overbrugt organisatorische en landsgrenzen. Met korte berichten houden mensen elkaar op de hoogte en wisselen kennis en meningen uit om elkaar te versterken. Yammer werkt effectiever dan e-mail omdat reacties direct voor iedereen zichtbaar en vindbaar blijven. Nu ook verkrijgbaar voor op je smartphone!

2. Scanner Pro
Met de nieuwe applicatie Scanner Pro kun je documenten inscannen en deze vervolgens als PDF versturen via e-mail of opslaan op je iDisk. Ook kun je met je desktop computer via wifi de ingescande documenten op je iPhone via de ingebouwde server bereiken. Om de applicatie te gebruiken kun je vanuit Scanner Pro foto’s maken van het document dat je wilt gaan versturen. Wanneer de foto’s ingelezen zijn kun je deze nog aanpassen qua kleur, helderheid en contrast.

3. Google Search
Zoek sneller en gemakkelijker op internet met de nieuwste zoekapp van Google. Gebruik exclusieve zoekfuncties die alleen beschikbaar zijn in deze app. Nu met een nieuw ontwerp, speciaal voor de iPhone. Nu met Google Goggles: maak een foto van wat je ziet om meer informatie te vinden over producten, monumenten of beroemde schilderijen, en zelfs om sudokupuzzels op te lossen. Ontdek plaatsen bij je in de buurt zonder de locatie te hoeven typen.

4. Pocket
Met deze leesdienst kun je artikelen vanuit je browser later (offline) terug lezen. Pocket scant de artikelen die je doorzet op inhoud. Zo ziet het of het om een video, afbeelding of artikel gaat. Met een menuknop in de app kan je alle media laten zien, of alleen de artikelen, video’s of afbeeldingen. In de optiebalk kan je eveneens een artikel archiveren, favorieten en doorsturen naar een onnoemelijk groot aantal diensten en apps.

5. Lockbox
In de Lockbox kun je gevoelige informatie opslaan en beschermen, zoals creditcardnummers, bankrekeningen, wachtwoorden, pincodes, prive-notities en andere geheime informatie die niet mag uitlekken. Alle gegevens worden gecodeerd en beschermd door je geheime code, zodat alleen jij toegang hebt tot de informatie. Een kluis voor je persoonlijke data die niet in gevaar komen wanneer je je telefoon verliest of als deze wordt gestolen.

6. Iens Restaurant App
IENS heeft een iOS-app uitgebracht met de best beoordeelde restaurants van Nederland. De applicatie is opgemaakt als een restaurantgids en functioneert als een magazine. Een kaart met rode pinnen laat zien waar de beste restaurants in de omgeving zijn. Je eigen locatie wordt aangeduid met een blauwe stip en zo zie je ook hoe ver je ervan verwijderd bent. Als je op een pin drukt, zie je in één oogopslag de naam van het restaurant, de type keuken en de gemiddelde prijs voor drie gangen.

7. Dropbox
Dropbox is een gratis online opslagdienst (clouddienst) voor bestanden, afbeeldingen en video’s. Met de software van Dropbox kan je eenvoudig bestanden synchroniseren tussen verschillende computers maar ook je mobiele telefoon of tablet. De applicatie heeft ook de mogelijkheid bestanden fysiek op een toestel te bewaren. De internetverbinding is dan alleen nog nodig om een document te downloaden.

8. Easysign
Of je nu op kantoor bent, onderweg of in een restaurant, je kunt een contract, factuur, of belasting formulier ondertekenen. De app is zeer eenvoudig en je kunt op ieder gewenst moment documenten ondertekenen. Je bespaart tijd, geld en je bent in staat zo snel mogelijk de klant te helpen. Onderteken en stuur elk document met handtekening terug in 3 simpele stappen.

9. Battery Boost App
De battery boost app inventariseert de processen die de batterij energie kosten en optimaliseert de levensduur van je batterij. Een van de meest handige zakelijke apps voor de  gebruiker die veel gebruik maakt van de telefoon.

10. Moneybook
Met MoneyBook kun je gemakkelijk je budget beheren op je iPad en iPhone. Bekijk al je transacties in mooie geanimeerde statistieken. MoneyBook zal je vertellen hoeveel je nog over hebt om te besteden. Ook bevat deze applicatie handige overzichten van vorige uitgaven. Het ondersteunt onder andere terugkerende uitgaven, categorie indelingen en het kan zelfs de vooruitgang ten opzichte van eerdere maanden laten zien.