Tag

directiesecretaresse

Browsing

Zoveel verschillende bedrijven met veel verschillende soorten functies en secretaresses. Maar wat zijn nou eigenlijk de meest voorkomende werkzaamheden in het algemeen? En van de directiesecretaresse, office manager, de personal assistent, medisch secretaresse en de management assistent? Zijn jullie op zoek naar een nieuwe secretaresse? Bekijk dan eerst welke werkzaamheden er uitgevoerd moeten worden en zoek daar dan de juiste secretaresse bij. Wij hebben alvast het een en ander voor jullie uitgezocht!

Secretaresse algemeen
Als we alle secretaresse functies samen nemen, dan zijn dit de meest voorkomende werkzaamheden

  1. Telefoneren
  2. Agenda beheer
  3. E-mail afhandeling
  4. Correspondentie
  5. Gasten ontvangen
  6. Archiveren
  7. Notuleren

Net genoemde werkzaamheden worden in de meest gevallen door alle secretaresses uitgevoerd. Hieronder zal een overzicht gegeven worden van de meest voorkomende werkzaamheden, naast net genoemde werkzaamheden, per secretaresse functie.

Directiesecretaresse & Management assistent
Nu door naar de directiesecretaresse. De directiesecretaresse is, zoals de naam al zegt, de steun en toeverlaat van de directie. Zij regelt alles voor de directeur/manager en bepaalt wie en wat er wel en niet terecht komt bij de directeur/manager. Hier een rijtje met de meest voorkomende werkzaamheden

  1. Agendabeheer manager
  2. Voorbereiden vergaderingen en bijeenkomsten
  3. Contacten met andere afdelingen
  4. Brainstormen samen met de directeur/manager
  5. Bepalen wat er wel en niet bij de directeur/manager terecht komt

Office Manager
De Office Manager voer niet alleen zakelijke taken uit, maar verricht daarnaast ook personele taken.

  1. Regelen personeelsadministratie
  2. Facilitaire zaken binnen het bedrijf/de afdeling
  3. Aansturing secretariaat

Personal assistent
De personal assistent ondersteunt iemand bij zijn of haar dagelijkse bezigheden. In het bedrijfsleven betekend dit naast de bovengenoemde, meestvoorkomende taken met name:

  1. Huishoudelijke taken
  2. Bezoek stomerij
  3. Zorgen voor eten/drinken
  4. Betalen van rekeningen en afhandelen financiële zaken
  5. Boeken van vluchten en hotels

 Medisch secretaresse
De taken van een medisch secretaresse komen gedeeltelijk overeen met de andere functies, maar wel is er een bepaalde specialisatie vereist. De meest voorkomende werkzaamheden zijn

  1. Afspraken maken met patiënten
  2. Verzorgen van het spreekuur
  3. Informatie verstrekken
  4. Arts informatie verstrekken over de patiënten

En herken je jezelf in een van bovenstaande functies? Zo niet, welke werkzaamheden horen er dan bij jouw functie? En wat denk je, zijn de functies van een secretaresse nog in te delen in bepaalde werkzaamheden, of loopt alles tegenwoordig door elkaar heen?

De ibis familie introduceert de ibis BUSINESS-kaart, een nieuw lidmaatschapsprogramma voor trouwe zakenreizigers. Met deze kaart krijgen zij korting op kamer- en restaurantprijzen en gegarandeerde beschikbaarheid van een kamer. De economy merken van Accor combineren regelmatige zakenreizen met comfort.

Amsterdam, 25 september 2013 – Om aan de behoeften van zakelijke reizigers te voldoen, lanceert de ibis familie een nieuwe service binnen de economy hotelsector. Met het nieuwe programma ibis BUSINESS krijgen leden scherpe kortingen op kamer- en restaurantprijzen en is er gegarandeerd een kamer voor hen beschikbaar. De kaart is te koop vanaf 25 september 2013 en wordt aanvaard in bijna 1700 ibis, ibis Styles en ibis budget hotels over de hele wereld.

Prijs en beschikbaarheid: twee kernvoordelen voor zakelijke gasten.

Kostenbesparing en flexibiliteit (beschikbaarheid en het gemak van het boeken) zijn de belangrijkste wensen van frequente, individuele zakenreizigers. Om hieraan te voldoen, heeft de ibis familie een nieuw lidmaatschapsprogramma opgestart: ibis BUSINESS. Leden hebben binnen dit aanbod meerdere voordelen:

  • 10% korting op kamerprijzen en ontbijt.
  • 10% korting in hotelbars en –restaurants, ook voor gasten die niet in het hotel verblijven. Dit is uniek voor de sector.
  • 5% aanvullende korting op speciale aanbiedingen (vroegboekkorting, zomer- en winteraanbiedingen).
  • Gegarandeerde beschikbaarheid van een kamer tot twee dagen voor de aankomstdatum.

De ibis BUSINESS-kaart is één jaar geldig en is ter introductie tot eind 2013 voor 59 euro per jaar te verkrijgen. De reguliere prijs bedraagt 90 euro per jaar. De ibis BUSINESS-kaart is zowel te koop in de ibis, ibis Styles en ibis budget hotels als op ibis.com.

Over de ibis familie:
Het economische merkenportfolio van de Accor Group – ’s werelds toonaangevende hotel operator, actief in 92 landen met meer dan 3500 hotels – brengt de ibis, ibis Styles en ibis budget merken samen. Binnen haar 1700 hotels, gevestigd in 60 landen, deelt de ibis familie gemeenschappelijke waarden: eenvoud, moderniteit en welzijn. Ieder merk heeft een eigen persoonlijkheid en een scala aan hoteldiensten: aandachtig en effectief, ibis staat garant voor een optimaal comfort en een hoog niveau van service; ibis Styles hotels hebben ieder hun eigen unieke design en een zogenaamde “happy mood” instelling; ibis budget biedt een slimme, informele keuze en bevat essentieel comfort tegen een goedkope prijs.

Wij van Directiesecretaresse.nl mogen in samenwerking met Ibis 5 van deze Ibis-Business-Kaarten weggeven. Wat moet u doen? Like de pagina op Facebook van Directiescretaresse.nl voor 15 november 2013 en u maakt automatisch kans op 1 van de 5 kaarten. De winnaars krijgen na 15 november automatisch bericht!

In het vak secretaresse en management ondersteuner zijn momenteel een aantal trends waar te nemen. Eén van de trends is Het Nieuwe Werken waar vroeg of laat iedereen mee te maken gaat krijgen. De discussie die daardoor is ontstaan gaat vooral over de vraag of de functie van secretaresse en management ondersteuner in de toekomst wel zal blijven bestaan.

Marianne Smit is senior adviseur, trainer en coach en auteur van boeken als Effectief digitaal vergaderen; Het opzetten van een secretaressepool; Digitaal archiveren; Manage uw werk; beter presteren door organiseren.
Ze heeft een duidelijke mening over de rol van het secretariaat in de toekomst en geeft haar visie op de ontwikkeling van de secretaresse en management ondersteuner en de competenties die daarvoor nodig zijn.

De secretaresses die zich bewust zijn van de veranderingen en vaardigheden die het vak vraagt zullen in de toekomst het vak absoluut blijven uitoefenen. Een term die ik regelmatig gebruik voor het omschrijven van deze veranderde functie zonder dat het overigens mijn bedoeling is om weer een nieuw woord te lanceren is ‘liaisonofficer’.  Liason staat voor verbindingen leggen. Dat is volgens mij ook waar het vak voor staat.

Op de hoogte zijn van wat collega’s doen, op welk tijdstip ze welke informatie nodig hebben en waar ze deze informatie kunnen vinden. Verbindingen leggen tussen het werk wat gedaan moet worden, de mensen die daarbij betrokken zijn en de informatie die daarvoor nodig is. Om die rol te kunnen vervullen heb je uiteraard een aantal competenties nodig:”communiceren, sociaal culturele vaardigheden, samenwerken, probleem oplossend vermogen, creativiteit en kritisch denken”.

Communiceren:
Het gaat daarbij niet alleen om verbale en schriftelijke communicatie maar ook om het op de juiste manier gebruiken van nieuwe communicatie middelen. Ik noem het vaak ‘ICT geletterdheid’ daarmee bedoel ik niet het technische aspect van communicatie middelen maar ik vind dat je als secretaresse goed op de hoogte moet zijn van welke ICT hulpmiddelen er zijn en dat je moet weten op welke manier die middelen jou van dienst kunnen zijn en op welke manier jij door deze technieken informatie aan anderen kunt verstrekken.

Ik verbaas me er nog steeds over dat ik outlook 2007 en 2010 trainingen ‘mag’ geven en dat cursisten dan naar huis gaan met het idee:”Wat heb ik veel geleerd” Vaak komt dat door werkdruk of dat er geen mogelijkheid geboden wordt voor een training of bijscholing. Je moet echter goed op de hoogte zijn van alle ins en outs van de software om van de enorme tijdbesparing te kunnen profiteren. Een ander voorbeeld is notuleren. Notuleren staat al jaren ter discussie. Wanneer je nu weet dat een mindmap een geweldig middel is om te maken als uitingsvorm van het geen besproken is in een vergadering, en dat mensen daardoor veel beter voorbereid een vergadering ingaan omdat ze op een snelle en overzichtelijke manier kunnen zien wat er besproken en afgesproken is dan heeft het toch weinig zin om notulen uit te werken die door bijna niemand goed gelezen worden. Je moet echter wel op de hoogte zijn van het feit dat mindmappen digitaal mogelijk is op een laptop en dat valt weer onder ICT geletterdheid. Op LinkedIn zie je dat in de groepen regelmatig de vraag gesteld wordt:”Wat kan ik nu precies met een IPad?” Je ziet tegenwoordig dat de managers in veel bedrijven een IPad krijgen om mee te werken. Een secretaresse krijgt deze niet want zij is geen manager, maar er wordt wel van een secretaresse verwacht dan ze ondersteuning kan bieden. Dan heb je dus een probleem. Al zou er per secretariaat maar één Ipad beschikbaar worden gesteld, of je zou als secretaresse in ieder geval bij de instructies die de managers krijgen betrokken worden zou het al een stuk duidelijker zijn. Ik zie dan ook dat steeds meer proactieve secretaresses zelf een IPad aanschaffen. Maar eigenlijk is het de taak van een organisatie om vooraf na te denken over de doelstelling van het gebruik van nieuwe technologieën en op welke manier dit het beste bewerkstelligd kan worden.

Sociaal culturele vaardigheden:
Deze vaardigheden worden steeds belangrijker omdat we steeds meer te maken krijgen met andere culturen. Dat vraagt aanpassingen voor ons als Nederlanders. Het is belangrijk om cultuurgebonden de juiste communicatie vorm gebruikt. Bijvoorbeeld in Frankrijk schrijft men de achternaam in hoofdletters en de voornaam in kleine letters en in Duitsland tutoyeert men elkaar niet. Het zijn vaak maar kleine verschillen maar ze kunnen het onderscheid maken.

Samenwerken
Dan noem ik toch ‘liaison’ weer. De secretaresse wordt een soort verbinding functionaris. Verbindingen in de zin van wie is waar en wanneer bereikbaar. Je functie en werkzaamheden veranderen maar je
blijft toch een intern aanspreekpunt. Samenwerken doe je niet alleen intern maar ook via het netwerk wat je hebt opgebouwd via social media. Regelmatig hoor ik:”LinkedIn en twitter daar heb ik echt geen tijd voor
en wat heb je eraan.” Toch moet je de kracht van deze netwerken niet onderschatten. Het is echt niet noodzakelijke om daar uren per dag mee bezig te zijn maar een paar minuutjes per dag moet iedereen lukken.
Kijk bij je keuze welke media ondersteunen mij in die taken die ik moet verrichten, en van welk netwerk jouw organisatie gebruik maakt. Kijk ook eens wat relaties of contactpersonen doen op LinkedIn of twitter want je moet natuurlijk wel de organisaties en mensen volgen die voor jouw vakgebied interessant zijn. LinkedIn is een prachtig netwerk om vragen beantwoord te krijgen. Heb je bijvoorbeeld een Officeprobleem of je wilt iets weten over het organiseren van een event sluit jeaan bij een groep, stel je vraag en je krijgt binnen no time een goed antwoord. Twitter werd in het verleden vaak geassocieerd met een medium waar men elkaar vraagt om koffie te komen drinken en waar men elkaar verteld dat je aan het winkelen bent. Toch is Twitter een medium waar je een enorme bron aan informatie vandaan kunt halen die vaak nog veel actueler is dan het geen je op internet kunt vinden. Kun je bijvoorbeeld niet naar een congres wat je wel erg interessant vind geef dan # en de naam van het congres in. Je geeft op dat moment een zoekopdracht, en je krijgt direct alle informatie te zien die andere mensen over het congres twitteren.

Probleem oplossend vermogen, creativiteit en kritisch denken:
Als secretaresse en management ondersteuner ben je bij problemen altijd diegene waarvan verwacht wordt dat je een creatieve oplossing of op zijn minst een handreiking kunt bieden. Wat echter een steeds belangrijker aspect gaat worden is dat de dienstverlening die eigenlijk altijd geweest is:’U vraagt wij draaien’ gaat naar een meer bewustwording. Een bewustwording of wat gevraagd word en het geen je doet aansluit bij de doelstelling van de afdeling of organisatie. Is het probleem of de taak eigenlijk wel iets wat jij moet oplossen of moet uitvoeren? Als voorbeeld noem ik vaak de collega die langs het kopieerapparaat naar jou toe loopt en vraag of je even een artikel van 2 pagina’s wil kopiëren. Op het moment dat jij die kopieën gaat maken heeft dat echt geen toegevoegde waarde voor de organisatie. Anders is het wanneer je 15 kopieën moet maken en jouw collega daardoor vijf minuten bij het kopieerapparaat staat te wachten. Als secretaresse en management ondersteuner moet je veel meer gaan nadenken over wat verwacht een organisatie nou van het secretariaat, wat kan ik betekenen voor mijn organisatie waardoor ik van toegevoegde waarde ben. Je moet een secretariaat veel meer als een businessunit gaan zien want dan doen bedrijven namelijk zelf ook. Wat kost iets en wat levert het ons op. Binnen Het Nieuwe Werken wordt er veel meer gestuurd op output. Er wordt van secretaresses en management ondersteuners verwacht dat ze proactief zijn. Dat kun je echter alleen als je weet wat er van je verwacht wordt. Ga daarom regelmatig met je manager aan tafel zitten en maak afspraken maar leg ze ook vast. Wat moet je doen volgens welke kwaliteit en met welke levertijden. Maak resultaat afspraken voor een jaar of een half jaar, deze kun je weer koppelen aan je taken. Let daarbij wel op dat de afspraken ook meetbaar moeten zijn en denk daarbij aan je afhankelijkheid van derden. De één op éen secretaresse zie je steeds minder, vaak alleen nog in de top van grote organisaties, denk daarom ook aan enkele teamgerichte afspraken zodat je laat zien dat je niet alleen aan jezelf denkt maar ook aandacht hebt voor het geheel van het secretariaat. Met resultaat afspraken kun je de kwaliteit van jouw als secretaresse of als secretariaat aantonen.

Marianne H.M. Smits is werkzaam als Senior adviseur, trainer, coach bij AVK b.v.

Dinsdag 7 mei is het nieuwe PA magazine uit gekomen.
In deze editie kun je een interessant interview lezen met 2 secretaresses die een grootscheepse
reorganisatie bij de gemeente Utrecht hebben mee gemaakt waarbij alle secretaresses een JIJ-opleiding mochten volgen. Mirjam Wessels van ‘Liefde voor Talent vertelt ons hoe zij de secretaresses begeleid hebben in dat traject.

Daarnaast informeert Niels van Aken ons over de mogelijkheden en de verschillen tussen de iPad en de Windows 8 tablet en Monique Damen heeft een leuk artikel geschreven over time- energy management. Ilse de Graaf geeft tips en adviezen over het solliciteren anno nu.

Uiteraard staat er nog veel meer in het magazine wat je zeker niet mag en wilt missen.
Vraag daarom snel een PaCard aan zodat ook jij de mei editie ook ontvangt! pacard.nl

Bepaalde acties lossen bepaalde problemen op. Dat is voor niemand een geheim. En toch ervaren we vaak liever onze problemen dan dat we die simpele dingen doen om ze op te lossen. Tijd om dat te veranderen, aan de slag!

Problemen zijn er om opgelost te worden

Het is bijna grappig hoeveel problemen we ervaren die we supersnel zouden kunnen oplossen. Met hele simpele ingrepen. Een paar voorbeelden?

Die pijn in je rug zou je drastisch kunnen verminderen door een RSI programma te installeren op je computer. Dat gevoel van stress kun je waarschijnlijk wegnemen door lekker een uurtje te sporten. Die uitslag op je arm zou kunnen verdwijnen zodra je stopt met die magnetron maaltijden. Die hoofdpijn kun je voorkomen door minder koffie te drinken. Dat gevoel van overweldigd zijn kun je voorkomen door je week te plannen.

De meeste dagelijkse problemen zijn eigenlijk geen problemen. Het zijnsymptomen die worden veroorzaakt door onze luiheid. Dingen die gebeuren als we te lui zijn om goed voor onszelf te zorgen. En in de meeste gevallen zijn ze met een beetje meer aandacht en liefde voor jezelf snel verdwenen.

Nee, niet alle problemen zijn zo makkelijk op te lossen. Maar veel wel. Kleine, vervelende problemen die de glans uit je dag halen. En weet je, hoe beter je voor jezelf zorgt, des te minder van dit soort problemen je zult ervaren, des te makkelijker het wordt om andere (meer ingrijpende) problemen aan te pakken.

Urenlang praten of iets doen?

Ik doe er zelf ook aan mee. Ik praat liever over de stress die ik voel, dan dat ik gewoon ga hardlopen, plannen en mediteren. Dat gedrag komt niet voort uit respect voor mezelf, maar uit luiheid. Kletsen is fijn. Lekker met koffie en gebak, zeuren over de dingen die niet goed gaan, en waarom dat zo is. Om vervolgens te eindigen met de woorden “Tja, ik denk dat ik maar eens meer zal gaan hardlopen.”

Ja. Dát was hetgene dat meteen had kunnen gebeuren. Als ik dat had gedaan dan had ik kunnen kletsen over de positieve gevoelens die ik ervaar als gevolg van het hardlopen. Zoals ontspanning, voldoening, desnoods spierpijn.

Nadenken is nuttig wanneer je ingewikkelde problemen wilt oplossen. Maar voor al die problemen waarvan we eigenlijk al weten wat ons te doen staat, is nadenken simpelweg uitstelgedrag. Praten over een probleem lost het probleem niet op. Er gebeurt pas iets als je in actie komt, als je een verandering maakt.

Aan de slag met oorzaak-gevolg

Oorzaak-gevolg werkt simpel en elegant. En vanuit de levenservaring die je inmiddels hebt opgebouwd, weet je vaak best hoe je je dagelijkse problemen kunt oplossen. Verspil je energie dus niet aan uren nadenken en praten over en analyseren van die dagelijkse problemen. Je weet de oplossing al. Je weet al welke oorzaak het gewenste gevolg teweeg brengt.

Het enige dat je hoeft te doen is deze kennis omzetten in actie. Trek die hardloopschoenen aan. Stop met het eten of drinken van die dingen die je ongezond maken. Zeg sorry tegen de mensen die dat verdienen. Ga opruimen, breng je leven op orde. Doe wat je moet doen. Doe dat wat werkt. Zorg voor jezelf, weersta de luiheid. Een leven met veel kleine probleempjes kost op de lange termijn meer energie dan nu goed voor jezelf zorgen.

Dat, en het maakt je ook een vervelend persoon. Een persoon die praat over zijn problemen en er vervolgens niets aan doet, ook al zijn de antwoorden zo duidelijk. Praten is fijn, dat is waar. Los je problemen op, en praat vervolgens over leuke dingen. Dat is nog veel fijner.

www.soChicken.nl

Speciaal voor Kleine Groepjes die Grootse Uitjes willen kun je op Smallevents.nl zelf je activiteit kiezen of een dagje of avondje uit samenstellen. Van een gezellige High Tea of rondvaart tot een stadsspel met diner, er zijn zoveel mogelijkheden. Kies een stad of zoek op thema en vind geweldige uitstapjes. En kom je er niet uit? Neem dan gerust contact op met onze uitjes-specialisten en bel gratis 0800-5405405.

De Uitjesveiling.nl Tip van deze week is een heerlijke activiteiten dag in Giethoorn die al vanaf €17,50 geveild wordt. De normale prijs voor dit uitje bedraagt €31,50 dus tel uit je winst!

De Recreatief tip van deze week is een heerlijke overnachting in Drenthe. Genieten is van alle tijden. Of het nu lente, zomer, herfst of winter is, op Landgoed de Holtweijde kan elk seizoen zich van zijn mooiste kant laten zien. Je bent er hier echt lekker 2 dagen tussenuit!

De vergadertipheuvelrug van deze week ligt in een van de mooiste cultuurhistorische natuurgebieden van Nederland. De centrale ligging en snelle bereikbaarheid, zowel met eigen als openbaar vervoer maakt dit bosrijke gebied bij uitstek geschikt als locatie voor bedrijfsfeesten, trainingen, vergaderingen en conferenties.

Met de Win-Actie kunt u deze week een heerlijk nachtje weg met ontbijt voor 2 personen in het prachtige Zaltbommel winnen.

Wist je al dat we ook erg actief zijn op Facebook, Twitter en LinkedIn ? Speciale acties communiceren we alleen daar !