Tag

column

Browsing

Hou jij ervan verhalen te schrijven, maak jij leuke dingen mee of denk jij andere secretaresses te kunnen inspireren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Directiesecretaresse.nl is op zoek naar een secretaresse die het leuk vindt om maandelijks een column te schrijven! De column zal geplaatst worden op onze website en zal terugkomen in ons gehele netwerk. Dat houdt in dat hij gezien wordt door onze 45.449 fans, volgers en lezers!

Lijkt jou het leuk om onze nieuwe columnist te worden? Stuur dan een mail naar l.kraaijeveld@businessbookers.nl en laat ons weten waarom jij onze nieuwe columnist moet worden!

Veel secretaresses zijn het waarschijnlijk met mij eens dat de functie van secretaresse verandert en blijft veranderen. Daarom valt het mij, eigenlijk al jaren, op dat het gevraagde profiel in vacatures hetzelfde blijft.

Een rondje internet leverde mij veel voor de hand liggende profieleisen op. Wie kent ze niet? De spin-in-´t-web, het visitekaartje, stressbestendig en flexibel, zelfstandig, betrouwbaar en zorgvuldig, een teamplayer, ruime ervaring met MS Office , accuraat, proactief, representatief, klantgericht en over een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal beschikken. Reageren secretaresses van de 21ste eeuw nog wel op vacatures met alleen klassieke eisen? Doe je jezelf daar niet te kort mee?

Is er dan niets nieuws onder de zon? Jawel, maar zeer beperkt. Er waren een aantal profieleisen die onderscheidend waren, zowel in positieve als in negatieve zin. Om een paar voorbeelden te noemen: een frisse wind om het team te versterken, prettig assertief, bevoegd zijn tot het nemen van initiatieven teneinde maximale support te leveren aan de manager, helemaal jezelf kunnen zijn bij dit kantoor, een organisatorisch talent zijn en je hebt het eigenaarschap door je bloed stromen.

Mijn vraag is dus waarom er zo weinig onderscheidende vacatureteksten voor secretaresses zijn? Organisaties en managementfuncties veranderen dus dan toch ook de functie van secretaresse? Waarom onderscheiden werkgevers zich juist niet hierin om een secretaresse te vinden die met haar tijd meegaat en daardoor beter bij hun organisatie past? Ik doe hierbij graag een voorzet voor het profiel van de secretaresse van de 21ste eeuw! De secretaresse van de 21ste eeuw blijft zich ontwikkelen en gaat actief op zoek naar waar zij haar professionele
bijdrage kan geven. Een leeromgeving past haar het beste zodat zij haar functie verder kan blijven uitbreiden en verbreden en werkzaamheden kan doen die beter passen bij haar persoonlijke competenties en het doel van een organisatie. Zij is een sparringpartner voor haar leidinggevende die haar actief betrekt bij zijn/haar werkzaamheden. Een secretaresse die weet hoe zij moet verbinden, hoe zij moet samenwerken en hoe zij een toegevoegde waarde kan creëren. Een secretaresse die gewend is tijd- en plaats onafhankelijk te werken en vanzelfsprekend ruime ervaring heeft met MS Office, Social Media, WordPress en Prezi. Ze opent deuren door een gezonde dosis humor en tact.

Mochten de klassieke taken en eisen niet binnenkort veranderen dan typeert het de secretaresse van de 21ste eeuw dat zij voor haar eigen profiel zorgt en haar functie meeneemt naar de 21ste eeuw. Laat de markt weten wat je secretariële X-factor is!

Deze column is geschreven door Rasja Post en stond het PA magazine, uitgave me 2012.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Het uit Amerika overgewaaide fenomeen ‘personal branding’ bestaat al een tijdje maar ik had me er tot vorig jaar eigenlijk nooit zo in verdiept. Het is een interessant fenomeen: ‘je persoonlijkheid, kennis en ervaring gebruiken om je te onderscheiden van anderen waarbij je positieve beelden en associaties oproept’. Eigenlijk niets anders dan het merk ‘IK’. Nu klinkt dat heel makkelijk het merk ‘IK’ maar hoe omschrijf je jouw merk? Het begint bij zelfkennis en de vraag of wat je uitstraalt ook klopt met wat je wilt bereiken. Een bewustwording. Jouw merk ‘IK’ is uniek en gebaseerd op jouw sterke kanten, talenten, vaardigheden en passies. Ik ben van mening dat er voor jou als secretaresse een inhaalslag te maken is om jezelf naar een hoger niveau te brengen. Wanneer je werk naar je toe
wilt trekken en je loopbaan op een bepaalde manier wilt vormgeven, is het van belang dat je zowel verbaal als non-verbaal dezelfde boodschap verwoord. Een goed hulpmiddel is de zogenaamde ‘elevator pitch’. Kun je in een paar zinnen duidelijk maken wie je bent en waar je voor staat?

Het uitdragen van het merk ‘IK’ kost tijd maar is wel ontzettend leuk om te doen! Als secretaresse kun je continu aan je digitale portfolio werken waarbij social media een handig instrument is. In dit digitale tijdperk willen mensen zich kunnen identifi ceren met een merk, in dit geval jouw merk ‘IK’. LinkedIn, Twitter, Facebook gebruik het actief. Niet alleen voor je zichtbaarheid maar ook om kennis en informatie op te doen die voor jou belangrijk zijn zodat je deze kennis vervolgens weer kunt delen met mensen die je ontmoet.

Ben je ZZP’er, denk dan goed na over je bedrijfsnaam, de inhoud van je website, de indeling en de kleuren die je hiervoor wilt gebruiken. Wat maakt jou uniek, wat is jouw waarde?

Neem deel aan workshops en netwerkborrels, schrijf weblogs, schrijf recensies, geef reacties op fora e.d. Ja, als secretaresse moet je dit juist doen! En wat dacht je van de ‘verpakking’ van je merk? Wat wil je zeggen met je kleding, je kapsel, je accessoires en je make-up?

Werk aan je zichtbaarheid zowel digitaal als fysiek. Wees hierin niet bescheiden, je bent je eigen reclamebureau! Vertel je werkgever of opdrachtgever wat zij in huis halen wanneer ze met jou in zee gaan. Uiteindelijk is wat je wilt dat zij jou als de beste oplossing voor hun probleem zien!

Deze column is geschreven door Rasja Post en stond het PA magazine, uitgave september 2011.

Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

Met ruim 15 jaar aan ervaring als directiesecretaresse,managementassistente, PA en office manager weet ik dat je je in dit beroep continu aan het ontwikkelen bent. In mijn geval is het zo dat hoe langer ik dit vak uitoefen, hoe meer bedrijven en managers ik heb leren kennen en daardoor steeds weer iets anders leer en ervaar. Eigenlijk ben je als secretaresse net een kameleon. Is je baas groen, word jij ook groen. Is hij rood dan word jij dat ook. Totdat je steeds beter kunt bepalen welke kleur je het beste staat.

Wie herkent het niet dat je bij je manager de knoop in zijn stropdas net iets te strak wilt aantrekken omdat hij wéér zijn afspraken zelf heeft gemaakt. Of dat je een onvriendelijke boodschap op zijn voicemail wilt achterlaten omdat hij alweer slecht bereikbaar is terwijl je hem net nodig hebt. Het laat aanleveren van werk, het liefst rond vijven terwijl hij vrolijk naar je roept bij het verlaten van zijn kamer: ‘fijne avond’! De vraag of je zijn e-mailberichten wilt printen omdat dat makkelijker leest. Mijn laatste manager vroeg mij of ik de potloodteksten op kartonnen mapjes kon uitgummen zodat we deze konden hergebruiken! Ik keek hem glimlachend aan en heb de kartonnen mapjes met een elegante zwaai in de prullenbak gegooid. Deze laatste kleur stond mij dus niet zo goed.

Helaas is het zo dat weinig managers zich realiseren dat een goede secretaresse goud waard is. Niet alle managers durven zaken uit handen te geven en erop te vertrouwen dat het goed komt. Ik ben er van overtuigd dat een goede secretaresse hem of haar veel werk uit handen neemt waarbij zij aan een half woord genoeg heeft en zijn/haar werk verbeterd. Vertrouwen, goede communicatie en continu afstemming zijn hierbij onmisbaar.

Secretaresse zijn is een vak en om mij verder te ontwikkelen ga ik dit doen vanuit een ander perspectief. Ik heb besloten van mijn vak mijn onderneming te maken. Ik ga mijn eigen ‘baas’ worden! Vanuit deze ambitie verwacht ik nog veel nieuwe kleuren te gaan ondersteunen!

Dit artikel van Rasja Post stond het PA magazine, uitgave november 2010.
Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!

‘Een dag niet gelachen, is een dag niet geleefd’. Wie kan er zonder humor? Ik niet! Thuis vind ik humor belangrijk maar zeker ook op mijn werk. Mijn ervaring is dat de hoeveelheid humor per bedrijf verschilt. Bij sommige bedrijven wordt veel gelachen, bij andere bedrijven een stuk minder. Ik kan niet zonder humor dus als het er niet is dan ben ik meestal degene die de humor toevoegt.

Waarom is humor zo belangrijk?
Uit onderzoek blijkt dat lachen een heilzame werking heeft op je geest. Door te lachen voel je je goed en wie zich goed voelt doet zijn werk beter. Humor helpt ook tegen stress. Een goede grap op het werk verlaagt de spanning en haalt de ‘kou uit de lucht’. Tussen collega’s onderling kan humor helpen om te relativeren, afstanden te overbruggen en om toenadering te zoeken. Kantoorhumor maakt het gezellig, je wordt er vrolijk van en zorgt voor een gezamenlijke binding. Mensen die om zichzelf of moeilijke situaties kunnen lachen, worden bovendien meer toegankelijk gevonden.

Buiten het maken van woordgrappen of het ad rem reageren ben ik wel bewust bezig met humor op de werkvloer. Zo heb ik eens een half jaar lang aan het einde van ieder week een grappige ‘spreuk van de week’ naar alle managers gestuurd. Toen ik dit een keer vergeten was, kreeg ik op maandag de vraag waar mijn spreuk van de week was gebleven omdat mensen het ontzettend leuk vonden. Een digitale bos bloemen sturen naar collega’s op hun verjaardag of een toepasselijke cartoon sturen als reactie op een e-mail is ook een eenvoudige manier om iemand te laten glimlachen.

Samen met collega-secretaresses elkaar bloemen geven of de kamer versieren op secretaressedag werkte ook goed. Bij een werkgever heb ik ooit een lachworkshop gevolgd. Met je collega’s lachend op de grond liggen zorgt inderdaad voor meer binding. De grootste grap was wel toen collega’s bezig waren met een BHV-oefening en ik met mijn grote mond zei dat ik wel als dummy op de brandcard wilde. Na stevig ingesnoerd te zijn werd ik het hele bedrijf door gedragen en uiteindelijk hebben ze mij midden op de afdeling tegen een muur gezet terwijl alle collega’s ‘rustig’ doorwerkten.

Na 10 minuten en luid protest van mijn kant kregen sommigen gelukkig medelijden en werd ik als ‘patiënt’ ontslagen. Jaren heb ik bij iedere BHV-oefening de vraag gekregen of ik weer als dummy wilde fungeren. Hiervoor heb ik vriendelijk bedankt.

Mensen die van een grapje houden kunnen zaken dus beter relativeren, zijn meer flexibel, meer creatief en kunnen beter met stress omgaan. Dat betekent dat er minimaal een keer per dag eens goed gelachen zou moeten worden op de werkvloer.

Column van Rasja Post
Uit het PAmagazine
PA.NL magazine is een magazine speciaal voor (directie)secretaresses, managementassistenten, office managers, personal assistants en alle andere managementondersteuners.

Nog geen PA-Card houder? Bestel nu hier je PAcard en ontvang het magazine!

 

Steeds vaker lees ik dat het secretaressevak door Het Nieuwe Werken overbodig gaat worden of zelfs gaat verdwijnen. Vaak wordt hierbij uitgegaan van een ‘eenvoudige’ secretaresse die de agenda beheert, de post doet en de telefoon aanneemt. Een secretaresse die afhankelijk is van haar manager. Maar is een secretaresse met deze benaming en in deze vorm niet achterhaald? En vraagt Het Nieuwe Werken niet om ‘De Nieuwe Secretaresse’?

De kern van Het Nieuwe Werken is dat medewerkers zelf bepalen hoe, waar en met wie ze hun werkzaamheden uitvoeren, aangestuurd worden op hun resultaten en steeds meer in tijdelijke netwerken en projecten functioneren. Dat vraagt juist om een flexibele, professionele spin in het web.

Daarbij komt dat uit de markt het signaal komt dat bekwame en zelfstandig functionerende secretaresses schaars zijn. Managers hebben behoefte aan een secretaresse in de functie van professioneel ondersteuner. Niet voor niets wordt bij werving- en selectiebureaus uitgebreidere competenties en, bij voorkeur, hbo-geschoolde secretaresses gevraagd. Daarnaast ben ik van mening dat het ook de taak van secretaresses is om managers te leren samenwerken met professionele ondersteuning. Hierdoor krijg je een intensivering en dus verbetering van de samenwerking.

Iemand beschreef dat zijn secretaresse een ‘fi lterfunctie’ (omdat ze weet wat hij/zij wel en niet wil) en een meedenkfunctie (zou je dat wel doen of zou je dat en dat nog doen?) heeft en hem daarmee helpt zijn klussen voor elkaar te krijgen. Een manager en een secretaresse hebben allebei hun eigen vakmanschap en dat moet je op elkaar afstemmen.

Ook heeft de secretaresse een belangrijke sociale functie binnen een organisatie. Zij weet wat er speelt binnen en kan eventuele signalen doorgeven aan haar manager om zo een brug te slaan tussen hem/haar en de collega’s. Dat rollen veranderen is duidelijk maar of de secretaresse verdwijnt? Ik denk het niet. In tegendeel, Het Nieuwe Werken vraagt om ‘De Nieuwe Secretaresse’!

Rasja Post
Eigenaar Professional Office Support
www.rasjapost.nl

Uit PA.NL magazine uitgave 7 – mei 2011