Tag

archiveren

Browsing

Zit jouw mailbox ook altijd vol, is het overzicht kwijt of zou je wel wat meer overzicht willen hebben? Dat is niet zo gek, waar e-mail jaren geleden nog lang niet zo veel gebruikt werd, weet nu iedereen je te vinden.

Is het archiveren van jouw e-mail nou echt nodig? Het antwoord is ja. De belastingdienst verplicht je namelijk om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Onder administratie vallen onder andere afspraken en facturen. Behalve voor de Belastingdienst is het voor jou zelf ook erg handig om documenten en mails snel terug te vinden.

Houd door middel van de volgende tips je mailbox overzichtelijk.

  • Check op vaste tijden je mailbox
  • Verwijder mails die niet relevant zijn
  • Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je toch niet leest
  • Beantwoord mails die beantwoord moeten worden
  • Archiveer mails die je moet bewaren

Maar hoe archiveer je jouw e-mail het beste. Bijvoorbeeld door ze te archiveren op:

  • Kleur
  • Code
  • Alfabet

Of maak mappen aan:

  • Map per project
  • Map voor alle nieuwsbrieven
  • Map met documenten en rapporten
  • Map voor facturen

Waarschijnlijk archiveer je jouw e-mail al wel. Zo niet dan zal het in het begin heel wat van je tijd innemen, maar uiteindelijk zal je veel profijt hebben van het overzicht!

Er zijn veel manieren waarop je overzichtelijk kan archiveren. Hieronder vind je de meest gebruikelijke.

Alfabetisch Archiveren
Je sorteert hier de bedrijf/persoonsnamen op alfabet.

Voordelen:
Overzichtelijk;
Makkelijk terug te vinden;
Voor iedereen direct duidelijk.

Nadelen:
Bij meerdere namen kun je hem bij meerdere letters opbergen. Vb: Hotel de Fietswereld. Deze kun je opbergen bij de “H” van Hotel of bij de “F” van Fietswereld. Hierover moeten goede afspraken worden gemaakt.

Op datum archiveren
Je sorteert hier op de datum. Dit kan verschillen op ingangsdatum van een contract, datum van een binnen gekomen brief, geboortedatum etc.

Voordelen:
Je kan in een mapje meerdere dingen archiveren;
Je hebt een goed overzicht per maand/ jaar.

Nadelen:
In een mapje kunnen meerdere documenten voorkomen, je hebt geen overzicht in het mapje meer. Pakt iemand een document eruit en legt deze het document niet goed terug dan is je structuur al snel weg;
Bij het zoeken moet je altijd de juiste datum weten.

Op adres archiveren
Je kunt je archief ook indelen op adres. Dit wordt veel gedaan door huisartsen.

Voordelen:
Als achternamen vaker voorkomen, heb je met het adres gelijk de goede. Vb: de naam Jansen.

Nadelen:
Je moet altijd het adres weten;
Bij grote gezinnen kunnen het erg brede mappen worden.

Op code archiveren
Je kunt je archief ook op code archiveren. Hierbij geef je elke klant / instelling een code. Je kunt bijvoorbeeld beginnen bij 0001 en doorgaan tot 1000. Deze codes kun je zo zelf zo ver uit breiden als je zelf wilt.

Voordelen:
Je hebt een duidelijk structuur.

Nadelen:
Je moet altijd een back – up systeem hebben waarin je kan herleiden waarover het gaat. En aan welke klant / instelling welke code hangt;
Als er een klant / instelling stopt dan moet je het hele systeem verbouwen.

Op kleur archiveren
Naast het op code archiveren kun je het ook op kleur archiveren. Je kunt hierbij je klanten verdelen in kleuren. Vb: klanten uit Gelderland zijn Geel, Klanten uit Noord – Holland zijn blauw etc.

Voordeel:
Als je iets opbergt zie je gelijk of er iets fout ligt.

Nadelen:
Structuur is snel weg;
Je moet aan iedereen een duidelijke uitleg geven;
Het is snel te ingewikkeld.

Er moet altijd een hoop bewaard blijven aan gemaakte documenten. Hieronder een makkelijk overzicht met een aantal tips.In de regel hoef je algemene gegevens uit een dossier slechts 2 jaar bewaren. Dit geldt niet voor alle gegevens!

Personeelsgegevens
Gegevens die een bewaarplicht hebben van 7 jaar:

  • Persoonlijke gegevens; naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat;
  • Datum van indiensttreding;
  • Salarisadministratie.

Let op: ook als een werknemer niet meer bij je in dienst is ben je verplicht deze gegevens te bewaren tot de periode van 7 jaar is afgelopen!

Gegevens die een bewaarplicht hebben van 5 jaar ná het einde van de dienstbetrekking:

  • Loonbelastingverklaring of gegevens voor loonheffingen (Let op: dit geldt ook voor loonbelastingverklaringen/loonheffingen die zijn vervangen voor nieuwe).
  • Kopie van het identiteitsbewijs.
  • Bijlagen studenten- en scholierenregeling.

Administratie
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren. De belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms een kortere bewaartermijn. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Deze basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer op. De basisgegevens zijn:

Het grootboek

  • De debiteuren – en crediteurenadministratie
  • De in – en verkoopadministratie
  • De loonadministratie
  • De voorraadadministratie
  • Voor de overige gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere bewaartermijn.
  • Let op: de kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kun je dus nog steeds te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
  • Documenten die te maken hebben met de koop of verkoop van een bedrijfspand moet u echter 10 jaar bewaren.
  • De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden.

Controle
Bij controle wordt er aansluiting gezocht tussen de aangiften, de jaaropgaven en de administratie. Om de controle te versnellen is het raadzaam om je berekeningen te bewaren die je hebt gemaakt bij het opstellen van de aangiften en de jaaropgaven.

Tegenwoordig word je overdonderd door de hoeveelheid aan verschillende opbergsystemen. Maar hoe weet je nou welke de meest functionele is in de praktijk en welke voldoet aan jouw eisen? Hieronder vindt je de voor – en nadelen van verschillende opbergsystemen!

Archiefstelling 

Voordelen:
Relatief goedkoop dossier;
Geen speciaal meubilair;
Veel rijen boven elkaar tot gijphoogte;
Per 50 mm verstelbaar;
Draagvermogen ca. 75 kg per legbord;
Nadelen:
Dossiers vallen om c.q. leunen tegen elkaar;
Moeilijke toegankelijkheid;
Altijd 2 handen nodig voor uitnemen/toevoegen;
Neemt veel ruimte in beslag.

De frontale hangmap

Voordelen:
Goed overzicht in een lade;
Documenten met of zonder binnenmap archiveren;
Mappen zijn makkelijk hanteerbaar;
Goed systeem voor bureaulade.
Nadelen:

Neemt veel ruimte in beslag;
Geen oplossing voor oud archief.

Schuine ladeverdelers

Voordelen:
Goed overzicht in de lade;
Geen hangmappen aanwezig die kapot kunnen gaan;
Goed systeem voor bureaulade;
De ladeverdelers zijn op gewenst punt aan elkaar te koppelen;
De laderverdelers zijn verkrijgbaar in verpakkingen van 3,4,5,6,7 of 8 stuks.
Nadelen:

Prijzig;
Geen oplossing voor oud archief;
Documenten zitten niet stevig vast, als de la te hard opengaat kunnen ze los waaien.

Opbergboxen

Voordelen:

Neemt weinig ruimte in beslag;
Makkelijk te vervoeren;
Goedkoop;
Verkrijgbaar met trolley;
Geschikt voor hangmappen A4 en A4 ordners.
Nadelen:

Je hebt geen goed overzicht op de inhoud van de boxen;
Geen lange duurzaamheid.

Ordners

Voordelen:
Overzichtelijk;
Makkelijk doorbladeren;
Documenten makkelijk te sorteren;
Papierwerk komt niet door elkaar.
Nadelen:
Mappen zitten snel vol;
Bij intensief gebruik, is het mechanisme snel aan vervanging toe.

De meeste mensen hebben er een hekel aan: documenteren, opruimen en archiveren.

Juist met de informatiedichtheid van tegenwoordig is het belangrijk om overzicht te creëren en hoofdzaken van bijzaken te scheiden. Dat betekent: relevante dingen vindbaar opslaan, en irrelevante dingen weggooien. Dat laatste blijkt vaak nog moeilijker dan het eerste.

Lees verder: Informatie beheren, Carrieretijger.nl maart 2011


De secretaresse is al lang niet meer de dame die alleen maar koffie voor haar baas haalt, brieven uittypt en de telefoon aanneemt. In de loop van de jaren heeft zij steeds meer taken en verantwoordelijkheden gekregen.

Zie hieronder de top 10 die is samengesteld uit een enquête onder directiesecretaresses, ,managementassistenten, secretaresses, officemanagers en personal assistants.

Top 10 werkzaamheden
1. Telefoneren
2. Correspondentie
3. E-mail afhandelen
4. Agendabeheer
5. Gasten ontvangen
6. Archiveren
7. Zakelijke bijeenkomsten organiseren (vergadering, congres etc)
8. Notuleren
9. Koffie / thee verzorgen
10.Organiseren personeelsuitjes

Deze top 10 is samengesteld aan de hand van een groot onderzoek dat BUSINESSBOOKERS heeft onlangs heeft gedaan onder de secretaresses in het netwerk van PA.NL Secretaresse Magazine & Community. Kijk voor meer resultaten uit dit onderzoek op Secretaresseinzicht.nl.